Có những tồn tại và hạn chế như trên là xuất phát từ những nguyên nhân sau:
Thứ nhất, về pháp luật
Theo quy định mới tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, các văn bản do cơ quan nước ngoài cấp cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự, hiện nay quy định này đã cởi mở hơn, cụ thể, khơng cần thiết phải hợp pháp hóa lãnh sự đối với: “Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngồi cấp cho cá nhân như: hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì khơng phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này thì cũng khơng phải hợp pháp hóa lãnh sự”, điều này giảm tải các thủ tục hành chính cho Nhân dân, tuy nhiên lại gây khó khăn cho cơng chức do khơng thể xác định bản chính các loại giấy tờ, văn bản này có bị làm giả hay khơng (kể cả các loại giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự), đặc biệt là các giấy tờ, văn bản do cơ quan nước ngồi cấp là ngơn ngữ không phổ biến.
Thứ hai, về đội ngũ cán bộ, công chức
Công tác tham mưu chứng thực các hợp đồng giao dịch, chứng thực bản sao là của công chức tư pháp hộ tịch cấp xã, trong khi biên chế về công chức tư pháp hộ tịch cấp xã hiện nay chỉ có từ 01 đến 02 cơng chức lại phải đảm nhiệm rất nhiều công việc. Hơn nữa, trình độ của cơng chức tư pháp cấp xã chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ được giao, chế độ đãi ngộ thấp cũng khơng kích thích được sự hăng say, nghiên cứu cống hiến của họ. Hiện nay, tại địa bàn của 19 xã, thị trấn trên địa
bàn huyện Tuyên Hóa, mỗi xã chỉ có từ 1 đến 2 cán bộ, công chức tư pháp.
Đa số các cán bộ công chức mới được đào tạo về nên chưa có kinh nghiệm trong công tác chứng thực, một số lại được đào tạo hệ tại chức. Mặt khác do điều kiện kinh tế xã hội cịn khó khăn, mức lương cũng chưa cao, nên ngồi giờ làm việc ở cơ quan còn phải bươn chải làm ăn kinh tế để lo toan cho cuộc sống, mà chưa dành thời gian để tìm tịi học hỏi thêm sách vở, báo chí, nghiên cứu các văn bản pháp luật để nâng cao trình độ hiểu biết.
Cơng tác bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chun mơn cho cán bộ tư pháp hộ tịch mới đang còn ở lý thuyết, chưa đạt hiệu quả thực sự. Các lớp tập huấn đã được tổ chức nhưng cán bộ tham gia cịn chưa nhiệt tình học hỏi.
Thứ ba, do trình độ nhận thức của người dân trên địa bàn huyện Tun Hóa cịn thấp
Nhiều người dân chưa hiểu hết những trình tự thủ tục quy định của pháp luật nên có sự tác động khơng nhỏ đến cơng chức tư pháp hộ tịch và người có thẩm quyền chứng thực. Đặc biệt, ở một số xã vùng cao, đa số là người dân tộc thiểu số nên trình độ hiểu biết của họ cịn thấp. Nếu cán bộ cơng chức làm đúng trình tự thủ tục theo quy định của pháp luật thì họ cho rằng cán bộ làm khó nhân dân.
Thứ tư, cơng tác tun truyền phổ biến giáo dục pháp luật chứng thực cho các xã cịn chưa có hiệu quả
Phịng Tư pháp của cấp huyện và các cán bộ, công chức tư pháp xã đã tổ chức các buổi tuyên truyền phổ biến pháp luật cho bà con ở những vùng cao. Tuy nhiên, việc tun truyền cịn mang tính hình thức. Kết quả người dân tiếp thu được là hầu như rất thấp. Thực tế thì sau khi người dân được phổ biến xong họ vẫn còn rất mơ hồ hoặc khơng hiểu gì. Bởi cán bộ khi đến tun truyền, họ khơng giải thích cụ thể về quy định của pháp luật bằng cách nào đó dễ hiểu phù hợp với trình độ của người dân mà chỉ cầm giáo án thuyết trình ''sng''.
Thứ năm, về cơ sở vật chất còn thiếu thốn
Thời đại khoa học cơng nghệ nhưng phịng làm việc ở một số xã còn chưa được trang bị máy móc phục vụ cho việc tra cứu hồ sơ, như máy tính cho cán bộ, cơng chức làm việc cịn thiếu, máy foto vẫn chưa có, phịng làm việc chưa đáp ứng được nhu cầu, xuống cấp trầm trọng, hệ thống mạng internet còn chậm do đường dây truyền tải vào các xã quá xa.
CHƯƠNG 3