3.4.1. Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 3.1 Tổ chức bộ máy quản lý DN
Chức năng của từng phòng ban:
- Trung tâm kinh doanh VNPT – Tây Ninh là đơn vị hạch tốn phụ thuộc viễn thơng
Tây Ninh, chức năng quản lý, tổ chức kinh doanh điều hành mọi hoạt động của các phòng
bán hàng, giám sát điều hành sản xuất kinh doanh các hoạt động tiếp thị bán hàng, cung cấp
Trung tâm kinh doanh VNPT - Tây Ninh GĐ phòng bán hàng Tân Biên Tổ kinh doanh Phòng kế tốn Phịng quản lý cước
Khóa luận tốt nghiệp 2017 35 các sản phẩm, dịch vụ viễn thông – công nghệ thông tin – truyền thông viễn thông giá trị gia
tăng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh và các huyện trong tỉnh.
- GĐ phịng bán hàng Tân Biên có nhiệm vụ quản lý tổ chức điều hành đôn đốc và trực tiếp tham gia các hoạt động tiếp thị bán hàng, thu tiền của nhân viên bán hàng và các kênh
bán hàng tại địa bàn nhằm đạt mục tiêu kinh doanh của Trung tâm giao. Quản lý đôn đốc
q trình thu cước, quản trị dịng tiền một cách hiệu quả đúng quy định, kiểm soát tài sản vật
tư hàng hóa được cấp và các chứng từ hóa đơn theo quy định, triển khai các công văn đến
phòng, cập nhật hướng dẫn cho các nhân viên về chính sách quy định của Trung tâm. Triển
khai tổ chức các chiến dịch truyền thông tiếp thị bán hàng chăm sóc, tiếp nhận điều tra tổng
hợp thơng tin về khách hàng thị trường đối thủ cạnh tranh kịp thời báp cáo lãnh đạo Trung
tâm và tham mưu các chính sách phù hợp nhằm phát triển thị trường tăng thị phần, tăng
doanh thu.
- Tổ kinh doanh thực hiện công tác bán sản phẩm dịch vụ vào khu công nghiệp, khu dự
án đô thị, khu dân cư … theo khu vực quản lý, triển khai thực hiện các chính sách chăm sóc khách hàng, kế hoạch tiếp thị khuyến mãi, thăm dị thị trường, duy trì và tạo mối quan hệ với các khách hàng hiện có của Trung tâm, phát triển khách hàng mới. Tham mưu đề xuất các
chính sách bán hàng, tiếp thị theo phân cấp.
- Phịng kế tốn thường xuyên hạch toán số liệu doanh thu, thu tiền bán hàng hằng
ngày. Đối soát số liệu hạch toán, kiểm sốt dịng tiền. Theo dõi hướng dẫn các bộ phận bán hàng trong việc kê nộp doanh thu. Quản lý, kiểm soát, báo cáo tình hình thực hiện các chỉ
tiêu kế hoạch về doanh thu chi phí của phịng, đề xuất các biện pháp nhằm quản trị tài chính
hiệu quả. Tiếp nhận phối hợp các trường hợp khiếu nại của khách hàng, theo dõi đôn đốc quản trị công nợ trên sổ sách kế toán. Thực hiện báo cáo đúng quy định và các nhiệm vụ
khác được phân cơng.
- Phịng quản lý có nhiệm vụ cước chăm sóc, tiếp nhận thơng tin khách hàng, phát triển cách dịch vụ theo kế hoạch được giao. Theo dõi khách hàng, quản lý cước sử dụng, quản lý
tiền mặt, lưu trữ các chứng từ tài chính, hóa đơn theo quy định. Tổ chức phát giấy báo cước,
Khóa luận tốt nghiệp 2017 36 lý các khoản nợ khó địi, các khoản nợ q hạn. Tiếp nhận, phối hợp, giải quyết các yêu cầu
của khách hàng liên quan đến việc thanh toán cước, khiếu nại cước.
3.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sơ đồ 3.2 Bộ máy kế tốn phịng bán hàng Tân Biên
Các cơng việc của phịng kế tốn:
- Kế tốn trưởng có nhiệm vụ lập kế hoạch thu, chi, kiểm tra các định khoản hạch toán, lập các bảng cân đối kế toán, bảng lương và thannh toán lương hàng tháng. Chỉ đạo và chịu
trách nhiệm về tồn bộ phịng kế tốn.
- Kế toán bán hàng: ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về giá trị và số lượng hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng và từng phương thức bán hàng.
Thủ quỹ kiểm soát và định hướng các vấn đề liên quan đến thu chi tiền mặt, lập và
cân đối các báo cáo quỹ và các khoản thu chi trong sổ quỹ tiền mặt. Thủ quỹ là người có
nhiệm vụ thu chi khi đã có chứng từ được GĐ và kế tốn trưởng ký duyệt.
Chế độ kế toán áp dụng
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: tiền Việt Nam đồng.
- Chế độ kế toán áp dụng: DN áp dụng thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22
tháng 12 năm 2014.
Kế tốn trưởng
Khóa luận tốt nghiệp 2017 37
- Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam. Hệ thống báo cáo tài chính gồm có:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh tài chính
- Hệ thống chứng từ áp dụng tại doanh nghiệp: dựa vào hệ thống chứng từ theo mẫu in sẵn do BTC phát hành.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: nhập trước xuất trước
- Phương pháp khấu hao áp dụng: TSCĐ khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Hình thức kế tốn áp dụng
Phịng bán hàng Tân Biên là đơn vị trực thuộc nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát
sinh không nhiều nhưng do đặc thù dưới sự giám sát của Trung tâm địi hỏi phải có sự tổ chức quản lý khoa học hợp lý vừa có thể tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế tốn vừa giảm bớt khối lượng cơng việc. Do vậy cơng ty đã chọn hình thức kế tốn trên máy vi tính.
Chú thích: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI BÀN PHÍM SỔ KẾ TỐN TỔNG HỢP
BÁO CÁO TÀI CHÍNH BÁO CÁO QUẢN TRỊ
Khóa luận tốt nghiệp 2017 38
Sơ đồ 3.3 Tổ chức sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đặc trưng cơ bản là cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn
hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính:
- Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn
- Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế
toán tổng hợp (sổ cái hoặc nhật ký- sổ cái) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng kế tốn thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính, việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính
xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng
Khóa luận tốt nghiệp 2017 39
CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI PHỊNG BÁN HÀNG TÂN BIÊN – TRUNG TÂM KINH DOANH VNPT – TÂY
NINH
4.1. Đặc điểm kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại phòng bán hàng
Tân Biên.
4.1.1. Đặc điểm về lao động
Trong nền kinh tế thị trường, việc sản xuất kinh doanh hàng hóa ln có sự cạnh tranh gây gắt. Vì vậy doanh nghiệp muốn tồn tại được phải biết cách sử dụng nguồn lao động chủ
yếu của mình một cách có hiệu quả. Việc sử dụng lao động và chế độ trả lương là vấn đề hết sức quan trọng của doanh nghiệp.
Phòng bán hàng Tân Biên là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy không yêu
cầu tất cả lao động đều phải có trình độ đại học mà chỉ bắt buộc đối với các nhân viên quản
lý, tổ trưởng phải có bằng đại học. Tính đến thời điểm hiện tại đội ngũ lao động tại PBH gồm có:
Trình độ chuyên môn:
- Đại học: 7 người (lao động trực tiếp)
- Cao đẳng, trung cấp: 15 người (lao động gián tiếp)
Công tác quản lý lao động: nhân viên chính thức đi làm theo giờ hành chính sáng từ
7h30 đến 11h30 trư nghỉ đến 13h30 làm lại đến 17h30 nghỉ, tổ trưởng tổ kinh doanh phụ
trách phân công thời gian làm việc cho lao động gián tiếp. TTKD giao cho GD PBH căn cứ vào kế hoạch phục vụ cơng tác bán hàng mà phân cơng bố trí và tuyển dụng lao động tại đơn
vị. GĐ căn cứ vào số lao động đã bố trí giao cho các tổ trưởng tiến hành kiểm tra ngày công
và giờ đi làm, kết quả làm việc để xác định tiền lương cho nhân viên.