Tun Hóa
Ngồi những kết quả đã đạt được như trên, bên cạnh đó cơng tác chứng thực trên địa bàn huyện Tun Hóa vẫn cịn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục.
Thứ nhất, về đội ngũ cán, bộ công chức
Hiện nay, trên địa bàn huyện Tun Hóa, tỉnh Quảng Bình, một số xã đã được bố trí 2 cán bộ tư pháp hộ tịch. Ngồi việc thực hiện đăng kí và quản lý hộ tịch, cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực các hợp đồng giao dịch, cán bộ tư pháp cịn phải tham mưu, giúp UBND trong
cơng tác quản lý văn bản, phổ biến giáo dục pháp luật, hòa giải ở cơ sở và nhiều nhiệm vụ khác nên gây nên tình trạng quá tải đối với cán bộ tư pháp hộ tịch.
Một số cán bộ tư pháp còn nhầm lẫn giữa công chứng và chứng thực. Nên khi được khách hàng giao một số hồ sơ thì khơng biết có thuộc thẩm quyền chứng thực không.
Trong hoạt động chứng thực, hiện nay lãnh đạo UBND cấp xã do bận quá nhiều việc nên việc phân cơng lãnh đạo trực ký gặp khó khăn. Để khắc phục tình trạng này, một số UBND cấp xã chỉ bố trí lịch tiếp nhận và giải quyết yêu cầu chứng thực một số buổi trong tuần nên không thể đáp ứng nhu cầu của người dân.
Thứ hai, về công tác tổ chức thực hiện pháp luật
Một thực trạng đang nảy sinh đó là hiện tượng các cơ quan tổ chức yêu cầu sử dụng bản sao chứng thực một cách tràn lan. Dù Nghị số 23/2015/NĐ - CP của Chính phủ có những quy định rất thơng thống, tích cực trong vấn đề bản sao nhằm hạn chế tình trạng cơ quan, tổ chức lạm dụng chứng thực bản sao, nhưng nhiều cơ quan, tổ chức chưa thực hiện nghiêm túc quy định về tiếp nhận bản sao. Đây là nguyên nhân gây ra tình trạng chứng thực bản sao tràn lan, dẫn đến lãng phí cho xã hội.
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ - CP của Chính phủ thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên, có giá trị pháp lý để sử dụng là cơ sở để đối chiếu chứng thực bản sao. Trong khi đó pháp luật hiện hành lại có quy định: bản chính cấp lại hoặc bản chính được đăng ký lại, tức là bản chính được cấp từ lần thứ hai trở lên, nên khi thực hiện chứng thực sao từ bản chính, nhiều địa phương thực hiện khơng thống nhất.
Mơt trong những khó khăn nữa là việc chứng thực chữ ký, mục đích là xác nhận người yêu cầu chứng thực chính là người đã ký chữ ký đó, tức là xác nhận về hình thức, cịn nội dung giấy tờ, văn bản thì do người yêu cầu chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm. Nhưng tại Nghị định số23/2015/NĐ-CP lại quy định “Không
được chứng thực chữ ký nếu giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung trái pháp luật…”, quy định này sẽ không phát sinh vướng mắc nếu
giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực chữ ký vào được lập bằng tiếng Việt. Còn nếu giấy tờ, văn bản đó được lập bằng tiếng nước ngồi thì khơng phải cán bộ thực hiện chứng thực nào cũng có thể hiểu được nội dung để giải quyết, nhưng cũng không thể từ chối chứng thực…
Thứ ba, về công tác thanh tra, kiểm tra giám sát hoạt động chứng thực
Hoạt động thanh tra được tiến hành theo định kỳ. Tuy nhiên, thực tế thì việc kiểm tra giám sát cịn mang tính chất hình thức, chưa đi sâu vào thực chất nội dung bên trong. Thường thì các cuộc kiểm tra thường được thông báo trước cho các cán bộ làm công tác chứng thực cũng như các cơ quan hành chính chuẩn bị, nên sự sai sót trong khi làm việc thường được che giấu. Vì thế mà hiệu quả kiểm tra không cao.
Việc kiểm tra giám sát của người dân thông qua quyền khiếu nại, tố cáo hầu như rất ít. Người dân vẫn chưa thực sự biết về lợi ích của quyền này đối với bản thân mình, nên khi họ biết hành vi vi phạm pháp luật họ cũng không muốn tố cáo, vì tâm lý sợ hãi.
Thứ tư, về trang bị cơ sở vật chất, thiết bị, phương tiện làm việc
Mặc dù, xã hội ngày càng phát triển, hệ thống công nghệ thông tin ngày càng hiện đại nhưng đối với một huyện miền núi như ở Tun Hóa thì trình độ phát triển về văn hóa, kinh tế, xã hội cịn chưa cao. Vì vậy nên việc trang bị hệ thống máy tính, hệ thống mạng internet tại các phòng làm việc hầu như còn chưa phổ biến. Đặc biệt là tại các xã vùng cao như: Lâm Hóa, Cao Quảng, Thanh Thạch...Điều này đã gây khó khăn rất lớn trong khi làm việc cho đội ngũ cán bộ công chức. Sách vở phục vụ cho công tác chứng thực cũng chưa đầy đủ. Đa số là sách xuất bản củ, chưa được cập nhật các loại sách mới.
Việc lưu trữ đã được thực hiện. Tuy nhiên, một số hồ sơ giấy tờ qua kiểm tra còn để lẫn lộn với các loại giấy tờ khác, nên khi thống kê định kỳ hằng năm rất khó để thống kê chính xác. Mặt khác, nhiều loại hồ sơ do không được lưu trữ cẩn thận nên đã bị ẩm và mối mọt.