5. Những vấn đề chung về cơng tác kế tốn của đơn vị
2.2. Kế toán phải thu khách hàng
2.2.2. Thực trạng kế toán phải thu khách hàng
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Liên quan đến công tác kế tốn nợ phải thu khách hàng, Cơng ty Bảo hiểm Hàng Khơng Hà Nội sử dụng các chứng từ kế tốn phù hợp với đặc điểm hoạt động
Họ tên: nghiệp
43
Trường Đại học Cơng nghiệp Hà Nội Khoa Kế tốn – Kiểm tốn
và yêu cầu quản lý của công ty nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thơng tin quy định của Ḷậ̣t kế tốn và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế. Sau đây là các chứng từ trong giới hạn phạm vi đề tài được cụ thể các thơng tin về mục đích và cách lậậ̣p chứng từ như sau:
− Hố đơn GTGT
Hóa đơn GTGT điện tử theo mẫu số 01GTKT0/001 và ký hiệu TG/21E: Hoá đơn được lậậ̣p theo quy định bắt buộc nhằm mục đích kê khai tính thuế giá trị gia tăng đầu ra và hạch tốn doanh thu cho doanh nghiệp, từ đó làm căn cứ xác định số tiền thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước. Hiện tại hoá đơn của cơng ty là hố đơn điện tử được cung cấp bởi Cơng ty Cổ phần Bkav. Hố đơn GTGT được lưu trữ ln trên hệ thống, tuy nhiên kế tốn cơng ty vẫn kết xuất và lưu về máy tính, khi khách hàng yêu cầu cung cấp hố đơn, đối với khách hàng gần có thể đến trực tiếp phịng kế tốn của cơng ty lấy, hoặc kế tốn kết xuất ra và gửi cho khách hàng thông qua Email, tin nhắn, cịn khách hàng xa cũng có thể nhậậ̣n hố đơn qua Email hoặc được kế toán cung cấp mã tra cứu của hố đơn đó, rồi tải hố đơn về.
− Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho theo mẫu số 02-VT: Phiếu xuất kho được lậậ̣p nhằm mục đích để theo dõi chi tiết số lượng hàng hố trong nhà kho phục vụ cho q trình sử dụng của công ty. Giúp quản lý theo dõi chặt chẽ số lượng được nhậậ̣p vào cũng như xuất ra của kho. Phiếu xuất kho cũng là căn cứ để hoạch tốn chi phí sau này. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi lượng thực xuất, lậậ̣p Thẻ kho, chuyển chứng từ cho phịng kế tốn. Kế tốn vậậ̣t tư nhậậ̣p dữ liệu từ chứng từ vào máy tính. Phiếu xuất kho gồm 03 liên: 01 liên lưu tại cuống phiếu tại phòng vậậ̣t tư; 01 liên giao cho các xí nghiệp; 01 liên gửi phịng KH- kế tốn thơng qua thủ kho sau khi đã vào thẻ kho. Phiếu xuất kho là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán vậậ̣t tư ghi sổ (thẻ) kế toán.
− Phiếu thu
Phiếu thu mẫu số 01-TT: Phiếu thu được lậậ̣p nhằm mục đích xác định số tiền mặt thực tế nhậậ̣p vào quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ cịn kế tốn ghi sổ kế tốn các khoản thu có liên quan. Khi người nộp tiền yêu cầu nộp tiền, kế toán
Họ tên: nghiệp Lớp:
Trường Đại học Cơng nghiệp Hà Nội Khoa Kế tốn – Kiểm toán
tiền mặt, tiền gửi sẽ lậậ̣p phiếu thu. Sau khi lậậ̣p phiếu thu xong, kế toán tiền mặt, tiền gửi sẽ chuyển phiếu thu cho kế tốn trưởng ký. Sau đó phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ ký, thu tiền xong và chuyển cho các bộ phậậ̣n liên quan khác.
− Giấy báo Có
Giấy báo Có theo mẫu quy định của ngân hàng, và trong minh họa của đề tài này, giao dịch chủ yếu qua ngân hàng TMCP Sài Gịn Cơng Thương: Giấy báo Có được coi là một chứng từ nhằm xác nhậậ̣n có tiền từ khách hàng schuyển vào tài khoản của cơng ty. Khi nhậậ̣n được tiền thanh tốn của khách hàng qua tài khoản ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi Giấy báo có đến cơng ty. Kế tốn tiền mặt, tiền gửi sẽ tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu các chứng từ có liên quan, sau đó tiến hành nhậậ̣p liệu vào phần mềm kế tốn, cậậ̣p nhậậ̣t tình hình cơng nợ phải thu, các tài khoản doanh thu và tài sản công ty, đồng thời lưu trữ các chứng từ kế tốn.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Cơng ty căn cứ vào hệ thống tài khoản của Chế độ kế tốn mà Cơng ty đang áp dụng là Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính để vậậ̣n dụng chi tiết hố hệ thống tài khoản phù hợp. Trong cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng, công ty sử dụng tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” và chi tiết thành 1 tài khoản cấp 2 là TK 1311 “Phải thu khách hàng ngắn hạn”. Đồng thời, khi ghi nhậậ̣n nghiệp vụ phát sinh trên chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Cơng ty hạch tốn trên tài khoản chi tiết theo đối tượng mã khách hàng như bảng 2.1.
Bảng 2.1: Minh hoạ bảng thông tin mã khách hàng
STT Mã KH 1 6500001528 2 6500002550 3 00018468 4 00018716 5 6500000589 6 6500000629
Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội
… …
Trong cơng tác kế tốn nợ phải thu khách hàng tại Cơng ty, ngồi các tài khoản sử dụng như trên, Cơng ty cịn sử dụng các tài khoản liên quan như: 111, 112, 131, 331,….
2.2.2.3. Nghiệp vụ minh hoạ
Nghiệp vụ 1: Ngày 14/07/2021 Phải thu VAT bảo hiểm gốc đơn số
652100848/F02.BB21/0063196 - Nguyễn Văn Vinh, kế toán căn cứ hoá đơn GTGT, nhậậ̣p vào phần mềm theo định khoản sau:
Nợ TK 13111: Có TK 5111: Có TK 33311:
Nghiệp vụ 2: Ngày 14/07/2021 Chi nhánh Giải phóng Trường Hải-Thanh tốn
phí Bảo hiểm Xe Cơ Giới, kế tốn căn cứ hố đơn GTGT, giấy báo Có của ngân hàng nhậậ̣p vào phần mềm theo định khoản sau:
Nợ TK 11211: Có TK 13111:
Họ tên: nghiệp Lớp:
Trường Đại học Cơng nghiệp Hà Nội Khoa Kế tốn – Kiểm toán Biểu 2.14: Hoá đơn GTGT số 0004494
47
Trường Đại học Cơng nghiệp Hà Nội Khoa Kế tốn – Kiểm tốn
Biểu 2.15: Hố đơn GTGT số 0004492
Họ tên: nghiệp Lớp:
2.2.2.4. Quy trình ghi sổ
Sổ Cái TK 131
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ phải thu khách hàng
(Nguồn: Phịng Kế tốn)
Trường Đại học Cơng nghiệp Hà Nội
CƠNG TY BẢO HIỂM HÀNG KHƠNG HÀ NỘI
Địa chỉ: Tầng 6, tịa nhà Báo Sinh viên VN, ơ D29 khu ĐTM Cầu Giấy - Phường Yên Hoà - Quậậ̣n Cầu Giấy - Hà Nội.
Tên tài khoản: Phải thu về các khoản thu hoạt động BH gốc
NT Chứng từ ghi sổ GS A 14/07 14/07 14/07 …. ….
Sổ này có 125 trang, đánh số từ trang số 01 đến trang 125 Ngày mở sổ: 01/01/2021
nghiệp Lớp:
50
Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kế toán – Kiểm toán