1.5.1 .Hình thức kế tốn Nhật ký chung
1.5.1.1 .Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung
3.2.2. Hoàn thiện việc lập sổ danh điểm vật tư
Sổ danh điểm vật tư là sổ danh mục tập hợp toàn bộ các loại nguyên vật liệu đã và đang sử dụng, được theo dõi cho từng loại, từng nhóm, quy cách vật liệu một cách chặt chẽ, logic. Hệ thống các danh điểm vật tư có thể được xác định bằng nhiều cách khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Mỗi loại, mỗi nhóm vật liệu được quy định một mã riêng sắp xếp một cách trật tự, thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần thiết. Hiện nay cơng ty chưa có hệ thống mã hóa khoa học cho từng loại nguyên vật liệu. Việc không lập sổ danh điểm vật tư sẽ gây khó khăn cho cơng tác quản lý ngun vật liệu. Việc quản lý nguyên vật liệu sẽ có nhầm lẫn, thiếu thống nhất và rất khó để phân biệt các nhóm, loại nguyên vật liệu.
Xây dựng sổ danh điểm nguyên vật liệu giúp cho việc quản lý từng loại vật liệu sẽ tránh được nhầm lẫn, thiếu xót và cũng giúp cho việc thống nhất giữa thủ kho và kế toán trong việc lập bảng kê, báo cáo nhập xuất tồn kho. Khi có sổ danh điểm việc cập nhật số liệu vào máy tính và việc ghi chép của thủ kho sẽ giảm nhẹ, thuận tiện hơn và tránh được nhầm lẫn. Việc quản lý nguyên vật liệu trong Cơng ty nói chung sẽ được chặt chẽ, thống nhất, khoa học hơn.
Để lập sổ danh điểm vật tư công ty cần thực hiện theo những nguyên tắc sau:
- Mã hóa vật tư theo cách phân loại ban đầu, xây dựng hệ thống mã phân cấp, mã gồm nhiều trường trong đó trường tận cùng bên trái mang đặc trưng chủ yếu nhất của loại nguyên vật liệu ấy.
Đối với nguyên vật liệu chính ta quy ước là 1521 Đối với nhóm nguyên vật liệu phụ ta quy ước la 1522
Qua nghiên cứu, tìm hiểu các loại vật liệu tại cơng ty em thấy cơng ty có thể xây dựng sổ danh điểm vật tư như sau (Biểu 3.1)
Biểu 3.1
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Mã vật tư
Danh điểm vật tư
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Ghi chú Nhóm Loại 1521 Nguyên vật liệu chính kg 1521.01 Thép kg 1521.01.01 Thép tấm ∂4(1,5x6,0)m kg 1521.01.02 Thép tấm ∂6(1,5x6,0)m kg 1521.01.03 Thép tấm ∂8(1,5x6,0)m kg 1521.01.04 Thép tấm ∂10(2,0x6,0)m kg 1521.01.05 Thép tấm ∂16(2,0x6,0)m kg 1521.01.06 Thép tấm ∂20(2,0x6,0)m kg .............. 1521.02 Sắt kg 1521.02.01 Sắt tấm kg 1521.02.02 Sắt hình kg ................