Đảm bảo cho việc thi công công trình, hạng mục công trình được liên tục không bị thất thoát về nguyên vật liệu thi đối với những nguyên vật liệu quan trọng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí nguyên vật liêu, công ty có thể lập kho cố định, dự trữ nguyên vật liệu trong trường hợp dự báo có biến động. Việc bảo quản có thể làm tăng chi phí nhưng lại có ý nghĩa làm giảm nguy cơ thất thoát hao hụt trong định mức.
- Tại công ty việc kiểm kê vật tư ít được thực hiện, thông thường khoảng 3 năm mới kiểm kê một lần điều này khiến cho vật tư dễ bị thất thoát gây lãng phí, chính vì vậy công tác kiểm kê phải được tổ chức thường xuyên và liên tục hơn.
- Về tình hình cung cấp vật tư: Công ty nên lựa chọn và tìm đến những khách hàng gần và có đủ khả năng cung cấp vật liệu, tài chính lành mạnh và những khách hàng cung cấp thường xuyên tín nhiệm. Nếu khách hàng nào cho trả chậm thì càng tốt, viếc cung cấp vật tư phải diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Tại các công trình nên tiến hành theo dõi phế liệu thu hồi và tiến hành hạch toán - Để quản lý nguyên vật liệu một cách có hiệu quả thì Công ty nên lập sổ danh điểm vật tư.
Sổ danh điểm vật tư được lập theo mẫu sau:
Biểu 3.1
Công ty TNHH TM & XD Khang Thành Phát
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Loại Nguyên vật liệu chính: ký hiệu TK152 Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy
cách vật tư Đơn vị Đơn
giá Ghi chú nhóm Danh điểm vật tư 1521.01 Thép 1521.01.01 Thép phi 8 Tấn 1521.01.02 Thép phi 12 Tấn 1521.01.03 Thép phi 16 Tấn 1521.01.04 Thép phi 18 Tấn 1521.02 Xi măng 1521.02.01 Xi măng PC30 Tấn 1521.02.02 Xi măng PC40 Tấn 1521.03 ……… …………. ……….. …… ……… ……….. ………. …………. ………… …………
Sổ danh điểm vật tư giúp kê toán NLVL phân loại và quản lý chi tiết đối với từng vật gtuw một các hợp lý, thuận tiện, tránh được tình trạng nhầm lẫn, đồng thời phản anh nhanh, kịp thời các số liệu kế toán khi cần thiết.
3.2.2. Về Kế toán chi tiết NVL
Kế toán chi tiết NVL được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. Qua nghiên cứu tình hình thực tế của Công ty xét trên các mặt quản lý nói chung về trình độ của kế toán và thủ kho, tôi nhận thấy là phù hợp, tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này dẫn đến đối chiếu chậm vì mọi công việc đều dồn đến cuối tháng. Do đó, để lãnh đạo Công ty nắm được tình hình tăng, giảm NVL, vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhập hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho để kế toán vào sổ chi tiết nhập - xuất – tồn NVL. Nếu để đến cuối tháng mới hạch toán như vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin, báo cáo quyết toán sẽ bị chậm. Công ty cần phải tìm ra phương pháp hợp lí hơn rút ngắn bớt công đoạn mà vẫn hiệu quả vì nguyên liệu vật liệu thì có nhiều chủng loại, hoạt động nhập, xuất nguyên liệu, vật liệu lại diễn ra thường xuyên.
3.2.3. Về việc áp dụng kế toán máy vào hạch toán nói chung và hạch toán vật liệu nói riêng.
Công ty TNHH TM & XD Khang Thành Phát là đơn vị áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, hình thức ghi sổ này có nhiều thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy trong việc hoạch toán kế toán. Tuy nhiên, hiện nay Công ty vẫn áp dụng kế toán thủ công để theo dõi, hạch toán. Việc sử dụng hình thức sổ này trong điều kiện kế toán thủ công đã gây ra sự ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng công tác kế toán. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển Công ty nên áp dụng kế toán máy vào hạch toán giúp cho việc tính toán, ghi chép được chính xác và nhanh hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý.
* Cập nhập số liệu
- Nhập thông tin trong chứng từ vào phần mềm kế toán máy
- Xem, hiệu chỉnh chứng từ
- Hệ thống danh mục tài khoản: bao gồm các tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết mà công ty sử dụng trong hoạch toán
- Hệ thống danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp : Tại đây phản ánh đầy đủ nội dung cần thiết của các đơn vị cung cấp vật tư.
- Kết chuyển, phân bổ đối với các nghiệp vụ kế toán cuối kỳ kế toán. Làm căn cứ lập các báo cáo tài chính.
- Khoá sổ, chuyển số dư sang năm sau * Tổng hợp số liệu
- In, xem các loại sổ sách: sổ chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản, và các sổ sách kế toán liên quan khác.
- Xem số liệu phát sinh tăng và phát sinh giảm trong kỳ, số dư tài khoản đầu kỳ và cuối kỳ
- In bảng cân đối tài khoản. Là một mẫu biểu trong báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán
- Tổng hợp các số liệu * Các nhu cầu khác
- Đặt lại hệ thống
- Lưu trữ số liệu trong phần mềm kế toán và trên sổ sách thực tế để đảm bảo về mặt an toàn và tiện ích.
Sơ đồ 3.1
Sơ đồ kế toán bằng máy vi tính
Với việc sử dụng kế toán máy công việc của các nhân viên kế toán được giảm nhẹ. Nhân viên kế toán vật liệu cũng như các nhân viên kế toán khác chỉ việc đưa số liệu vào máy theo các chứng từ gốc hợp lệ theo chương trình đã cài đặt rồi máy sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ có liên quan và tập hợp số liệu cân đối một cách nhanh chóng và chính xác, ở đây ngoài việc in ra sổ sách lưu giữ theo tháng, quý, năm người ta có thể xem xét chi tiết vào số dư của các tài khoản bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên để có được những thông tin chính xác đòi hỏi đối với các nhân viên kế toán trong xử
Nhập nghiệp vụ phát sinh
Xử lý nghiệp vụ
Nhập dữ liệu
Tên các loại sổ Sổ cái và sổ chi tiết Bảng cân đối kế toán
Các báo cáo kế toán
lý các chứng từ ban đầu phải thật chính xác và phản ánh đúng các nghiệp cụ phát sinh.
3.2.4. Tính giá nguyên vật liệu
Hiện tại Công ty đang tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp giá đích danh, phương pháp này không phải tính toán nhiều, song việc theo dõi từng lô hang nhập sẽ rất khó khăn. Vì vậy để áp dụng phương pháp này có hiệu quả thì nguyên vật liệu mua về không nhập kho Công ty mà sẽ đem xuất cho các công trình luôn, như vậy hóa đơn mua NVL và các chứng từ liên quan sẽ được chuyển về phòng Kế toán công ty để hạch toán. Như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển bốc dỡ vật tư, đồng thời không bị ứ động vốn khi mua vật tư dự trữ, và khi đó chi phí cho việc vận chuyển NVL đến tận công trình sẽ hạch toán vào chi phí cho công trình đó và không tính vào giá trị nguyên vật liệu nữa.
3.2.5. Luân chuyển chứng từ nhập xuất NVL
Một trong những yêu cầu của công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty TNHH TM & XD Khang Thành Phát là đảm bảo tính kịp thời của việc cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng mà hầu hết phục vụ cho chính Công ty (Ban giám đốc và các phòng ban) để từ đó có quyết định phù hợp với thực tế của Công ty. Mặt khác để có thể giảm bớt được khối lượng công việc của kế toán viên, hạn chế sai sót, nhầm lẫn trong quá trình tổng hợp, xử lý thong tin kế toán. Xuất phát từ những yêu cầu trên Công ty nên có phương pháp tổng hợp chứng từ một cách thích hợp nhất, để đáp ứng được yêu cầu đó Công ty cần có quyết định yêu cầu các nhân viên kế toán xí nghiệp – chi nhánh khoảng 10 ngày gửi chứng từ đã tập hợp được gửi về phòng Kế toán của Công ty, tùy thuộc vào điều kiện của từng công trình. Đồng thời Phòng Tài chính kế toán cần cử các nhân viên xuống các xí nghiệp – chi nhánh để hướng dẫn cách tập hợp chứng từ. Để thuận lợi cho việc hạch toán và tránh tình trạng tập trung công việc vào cuối tháng thì khoảng 10 ngày nên tiến hành lập các chứng từ ghi sổ một lần như thế sẽ giảm được công việc của cuối tháng.
3.2.6. Về Báo cáo kế toán:
Đối với một số Vật tư như: xi măng, sắt thép xuất dùng không hết Công ty nên lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
Trong kỳ NVL thực tế dùng thường ít hơn so với kế hoạch, như vậy cuối kỳ vật liệu xuất cho các công trình cần phải lập phiếu báo vật tư gửi cho phòng kế toán để theo dõi lượng vật tư còn lại cuối tháng ở các công trình đó, đồng thời làm căn cứ để phòng Kế hoạch – Kỹ thuật tính định mức sử dụng vật liệu.
Số lượng vật liệu còn lại cuối tháng chia làm hai loại và nộp lại kho để dùng vào việc khác.
- Nếu vật tư còn sử dụng tiếp thì bộ phận sử dụng lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ thành 3 liên
+ 01 liên gửi cho Phòng Vật tư + 01 liên gửi cho phòng kế toán.
+ 01 liên gửi phòng Kế hoạch – Kỹ thuật Phụ trách bộ phận sử dụng ký tên
Biểu 3.2
PHIẾU BÁO CÁO NGUYÊN VẬT LIỆU CÒN LẠI CUỐI THÁNG
Tháng….. năm….. Bộ phận sử dụng
ST T
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư MS ĐVT Số lượng 1 Xi măng PC 30 1521.01 Tấn 2 Xi măng PC 40 1521.02 Tấn 3 Thép phi 12 1521.03 Tấn 4 Cộng x x …
Người lập Kế toán trưởng
KẾT LUẬN
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, yếu tố tốc độ để tận dụng thời cơ, ra quyết định nhanh chóng và chính xác là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Một trong những điều kiện tiên quyết để thực hiện tốt hoạt động SXKD là các nhà quản lý phải làm chủ được khâu NVL đầu vào, hiểu được bản chất và sự phát sinh NVL trong toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiêp.
Công ty TNHH TM & XD Khang Thành Phát là một doanh nghiệp xây lắp với qui mô vừa đã và đang rất quan tâm đến công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng. Qua quá trình học tập và tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty, em đã nhận thức được một phần thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại đơn vị. Bên cạnh những ưu điểm mà đơn vị đạt được vẫn còn một số hạn chế và khác biệt so với chế độ kế toán hiện hành. Em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp để việc hạch toán nguyên vật liệc của Công ty được hoàn thiện hơn, phù hợp với các chuẩn mực kế toán mới.
Là một sinh viên kế toán, song chưa có kinh nghiệm thực tế. Em đã luôn cố gắng tìm tòi và nghiên cứu song bài viết này không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cùng các cô chú phòng Tài chính- Kế toán tại Công ty để đề tài của em được hoàn thiện hơn.
Một lần nữa em xin thành cám ơn Giảng viên Th.s Đàm Thị Kim Oanh cùng toàn thể Cán bộ Phòng Kế toán, ban lãnh đạo Công ty đã hết sức giúp đỡ em hoàn thành đề tài này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 03 năm 2012 Sinh viên
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán. PGSTS Nguyễn Thị Đông – NXB Tài Chính – năm 2007
2. Hướng dẫn kế toán doanh nghiệp xây lắp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam - Nguyễn Văn Bảo - NXB Tài Chính
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp K9 Đại học Kinh tế Quốc dân
3 Tài liệu, số liệu tại Công ty cổ phần Tầu cuốc và Xây dựng
4 Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Hà Nội, ngày ……tháng…….năm 2012
Kế toán Công ty TNHH TM & XD Khang Thành Phát
LỜI NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Hà Nội, Ngày ..…tháng…….năm 2012