(Nguồn: Phịng hành chính)
Giám đốc
Là người đại diện pháp lý của công ty, là người chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ với nhà nước. Bên cạnh đó, giám đốc cơng ty là người xây
Giám đốc Phó Giám đốc Phịng kế hoạch kinh doanh Phịng bán hàng Phịng tài chính kế tốn Phịng quản lý kho Phịng hành chính Phịng xuất nhập khẩu
23
dựng các chiến lược phát triển, các phương án tổ chức quản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phó giám đốc
Là người giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công của giám đốc công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật về những cơng việc được giao. Phó giám đốc cơng ty do giám đốc công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỷ luật.
Phòng kế hoạch kinh doanh
Là phòng tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc, trực tiếp chỉ đạo tồn diện các hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty. Bên cạnh đó phịng kế hoạch kinh doanh có nhiệm vụ đề ra các kế hoạch kinh doanh về nhập khẩu hàng hóa, xúc tiến thương mại cho từng q của cơng ty.
Phịng bán hàng
Là phịng ban thực hiện hồn thành các chỉ tiêu kế hoạch do công ty đề ra và trực tiếp giao tiếp khách hàng.
Tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm của công ty và phát triển thị phần, lập hợp đồng tiêu thụ sản phẩm , giải quyết kịp thời những khiếu nại của khách hàng.
Phịng tài chính kế tốn
Phịng tài chính kế tốn tham mưu cho lãnh đạo Cơng ty thực hiện quyền quản lý và sử dụng vốn qua hệ thống báo cáo kế toán và sổ sách kế toán.
Tổ chức, theo dõi chặt chẽ chính xác vốn và nguồn vốn của công ty, theo dõi công nợ và thường xuyên đôn đốc để thanh tốn cơng nợ.
Bên cạnh đó, phịng tài chính kế tốn đưa ra các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn trong cơng ty.
Phịng quản lý kho
Phòng ban này chịu trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn, thống kê số lượng hàng tồn kho trong q. Ngồi ra, phịng quản lý kho còn tổ chức thực hiện công tác báo cáo thường xuyên định kì hoặc đột xuất các vấn đề liên quan đến hàng tồn kho.
Phòng xuất nhập khẩu
Là phòng thực hiện các vấn đề về xuất nhập khẩu các mặt hàng. Phòng ban này chịu mọi trách nhiệm từ nhận hợp đồng và thực hiện các quy trình xuất hoặc nhập khẩu cho công ty.
Phịng hành chính
Tổ chức tuyển dụng nhân viên theo đúng nhu cầu của công ty và tuân theo các quy định của pháp luật.
24
Thực hiện cơng tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ. Tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến, tham mưu cho ban giám đốc xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời.
Quản lý con dấu, chữ ký theo quy định. Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lục các văn bản do công ty ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của ban giám đốc.
Quản lý theo dõi tài sản, phương tiện văn phòng, tổ chức các hoạt động chung của tồn cơng ty.
Nhận xét: Các phịng ban trong cơng ty được xây dựng một cách hợp lý. Các
phòng ban giúp xây dựng dự thảo nội quy, quy chế quản lí lao động, quản lí văn thư, lưu trữ. Tuy cơ cấu tổ chức cơng ty chia ra nhiều phịng ban nhưng các phịng ban lại có mối liên hệ mật thiết với nhau đề cùng nhau thực hiện chiến lược mà cơng ty đã đề ra.
2.2 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty
2.2.1 Giới thiệu các sản phẩm của công ty
Ngay từ những ngày đầu bước vào lĩnh vực kinh doanh thương mai, Công ty TNHH Thương mại Hà Nghĩa đã định hướng chuyên cung cấp vật tư tiêu hao chống tĩnh điện và các dụng cụ thiết bị công nghiệp:
Sản phẩm của công ty chủ yếu tập trung vào các dịng sản phẩm chính là:
- Sản phẩm bảo hộ gồm các sản phẩm như: Khẩu trang chống bụi 3M-8247, khẩu trang chống bụi 3M-8577, nút tai chống ồn 3M-1110, gang tay Nitrile 12 inche, găng tay PVC 9 inches.
- Đồ tiêu hao chống tĩnh điện như vịng đeo tay ESD, nhíp chống tĩnh điện Vetus, băng dính kapton, băng dính nối liệu cơng nghiệp.
- Đồ dùng tiêu hao phịng sạch: con lăn dính bụi phịng sạch, giấy in phịng sạch KM Clean, tấm dính bụi phịng sạch, tấm dính bụi DCR PAD.
- Nguyên liệu sản xuất: Cuộn thiếc hàn công nghiệp.
- Dụng cụ thiết bị máy: Quạt Fulltech UF25FC, dây đồng hút thiếc, cảm biến đo nhiệt độ.
2.2.2 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty trong giai đoạn 3 năm 2012 -2013 -2014
Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty TNHH TM Hà Nghĩa trong năm 2012 – 2013 – 2014 được thể hiện trong bảng sau:
25
Bảng 2.1. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2012 – 2013 – 2014
(Đơn vị tính: đồng)
Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Chênh lệch 2013/2012 Chênh lệch 2014/2013
Tuyệt đối Tương đối
(%) Tuyệt đối Tương đối (%) 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 124.694.344.665 168.704.562.972 164.475.983.127 44.010.218.307 35,29 (4.228.579.845) (2,51) 2. Giá vốn hàng bán 117.946.318.407 159.337.094.950 159.106.521.484 41.390.776.543 35,09 (230.573.466) (0,14) 3. Chi phí bán hàng 982.770.459 1.754.962.021 692.107.610 772.191.562 78,57 (1.062.854.411) (60,56) 4. Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.289.707.698 2.267.898.393 985.752.019 978.190.695 75,84 (1.282.146.374) (56,34) 5. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 2.328.181.274 2.406.752.208 2.921.125.016 78.570.934 3,37 514.372.808 21,37 (Nguồn: Phịng tài chính kế tốn)
26
Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong ba năm 2012-2013- 2014:
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Năm 2013, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là 168.704.562.972 đồng so với doanh thu của năm 2012 là 124.694.344.665 đồng tức là tăng 44.010.218.307 đồng so với năm 2012, tương ứng tỷ lệ tăng 35,29%. Năm 2014 doanh thu của Công ty là 164.475.983.127 đồng so với doanh thu của năm 2013 là 168.704.562.972 tức là giảm 4.228.579.845 đồng so với năm 2013, tương ứng tỷ lệ giảm 2,51%. Trong năm 2014, tình hình xuất nhập khẩu của nước ta khá phát triển và có sự tăng trưởng. Tuy nhiên mức doanh thu của cơng ty lại có sự sụt giảm là do cơng ty gặp khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn khách hàng.
Giá vốn hàng bán: Năm 2013, giá vốn hàng bán tăng 41.390.776.543 đồng. Tuy nhiên, năm 2014 giá vốn hàng bán là 159.106.521.484 đồng so với giá vốn hàng bán năm 2013 là 159.337.094.950 tức là giảm 230.573.466 đồng, tương ứng tỷ lệ giảm 0,14%.Doanh thu giảm kéo theo giá vốn hàng bán giảm.Bên cạnh đó, việc giảm chỉ tiêu này có thể thấy được do doanh thu hoạt động cung cấp dịch vụ và bán hàng năm 2014 cũng giảm 2,51% so với năm 2013. Các hoạt động kinh doanh giảm cũng dẫn tới giá vốn bỏ ra cũng giảm theo.
Chi phí bán hàng: Năm 2013, chi phí bán hàng tăng 772.191.562 đồng so với năm 2012, tương ứng tỷ lệ tăng 78.57% do hoạt động bán hàng năm 2013 tương đối thuận lợi, số lượng hàng hóa bán ra nhiều nên cơng ty cần nhiều chi phí bán hàng hơn để quản lý. Nhưng có thể thấy rằng năm 2014 chi phí bán hàng so với năm 2013 giảm 1.062.854.411 đồng, tương ứng với tỉ lệ giảm 60,56%. Trong giai đoạn này, công ty đang trong giai đoạn mở rộng các chương trình quảng cáo nên chi phí dành cho bán hàng cũng bị cắt giảm.
Chi phí quản lý doanh nghiệp: Năm 2013, chi phí quản lý doanh nghiệp là 2.267.898.393 đồng so với chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2013 là 1.289.707.698 đồng tức là tăng 978.190.695 đồng, tương ứng tỷ lệ tăng 75.84%. Năm 2014 chi phí quản lý doanh nghiệp là 985.752.019 đồng so với chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2013 là 2.267.898.393 đồng, tức là giảm 1.282.146.374 đồng, tương ứng tỷ lệ giảm 56,34%. Có sự giảm chi phí này là do cơng ty đang trong tình trạng thất thu so với các năm trước nên chi phí bỏ ra trong hoạt động kinh doanh chi phí bảo hiểm, chi phí dịch vụ mua ngồi (điện, nước, cháy nổ,…) hay chi phí cho hội nghị khách hàng cũng bị cắt giảm. Năm 2014 là một năm khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng mới nên chi phí tiếp khách cũng giảm đáng kể. Sự cố gắng tiết kiệm chi phí của cơng ty một phần có hiệu quả khi chỉ tiêu chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 56,34% nhanh hơn tỷ lệ giảm của doanh thu là 2,51%.
27
Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh: Lợi nhuận sau thuế tăng dần từ 2.328.181.274 đồng vào năm 2012 lên 2.406.752.208 đồng vào năm 2013 và đạt 2.921.125.016 đồng tại năm 2014. Có thể thấy chỉ tiêu lợi nhuận thuần tăng chứng tỏ công ty đã hoạt động kinh doanh tương đối hiệu quả qua các năm.
Qua phân tích số liệu báo cáo kết quả kinh doanh trên ta có thể tình hình hoạt động kinh doanh của công ty tương đối ổn định trong 3 năm qua. Và có thể nói năm 2014 cũng là một năm tương đối thành công với công ty. Mặc dù doanh thu năm 2014 có giảm so với năm 2013 nhưng do các khoản chi phí tài chính và chi phí doanh nghiệp đều giảm so với năm 2013 do đó kéo theo lợi nhuận thuần tăng lên. Tuy nhiên để có thể đạt được mức tăng lợi nhuận cao hơn trong những năm tiếp theo, công ty cần phải có những chiến lược đầu tư kinh doanh mang tính dài hạn hơn, cần tập trung mạnh vào những lợi thế của doanh nghiệp mình,sắp xếp lại bộ máy quản lý và bán hàng gọn nhẹ có trình độ chun mơn cao, giảm bớt những chi phí khơng hợp lý, nhất là những chi phí liên quan trực tiếp đến giá vốn và tăng các khoản thu nhập của cơng ty trong đó chú trọng tìm hướng phát triển mới, bước tiến mới, định hướng lại khách hàng mục tiêu để cải thiện tình hình cơng ty khiến doanh thu và lợi nhuận của công ty đểu tăng trưởng.
2.3 Tình hình hoạt động bán hàng
2.3.1 Thực trạng hoạt động bán hàng của công ty
2.3.1.1 Quy trình bán hàng
Ngày nay, hàng loạt các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước ra đời dẫn đến hoạt động cạnh tranh ngày càng khốc liệt, do vậy hoạt động bán hàng dần trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Công việc chào bán hàng của các nhân viên bán hàng là cơ hội để truyền tải thông tin về sản phẩm của công ty và thuyết phục khách hàng mua hàng. Nếu công đoạn này mà nhân viên bán hàng thực hiện khơng tốt thì sẽ bỏ qua cơ hội được tiếp cận trực tiếp với khách hàng. Bên cạnh đó, nếu nghiệp vụ bán hàng của nhân viên không tốt, nhân viên khơng nắm vững, hiểu rõ các tính năng, cơng dụng của sản phẩm thì cũng sẽ gặp thất bại trong khâu thuyết phục khách hàng. Vì vậy, việc xây dựng quy trình bán hàng đối với cơng ty là rất quan trọng.
Công ty TNHH TM Hà Nghĩa áp dụng hai hình thức bán hàng chính là: bán hàng tại địa điểm công ty và bán hàng bằng cách tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
Quy trình bán hàng tại địa điểm cơng ty
Quy trình này gồm có 6 bước chính miêu tả cách thức một nhân viên bán hàng của cơng ty chào đón, giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, giải đáp thắc mắc về sản phẩm để đi đến bước cuối cùng là bán hàng.
28