2.2. Thực trạng tình hình kế tốn tại doanh nghiệp
2.2.1. Tổ chức công tác kế tốn quản lý chung NVL ở xí nghiệp
2.2.1.1. Phân loại NVL ở xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh.
Muốn quản lý tốt và hạch tốn chính xác NVL thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho. Nhưng trong cơng tác hạch tốn do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của nguyên vật liệu.
* Đối với vật liệu của công ty được phân loại như sau : Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng Ghi chú : Kế toán trưởng (KT tổng hợp) Kế toán thanh toán Kế toán NVL kiêm thủ kho Kế toán tiền lương Thủ quỹ
- NVL chính :
+ Thép Φ6, Φ12, Φ14,Φ18 + Xi măng
+ Cát xây, cát tô, cát đại ( dùng để đổ bê tông). + Đá 1x2, đá 2x4, đá 4x6, đá 4x6 phân cấp. - NVL phụ : + Thép ống nhựa + Bao tải + Bọc chống thấm. + Đinh 5, đinh 1x2 + Cột tre (làm kê chắn)
- Nhiên liệu : Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho
các loại máy móc, xe cộ như xăng dầu. + Dầu điezen.
+ Nhựa đường + Xăng
- Phụ tùng thay thế : là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà
công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như :
+ Các mũi khoan + Săm lốp ô tô.
- Phế liệu thu hồi : bao gồm các đoạn thừa của thép, nhôm, gỗ không dùng được
nữa, vỏ bao xi măng...
Công ty bảo quản NVL trong kho theo mỗi cơng trình là một kho nhằm giữ vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi cơng xây dựng. Vì vậy, các kho bảo quản phải khơ ráo, tránh ơxy hóa vật liệu, các kho có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vơi được đưa thẳng tới cơng trình. Cơng ty xác định mức dự trữ cho sản xuất, định mức hao hụt, hợp lý trong quá trình vận chuyển bảo quản dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đưa ra. Để phục vụ cho yêu cầu của công tác hạch tốn và quản lý ngun vật liệu cơng ty đã phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học nhưng công ty chưa lập sổ điểm danh và mỗi loại vật liệu công ty sử dụng bởi chữ cái đầu là tên của vật liệu.
* Phƣơng tiện vận tải nguyên vật liệu :
- Các loại xe phục vụ chỉ vận chuyển nguyên vật liệu và tham gia vào q trình thi cơng nhằm tiết kiệm được nguồn lao động mà vẫn mang lại chất lượng cho cơng trình như : xe đào, máy kinh vĩ, xe ủi Komatsu...
2.2.1.2. Công tác thu mua NVL
Việc thu mua NVL do phòng vật tư thực hiện. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của từng tháng, quý, năm để lên kế hoạch cung cấp NVL. Sau đó, nhân viên phịng vật tư tiến hành tìm nguồn mua NVL. NVL thu mua có thể do người bán chuyển đến nhưng cũng có thể do công ty tự lo khâu vận chuyển. NVL ở công ty được mua theo 2 phương thức : mua theo hợp đồng, mua trên thị trường tự do.
2.2.1.3. Tình hình cơng tác quản lý NVL
* Tổ chức quản lý NVL :
Các thủ kho chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản tốt vật tư. Bên cạnh đó, thủ kho cịn phải cập nhập số liệu vào sổ sách về mặt số lượng, tình hình biến động của từng vật liệu, kiểm kê kho tàng, đồng thời có trách nhiệm phát hiện và báo cáo lên trưởng bộ phận các trường hợp vật liệu tồn đọng trong kho làm ứ đọng vốn, giảm khả năng thu hồi vốn sản xuất cơng ty. Sau đó, trưởng bộ phận sẽ báo cáo lên phịng kế tốn, lãnh đạo cơng ty để tìm hướng giải quyết.
2.2.1.4. Phương pháp tính giá ngun vật liệu tại cơng ty
Hạch tốn NVL tại cơng ty căn cứ vào hợp đồng mua bán trên hóa đơn, chứng từ theo giá bộ tài chính. Đối với các loại NVL phụ thì các đơn vị có nhu cầu trực tiếp kí hợp đồng với nhà cung cấp.
* Tính giá vật liệu nhập kho :
- Do tính chất sản xuất kinh doanh của cơng ty nên NVL của công ty chủ yếu là mua ngoài.
Giá thực tế NVL nhập kho = giá mua trên hóa đơn + chi phí vận chuyển bốc dở
Ví dụ 1 : Ngày 10/05/2013 Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh mua một số NVL chính
của cửa hàng VLXD Trang Đài, giá ghi trên hóa đơn là :
Xi măng : 100kg x 25.000đ/kg = 2.500.000 đ Sơn : 20hộp x 300.000đ/hộp = 6.000.000đ
Tổng = 8.500.000 đ Thuế GTGT = 10%. Cơng ty đã thanh tốn bằng tiền mặt. Vậy giá thực tế nhập kho = 8.500.000 + 850.000 = 9.350.000đ
Kế toán ghi :
Nợ TK 152 : 8.500.000
Nợ TK 1331 : 850.000
Có TK 1111 : 9.350.000
Ví dụ 2 : Ngày 11/05/2013 xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh mua một số nhiên liệu của công ty xăng dầu số 1 Đạ Tẻh. Giá ghi trên hóa đơn là :
Xăng : 100lít x 21.000 = 2.100.000đ
Thuế GTGT 10%. Công ty đã trả 200.000đ tiền mặt cho chi phí vận chuyển và chưa thanh tốn tiền cho người bán.
Vậy giá thực tế nhập = 2.100.000 + 210.000 + 200.000 = 2.510.000đ Kế toán ghi : Nợ TK 152 : 2.100.000 Nợ TK 1331 : 210.000 Có TK 331 : 2.310.000 Nợ TK 152 : 200.000 Có TK 1111 : 200.000
* Tính giá vật liệu xuất kho :
- Cơng ty áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước để tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này, người ta lấy đơn giá vật liệu nhập trước làm đơn giá để tính giá trị vật liệu xuất kho cho đến khi hết số lượng của các loại nguyên vật liệu.
Ví dụ 3 : Ngày 01/4/2013 doanh nghiệp A tồn kho đầu tháng của xi măng là 8kg,
đơn giá 10.000đ/kg. Trong tháng có các nghiệp vụ sau : - Ngày 02/04/2013 Nhập kho 6kg, giá 10.500đ/kg - Ngày 10/4/2013 xuất sử dụng 10kg
- Ngày 20/04/2013 nhập kho 8kg, giá 11.000đ/kg - Ngày 21/04 xuất sử dụng 6kg.
Tính trị giá xuất vật liệu tháng 04 theo phương pháp kê khai thường xuyên với cách tính FIFO.
- Trị giá xuất ngày 10/04/2013 = 8 x 10.000 + 2 x 10.500 = 10.100
- Trị giá xuất ngày 21/04/2013 = 4 x 10.500 + 2 x 110 = 6.400
2.2.1.5. Nhiệm vụ kế tốn NVL tại cơng ty
Xuất phát từ u cầu quản lý NVL trong doanh nghiệp sản xuất cũng như vai trị, vị trí của kế tốn trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau :
- Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số lượng , chất lượng và giá thành thực tế của từng loại, từng thứ NVL tiêu hao sử dụng cho sản xuất, NVL nhập xuất tồn kho.
- Vận dụng đúng đắn các nguyên tắc hạch toán nguyên vật liệu hướng dẫn kinh doanh kiểm tra việc chấp hành các nguyên tắc thủ kho nhập xuất, thực hiện đúng các chế độ thanh toán ban đầu về nguyên vật liệu ( lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở các sổ sách, thuế chi tiết về nguyên vật liệu đúng phương pháp quy định, giúp cho việc lãnh đạo và chỉ đạo cơng tác kế tốn trong phạm vi ngành và toàn bộ nền kinh tế.
- Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch mua, tình hình dự trữ và tiêu hao NVL, phát hiện và xử lý kịp thời NVL thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, vật liêu thừa được sử dụng NVL phi pháp, lãng phí.
- Tham gia kiểm kê đánh giá lại nguyên vật liệu theo chế độ quy định của nhà nước, lập báo cáo kế tốn về vật liệu phục vụ cơng tác lạnh đạo, quản lý và điều hành phân tích kinh tế.
2.2.2. Tổ chức cơng tác kế tốn tại xí nghiệp
2.2.2.1. Thủ tục nhập kho
- Tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của
công ty liên quan đến việc nhập xuất NVL đều phải lập chứng từ kế tốn đầy đủ, kịp thời, chính xác đúng theo nội dung ghi chép ban đầu về NVL đã được Nhà nước ban hành đồng thời phải đảm bảo những thủ tục đã được quy định.
- Khi có nhu cầu về NVL, nhân viên tiếp liệu trình danh sách NVL cần mua, báo giá cho trưởng phòng kế hoạch nghiệp vụ và giám đốc duyệt, sau đó xuống phịng tài chính kế tốn xin tạm ứng tiền và trả tiền sau. NVL sau khi đã mua về nhập kho thì tiến hành thủ tục kiểm tra và nhập kho, phiếu nhập kho do phòng kế hoạch nghiệp vụ lập thành 3 liên.
+ Liên 1 : Lưu tại phòng kế hoạch nghiệp vụ.
+ Liên 2 : Giao cho phịng kế tốn ghi sổ chi tiết NVL. + Liên 3 : Thủ kho dùng ghi thẻ kho.
2.2.2.2. Thủ tục xuất kho
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm, phòng kỹ thuật kiểm tra xác định mức
độ sửa chữa, mức độ tiêu hao NVL rồi lập lệnh xuất vật tư chờ trưởng phịng kí xác nhận. Thủ kho khi nhận được chứng từ, sẽ kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ đó rồi lập phiếu xuất kho thành 2 liên:
+ Liên 1 : Gửi cho phịng kế tốn ghi sổ chi tiết NVL. + Liên 2 : Thủ kho giữ để vào thẻ kho .
2.2.2.3. Phương pháp hạch tốn chi tiết NVL tại cơng ty
Để hạch toán chi tiết vật tư, công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Việc theo dõi vật tư được tiến hành đồng thời tại kho và phịng tài chính kế tốn.
* Trình tự ghi chép ở kho nguyên vật liệu :
- Hằng ngày thủ kho theo dõi từng loại nguyên vật liệu trên thẻ kho, mỗi thẻ kho ứng với một loại vật liệu.
- Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên vật liệu phát sinh hằng ngày để ghi thật chi tiết và cụ thể vào thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho có trách nhiệm chuyển tồn bộ các chứng từ đó lên bộ phận kế tốn.
- Cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn nguyên, vật liệu theo từng loại nguyên vật liệu. Đồng thời, lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu trong tháng đó lên nộp phịng kế tốn
* Trình tự theo dõi ở bộ phận kế toán :
- Đầu ngày, sau khi nhận được toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất kho nguyên vật liệu mà thủ kho đưa vào cuối ngày hơm trước, kế tốn vật tư nhập vào máy theo :
+ Tính số lượng NVL, số tổng trong nhiều ngày hoặc sổ chi tiết trong một ngày. + Bên cạnh đó, chương trình phần mềm thu chi cho phép kế tốn tính tổng số chi mua nguyên vật liệu
* Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp thẻ song song.
Sơ đồ 2.6. Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp thẻ song song
Ví dụ 1 :
Ngày 01/06/2013 xí nghiệp mua xi măng và cát tại công ty VL&SC Trang Đài, chưa thanh tốn tiền. Khi NVL về tới xí nghiệp căn cứ và hóa đơn số 01 ( Biểu 1), thủ kho tiến hành kiểm tra và viết phiếu nhập kho số 01 ( Biểu 2).
- Ngày 05/06/2013 xuất gạch để xây dựng cơng trình theo lệnh xuất vật tư số 01 (Biểu 3). - Căn cứ vào lệnh xuất vật tư kế toán tiến hành viết phiếu xuất kho số 01 (Biểu 4). Từ các phiếu nhập kho phiếu xuất kho thủ kho tiến hành vào thẻ kho. ( Biểu 5) Kế toán tiến hành nhập số liệu vào sổ chi tiết 152 ( Biểu 6), bảng tổng hợp chi tiết vật liệu (Biểu 7). Hóa đơn chứng từ NVL Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL Giấy đề nghị xuất NVL
Phiếu xuất kho
Ghi hằng ngày
Ghi vào cuối tháng, quý Quan hệ đối chiếu Ghi chú :
Thuế VAT = 10% Biểu 1
CỤC THUẾ TỈNH LÂM ĐỒNG
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ngày 01 tháng 06 năm 2013 Mẫu số :01GTKT3/001 Liên 2 : Giao cho người mua Số: 000001
Đơn vị bán hàng : Công ty VL&SC Trang Đài Địa chỉ : Đạ Tẻh – Lâm Đồng.
MST: 3602038373 Điện thoại: 0986689191
Tên đơn vị mua hàng: Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh, Lâm Đồng. Mã số thuế: 5800000505001
Địa chỉ: 91 quang trung, Đạ Tẻh, Lâm Đồng Số TK:
STT Tên mặt hàng Mã hàng Đvt Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 Xi măng Cát XM CAT Kg M3 200 1000 13.000 8.000 2.600.000 8.000.000 Cộng 10.600.000
Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 1.060.000
Tổng số tiền thanh toán : 11.660.000 Tổng số tiền hàng (viết bằng chữ) : Mười một triệu sáu trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng
Biểu 2 Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh MST : 5800000505001 PHIẾU NHẬP KHO Số : 01/09VLC Ngày 01 tháng 06 năm 2013 Nợ TK 1521 Nợ TK 1331 Có TK 3311 Họ tên người giao hàng : Công ty VL&SC Trang Đài
Địa chỉ : Đạ Tẻh, Lâm Đồng. Nhập tại kho : kho hàng công ty.
STT Tên mặt hàng Mã hàng Đvt Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 Xi măng Cát XM CAT Kg M3 200 1.000 13.000 8.000 2.600.000 8.000.000 Cộng 10.600.000
Tổng số tiền hàng( viết bằng chữ) : Mười một triệu sáu trăm sáu mươi ngàn đồng chẵn. Ngày 01 tháng 06 năm 2013
Biểu 3 Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh MST: 5800000505001 LỆNH XUẤT VẬT TƢ Số: 01/09VLC Ngày 05/06/2013 Họ và tên: Nguyễn Thanh Phương
Bộ phận công tác: Bộ phận quản lý cơng trình
Lý do xuất: Xuất xây dựng cơng trình nhà khách Đạ Tẻh
STT TÊN MẶT HÀNG MÃ HÀNG ĐVT SỐ LƢỢNG
1 Gạch 4 lỗ GACH4 Viên 300
2 Gạch 6 lỗ GACH6 Viên 500
TỔNG CỘNG:
Người đề nghị Phòng VT Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Đóng dấu, ký,họ tên)
Biểu 4
Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh MST: 5800000505001
PHIẾU XUẤT KHO Số: 01/09VLC
Ngày 05 tháng 06 năm 2013 Nợ TK 621
Có TK 1521
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thanh Phương Địa chỉ: CN Cty XD số 1 Lâm Đồng.
Lý do xuất kho: Gạch các loại – Ctr. Nhà khách Đạ Tẻh Xuất tại kho: kho hàng công ty
STT TÊN MẶT
HÀNG
MÃ
HÀNG ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Gạch 4 lỗ GACH4 Viên 300 1000 300.000
2 Gạch 6 lỗ GACH6 Viên 500 2000 1.000.000
Cộng 1.300.000
Tổng số tiền ( viết bằng chữ): Một triệu ba trăm ngàn đồng chẵn.
Ngày 05 tháng 06 năm 2013
Từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán NVL sẽ lập thẻ kho
Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Mẫu số 06 -VT
MST : 5800000505001
TRÍCH THẺ KHO
Từ ngày 01/06/2013 đến 31/06/2013
Tên nhãn hiệu, qui cách vật liệu : Xi măng ĐVT : Kg
STT CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ LƢỢNG CHỮ KÝ Số Ngày lập Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 6 152 01 001 01/06/2013 Nhập xi măng 200 357 ..... ....... .............. ............................. ......... ........... .......... Tổng cộng : ......... ........... ..........
Người lập thẻ Kế toán trưởng Giám đốc
Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Mẫu số 06 -VT MST : 5800000505001
TRÍCH THẺ KHO
Từ ngày 01/06/2013 đến 31/06/2013
Tên nhãn hiệu, qui cách vật liệu : Cát ĐVT : m3
STT CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ LƢỢNG CHỮ KÝ Số Ngày lập Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 6 : 2.000 01 00001 01/06/2013 Nhập kho cát 1.000 3.000 ..... ........ ................. .............................. ....... .......... ............ Tổng cộng : ........ .......... .........
Người lập thẻ Kế toán trưởng Giám đốc
Xí nghiệp xây dựng Đạ Tẻh Mẫu số 06 -VT MST : 5800000505001
TRÍCH THẺ KHO
Từ ngày 01/06/2013 đến 31/06/2013
Tên nhãn hiệu, qui cách vật liệu : Gạch 4 lỗ ĐVT : Viên
STT