1.3 Vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn vào cơng tác kế toán hàng tồn kho
1.3.2 Hình thức kế tốn nhật ký – sổ cái
1.3.2.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn nhật ký – sổ cái
- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
- Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế tốn sau: + Nhật ký - Sổ Cái;
- Ƣu điểm
+ Số lƣợng sổ ít, mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép.
+ Việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thƣờng xuyên trên sổ Tổng hợp Nhật ký – sổ cái
- Nhƣợc điểm
+ Khó thực hiện việc phân cơng lao động kế tốn (chỉ có duy nhất 1 sổ tổng hợp – Nhật ký sổ cái)
+ Khó thực hiện đối với DN có quy mơ vừa và lớn, phát sinh nhiều tài khoản.
1.3.2.2 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật ký – sổ cái
Sơ đồ 1.10 Trình tự kế tốn hàng tồn kho theo hình thức Nhật ký - sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc
(phiếu nhập,phiếu xuất..)
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng oại
Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chi
tiết TK 153,156…
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ,thẻ kế tốn chi tiết TK 153,156…
a. Cơng việc hàng ngày:
- Kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra và đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đƣợc ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đƣợc lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
- Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, đƣợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan. b. Cơng việc cuối tháng:
- Sau khi đã phản ánh tồn bộ chứng từ kế tốn phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trƣớc và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dƣ đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong q) kế tốn tính ra số dƣ cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.