II. thực trạng tổ chức kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Hà Nộ
3. Tổ chức hạch toán chi tiết nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc thực hiện đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu. Kế toán hạch toán chi tiết ở cả hai chỉ tiêu giá trị và số lợng, và không chỉ theo từng kho mà còn phải chi tiết theo từng nhóm, từng loại, từng thứ nguyên vật liệu.
Tại Công ty cơ khí Hà Nội hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp ghi thẻ song song. Tại kho thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫu quy định để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lợng.
Thẻ kho đợc mở cho từng thứ, từng loại nguyên vật liệu và đợc sắp xếp theo loại, nhóm nguyên vật liệu để thuận tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong ghi chép, kiểm tra và đối chiếu.
Khi có nghiệp vụ nhập, xuất nguyên vật liệu phát sinh, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi thực hiện việc thu phát nguyên vật liệu, và ghi số l - ợng thực nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu.
Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu thủ kho ghi số lợng nguyên vật liệu vào thẻ kho của loại nguyên vật liệu có liên quan.
Các chứng từ nhập kho, xuất kho nguyên vật liệu đợc thủ kho sắp xếp cho từng loại, từ 1- 3 ngày thủ kho chuyển những chứng từ đó lên phòng Kế toán Thống kê Tài chính.
Hệ thống chứng từ ban đầu đợc sử dụng trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty bao gồm: Phiếu nhập vật t, Phiếu cấp vật t, Thẻ kho, Sổ chi tiết nguyên vật liệu, …
* Trong tháng 3/2003 có các phiếu nhập, xuất kho nguyên vật liệu thép Y8A – phi 100 sau:
- Phiếu nhập kho số 53 ngày 06/3/2003, nhập kho 1500 kg thép Y8A phi-100, đơn giá: 8.600đ/kg;
- Phiếu cấp vật t số 10 ngày 07/3/2003, xuất kho 435 kg thép Y8A phi-100 cho xởng gia công áp lực, đơn giá: 8.525đ/kg;
- Thủ kho, căn cứ vào các phiếu nhập vật t số 53,số 18, phiếu cấp vật t số 10, số 51, số 33, số 82, số 11, để lập thẻ kho cho thép Y8A phi – 100 nh sau:
Biểu 5:
Công ty Cơ khí Hà Nội
Thẻ kho
Song song với việc thủ kho lập thẻ kho, định kỳ thủ kho mang các phiếu nhập, xuất vật t lên cho kế toán vật t. Kế toán vật t sau khi nhận đợc các phiếu nhập, xuất kho thì tiến hành phân loại chứng từ theo nguyên vật liệu, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, đồng thời căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu liên quan. Sổ này đợc theo dõi cho từng nhóm, loại vật t. Sổ chi tiết đợc đóng thành quyển, mỗi quyển theo dõi từng nhóm, loại vật t nh:
Sổ chi tiết TK 1521: Nguyên vật liệu chính;
Sổ chi tiết TK 1522: Nguyên vật liệu phụ;
Sổ chi tiết TK 1523: Nhiên liệu;
Sổ chi tiết TK 1524: Phụ tùng thay thế.
Trên sổ chi tiết, vật t đợc theo dõi cả về chỉ tiêu số lợng và số tiền. Mỗi thứ vật t đợc mở trên một trang sổ (hoặc nhiều hơn tùy thuộc vào khối lợng nguyên vật liệu nhập – xuất).
* Trong tháng 3/2003, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào phiếu nhập số 53, số18,