CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.3. Nhận xét về quy trình giao nhận hàng NK nguyên container bằng
đường biển tại công ty Quốc Việt
2.3.1. Ưu điểm
• Thực hiện đúng quy trình giao nhận của cơng ty
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quy trình một cách nhanh chóng • Liên kết giữa các bộ phận để thực hiện quy trình một cách nhịp nhàng
2.3.2. Hạn chế
Là một công ty chuyên về dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK sẽ đối mặt với rất nhiều khó khăn, đó khơng chỉ là khó khăn của Quốc Việt nói riêng mà cịn là khó khăn của các cơng ty giao nhận nói chung hiện nay. Quy trình giao nhận hàng hóa NK ngun container tại Quốc Việt có một số hạn chế sau:
• Trình độ chun mơn nghiệp vụ của nhân viên chưa cao, còn hạn chế. Do công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực chuyển phát nhanh, giao nhận hàng hóa bằng đường hàng khơng nên trình độ nghiệp vụ của các nhân viên rất vững về đường hàng khơng cịn về đường biển thì cịn một số hạn chế.
ü Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu.
ü Các sai sót về những thơng tin giữa các chứng từ.
ü Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên cảng, Hải quan và các cơ quan có liên quan.
ü Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng. ü Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ khơng ăn khớp ...
• Khai báo Hải quan gặp một số khó khăn. Việc khai báo Hải quan là một trong những công việc chiếm nhiều thời gian của công ty. Đơi khi có những trở ngại về giấy tờ cần thiết cho việc khai báo Hải quan như:
ü Trong bộ chứng từ mà người XK gửi tới khơng có giấy chứng nhận xuất xứ trong khi hàng hoá thuộc diện ưu đãi về thuế quan.
ü Có sự sai lệch thơng tin giữa các chứng từ - hóa đơn
ü Hồ sơ chưa hồn chỉnh
ü Chủ hàng khai giá thấp hơn giá trị thực tế gây khó khăn cho hải quan trong việc thẩm định giá và đưa ra mức thuế
ü Nội dung tên hàng không rõ ràng
ü Mã áp cho hàng khơng phù hợp
• Đối với việc vận chuyển nội địa: Phương tiện vận chuyển còn thiếu nên việc cạnh tranh với các đối thủ khác trong lĩnh vực này thường gặp nhiều bất lợi về giá cước cũng như điều động xe. Trong việc giao dịch và lựa chọn một số hãng vận tải nội địa, công ty chỉ chú trọng đến một vài cơ sở chủ yếu để lựa chọn như: giá cước, dịch vụ... mà chưa xem xét đúng mức đến các yếu tố tuy khơng mang lại lợi ích trước mắt cho cơng ty nhưng sẽ mang lại những lợi ích khó nhận thấy ngay như: mức độ an tồn trong vận chuyển, sự linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh về hàng hoá khi vận chuyển... cũng như xác định được tầm quan trọng của mỗi yếu tố trong việc ra quyết định chung. Để công tác giao nhận được thực hiện tốt thì cơng ty cần phải khắc phục những mặt còn tồn tại, đưa ra những phương pháp giải quyết mang tính qui luật chung cho mọi tình huống nhằm nâng cao uy tín, phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Nội dung của chương xoay quanh vấn đề mà đề tài nghiên cứu và làm rõ “Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty VT&TM Quốc Việt”.
Chương này bao gồm hai nội dung chính:
• Phần 1: Giới thiệu một cách tổng qt về doanh nghiệp
• Phần 2: Thực trạng thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Vận tải &Thương mại Quốc Việt
Phần đầu của chương đã giới thiệu một cách tổng quát về cơng ty. Việc giới thiệu về q trình hình thành & phát triển, chức năng & nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty năm 2009 – 2011 đã góp phần làm nổi bật lên phạm vi và đối tượng mà đề tài tập trung nghiên cứu. Phần tiếp theo, chính là phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty TNHH Vận tải &Thương mại Quốc Việt. Quy trình bao gồm 14 bước rõ ràng cụ thể, nội dung của phần này sẽ đi sâu vào từng bước của quy trình giao nhận. Việc phân tích này giúp chúng ta hiểu rõ hơn để nhập khẩu một lô hàng nguyên container bằng đường biển thì phải tiến hành những bước nào, trải qua những cơng đoạn nào.
Qua việc phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu ngun container bằng đường biển tại cơng ty, chúng ta có thể thấy các ưu điểm, hạn chế khi thực hiện quy trình này. Dựa trên cơ sở này, chúng ta sẽ đưa ra một số giải pháp và kiến nghị. Chương này là cơ sở lý luận cho chương tiếp theo.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU NGUYÊN CONTAINER BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
TẠI CÔNG TY QUỐC VIỆT
3.1. Định hường phát triển trong thời gian sắp tới của cơng ty
Ngồi các dịch vụ từ trước đến nay vẫn thực hiện, công ty có định hướng, phát triển và duy trì thêm dịch vụ tư vấn và thực hiện ký kết Hợp đồng ngoại thương thay khách hàng với thương nhân nước ngồi. Mặc dù năm 2011, cơng ty đã thực hiện loại hình dịch vụ này nhưng chưa phát huy tối đa cả về quy mô lẫn chất lượng. Đồng thời, đào tạo, bồi dưỡng thêm kiến thức chuyên môn cho các nhân viên của cơng ty bằng các khóa học ngắn; mở rộng thêm quy mô hoạt động, cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên.
Tăng cường việc chào hàng dịch vụ giao nhận đến các cơng ty có nhu cầu thuê dịch vụ qua các phương tiện thông tin như: Gửi email, chào khách hàng qua điện thoại, fax bảng báo giá đến các công ty để họ tham khảo …
Phấn đấu trở thành đại lý tốt nhất của các hãng tàu nước ngoài bằng cách giữ uy tín với khách hàng trong việc booking, lịch tàu chạy, tránh việc chậm trễ phải thay đổi lịch, làm phiền hà tới khách hàng.
Tăng cường nhân viên bộ phận Sales cả về số lượng, chất lượng. Vì bộ phận này sẽ tìm kiếm và duy trì khách hàng có tiềm năng cho công ty. Thị trường cạnh tranh càng khốc liệt thì đội ngũ nhân viên Sales cần có năng lực thực sự.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty khẩu nguyên container bằng đường biển tại công ty
3.2.1. Giải pháp thứ nhất: Nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên
3.2.1.1. Mục tiêu giải pháp
Con người là nhân tố đầu tiên và quan trọng nhất, quyết định thành công và thất bại của tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong ngành dịch vụ nói chung và dịch vụ giao nhận nói riêng. Quy trình giao nhận hàng
NK có thực hiện tốt, nhanh chóng, sn sẻ hay không là phụ thuộc vào trình độ chun mơn, nghiệp vụ, tinh thần làm việc của nhân viên giao nhận. Chính vì vậy, mục tiêu của việc nâng cao trình độ và năng lực cho nhân viên giao nhận là làm thế nào để xây dựng được một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm chuyên môn cùng với tinh thần nhiệt huyết và cống hiến hết mình cho cơng ty.
3.2.1.2. Cách thức thực hiện giải pháp
Các nhân viên giao nhận đều qua các khóa đào tạo về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK cơ bản thơng qua các buổi hội thảo chuyên đề hằng năm nhưng vì thời gian ngắn nên khơng thể làm rõ các vấn đề nên chưa thực sự phát huy hết tác dụng. Vì vậy, cơng ty nên lập kế hoạch dài hạn trong việc dành một quỹ thời gian để hướng dẫn, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ chun mơn, văn hóa kinh doanh và nâng cao trình độ ngoại ngữ thông qua việc thường xuyên tổ chức các khóa học về Nghiệp vụ ngoại thương, Thanh toán quốc tế, Giao tiếp, Pháp luật, Ngoại ngữ… Đồng thời thường xuyên hàng q có các bài kiểm tra trình độ nghiệp vụ, ngoại ngữ của các nhân viên để kiểm tra, đánh giá về trình độ, về sự trau dồi kiến thức và học hỏi của họ.
Trong quá trình thực hiện các bước của quy trình giao nhận, nhân viên chính là yếu tố để khách hàng đánh giá về chất lượng dịch vụ của công ty. Thực hiện tiêu chuẩn hóa nhân viên giao nhận và loại bỏ, thuyên chuyển sang bộ phận khác những nhân viên yếu về đạo đức, thiếu trung thực, những nhân viên thiếu kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. Cụ thể về việc tiêu chuẩn hóa nhân viên, thực tế cho thấy tại phịng giao nhận có thể có 1 hay 2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho người NK. Có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một cơng đoạn chưa giải quyết được thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng NK, ảnh hưởng đến tiến độ chung… Như vậy vấn đề này có thể được giải quyết một cách tốt hơn là: Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ cơng việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một cơng đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc.
Nâng cao ý thức cho các nhân viên cũng rất quan trọng, góp phần giúp cơng ty nâng cao hiệu quả cơng việc. Đó là tinh thần trách nhiệm, tư duy sáng tạo trong công việc, ý thức tiết kiệm, giữ gìn bảo vệ tài sản, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Đối với một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như Quốc Việt, tinh thần trách nhiệm, tính mẫn cán trong cơng việc đặc biệt được coi trọng vì khi khách hàng đã tin tưởng giao hàng hóa cho người giao nhận, họ phải được đảm bảo rằng hàng hóa sẽ được an tồn. Để làm được như vậy cơng ty cần:
• Tuyên truyền để nâng cao ý thức của mọi cán bộ công nhân viên trong công việc, trong sử dụng thiết bị, tài sản của cơng ty.
• Đưa ra nội quy chặt chẽ, chính sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, đãi ngộ tốt đối với người có sáng kiến cải tiến cơng việc.
• Chính sách sử dụng lao động phải đúng người đúng việc, Lãnh đạo công ty phải gương mẫu trong thực hành tiết kiệm, ý thức, trách nhiệm cao với công việc
Đối với những nhân viên mới lẫn nhân viên cũ, cần làm cho họ hiểu rõ tầm quan trọng của việc thường xuyên nghiên cứu, học tập để cập nhật kiến thức. Khuyến khích nhân viên tiếp tục nghiên cứu khoa học và những đề tài có khả năng đóng góp cho thực tiễn cơng việc.
3.2.1.3. Hiệu quả dự kiến
THỰC TRẠNG GIẢI PHÁP HIỆU QUẢ DỰ
KIẾN
• Nhân viên bên lĩnh vực giao nhận còn thiếu nhiều và còn yếu cũng như chưa đồng đều về trình độ nghiệp vụ chun mơn, năng
• Lập kế hoạch dài hạn trong việc dành một quỹ thời gian để hướng dẫn, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ chun mơn, văn hóa kinh doanh và nâng cao trình độ ngoại ngữ.
• Đội ngũ nhân viên giao nhận sẽ đem lại chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng
suất làm việc chưa cao.
• Các nhân viên giao nhận đều qua các khóa đào tạo về nghiệp vụ giao nhận hàng hóa XNK cơ bản thông qua các buổi hội thảo chuyên đề hằng năm nhưng vì thời gian ngắn nên không thể làm rõ các vấn đề liên quan về chun mơn nghiệp vụ. • Trình độ ngoại ngữ cũng là một rào cản, đôi khi nhân viên giao nhận vẫn gặp sai sót trong việc kiểm tra các chứng từ.
• Tiêu chuẩn hóa nhân viên giao nhận và loại bỏ, thuyên chuyển sang bộ phận khác những nhân viên yếu về đạo đức, thiếu trung thực, những nhân viên thiếu kiến thức chun mơn nghiệp vụ.
• Tun truyền để nâng cao ý thức của mọi cán bộ công nhân viên trong công việc, trong sử dụng thiết bị, tài sản của công ty. Đưa ra nội quy chặt chẽ, chính sách thưởng phạt rõ ràng để khuyến khích tinh thần tự giác, đãi ngộ tốt đối với người có sáng kiến cải tiến cơng việc. Chính sách sử dụng lao động phải đúng người đúng việc, lãnh đạo công ty phải gương mẫu trong thực hành tiết kiệm, ý thức, trách nhiệm cao với cơng việc
• Khuyến khích nhân viên tiếp tục nghiên cứu khoa học và những đề tài có khả năng đóng góp cho thực tiễn cơng việc.
đường biển tốt nhất cho khách hàng và hạn chế những sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện quy trình. • Nâng cao uy tín và củng cố thương hiệu của công ty đối với khách hàng.
• Tận dụng những sáng kiến sáng tạo của nhân viên giao nhận.
• Tạo lợi thế cạnh tranh về mặt nhân sự so với các công ty khác
3.2.2. Giải pháp thứ hai: Khắc phục những chậm trễ sai sót trong việc tiếp nhận bộ chứng từ
3.2.2.1. Mục tiêu giải pháp
Với sự đẩy mạnh của tốc độ vận tải, đặc biệt là việc sử dụng phương tiện chuyên chở bằng container ngày càng nhiều. Đơi khi trong q trình chuẩn bị thực hiện quy trình giao nhận, cơng ty cần lưu ý khách hàng giục người XK gửi toàn bộ
các chứng từ đã được yêu cầu trong Hợp đồng thương mại khi đã giao hàng lên phương tiện vận tải một cách nhanh chóng. Bộ chứng từ càng đến tay người giao nhận sớm thì việc lấy hàng cho khách càng diễn ra nhanh chóng. Điều này giúp cho uy tín, hình ảnh của cơng ty trong mắt khách hàng càng ngày càng được củng cố. Chính vì vậy, mục tiêu của việc khắc phục những chậm trễ sai sót trong việc tiếp nhận bộ chứng từ là làm sao để nhân viên giao nhận nhận được bộ chứng từ nhanh nhất có thể, giảm thiểu sai sót của các chứng từ.
3.2.2.2. Cách thức thực hiện giải pháp
Khi nhận bộ chứng từ từ tay khách hàng, nhiều khi nhân viên giao nhận chỉ kiểm tra sơ bộ, không kiểm tra kỹ những chứng từ đã nhận đầy đủ hay chưa? Thực tế, công ty đã gặp một trường hợp là nhân viên giao nhận nhận bộ chứng từ từ khách hàng mà khơng có Invoice, nhân viên khơng hề phát hiện ra cho tới khi mở tờ khai Hải quan, điều này đã làm cho việc mở tờ khai khơng chính xác. Chính vì vậy, khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên giao nhận sẽ lập một bảng kê chi tiết là đã nhận những chứng từ nào, sau đó đóng dấu kí tên vào bảng kê (cả nhân viên giao nhận và khách hàng đều ký tên) để có thể đối chiếu khi có vấn đề phát sinh.
Có nhân viên đúng chức năng giải quyết cơng việc chứng từ.Trong q trình nhận bộ chứng từ từ khách hàng, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thơng tin về hàng hố giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với khách hàng để khách hàng liên lạc với người XK để tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho trùng khớp với nhau.
Trong quá trình chuẩn bị, các chứng từ được chuyển từ người XK qua bưu điện hoặc ngân hàng, qua tay người NK và đến công ty. Các chứng từ khác công ty sẽ nhận được từ hãng tàu hoặc một số cơ quan hữu quan khác. Do vậy trong quá