3.1.1. Đại lý hãng tàu gửi giấy báo hàng đến cho người nhập khẩu
Mục đích: Để thơng báo cho khách hàng chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục hải quan, chuẩn bị kho bãi, tài chính để lấy hàng về kho riêng.
Đại lý hãng tàu sẽ giao lệnh giao hàng (D/O), sau khi khách hàng thanh tốn phí (Local charges). Các khoản phí này sẽ được thơng báo cụ thể trên giấy báo hàng đến. Một số khơng hiển thị thì người nhập khẩu (khách hàng) sẽ phải liên hệ với đại lý hãng tàu yêu cầu gửi (Debit note).
Định nghĩa về phí Local Charge:
+ Local charges là phí địa phương được trả tại cảng dỡ hàng và cảng xếp hàng. Ngoài cước biển (Ocean Fee), các hãng tàu/ Forwarder thưởng thu thêm 1 khoảng Local Charges. Một lơ hàng thì phí này cả shipper và consignee đ ều phải đóng. Phí này được thu theo hãng tàu và cảng.
+ Hãng tàu tại nước ngoài kinh doanh hoạt đ ộng vận tải đư ờng biển tại Việt Nam, khơng những mở văn phịng chi nhánh, đại lý mà còn ký hợp đồng thuê kho bãi của cảng. Việc thuê kho bãi này sẽ phát sinh các phí khác đi kèm liên quan đến việc sử dụng trang thiết bị của cảng. Để bù vào khoản chi phí này buộc các hãng tàu phải thu của khách hàng khi giao D/O cho người nhập khẩu.
+ Phí Local charges bao gồm: THC, Cleaning Fee, CIC, D/O và DEM (nếu bị lưu container).
Cụ thể:
- Phí chứng từ D/O: phí này được tính theo một lơ hàng.
- Phí THC (Terminal Handling Charge): phí làm hàng tại đầu cầu cảng như xếp dỡ, tập kết container từ CY ra cầu tàu… phí THC tính theo từng đ ầu container và thường đi kèm với tỉ giá USD.
- Phí CIC: phí phụ trội cân bằng vỏ hoặc chuyển vỏ rỗng, thường tính theo từng đầu container.
Khách hàng (công ty nhập khẩu) ủy thác hay thuê các công ty giao nhận fwd để họ đứng ra làm thủ tục nhập hàng: đi lấy lệnh, cược vỏ container, mở tờ khai hải quan, đổi phiếu giao nhận cont dưới cảng (phiếu EIR).
Trước đây m ột số hãng tàu đ ể lấy lệnh giao hàng trên hãng tàu, người nhập khẩu phải mang bộ chứng từ gồm vận đơn, gi ấy giới thiệu của người nhập khẩu, tiền làm hàng (đóng phí Local charge) lên hãng tàu nộp hồ sơ vào quầy bộ phận hàng nhập khi được gọi đến tên thì vào giao dịch, tuy nhiên hiện tại một số hãng tàu lớn (Marsk, Hapoloy, Hungay, SITC, KMTC) đã s ử dụng lệnh giao hàng đi ện tử EDO khi đó khách hàng khơng phải mang chứng từ lên hãng tàu đóng phí Local Charge đ ể lấy D/O. Hãng tàu sẽ gửi một form cho khách hàng để đăng kí email lấy lệnh điện tử. Bộ phận chứng từ của cơng ty fwd đóng vai trị quan trọng trong việc kiểm tra các phí làm hàng và ứng tiền cho nhân viên đi lấy lệnh hiện trường làm debit.
3.1.2. Lấy lệnh giao hàng và cược vỏ container
Công ty FWD được người nhập khẩu thuê làm thủ tục nhập hàng sẽ chuẩn bị các chứng từ để lên hãng tàu lấy D/O và cược vỏ container.
a) Lấy lệnh giao hàng
Để lấy lệnh giao hàng D/O cần chuẩn bị những chứng từ sau:
- Giấy giới thiệu (có đóng dấu cơng ty nhập khẩu )
- Bill (House bill)
- Chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước công dân photo Và tiền làm hàng ứng trước:
- Thanh tốn phí local charges (sau đó lên hóa đơn cho người nhập khẩu)
- Tiền cược vỏ container để làm thủ tục cược vỏ
- Tiền đóng phí sử dụng tiện ích cơng trình cảng biển
- Tiền nâng hạ container tại cảng
- Tiền ký hải quan giám sát kho bãi dưới cảng
Các thao tác tại quầy lấy lệnh: Tại hãng tàu nhân viên đi lấy lệnh đặt chứng từ vào quầy hàng nhập khi gọi đ ến tên thì vào đóng phí Local charge, lên hóa đơn cho khách hàng của mình. Tùy vào tập quán của từng hãng tàu, kế toán sẽ thu tiền trực tiếp
ở quầy hoặc 1 số hãng tàu khác sẽ yêu cầu khách hàng xuống ngân hàng đ ể chuyển tiền. Về việc phát hành hóa đơn, m ột số hãng tàu phát hành hóa đơn ngay cho khách hàng, một số khác đưa cho khách hàng phiếu tạm thu và hẹn lần sau lên lấy.
Hãng tàu sẽ phát hành lệnh giao hàng cho khách sẽ có 2 liên và đóng d ấu của đại lý hãng tàu. Lệnh giao hàng có giá trị sử dụng 3 ngày kể từ ngày phát hành trong trường hợp doanh nghiệp hay khách hàng chưa kịp mang lệnh giao hàng xuống cảng để đổi phiếu EIR thì sẽ hết hạn và phải mang D/O lên hãng tàu xin gia hạn (thường là
1 ngày và phải trả thêm phí gia hạn). Lệnh giao hàng có 2 bản:
- Một bản nộp cho hải quan chi cục + bộ hồ sơ để hồn tất việc thơng quan tờ khai
- Tờ còn lại được mang xuống cảng để đổi phiếu EIR
Sau khi lấy đư ợc lệnh giao hàng D/O từ hãng tàu, nhân viên giao nhận phải kiểm tra lại tồn bộ thơng tin trên lệnh giao hàng xem đã chính xác chưa.
b) Cược vỏ container
Sau khi lấy lệnh giao hàng nhân viên lấy lệnh hiện trường chuyển sang quầy cược vỏ. Điền tất cả các thơng tin trên phiếu cướcau đó đóng ti ền cược và lấy phiếu tạm thu. Phiếu cược của một số hãng tàu có 4 liên bên ngồi màu trắng bên trong màu hồng, mau xanh, màu vàng. Các thông tin trên phiếu cược gồm một số thông tin như: số tàu, số chuyến, tên người nhập khẩu, kiểu container, loại container, số chì…
Mỗi hãng tàu đều có mức cược vỏ khác nhau tùy thuộc vào loại vỏ A, B, C. + Vỏ loại A: là loại vỏ mới, hạn sử dụng 3 năm kể từ ngày sản xuất, phục vụ mặt hàng điện tử, may mặc.
+ Vỏ loại B: sử dụng cho hàng bách hóa.
+ Vỏ loại C: là loại vỏ cũ, dùng chủ yếu cho hàng thiết bị máy móc.
Hãng tàu sẽ giữ lại liên cược màu trắng bên ngoài đ ể lưu và đối chiếu, 3 liên còn lại sẽ gửi cho khách hàng, trong đó:
+ Liên thứ nhất (liên vàng): khách hàng cầm mang xuống cảng để đổi phiếu E (phiếu giao nhận cont)
+ Liên thứ hai (liên xanh): đưa cho lái xe để làm thủ tục hạ vỏ rỗng
+ Liên thứ ba (liên hồng): được sử dụng mang lên hãng tàu lấy lại tiền cược
3.1.3. Khai hải quan
Bộ phận mở tờ khai hải quan của công ty FWD tiến hành mở tờ khai hải quan ngay sau khi nhận được giấy báo hàng đến.
Các chứng từ để nhập số liệu trên phần mềm: ECUS5 VNACCS
- Hợp đồng mua bán
- Hóa đơn thương mại
- Packing list
- House bill
- Tờ khai hải quan
Ngay sau khi nhập và kết thúc việc truyền, cơ quan hải quan sẽ trả lời kết quả phân luồng tờ khai.
Hàng hóa khơng có vấn đ ề sẽ được thơng quan, trong trường hợp chứng từ khơng đ ủ thì phải bổ sung hoặc chứng từ bị nghi ngờ thì hàng hóa sẽ phải tiến hành kiểm tra thực tế. Nhân viên chứng từ in tờ khai lô hàng đã thông quan và tên container đủ điều kiện qua khu vực giám sát Hải quan (tờ mã vạch) đ ể tiến hành làm thủ tục nhận hàng và giao hàng cho khách hàng.
3.1.4. Đổi phiếu giao nhận container
Sau khi lấy được D/O trên hãng tàu và hồn tất thủ tục thơng quan tờ khai (tại hải quan khu vực), người lấy lệnh chuẩn bị tất cả các chứng từ xuống cảng đổi phiếu giao nhận container:
- Lệnh giao hàng
- Giấy giới thiệu
- Chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước công dân photo của người lấy lệnh
- Tờ khai hải quan đã thông quan (bản gốc + photo)
- Tờ kí mã vạch
- Phiếu tạm thu
- Giấy cược vỏ container
- Biên lai đóng phí sử dụng tiện ích cơng trình cảng biển
Thủ tục: Người đi l ấy lệnh cầm chứng từ vào quầy đ ổi lệnh ở cảng. Tại đây người lấy lệnh sẽ phải đóng phí nâng h ạ container, cung cấp thơng tin công ty người nhập khẩu.
Cảng sẽ phát hành phiếu giao nhận gồm 4 liên:
- Liên trắng: người lấy lệnh sẽ thay mặt cơng ty kí nhận sau đó sẽ được cảng lưu lại.
- Liên còn lại sẽ đưa cho người lấy lệnh: 1 liên lái xe sẽ vào cảng làm thủ tục gắp container, 1 liên lái xe sẽ đưa cho bảo vệ của cảng, 1 liên giữ đi đường. Phiếu giao nhận container có giá trị 3 ngày kể từ ngày phát hành và có giá trị sử dụng trước 12 giờ đêm của ngày thứ 3. Trong trường hợp phiếu E hết hạn khách hàng phải mang xuống cảng để gia hạn (thông thường xin gia hạn 1 ngày).
3.1.5. Vận tải đường bộ
Sau khi lấy được phiếu giao nhận cont, nhân viên đi l ấy lệnh hiện trường của công ty fwd gửi phiếu này cho bộ phận vận tải , hoặc lái xe để họ vào cảng lấy cont. Sau khi lái xe vào cảng tìm vị trí container thì liên hệ với quản lí kho hàng và đội ngũ xe nâng đ ể làm thủ tục đưa container ra kh ỏi cảng. Lái xe trước khi ra khỏi cảng sẽ phải kiểm tra tình trạng container (container cần phải nguyên vẹn, khơng có dấu hiệu bị cậy phá, hỏng hóc, chì vẫn cịn được niêm phong…).
Tại kho riêng, khách hàng sẽ kiểm tra số container, số chì, bố chí cơng nhân rút hàng ra khỏi container. Sau khi nhận hàng, người nhập khẩu sẽ kí nhận biên bản giao
trình vận chuyển. Sau đó lái xe sẽ chở container rỗng về bãi. Tại bãi hạ vỏ, nhân viên cảng sẽ kiểm tra tình trạng container nếu có bất thường thì sẽ thu phí sửa chữa, vệ sinh (thu trực tiếp hoặc kí vào phơi lệnh). Nếu khơng có gì bất thường xảy ra thì sau đó trả vỏ rỗng, lấy lại tiền cược vỏ.
3.1.6. Làm thanh tốn
Cơng ty FWD lập bảng kê yêu cầu khách hàng (người nhập khẩu) hoàn trả các khoản tiền đã được ứng trước khi làm hàng.
Công ty FWD lập bảng kê yêu cầu khách hàng thanh tốn các khoản phí dịch vụ:
- Tờ khai hải quan hàng nhập
- Phí vận chuyển cont về kho riêng
3.2. Quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng FCL xuất khẩu cho một mặt hàng thực tế: Thép tấm mặt hàng thực tế: Thép tấm
3.2.1. Giới thiệu chung về thép tấm
Mã HS: 72085300 Xuất sứ: Bỉ
Mục đích s ử dụng: Thép tấm đư ợc sử dụng trong nhiều các cơng trình khác nhau, như thép tấm được dùng trong gia cơng cơ khí, sử dụng để làm sàn xe tải, khung bọc ô tô, làm bậc cầu thang ở các tòa nhà lớn và ứng dụng nhiều nhất trong ngành cơng nghiệp đóng tàu.
Đối với những sản phẩm thép tấm thơng thường thì đư ợc sử dụng trong các cơng trình xây dựng cơng nghiệp và dân dụng, đ ể dập khuôn mẫu, nâng chuyển xe cộ…