II. thực trạng tổ chức kế toán nhập xuất nguyên vật liệu ở công ty cơ khí Hà Nộ
HAMECO Phiếu nhập vậ tt
Mã số BM06/04 Số 53/0604
Ngày 06/03/2003
Tên ngời nhập: Thái Đơn vị nhập:
Đơn vị bán hàng: Công ty vật t Thái Nguyên Hóa đơn: 063301 Ngày: 05/3/03
Nhập vào kho: Sắt, thép Ghi Có TK 331
TT Tên hàng Đơn vị Số lợng Xin nhập Thực nhập 1 Thép Y8A-phi 100 Kg 1500 1500 8.600 12.900.000 645.000 5%thuế Cộng: 13.545.000
Số tiền (viết bằng chữ): Mời ba triệu, năm trăm bốn mơi lăm nghìn đồng chẵn.
Ngời nhập Thủ kho Thủ trởng đơn vị
(Đã ký) (Đãký) (Đã ký và đóng dấu)
Khi giao hàng vào kho ngời giao hàng ký tên để xác nhận, làm căn cứ cho việc thanh toán tiền hàng sau này.
Sau đó, chậm nhất sau ba ngày kể từ ngày làm thủ tục nhập kho, thủ kho chuyển phiếu nhập vật t cho phòng kế toán thống kê tài chính. Cụ thể là chuyển cho kế toán vật t. Kế toán vật t sau khi nhận đợc phiếu nhập vật t phải kiểm tra và hoàn chỉnh phiếu nhập vật t. Sau đó, kế toán vật t tiến hành nhập số liệu vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
2.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu
Tại Công ty, vật t xuất kho chủ yếu là để phục vụ sản xuất chế tạo sản phẩm. Ngoài ra còn xuất cho công tác bán hàng, xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất chung, xuất cho xây lắp công trình.
Trong quá trình sản xuất dựa trên kế hoạch sản xuất đợc giao, khi nào các xởng có nhu cầu về vật t thì “quản đốc” viết đơn xin lĩnh vật t, trong đơn liệt kê rõ danh mục vật t cần lĩnh cụ thể về quy cách, phẩm chất, số lợng và ký vào đơn, sau đó cầm đơn xin lĩnh vật t lên phòng điều độ sản xuất. Phòng điều độ sản xuất sau khi nhận đợc đơn xin lĩnh vật t sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng xởng và định mức tiêu hao NVL để lập phiếu cấp vật t. Trên phiếu cấp vật t phải ghi rõ tên vật t, ký hiệu quy cách, đơn vị tính, số lợng duyệt, tên ngời lĩnh phiếu,và ngời duyệt ký xác nhận vào phiếu.
Sau đó, ngời lĩnh phiếu cầm phiếu cấp vật t xuống kho vật t cần lĩnh. Thủ kho sau khi nhận đợc phiếu cấp vật t sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của vật t tồn kho và đối chiếu với số lợng duyệt, thủ kho tiến hành xuất kho vật t. Thủ kho có trách nhiệm ghi rõ: ngày cấp, tên kho, số lợng thực cấp, số lợng kho còn nợ (nếu số lợng vật t tồn kho không đủ so với số lợng duyệt), tên ngời nhận vật t và tên ngời cấp vật t.
Sau đó, thủ kho căn cứ vào phiếu cấp vật t để vào thẻ kho, thủ kho chỉ theo dõi số l- ợng vật t xuất kho, và chậm nhất sau 3 ngày thủ kho phải chuyển phiếu cấp vật t lên phòng kế toán để kế toán vật t hoàn chỉnh phiếu cấp vật t, tính toán đơn giá, và trị giá vật t xuất kho kịp thời, chính xác.
Tháng 3/2003 Công ty xuất kho nguyên vật liệu thép Y8A phi-100 cho xởng gia công áp lực và nhiệt luyện để sản xuất theo hợp đồng số 74/03. Phòng điều độ sản xuất lập phiếu cấp vật t nh sau