CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ THỰC TẬP CƠ SỞ NGÀNH
3.7. Rep-Doc, CS – Counter
3.7.1. Mô tả công việc
1. Mô tả ngắn gọn
− Vị trí này phụ trách nhận tài liệu của các nhà máy cho lô hàng của khách hàng và phát hành FCR cho các nhà máy tại quầy.
− Phụ thuộc vào yêu cầu kinh doanh, vị trí này cũng chịu trách nhiệm cung cấp cam kết APLL cho các khách hàng quan trọng, đáp ứng các yêu cầu hoạt động hàng ngày của khách hàng trên tài liệu. Vị trí là để đảm bảo các yêu cầu tài liệu của khách hàng được tuân thủ một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ.
2. Khu vực kết quả chính a. Bộ đếm (nhiệm vụ chính):
− Đảm bảo FCR được phát hành cho đúng nhà máy sau khi thanh toán được thực hiện.
− Quản lý kỳ vọng của khách hàng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng tại quầy.
− Đảm bảo FCR được thu thập và giữ đúng nơi và đúng trình tự để có hiệu quả trong việc phát hành FCR cho các nhà cung cấp.
b. Quản lý tài liệu (nhiệm vụ bổ sung):
− Đáp ứng và vượt quá số liệu hiệu suất được khách hàng đồng ý trong cách cư xử với chi phí thấp nhất.
− Đánh giá, điều tra và xử lý các sự cố về dịch vụ nhằm cải thiện các tiêu chuẩn cung cấp dịch vụ và giảm thiểu tác động chi phí.
− Hỗ trợ thực hiện / cơ hội và cung cấp thông tin phản hồi về hiệu quả của nó.
− Thực hiện cải tiến quy trình để nâng cao năng suất, hiệu quả và tuân thủ tổng thể các yêu cầu của khách hàng.
− Đảm bảo các nhà cung cấp tuân thủ các yêu cầu tài liệu của khách hàng bằng cách xác minh và kiểm tra tính chính xác, đầy đủ và kịp thời. − Trong trường hợp cần thiết, tiến hành đào tạo cho các nhà cung cấp về
các tài liệu để đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được hiểu và tuân thủ.
3. Trách nhiệm chính
a. Bộ đếm (nhiệm vụ chính):
Nhận tài liệu vận chuyển từ các nhà máy, kiểm tra các yêu cầu tài liệu của khách hàng trong hệ thống APLL và / hoặc LP để đảm bảo các tài liệu chính xác được các nhà máy nộp kịp thời.
Thu thập FCR từ CSR và phát hành cho các nhà máy sau khi thanh toán bằng APLL được giải quyết và xác nhận bằng tài chính.
b. Quản lý tài liệu (nhiệm vụ bổ sung):
− Đảm bảo và giám sát các yêu cầu của khách hàng được ghi lại, xác minh và ghi lại trong hồ sơ Thủ tục hậu cần và Ma trận tài khoản để tuân thủ các yêu cầu của khách hàng và nhà cung cấp.
− Đảm bảo tài liệu của nhà cung cấp được gửi đến khách hàng một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ.
− Liên lạc và tư vấn cho khách hàng và nhà cung cấp bất kỳ tài liệu khơng chính xác và khơng đầy đủ có thể ảnh hưởng đến việc giao hàng. − Thực thi và tuân thủ các yêu cầu dịch vụ của khách hàng dựa trên
− Giải quyết vấn đề - đảm bảo các vấn đề được giải quyết ngay lập tức và chuyển đến Giám sát dịch vụ khách hàng khi có tác động chi phí tiềm năng.
− Liên tục tăng cường mối quan hệ để duy trì và bảo vệ khách hàng. − Liên tục xác định khoảng cách dịch vụ, đưa ra khuyến nghị và thực
hiện các giải pháp để nâng cao sự hài lòng của khách hàng lớn hơn. − Đảm bảo báo cáo của khách hàng là kịp thời và chính xác.
3.7.2. Yêu cầu ứng viên
− Các yêu cầu sẽ được thảo luận khi được phỏng vấn.
3.7.3. Quyền lợi được hưởng
− Phụ cấp bữa ăn, lương thứ 13, Quà tặng ngày lễ và tiền thưởng hàng năm.
− Bảo hiểm cộng, nghỉ 16 năm. − Đào tạo tại chỗ
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bản tin logistics tháng 11-2018 số 63 của GEMADEPT 2. Slide về TS Lines được cung cấp bởi Mr. Phạm Hồng Mạnh
HPH Manager of TS Lines ngày 11/08/2019
3. Slide về APLL được cung cấp bởi Duong, Katherine Nhung T ngày ngày 24/08/2019 4. www.apl.com 5. www.tslines.com 6. https://logistics-institute.vn/container-kich-thuoc-container-phan-loai- container 7. http://vinaforklift.com/khai-niem-ve-pallet-va-cac-loai-pallet-pho-bien/