Văn bản là hình thức ngơn ngữ viết, được trình bày trên một chất liệu hữu hình nhằm thể hiện một nội dung xác định mà người ta có thể đọc, lưu giữ và bảo đảm sự tồn vẹn nội dung đó. Nếu hợp đồng bằng lời nói khơng để lại bằng chứng, thì hợp đồng bằng văn bản đảm bảo sự thể hiện ý chí rõ ràng của các bên cũng như nội dung của từng điều khoản hợp đồng mà các bên muốn cam kết. Hợp đồng bằng văn bản là bằng chứng hữu hiệu khi các bên có sự tranh chấp. Bởi vậy, những hợp đồng quan trọng, có giá trị lớn hoặc có nội dung phức tạp, hoặc có thời hạn thực hiện lâu dài thì người ta hay lựa chọn hình thức hợp đồng bằng văn bản.
Nội dung của hợp đồng là tổng thể quyền, nghĩa vụ mà các bên phải thực hiện. Hình thức văn bản là dạng thức chứa đựng quyền, nghĩa vụ của các
bên. Bộ luật Dân sự năm 1995 và Bộ luật Dân sự năm 2005 không quy định rõ ràng các yếu tố của một hợp đồng bằng văn bản nhưng căn cứ vào những điều khoản về nội dung của hợp đồng, vào thời điểm giao kết hợp đồng thì một văn bản phải được lập như một hợp đồng và phải được các bên ký vào văn bản mới có hiệu lực. Điều 124 Bộ luật Dân sự năm 2005 có quy định các hình thức giao dịch thơng qua phương tiện điện tử dưới hình thức thơng điệp dữ liệu cũng được coi là giao dịch bằng văn bản.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc giao
kết hợp đồng dưới hình thức văn bản giấy khơng cịn là hình thức thích hợp
khi các bên có khoảng cách xa về mặt địa lý. Chủ thể ở một quốc gia này có
thể ký kết hợp đồng với chủ thể của một quốc gia khác mà không phải đi đến tận nơi gặp nhau trực tiếp để thương thảo hợp đồng. Thông qua mạng
Internet, các doanh nghiệp ở các địa phương khác nhau, ở các quốc gia khác nhau có thể nhanh chóng tìm kiếm được bạn hàng để thiết lập mối quan hệ làm ăn, mở rộng thị trường. Với chiếc máy tính nối mạng Internet, ngồi ở nhà chúng ta có thể tìm hiểu thị trường một cách thoải mái vào bất cứ thời điểm nào trong ngày. Khi cần mua một món hàng, chúng ta chỉ cần liên lạc với cửa hàng qua hệ thống mạng, sau đó sẽ có người mang món hàng đó đến tận nơi theo yêu cầu. Sự phát triển mạnh mẽ của giao dịch điện tử kéo theo sự ra đời một hình thức hợp đồng mới: hợp đồng điện tử - hợp đồng được giao kết thông qua phương tiện điện tử.
Ở nước ta, nhiều ngành kinh tế quan trọng, nhiều doanh nghiệp đã thực hiện giao dịch điện tử trong các hoạt động của mình. Tuy nhiên, hoạt động giao dịch điện tử ở nước ta về cơ bản mới ở giai đoạn xây dựng các dịch vụ ứng dụng, chưa có dịch vụ nào được thực hiện trực tuyến hồn tồn. Tình hình đó do nhiều ngun nhân, trong đó có nguyên nhân quan trọng về môi trường pháp lý: nước ta còn thiếu một khung pháp lý cần thiết, một văn bản pháp luật có giá trị pháp lý cao để điều chỉnh các quan hệ trong giao dịch điện tử.
Trước thực tế trên, để tạo cơ sở pháp lý cho giao dịch điện tử phát triển, Bộ luật Dân sự năm 2005 được thông qua tại kỳ họp thứ 7 Quốc hội khóa XI, lần đầu tiên đã ghi nhận hình thức hợp đồng điện tử thông qua việc thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu: "Giao dịch dân sự thơng qua phương
tiện điện tử dưới hình thức thơng điệp dữ liệu cũng được coi là giao dịch bằng văn bản" [27, khoản 1 Điều 124]. Cũng tại kỳ họp thứ 7 Quốc hội khóa XI,
Luật Thương mại năm 2005 được thơng qua, trong đó Điều 15 ghi nhận nguyên tắc thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu trong hoạt động thương mại: "Trong hoạt động thương mại, các thông điệp dữ liệu đáp ứng
các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của pháp luật thì được thừa nhận có giá trị pháp lý tương đương văn bản" [30]. Và đặc biệt, tại kỳ họp thứ 8 Quốc hội khóa XI đã thông qua Luật Giao dịch điện tử 2005. Luật này công nhận giá trị pháp lý của giao dịch điện tử, giá trị pháp lý của thông điệp dữ
liệu, chữ ký điện tử được sử dụng trong các giao dịch điện tử; cụ thể hóa quy
định về hợp đồng điện tử trong Bộ luật Dân sự năm 2005, tạo môi trường
pháp lý nhằm thúc đẩy việc sử dụng các giao dịch điện tử, giao kết hợp đồng bằng phương tiện điện tử góp phần nâng cao hiệu quả phát triển kinh tế - xã
hội và hội nhập kinh tế quốc tế. Luật Giao dịch điện tử 2005 dành một chương (từ Điều 33 đến Điều 38) quy định về việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
Xét về bản chất, hợp đồng điện tử cũng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ như các hình thức hợp đồng phổ biến mà chúng ta đang áp dụng, chỉ khác là chúng được xác lập thông qua các phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu. Một hợp đồng điện tử có thể được giao kết dưới nhiều dạng khác nhau, từ các phương thức trao đổi hiện đại như trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic data interchange -EDI),
E-mail, tới các phương tiện thông tin liên lạc đã tồn tại từ nhiều năm nay như
điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.
Các bên có thể sử dụng thơng điệp dữ liệu để tiến hành một bước hay toàn bộ các bước trong quá trình giao kết hợp đồng điện tử. Đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu. Việc trao đổi, thỏa thuận đó sẽ tạo ra hiệu lực pháp lý của hợp đồng mà không cần hai bên phải thực hiện thêm bất kỳ một thủ tục nào khác (trừ trường hợp pháp luật địi hỏi hợp đồng phải được lập theo một hình thức và trình tự cụ thể). Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử khơng thể bị phủ nhận chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thơng điệp dữ liệu (Điều 34 Luật Giao dịch điện tử 2005). Nó có giá trị làm chứng cứ, khi các bên có tranh chấp khởi kiện yêu cầu tòa án giải quyết (Điều 14 Luật Giao dịch điện tử 2005).
Một vấn đề quan trọng là làm thế nào để ký một hợp đồng điện tử. Một chữ ký trong hợp đồng cho dù được thực hiện trên giấy hay bằng phương tiện điện tử, thì trước hết phải là biểu tượng thể hiện mong muốn của các bên.
Xét về mặt pháp lý, một chữ ký trong hợp đồng chính là cơ sở để xác thực sự mong muốn đó. Ngồi việc thể hiện mong muốn của các chủ thể, chữ ký còn thể hiện hai mục tiêu khác: thứ nhất, nó có thể được sử dụng để xác định người ký; thứ hai, chữ ký có thể được sử dụng làm bằng chứng cho tính tồn vẹn của một văn bản (ví dụ, trong một văn bản dài, chữ ký không chỉ xuất hiện ở trang cuối mà cịn xuất hiện trong từng trang, điều này có ý nghĩa bảo đảm hợp đồng là một thể thống nhất, chống lại sự thay đổi ở bất cứ phần nào trong hợp đồng, qua đó bảo đảm tính tồn vẹn của văn bản). Đối với việc giao kết hợp đồng điện tử, chức năng xác thực và bảo đảm sự toàn vẹn là rất quan trọng. Đặc biệt, trong bối cảnh các giao dịch điện tử được tự động hóa và hệ
thống kỹ thuật, công nghệ về giao dịch điện tử dễ bị sửa đổi, thì nhu cầu có một cách thức đảm bảo nhận dạng bên đề nghị và bên được đề nghị giao kết hợp đồng điện tử, cũng như sự tồn vẹn của thơng điệp dữ liệu là rất cần thiết. Chữ ký điện tử là công nghệ đáp ứng được yêu cầu này và hiện đang được nhiều nước trên thế giới sử dụng.
Chữ ký điện tử là thuật ngữ chỉ tất cả các phương pháp khác nhau để một người có thể ký tên vào một thơng điệp dữ liệu, thể hiện sự chấp thuận của người đó đối với nội dung của thơng điệp dữ liệu và bảo đảm rằng thơng điệp dữ liệu đó là nguyên thủy không bị thay đổi kể từ thời điểm ký.
Chữ ký điện tử có thể là một cái tên đặt cuối thông điệp dữ liệu, một ảnh chụp chữ ký viết tay gắn với thông điệp dữ liệu, một mã số bí mật có khả năng xác định người gửi thông điệp dữ liệu, một biện pháp sinh học có khả năng xác định nhân thân người gửi thông điệp dữ liệu...
Chữ ký số chỉ là một trong các loại chữ ký điện tử được sự dụng rộng rãi và an tồn nhất, bao gồm một cặp khóa trong đó khóa bí mật sử dụng để
ký một thơng điệp dữ liệu và khóa cơng khai để mở thông điệp dữ liệu và xác định nhân thân người gửi.
Hiện nay, pháp luật các nước trên thế giới thường qui định về chữ ký điện tử theo một trong ba cách sau:
Cách thứ nhất: Mọi loại biểu tượng hoặc phương pháp sử dụng để một
người xác nhận sự chấp thuận của mình đối với nội dung thông điệp dữ liệu đều được xem là chữ ký điện tử.
Những nước theo xu hướng này phải có thêm các qui định về chữ ký điện tử an toàn (thường là 4 điều kiện như nêu ở cách 2 dưới đây).
Như vậy, nếu theo xu hướng này giá trị pháp lý của chữ ký điện tử sẽ ở hai mức độ:
- Chữ ký điện tử thông thường; - Chữ ký điện tử an toàn.
Cách tiếp cận này giống hệt như trong trường hợp chữ ký tay trên văn
bản. Bởi chữ ký tay cũng có hai loại: 1) chữ ký tay thơng thường (đối với loại này nếu có nghi ngờ về tính chân thực của chữ ký thì phải giám định chứ khơng đương nhiên được coi là chữ ký thực); và 2) chữ ký tay "an toàn" (là
chữ ký trên văn bản được thực hiện với sự có mặt của cơng chứng viên, cơng chứng viên là người đảm bảo chữ ký đó đúng là của người liên quan và rằng người đó ký trong điều kiện tinh thần hồn toàn minh mẫn).
Ưu điểm: cách tiếp cận mở, cho phép mọi loại chữ ký điện tử (với
nghĩa là biểu tượng hoặc ký hiệu để một người xác thực ý chí của mình) đều có thể có giá trị pháp lý. Vấn đề an tồn hay khơng chỉ đặt ra khi có tranh chấp.
Nhược điểm: không phải mọi chữ ký điện tử đều đương nhiên là "an toàn". Do đó, trong khi các chủ thể được tự do hơn trong việc sử dụng hay chấp nhận các loại chữ ký điện tử thì Nhà nước lại quản lý khó hơn và chắc
chắn Tịa án khi giải quyết tranh chấp liên quan cũng sẽ khó khăn hơn.
Cách thứ hai: Một chữ ký điện tử là bất kỳ biểu tượng nào sử dụng để
(giống cách tiếp cận 1) và đáp ứng cùng lúc 4 điều kiện: i) chữ ký đó là duy nhất đối với người ký; ii) có khả năng kiểm tra xác định người ký; iii) chỉ người ký kiểm soát việc sử dụng chữ ký đó; và iv) chữ ký đó lập tức mất giá trị nếu nội dung dữ liệu điện tử liên quan bị thay đổi.
Những nước theo xu hướng này sẽ chỉ thừa nhận những chữ ký điện tử nào thỏa mãn các tiêu chuẩn và điều kiện nói trên. Như vậy, mọi chữ ký điện tử đều là chữ ký điện tử an tồn, bởi nếu khơng đáp ứng đủ các điều kiện thì chúng khơng được xem là chữ ký điện tử. Cách tiếp cận này rõ ràng là thận trọng hơn, khắt khe hơn so với trường hợp chữ ký tay.
Ưu điểm: Đảm bảo tính xác thực, an tồn của mọi chữ ký điện tử. Nhược điểm: Có những chữ ký điện tử tuy khơng đảm bảo đầy đủ các
điều kiện an tồn nhưng được các bên giao dịch chấp thuận lại không được thừa nhận giá trị pháp lý. Quyền tự do của chủ thể tiến hành giao dịch do đó ít nhiều sẽ bị hạn chế.
Cách thứ ba: Chỉ thừa nhận chữ ký số là loại chữ ký điện tử duy nhất
có giá trị pháp lý.
Những nước theo cách tiếp cận này được xem là thận trọng nhất, không tin tưởng vào bất kỳ loại chữ ký điện tử nào khác ngoài chữ ký số.
Ưu điểm: Mọi chữ ký điện tử đều an toàn, việc quản lý của nhà nước
dễ dàng hơn vì chỉ có một loại chữ ký điện tử duy nhất là chữ ký số.
Nhược điểm: Những loại chữ ký điện tử khác sẽ không được thừa
nhận giá trị pháp lý. Với cách này sẽ làm cản trở việc sử dụng công nghệ liên quan đến chữ ký điện tử.
Quy định về chữ ký điện tử trong Luật Giao dịch điện tử 2005 của Việt Nam được xây dựng theo cách thứ nhất:
1. Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
2. Chữ ký điện tử được xem như đảm bảo an toàn là chữ ký điện tử đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 22 của Luật này.
3. Chữ ký điện tử có thể được chứng thực bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.
Điều 22. Điều kiện để đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử
1. Chữ ký điện tử được xem như đảm bảo an toàn nếu được kiểm chứng bằng một quy trình kiểm tra an tồn do các bên giao dịch thỏa thuận và đáp ứng được các điều kiện sau đây:
a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;
c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.
2. Chữ ký điện tử đã được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chứng thực được coi là chữ ký điện tử an tồn.
Hình thức hợp đồng bằng văn bản được các bên lựa chọn trong các trường hợp:
- Hợp đồng có nội dung quyền và nghĩa vụ phức tạp, phản ánh các quan hệ dân sự phong phú, đa dạng;
- Hợp đồng được thực hiện trong một thời gian dài;
- Giữa các chủ thể trong hợp đồng khơng có độ tin tưởng.
Hình thức bằng văn bản là hình thức duy nhất mà Nhà nước can thiệp vào bằng những quy định cụ thể. Đối với một số loại hợp đồng nhất định, Nhà nước can thiệp vào sự tự do ý chí bằng những quy định có tính chất bắt buộc đối với hình thức hợp đồng bằng văn bản. Căn cứ vào mức độ can thiệp của Nhà nước vào nguyên tắc tự do thể hiện ý chí của các bên trong hợp đồng mà hợp đồng bằng văn bản được chia thành các loại:
Hình thức hợp đồng bằng văn bản được chia làm hai loại:
+ Văn bản thường: Trong trường hợp các bên giao kết hợp đồng muốn
đảm bảo độ xác thực về những nội dung mà họ đã cam kết, trong các quan hệ hợp đồng có giá trị tài sản lớn hoặc giữa các chủ thể khơng có mối quan hệ thân thiết hay đối với những hợp đồng mà việc thực hiện không cùng lúc với việc giao kết, thì các bên thường chọn hình thức giao kết hợp đồng bằng một văn bản. Trong văn bản đó, các bên ghi nhận đầy đủ những nội dung cơ bản