toỏn trờn mỏy vi tớnh:
Hằng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đó được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy tớnh theo cỏc bảng, biểu đọc thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn.
Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin đợc tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ cỏi hoặc Nhật ký chung) và cỏc sổ kế toỏn chi tiết liờn quan.
Cuối thỏng (hoặc bất kỡ vào thời điểm nào cần thiết), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khoỏ sổ (cộng sổ) và lập bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đó đợc nhập trong kỳ. Kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với bỏo cỏo tài chớnh sau khi đó in ra giấy.
Thực hiện cỏc thao tỏc để in bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Cuối thỏng, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về số kế
Sơ đồ 1.12
Trỡnh tự ghi sổ kế toỏn theo hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Ghi chỳ:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm
Đối chiếu kiểm tra
PHẦN MỀM Kế TOáN Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CễNG TÁC HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CễNG TY
CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ GIẢI PHÁP CễNG NGHỆ TÂY HÀ 2.1. Giới thiệu khỏi quỏt chung về Cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà
2.1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển Cụng ty
Cụng ty thành lập từ năm 2004 do Sở kế hoạch và đầu tư TP Hà Nội cấp đăng ký lần đầu ngày 14 thỏng 05 năm 2004. Số : 0102012554
- Tờn cụng ty : Cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà
- Mó số thuế :0105290017 ( Đăng ký thuế ngày 31/05/2004) - Trụ sở chớnh : Tổ 9 – Phỳ Lương – Hà Đụng – Hà Nội
- Điện thoại: 0439922237 Fax: 0437821465 - Email: salestayha@gmail.com
- Website: http://www.tayha .com.vn
Cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Từy Hà với mụ hỡnh hoạt động là cụng ty cổ phần, có con dấu riờng để giao dịch, với tổng vốn điều lệ là: 2.000.000.000 đồng (Hai tỷ đồng))
Cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà là doanh nghiệp chuyờn cung cấp, thi cụng lắp đặt, bảo hành bảo trỡ cỏc hệ thống bảo vệ, an ninh, phũng chỏy chữa chỏy cho cỏc tũa nhà và cỏc cụng trỡnh trong cả nước. Đồng thời cụng ty cũng đầu tư nghiờn cứu, sản xuất thành cụng cỏc sản phẩm nh : Bảng hiển thị thụng tin điện tử Bảng LED, phũng học đa năng và cỏc thiết bị tự động húa. Cựng với đội ngũ kỹ sư, nhõn viờn kỹ thuật lành nghề cú thời gian dài làm việc trong cỏc lĩnh vực chuyờn ngành điện, điện tử, tin học và tự động húa phục vụ an ninh quốc phũng nờn cỏc thiết bị, hệ thống do cụng ty cung cấp lắp
đặt đều đạt chất lượng cao, thời gian bảo hành, bảo trỡ dài hạn. Toàn bộ hàng húa do cụng ty cung cấp, lắp đặt đều cú chứng chỉ xuất xứ nguồn gốc rừ ràng. Với thế mạnh đú, Cụng ty cũng đó cung cấp, lắp đặt thiết bị và tổ chức thi cụng lắp đặt cỏc hệ thống phũng chỏy chữa chỏy, hệ thống camera,....trờn địa bàn cả nước. Đồng thời Cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà cũn cung cấp vật tư, thiết bị cụng nghệ cao cho cỏc Viện, trung tõm nghiờn cứu trờn cả nước.
2.1.2. Ngành nghề kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ của cụng ty
* Ngành nghề kinh doanh:
- Sản xuất, mua bỏn, thi cụng, lắp đặt, bảo hành, bảo trỡ cỏc hệ thống phũng chỏy chữa chỏy, hệ thống bảo vệ, hệ thống camera quan sỏt, hệ thống quản lý an ninh, hệ thống chống sột và cỏc phương tiện thiết bị an toàn;
- Tư vấn, thiết kế, sản xuất, thi cụng, mua bỏn, lắp đặt, bảo hành, bảo trỡ cỏc mỏy múc vật tư, thiết bị điện, điện tử, tự động hoỏ, cỏc thiết bị cụng nghiệp, cỏc trang thiết bị tin học (khụng bao gồm dịch vụ thiết kế cụng trỡnh);
- Sản xuất, mua bỏn phần mềm;
- Nghiờn cứu, sản xuất, mua bỏn, lắp đặt, bảo hành, bảo trỡ, sửa chữa, bảo dưỡng cỏc mỏy múc thiết bị, vật tư, linh kiện trong cỏc lĩnh vực: điện tử, viễn thụng, mỏy tớnh, y tế, giỏo dục, văn phũng, khớ tượng thuỷ văn, nghiờn cứu khoa học,thớ nghiệm;
- ...
- Kinh doanh cỏc ngành nghề theo quy định của phỏp luật.
* Chức năng, nhiệm vụ:
- Cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà thực hiện nhiệm vụ và nghĩa vụ đối với Nhà nước theo quy định của phỏp luật.
- Thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định trong Bộ luật lao động để đảm bảo đời sống cho người lao động.
- Thực hiện chế độ bỏo cỏo thống kờ, kế toỏn, Bỏo cỏo định kỳ theo quy định của Nhà nước, chịu trỏch nhiệm về tớnh xỏc thực của Bỏo cỏo.
Sản phẩm của cụng ty là Bảng điện tử hiển thị thụng tin ( LED) . Vớ dụ : Bảng tỷ giỏ ngõn hàng, Bảng bỏo ở sõn ga, bến xe…...
Vật liệu chớnh để sản xuất Bảng điện tử chủ yếu là : Cỏc Linh kiện điện tử : Điện trở, tụ, IC, Chớp điều khiển, mạch in, Búng LED …..Cú thể khỏi quỏt một số qui trỡnh cụng nghệ sản xuất sản phẩm như sau:
Sơ đồ 2.1: Qui trỡnh cụng nghệ sản xuất Bảng điện tử LED
2.1.4. Đặc điểm tổ chức kinh doanh.
Là mụ hỡnh của cụng ty cổ phần khi thành lập gồm 2 thành viờn gúp vốn chung, tổ chức bộ mỏy của Cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà gọn nhẹ, chặt chẽ trờn cơ sở phối hợp giữa cỏc thành viờn dưới sự điều hành của Giỏm đốc cụng ty, số lượng lao động của cụng ty là 21 thành viờn :
Sơ đồ 2.2 : Cơ cấu tổ chức quản lý của cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà
Ban giỏm đốc: Gồm cú giỏm đốc và phú giỏm đốc, trực tiếp điều hành
Giám đốc Bộ phận kinh doanh Bộ phận kế toán Bộ phận hành chính BP sản xuất, kỹ thuật Vật liệu Lắp rỏp ( Cắm trở,tụ,IC,Led…
hàn mạch) Lập trỡnh Chip điều khiển Kiểm thử
quản lý Cụng ty, chịu trỏch nhiệm trước cơ quan phỏp luật về hoạt động của Cụng ty.
Phũng kinh doanh: Gồm cú 06 người, chịu trỏch nhiệm bỏn hàng, tỡm kiếm và mở rộng mạng lưới khỏch hàng.
Phũng kế toỏn: Gồm 05 người, cú nhiệm vụ thu thập và xử lý cỏc số liệu về mặt túan học để đưa ra được cỏc thụng số kế toỏn phục vụ cụng tỏc tài chớnh cho cụng ty.
Phũng hành chớnh: Gồm cú 02 người, phụ trỏch cỏc cụng việc thuộc về hành chớnh, thủ tục giấy tờ kiờm nhõn sự cụng ty.
Phũng Sản xuất,kỹ thuật: Gồm có 08 người, phụ trỏch về sản xuất, kỹ thuật sửa chữa lắp rỏp, giao nhận hàng húa theo yờu cầu.
2.1.5. Tổ chức cụng tỏc kế toỏn của Cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà phỏp cụng nghệ Tõy Hà phỏp cụng nghệ Tõy Hà
2.1.5.1. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
Sơ đồ 2.3
Cơ cấu tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Bộ mỏy kế toỏn của cụng ty được tổ chức theo hướng tập trung:
Kế toỏn trưởng : Là người phụ trỏch chung về tài chớnh, kế toỏn của cụng ty, Kế kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ giỳp giỏm đốc chỉ đạo và tổ chức hoàn thiện
Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn kho Kế toán tiền mặt, TGNH,tiền lương và công nợ cụng nợ Thủ quỹ Kế toỏn trưởng
toàn bộ cụng tỏc kế toỏn, thống kờ tài chớnh của cụng ty, bỏo cỏo kịp thời, chớnh xỏc với giỏm đốc,cơ quan chức năng về cỏc vấn đề liờn quan đến tỡnh hỡnh tài chớnh và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. Kế toỏn trưởng thực hiện phõn quyền sử dụng phần mềm kế toỏn cho từng phần hành cụ thể của kế toỏn viờn.
Kế toỏn tổng hợp: Thực hiện cỏc phần hành kế toỏn tổng hợp, kiểm tra số liệu kế toỏn của cỏc bộ phận khỏc, kết chuyển số liệu để phục vụ khoỏ sổ kế toỏn, lập bỏo cỏo kế toỏn.
Kế toỏn kho kiờm thủ kho: Chịu trỏch nhiệm về việc xuất, nhập kho thành phẩm, hàng húa.
Kế toỏn tiền mặt, TGNH, tiền lương và cụng nợ : cú nhiệm vụ cập nhật cỏc phiếu thu, phiếu chi; kiểm tra và lập cỏc thủ tục thanh toỏn chi phớ qua ngõn hàng, mở sổ kế toỏn theo dừi tỡnh hỡnh thu chi và rỳt số dư cỏc tài khoản tiền vay, tiền gửi ngõn hàng, khi nhận cỏc chứng từ tại ngõn hàng phải kiểm tra đối chứng với cỏc chứng từ gốc kốm theo, cú nhiệm vụ tớnh lương cho toàn bộ lao động trong Cụng ty, thanh toỏn cỏc khoản BHXH, BHYT với cơ quan BHXH. Đồng thời Chịu trỏch nhiệm theo dừi cỏc khoản nợ để thu hồi vốn nhanh cho Cụng ty cũng như hoàn thành cụng nợ với khỏch hàng và đối tỏc.
Thủ quỹ: Cú nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, trực tiếp thu, chi tiền mặt.
2.1.5.2. Hỡnh thức kế toỏn và chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà
- Kỳ kế toỏn: 1 năm, từ 01/01/N đến 31/12/N. - Tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ.
- Quản lý hàng tồn kho theo phương phỏp kiểm kờ thường xuyờn. - Tớnh giỏ trị hàng xuất bỏn theo phương phỏp giỏ bỡnh quõn quý.
- Chế độ kế toỏn ỏp dụng: QĐ số 48/2006/ QĐ- BTC ban hành ngày 14 thỏng 09 năm 2006 - Chế độ kế toỏn Doanh nghiệp nhỏ và vừa.
- Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
Tổ chức mó húa cỏc đối tượng quản lý
Mó húa là cỏch thức thể hiện việc phõn loại quy định ký hiệu, xếp lớp cỏc đối tượng cần quản lý. Mó húa được sử dụng cho cỏc hệ thống thụng tin, đặc biệt là thụng tin kế toỏn
Việc Mó húa cỏc đối tượng quản lý được thực hiện qua cỏc bước:
- Xỏc định đối tượng cần mó húa (Khỏch hàng, nhà cung cấp, hàng húa). - Lựa chọn phương phỏp mó húa.
- Triển khai mó húa cho từng đối tượng quản lý theo phương phỏp mó húa đó chọn.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn
Cụng ty quy định danh mục tài khoản trờn mỏy chi tiết húa cỏc tài khoản cấp 1 thành TK cấp 2,3,4 theo cỏc đối tượng quản lý đó được mó húa chi tiết.Khi thực hiện kế toỏn trờn mỏy, chỉ được phộp hạch toỏn trực tiếp vào TK chi tiết nếu tài khoản đú đó mở chi tiết. Khi tỡm, xem hoặc in sổ sỏch kế toỏn, người dựng cú thể lọc theo cả TK tổng hợp và TK chi tiết.
Phần mềm kế toỏn nhập dữ liệu một lần và cung cấp tất cả cỏc loại bỏo cỏo kế toỏn theo yờu cầu của người dựng. Cụng ty tổ chức cụng tỏc kế toỏn trờn mỏy mang lại nhiều lợi ích lớn trong quỏ trỡnh thu nhận, xử lý và cung cấp thụng tin kế toỏn với khả năng mở rộng, tớnh mềm dẻo và tiện ích, từ đó thực hiện tốt hơn chức năng, vai trũ và nhiệm vụ của kế toỏn.
Sơ đồ 2.4
Hạch toỏn chứng từ trờn phần mềm kế toỏn
Ghi chú:
Nhập số liệu hằng ngày
In sổ, bỏo cỏo cuối thỏng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
2.2. Kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả bỏn hàng tại cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà. thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà. thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà.
2.2.1. Kế toỏn doanh thu bỏn hàng và cỏc khoản giảm trừ doanh thu.
2.2.1.1. Kế toỏn doanh thu bỏn hàng.
Hàng bỏn ra là gồm : Vật tư, thiết bị phũng chỏy chữa chỏy, bảng hiển thị thụng tin điện tử LED, hệ thống Camera quan sỏt,…..Cụng ty cung cấp dịch vụ bảo trỡ, bảo dưỡng mỏy múc theo định kỳ.
Phương thức tiờu thụ chủ yếu là bỏn lẻ, khỏch hàng thuộc cỏc cụng ty ở Hà Nội và một số cụng ty ở cỏc tỉnh khỏc.
Phương thức thanh toỏn: Tiền mặt, thẻ tớn dụng.
Cụng ty ỏp dụng chớnh sỏch chiết khấu thương mại và giảm giỏ hàng bỏn ,mức giảm giỏ tớnh luụn vào giỏ bỏn hàng, khi lập húa đơn tài chớnh, giỏ thanh toỏn trờn húa đơn là giỏ đó được hưởng chiết khấu thương mại và giảm giỏ hàng bỏn. SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
- Bỏo cỏo tài chớnh - Bỏo cỏo kế toỏn quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
* Cỏc loại chứng từ:
- Tờ khai hàng hoỏ nhập khẩu. - Hoỏ đơn dịch vụ.
- Phiếu đề nghị xuất hàng. - Phiếu xuất, nhập kho hàng húa - Phiếu thu, phiếu chi
- Hoỏ đơn GTGT. * Sổ kế toỏn sử dụng:
- Sổ cỏi, sổ chi tiết TK 5111 - Doanh thu bỏn hàng - Sổ cỏi, sổ chi tiết TK 5118 - Doanh thu dịch vụ - Sổ cỏi, sổ chi tiết TK 512 - Doanh thu nội bộ Và cỏc sổ kế toỏn liờn quan khỏc: 111, 112, 131, ….
* Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ:
Căn cứ vào hợp đồng đó ký kết hay đơn đặt hàng đó được Giỏm đốc phờ duyệt, phũng kế toỏn lập hoỏ đơn GTGT và phiếu xuất kho.
Hoỏ đơn GTGT được lập làm 3 liờn:
Liờn 1: Lưu tại quyển húa đơn gốc do phũng kế toỏn giữ để theo dừi hàng ngày.
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toỏn đơn vị mua.
Liờn 3: Giao cho thủ kho dựng để ghi sổ kho sau đú chuyển cho kế toỏn ghi sổ và làm thủ tục thanh toỏn.
Trờn mỗi húa đơn bỏn hàng cú đầy đủ họ tờn khỏch hàng, địa chỉ, hỡnh thức thanh toỏn, mó số thuế, khối lượng, đơn giỏ của từng loại bỏn ra, tổng tiền hàng, thuế giỏ trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toỏn.
Phiếu xuất kho được lập làm 2 liờn: 01 liờn để kế toỏn lưu, 01 liờn để đưa cho khỏch hàng.
Sau đú nhõn viờn phũng kinh doanh chuyển hoỏ đơn GTGT và phiếu xuất kho xuống kho để thủ kho để làm thủ tục xuất hàng.
Trờn phũng kế toỏn, căn cứ vào hoỏ đơn bỏn hàng, phiếu xuất kho, kế toỏn tiến hành nhập liệu trờn phần mền Fast- Accouting
Vớ dụ : Ngày 17/11/2011 Cty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà xuất bỏn 03 ( chiếc) Bảng điện tử LED cho Cụng ty CPĐT CN & thương mại Thủ Đụ theo HD 01102010 với tổng giỏ trị là : 182.160.000 đ ( Đó bao gồm thuế GTGT 10 %).
Kế toỏn căn cứ vào húa đơn GTGT số 1870, phiếu xuất kho số 1670 để nhập vào phần mềm kế toỏn:
Cụng ty cổ phần thiết bị và giải phỏp cụng nghệ
Tõy Hà
ĐC: Tổ 9, Phỳ Lương, Hà Đụng, Hà Nội
Điện thoại : (04) 39922237 Fax: (04) 3782165 Mó số thế : 0105290017
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày17 thỏng11 năm 2011 Quyển: 04
Nợ: 632 Cú: 155
- Họ và tờn người nhận hàng: Cụng ty Thủ Đụ Bộ phận:
- Lý do xuất kho: Xuất bỏn thành phẩm
- Xuất tại kho: Cụng ty cp thiết bị và giải phỏp cụng nghệ Tõy Hà
STT Tờn nhón hiệu, quy cỏch sản Mó số Đơn vị Yờu Số lượng cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4
1 Bảng điện tử LED Cỏi 03 03 14.190.667 42.572.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bốn hai triệu năm trăm bảy hai ngàn đồng chẵn ./. - Số chứng từ gốc kốm theo: