thành phố Hà Nội
2.2.1. Xây dựng, phát triển đội ngũ thực hiện pháp luật về chứng thực ở
quận Cầu Giấy
Căn cứ Thông tư liên tịch số 23/2014/TTLT-BTP-BNV ngày 22/12/2014 của Bộ Tư pháp và Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận,
thành phố thuộc tỉnh, tổ chức và biên chế của Phịng Tư pháp gồm: Phịng Tư
pháp có Trưởng phịng, khơng q 03 Phó Trưởng phịng và các cơng chức
khác. Biên chế cơng chức của Phịng Tư pháp do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
huyện quyết định trong tổng biên chế công chức của huyện được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc bố trí cơng tác đối với cơng chức của Phịng Tư pháp
phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức
theo quy định và đảm bảo đủ lực lượng để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Trên cơ sở các quy định đó, Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy đã giao chỉ
tiêu biên chế cho phòng Tư pháp quận gồm có 05 biên chế, trong đó: 01 Trưởng phịng, 02 Phó Trưởng phịng và 02 chun viên. Trong số biên chế Phịng Tư
pháp quận được giao, có 01 cơng chức trực tiếp phụ trách công tác chứng thực tại Phịng Tư pháp [45]. Cơng chức làm cơng tác chứng thực ở phịng Tư pháp quận có trình độ Đại học chuyên ngành Luật.
Đối với Ủy ban nhân dân các phường thuộc quận Cầu Giấy, tổng hợp số liệu của các Ủy ban nhân dân 8 phường thuộc quận Cầu Giấy, tính đến hết tháng
6 năm 2020, cơng chức Tư pháp - Hộ tịch của 8 phường trên địa bàn quận có 8 người, trong đó có 1 cán bộ, cơng chức có trình độ Thạc sĩ, 7 cán bộ, cơng chức
có trình độ Đại học. Như vậy, mỗi phường chỉ có 1 cán bộ, cơng chức Tư pháp -
Hộ tịch.
Đối với Văn phịng cơng chứng, trên địa bàn quận Cầu Giấy có 12 Văn
phịng cơng chứng tư nhân hoạt động. Đây là các chủ thể có thẩm quyền và trách
nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch. Các công chứng viên tại Văn phịng cơng chứng đều có trình độ Đại học Luật và có đủ các điều kiện
theo quy định hiện hành.
2.2.2. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực ở quận Cầu Giấy
Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho đội ngũ cán bộ, công chức và người dân trên địa bàn quận Cầu Giấy luôn được quan tâm thực hiện. Ủy ban nhân dân quận giao Phòng Tư pháp phối hợp với Phịng Văn hóa và Thơng tin đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nói chung trong đó lồng
ghép các nội dung liên quan đến pháp luật về chứng thực. Hàng năm, công tác
tuyên truyền, phổ biến pháp luật được triển khai ở quận Cầu Giấy bằng nhiều
hình thức thơng qua các kênh tuyên truyền khác nhau như: lồng ghép tại các hội
nghị của các phường, phát trên loa truyền thanh ở các tổ dân phố, biên soạn và
phát hành các tài liệu phổ biến đến nhân dân trên địa bàn quận. Theo số liệu học viên tự tổng hợp từ các báo cáo của Phòng Tư pháp qua các năm, giai đoạn 2017 - 2019, quận Cầu Giấy đã tổ chức 2.620 hội nghị tuyên truyền pháp luật với
415.369 lượt người tham dự, trong đó lồng ghép các nội dung của pháp luật về chứng thực và các văn bản pháp luật có liên quan [25, 26, 27].
Đồng thời, Phòng Tư pháp quận cũng phổ biến, qn triệt cho các phịng,
ban, đồn thể, Ủy ban nhân dân 8 phường về nội dung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính, từ đó trun truyền, giáo dục và quán triệt các cơ quan, tổ chức thực hiện đơn giản hóa các giấy tờ có liên
quan trong tiếp nhận, xử lý các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền, khơng để xảy ra hiện tượng ùn tắc, quá tải về hoạt động chứng thực; nêu cao tinh thần
trách nhiệm trong công việc, không gây phiền hà, sách nhiễu và kịp thời hạn giải
quyết các yêu cầu về chứng thực của tổ chức, công dân để chấn chỉnh kịp thời
tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực.
2.2.3. Thực hiện các quy định pháp luật về quản lý công tác chứng thực
và triển khai các quy định pháp luật về quy trình, thủ tục chứng thực ở quận
Cầu Giấy
Triển khai quy định pháp luật về quản lý công tác chúng thực ở quận Cầu
Giấy
Các cơ quan có chức năng quản lý cơng tác chứng thực trên địa bản quận
Cầu Giấy đã ban hành một số văn bản chỉ đạo, điều hành việc thực hiện pháp luật chứng thực như:
- Công văn số 1352/HTQTCT-CT ngày 10/3/2015 và Công văn số
2421/HTQTCT-CT ngày 11/5/2015 của Cục hộ tịch, quốc tịch, chứng thực về việc triển khải thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
- Công văn số 3081/STP-HCTP ngày 14/10/2015 của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội về việc giải đáp một số khó khăn, vướng mắc trong việc thi hành Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;
- Hướng dẫn số 2128/HDLN-STP-STNMT ngày 28/8/2013 của Sở Tư
pháp và Sở Tài nguyên và Môi trường về việc hướng dẫn thực hiện việc công chứng, chứng thực các giao dịch về quyền sử dụng dất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất của hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố Hà Nội;
- Công văn số 2354/Ủy ban nhân dân-NC ngày 10/4/2015 của Ủy ban
nhân dân thành phố Hà Nọi hướng dẫn việc công chứng, chứng thực các hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất, nhà trên địa bàn thành phố Hà Nội...
Các văn bản nêu trên đã giúp việc thực hiện công tác chứng thực trên địa
bàn thành phố Hà Nội nói chung và ở quận Cầu Giấy nói riêng được thống nhất, góp phần tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong thực hiện.
Phòng Tư pháp quận Cầu Giấy cũng chỉ đạo các phịng, ban, đồn thể, Ủy ban nhân dân 8 phường thực hiện rà soát các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm
của cấp, ngành mình (bao gồm văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành
chính khác) có nội dung thực hiện trình tự, thủ tục hành chính; kiểm tra các thức
tổ chức thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân 8 phường.
Triển khai các quy định pháp luật về quy trình, thủ tục chúng thực
Tại Bộ phận một cửa liên thông các Ủy ban nhân dân phường và quận Cầu Giấy đều thực hiện tốt việc công bố cơng khai Bộ thủ tục hành chính trong đó có thủ tục chứng thực, thường xun rà sốt thủ tục, kịp thời cập nhật, sửa đổi, bổ sung trình tự thực hiện, cách thức thực hiện, thành phần hồ sơ, thời hạn
giải quyết, căn cứ pháp lý và kết quả cần đạt được của thủ tục hành chính theo
quy định. Đồng thời, chủ động phối hợp với các phịng, đơn vị tháo gỡ những
khó khăn, vướng mắc liên quan đến các việc chứng thực. Qua đó, góp phần tích
cực trong việc đưa hoạt động thực hiện pháp luật chứng thực của quận Cầu Giấy đi vào nền nếp, nâng cao chất lượng thực hiện pháp luật về chứng thực, đáp ứng tốt yêu cầu đổi mới của cơng tác cải cách hành chính và nhu cầu chính đáng của người dân.
Đối với thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, Phịng Tư pháp quận, Ủy ban nhân dân các phường và Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy đã thực hiện đúng các quy định của pháp luật về trình tự, thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính. Hầu hết, các thủ tục hành chính chứng thực bản sao từ bản chính tỷ lệ hồ sơ luôn luôn được trả đúng hạn, thời gian giải quyết chứng thực được rút gọn ngắn hơn so với thời gian trước đây.
Đối với chứng thực chữ ký, việc chứng thực chữ ký đã được triển khai
theo đúng quy định của pháp luật, cụ thể là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày
18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản
sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày
16/02/2015. Trong quá trình thực hiện, các lời chứng được các cơ quan có thẩm
quyền chứng thực thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo các văn bản pháp luật đã quy định.
Việc chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành về mẫu chữ
ký, chứng thực chữ ký đối với những giấy tờ, văn bản phải hợp pháp hóa lãnh sự, chất lượng bản dịch được bảo đảm, trách nhiệm của người dịch, mẫu lời chứng, việc sử dụng, vào sổ, in sổ trên hệ thống phần mềm và lưu trữ sổ chứng thực trên hệ thống và tại kho lưu trữ của đơn vị đúng theo quy định.
Học viên đã tổng hợp số liệu về tình hình thực hiện chứng thực ở 8 phường của quận Cầu Giấy như sau:
Bảng 1: Tình hình số việc chứng thực được giải quyết ở Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Cầu Giấy
từ năm 2017 đến tháng 6/2020 Bản sao được chứng thực từ bản chính Chữ ký được chứng thực Các loại việc khác được xác nhận Năm Số lượng Lệ phí (1000đ) Số lượng Lệ phí (1000đ) Số lượng Lệ phí (1000đ) 2017 1.866.141 16.914.566 3.459 33.423 18.094 49.508 2018 1.991.558 17.915.796 5.447 51.806 28.041 78.579 2019 2.401.136 18.311.585 6.809 64.758 34.771 97.438 Đến 6/2020 536.130 5.423.126 3.276 29.502 16.962 42.592
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Phòng Tư pháp quận Cầu Giấy
Số liệu trên cho thấy số lượng các việc chứng thực tại Ủy ban nhân dân
các phường của quận Cầu Giấy có xu hướng tăng với tổng số việc chứng thực
ngày càng nhiều. Năm 2018, số lượng bản sao được chứng thực từ bản chính tăng 1,07%; số lượng chữ ký được chứng thực tăng 1,57%; số lượng các loại việc khác được xác nhận tăng 1,55%. Đến năm 2019, số lượng bản sao được chứng thực từ bản chính tăng 1,21%; số lượng chữ ký được chứng thực tăng
1,25%; số lượng các loại việc khác được xác nhận tăng 1,25%. Như vậy, tốc độ
tăng trung bình qua các năm đối với chứng thực bản sao từ bản chính là 1,14%; chứng thực chữ ký là 1,41%; các loại việc khác được xác nhận là 1,23%. Tổng lệ phí thu được cho ngân sách nhà nước cũng khá lớn.
Chứng thực bản sao Chứng thực chữ ký Các loại việc khác
Biểu đồ 1. Tình hình số lượng vụ việc chứng thực được giải quyết ở Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Cầu Giấy
giai đoạn 2017 -2020 2500 2000 1500 1000 500 0 2017 2018 2019 Ước tình 2020
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Phòng Tư pháp quận Cầu Giấy
Biểu đồ trên cho thấy năm 2019, số lượng vụ việc chứng thực được giải quyết ở Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Cầu Giấy gia tăng mạnh,
cịn năm 2020 ước tính lại giảm mạnh. Điều này có thể do nguyên nhân dịch bệnh Covid - 19 khiến các giao dịch dân sự, thương mại, dịch vụ trên địa bàn quận giảm mạnh.
Ngoài ra, dù xu hướng chung của các phường trên địa bàn quận Cầu Giấy là như vậy, song, số lượng các việc chứng thực là không đều ở các Ủy ban nhân dân phường khác nhau thuộc địa bàn quận Cầu Giấy.
Bảng 2: Tình hình số việc chứng thực được giải quyết
ở Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Cầu Giấy 6 tháng đầu năm 2020
TT Ủy ban nhân
dân Phường Bản sao được chứng thực từ bản chính Chữ ký được chứng thực Các loại việc khác được xác nhận 1 Dịch Vọng 71.500 428 2512 2 Dịch Vọng Hậu 61.050 410 1856 3 Nghĩa Tân 66.300 482 2391 4 Nghĩa Đô 65.200 432 1930 5 Yên Hòa 67.380 416 2040 6 Trung Hòa 68.400 390 2370 7 Quan Hoa 75.700 360 1956 8 Mai Dịch 60.600 358 1907 Tổng 536.130 3.276 16.962
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Phòng Tư pháp quận Cầu Giấy
Về thời gian chờ giải quyết chứng thực, tỷ lệ hồ sơ được giải quyết đúng hạn đạt khá cao. 100% hồ sơ chứng thực chữ ký được trả đúng hẹn. Hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính được trả đúng hẹn cũng đạt tỷ lệ từ 97% - 99,5%. Việc trả hồ sơ đúng hẹn (ngay trong ngày hoặc không quá 02 ngày làm việc) đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc chứng thực, tránh sự phiền hà, tốn kém thời gian, chi phí đi lại.
Tại các văn phịng công chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy, công tác chứng thực cũng được thực hiện theo đúng các quy định trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Trong những năm gần đây, số lượng các giấy tờ, hồ sơ chứng thực từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng,
giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc tại các văn
phịng cơng chứng ở quận Cầu Giấy đều có xu hướng tăng đều qua các năm.
Bảng 3: Tình hình số việc chứng thực được giải quyết ở các Văn phịng Cơng chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy
từ năm 2017 đến tháng 6/2020 Bản sao được chứng thực từ bản chính Chữ ký được chứng thực Các loại việc khác được xác nhận Năm Số lượng Lệ phí (1000đ) Số lượng Lệ phí (1000đ) Số lượng Lệ phí (1000đ) 2017 1.401.130 8.311.585 4.323 41.779 22.798 61.389 2018 1.748.273 15.973.604 6.654 65.890 29.414 75.350 2019 2.499.216 18.893.396 8.648 82.890 43.464 121.797 Đến 6/2020 802.025 5.123.578 2.152 20.456 14.852 38.256
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội
Việc số lượng bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng giao dịch được chứng thực ở các văn phịng cơng chứng tăng đều qua các năm cho thấy nhu cầu chứng thực ở quận Cầu Giấy ngày càng tăng
và người dân đặt niềm tin ngày càng nhiều vào các tổ chức hành nghề công chứng khi thực hiện việc chứng thực ở các tổ chức này. Để có được kết quả này
khơng thể phủ nhận được vai trị của đội ngũ công chứng viên trong thực hiện
Chứng thực bản sao Chứng thực chữ ký Các loại việc khác Biểu đồ 2. Tình hình số lượng vụ việc chứng thực được giải quyết ở
các Văn phịng Cơng chứng trên địa bàn quận Cầu Giấy giai đoạn 2017 -2020 2500 2000 1500 1000 500 0 2017 2018 2019 Ước tính 2020
Nguồn: Học viên tổng hợp số liệu từ các báo cáo của Sở Tư pháp thành phố Hà Nội
Tương tự với số lượng vụ việc được chứng thực ở các phường thuộc quận Cầu Giấy, các Văn phịng Cơng chứng ở quận Cầu Giấy cũng thực hiện chứng thực tăng mạnh trong năm 2019 và giảm nhiều trong năm 2020. Như vậy, có thể thấy, người dân khi có việc cần chứng thực đã tìm đến cả các cơ quan nhà nước lẫn các Văn phịng Cơng chứng chứ không tập trung hẳn vào cơ quan hay tổ chức nào. Điều này góp phần giảm tải công việc cho các cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng công chứng.
2.2.4. Bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất cho thực hiện pháp luật về