1 .Lý do chọn đề tài
2.3.1 .2Thuê phương tiện vận tải để xuất khẩu hàng hóa là một ưu thế của công ty
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Cơ sở của giải pháp.
Theo như định hướng phát triển, công ty sẽ nâng cao khả năng trình độ nghiệp vụ của nhân viên thơng qua các khóa đào tạo mà cơng ty tổ chức, đây là cơ sở cho giải pháp chú trọng đào tạo nâng cao trình độ năng lực của nhân viên.
Từ việc nghiên cứu quy trình thực hiện xuất khẩu hàng hóa của cơng ty, ta nhận thấy cơng ty đang còn tồn tại những khuyết điểm ở khâu đàm phán giao dịch và ký kết hợp đồng, khâu chuẩn bị chứng từ.
Giao dịch và ký kết hợp đồng xuất khẩu là khâu mở đầu rất quan trọng trong hoạt động xuất khẩu. Công ty đã phân cơng cho cán bộ có trình độ năng lực chuyên môn thực hiện khâu giao dịch và ký kết hợp đồng nhưng nhìn chung cịn gặp rất nhiều khó khăn trong vấn đề ngoại ngữ, khả năng đàm phán. Đây là nguyên nhân chính gây ra những vấn đề trong việc đáp ứng hàng hóa cho khách hàng vì khơng hiểu hết yêu cầu của khách hàng dẫn đến mất khách hàng, cũng vì thế có thể gây ra tranh chấp sau này…
Vì thế để khắc phục hạn chế trên, nâng cao hiệu quả trong khâu đàm phán giao dịch và ký kết hợp đồng, công ty cần có kế hoạch đào tạo cho cán bộ, nhân viên nắm kỹ kiến thức về công tác đàm phán giao dịch và ký kết hợp đồng. Đặc biệt là nhân viên phải hiểu biết, nắm rõ nhứng kiến thức cơ bản về đàm phán, những kỹ thuật đàm phán hợp đồng ngoại thương, các kỹ năng của đàm phán. Từ cơ sở đó nhân viên sẽ có đủ kiến thức để đưa ra lựa chọn phương thức đàm phán phù hợp với từng đối tác, có sự chuẩn bị kiến thức tốt để nâng cao năng lực đàm phán.
Còn ở khâu chuẩn bị chứng từ, cơng ty khơng có bộ phận chuyên trách để lập và xử lý chứng từ L/C và bộ phận này chỉ kiêm nhiệm do đó kinh nghiệm và nghiệp vụ khơng cao mà hệ quả là khi nhận được thông báo về L/C họ chỉ quan tâm đến các vấn đề như giá trị L/C là bao nhiêu? Có đúng khơng? và cho rằng việc xem xét L/C là trách nhiệm của ngân hàng. Vì thế để khắc phục hạn chế này, cơng ty cần có kế hoạch tổ chức huấn luyện cho nhân viên thực hiện công việc kiểm tra L/C, nâng cao trình độ của nhân viên.
Điều kiện thực hiện giải pháp.
Để thực hiện đào tạo nâng cao trình độ năng lực của nhân viên, cơng ty cần có kế hoạch chuẩn bị cụ thể về thời gian, chi phí, chuyên gia huấn luyện, đào tạo.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Thứ nhất về thời gian: công ty thực hiện việc sắp xếp lịch trình làm việc để tạo ra khoảng thời gian hợp lý cho nhân viên tham gia khóa địa tạo huấn luyện nâng cao khả năng chun mơn.
Thứ hai về chi phí: cơng ty có thể thực hiện vay vốn để đầu tư cho cơng tác địa tạo của mình. Bên cạnh đó để thúc đẩy hiệu quả cơng tác đào tạo, cơng ty có thể đưa ra chính sách như: sau khóa đào tạo nhân viên sẽ phải trải qua kỳ kiểm tra khảo sát và được cấp bằng chứng nhận của tổ chức đào tạo. Nếu nhân viên không vượt qua kỳ khảo sát sẽ có trách nhiệm bồi thường học phí cho cơng ty.
Thứ ba chuẩn bị chun gia huấn luyện đào tạo: công ty có thể liên kết với các tổ chức, chuyên gia chuyên huấn luyện đào tạo đàm phán giao dịch và ký kết hợp đồng, các tổ chức huấn luyện nâng cao trình độ ngoại ngữ.
Kết quả đạt được từ giải pháp.
Công ty thực hiện tốt cơng tác đào tạo nâng cao trình độ năng lực của nhân viên sẽ mang lại sức mạnh đáng kể cho công ty trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động xuất khẩu. Vì nhân viên sẽ hiểu biết, nắm rõ nhứng kiến thức cơ bản về đàm phán, những ký thuật đàm phán hợp đồng ngoại thương, các kỹ năng của đàm phán đây là cơ sơ tạo nên sự thành công của công tác đàm phán và ký kết hợp đồng, thành công ở khâu này sẽ là chìa khóa cho sự thành cơng của hoạt động xuất khẩu.
Bên cạnh đó từ việc đào tạo trên nhân viên được nâng cao trình độ đàm phán làm cho chi phí để thực hiện khâu này của công ty sẽ được sử dụng tiếc kiệm và hiệu quả. Nhân viên có đầy đủ khả năng, kiến thức sẽ làm việc chuyên nghiệp hơn từ đó làm cho quy trình xuất khẩu hàng hóa được rút ngắn thời gian, chi phí.
3.2.2 Chun mơn hóa trong việc thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa.
Cơ sở của giải pháp.
Mặc dù cơ cấu tổ chức của công ty đã được phân chia rõ ràng. Cơ cấu tổ chức của công ty thực hiện theo mơ hình một cấp tương đối độc lập giữa các bộ phận phòng ban. Mỗi bộ phận trong công ty chỉ chịu trách nhiệm trước một cấp quản lý bên trên. Nhưng trong mỗi phịng ban cần có sự phân công rõ ràng hơn nữa về công việc và nhiệm vụ của từng nhóm, cá nhân, tránh việc kiêm nhiệm nhiều cho một cá nhân, một nhóm. Vì như vậy người đảm nhận công việc sẽ không thể thực hiện và kiểm sốt cơng việc hiệu quả.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Đây là nguyên nhân dẫn tới nhiều sai sót, nhầm lẫn trong quá trình làm việc, ảnh hưởng tiến độ của việc thực hiện quy trình xuất nhập khẩu.
Đặc biệt điều này được thể hiện qua những tồn tại trong khâu chuẩn bị chứng từ. Hiện nay, cơng ty khơng có bộ phận chuyên trách để lập và xử lý chứng từ L/C và bộ phận này chỉ kiêm nhiệm do đó kinh nghiệm và nghiệp vụ khơng cao mà hệ quả là khi nhận được thông báo về L/C họ chỉ quan tâm đến các vấn đề như giá trị L/C là bao nhiêu? Có đúng khơng? và cho rằng việc xem xét L/C là trách nhiệm của ngân hàng. Vì thế để khắc phục tồn tại này và cũng nhằm thúc đẩy việc thực hiện xuất khẩu hàng hóa nhanh chóng, hiệu quả, cơng ty cần có sự phân cơng, lập ra bộ phận chun trách công việc thực hiện chuẩn bị chứng từ xuất khẩu hàng hóa.
Điều kiện thực hiện giải pháp.
Để tạo lập một bộ phận chuyên trách lập và xử lý chứng từ cơng ty có thể phân công cụ thể một bộ phận nhân sự thuộc phòng nghiệp vụ một chuyên thực hiện, kiểm tra, quản lý tấc cả các chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa của cơng ty.
Bên cạnh đó ta cịn nhận thấy tồn tại trong khâu chuẩn bị chứng từ đó là kiến thức và kinh nghiệm của nhân viên. Vì thế để khắc phục một cách triệt để những mặt yếu kém này cơng ty cần có kế hoạch đào tạo huấn luyện cho nhân viên chuyên thực hiện khâu này. Do đó cơng ty cần chuẩn bị nguồn tài chính để trang trải chi phí đào tạo, chuẩn bị kế hoạch để sắp xếp thời gian hợp lý vừa đảm bảo thực hiện công việc, vừa đào tạo hiệu quả.
Kết quả đạt được từ giải pháp.
Khi công ty thực hiện việc phân cơng cơng việc và nhiệm vụ rõ ràng thì mỗi nhóm, mỗi cá nhân trong từng phịng ban sẽ chun trách cơng việc của mình. Như vậy người đảm nhận công việc sẽ thực hiện và kiểm sốt cơng việc hiệu quả. Đảm bảo việc chuẩn bị, tạo lập, kiểm tra, quản lý chứng từ được thực hiện kỹ lưỡng, chuẩn xác, nhanh chóng và hiệu quả. Từ đó đẩy nhanh tiến độ thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa.
Hơn nửa từ q trình đào tạo cho nhân viên thực hiện khâu này, công ty sẽ nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ của nhân sự khắc phục được những yếu kém trong vấn đề kiểm tra và thực hiện L/C. Đây là khâu hết sức quan trọng vì cơng ty có nhận được tiền thanh tốn hay khơng là phụ thuộc vào việc đáp ứng hàng hóa, chứng từ theo như L/C.
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
Nếu như công ty không thực hiện tốt việc kiểm tra, thực hiện L/C thì kể như việc xuất khẩu hàng hóa bị thấc bại.
3.2.3 Đầu tư xây dựng cơ sở vật chất.
Cơ sở của giải pháp.
Điều quan trọng để công ty tạo dựng được uy tín với bạn hàng đó là khả năng đáp ứng hàng hóa đúng thời hạn, đúng chất lượng, đúng giá cả. Mà đặc biệt là theo định hướng của cơng ty sẽ chinh phục các thị trường khó tính như Nhật, Mỹ, EU, thì yêu cầu khả năng đáp ứng hàng hóa của cơng ty cần phải được nâng cao hơn rất nhiều để cơng ty vừa có thể chinh phục được những thị trường này vừa có khả năng tồn tại trước các đối thủ khác ở cùng thị trường. Để làm được điều đó cơng ty cần khắc phục sự kéo dài thời gian trong khâu chuẩn bị hàng hóa, ln giử thế chủ động trong mọi yêu cầu đáp ứng hàng hóa của khách hàng.
Nguyên nhân của việc kéo dài thời gian,dẫn đến công ty bị động đối với các đơn hàng lớn và gấp đó là cơng ty chưa xây dựng các đại lý tập trung thu mua và gom hàng. Vì vậy để khắc phục vấn đề này công ty cần xây dựng các đại lý thu mua hàng hóa tại các vùng chuyên sản xuất, đồng thời để có thể thu mua số lượng hợp lý thì cơng ty cần có bộ phận dự báo số lượng hàng hóa để vừa đảm bảo cung ứng cho bạn hàng, vừa có số lượng hàng tích trữ hợp lý để đáp ứng các đơn hàng đột xuất, vừa tránh tồn kho gây đọng vốn của công ty.
Điều kiện thực hiện giải pháp.
Để thực hiện giải pháp trên,công ty cần xây dựng cơ sở thu mua và tích trữ hàng hóa. Vì thế cơng ty cần có sự chuẩn bị về vốn, nhân sự.
Công ty chuẩn bị về vốn để thực hiện việc xây dựng các cơ sở thu mua tại các vùng sản xuất, và bên trong cơ sở thu mua cần có có hệ thống bảo quản đối với hàng hóa dự trữ trong thời gian dài nhằm đảm bảo hạn chế hư hao chất lượng cũng như số lượng.
Theo đó cơng ty cần bố trí một bộ phận nhân viên thuộc phịng tổng hợp,chuyên thực hiện công tác dự báo đưa ra kế hoạch kinh doanh xuất khẩu của công ty làm việc tại các cơ sở đại lý thu mua. Để thực hiện thu mua tại từng cơ sở sản xuất công ty cần tuyển
SVTH: Đào Thị Xuân Phương MSSV:1054011233
dụng nhân viên thực hiện khâu giao dịch trực tiếp thỏa thuận với bạn hàng để thu mua hàng hóa, tuyển dụng cơng nhân trực tiếp thu gom hàng về kho và xếp dỡ hàng hóa.
Kết quả đạt được từ giải pháp.
Công ty xây dựng được các cơ sở đại lý thu gom hàng hóa bên trong cơ sở thu mua được trang bị hệ thống bảo quản hàng hóa tốt sẽ giúp cơng ty đảm bảo việc rút ngắn khoảng thời gian chuẩn bị hàng hóa, tăng cường khả năng đáp ứng hàng hóa đặc biệt là khắc phục được tình trạng bị động đối với yêu cầu hàng hóa đột xuất của khách hàng. Nhờ có hệ thống bảo quản nên hàng hóa sẽ được đảm bảo duy trì chất lượng hàng hóa cũng như số lượng hàng hóa.
Hơn nửa, nhờ có bộ phận chuyên trách về khâu dự báo số lượng hàng hóa cần được thu gom để chuẩn bị xuất khẩu nên công ty sẽ có kế hoạch thu mua với số lượng thích hợp vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng, vừa có số lượng tích trữ hàng hóa hợp lý. Do đó sẽ giúp cơng ty ln trong tư thế chủ động để đáp ứng nhu cầu hàng hóa của bạn hàng, vừa hạn chế tình trạng tồn đọng vốn của công ty.