4. Kết quả thực tập theo đề tà
3.2 Một số giải pháp đẩy mạnh hoạt dộng giao nhận hàng hóa xuất khẩu
3.2.1 Giải pháp 1: Về cơ cấu dịch vụ
Nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa cơ cấu dịch vụ. 3.2.1.1 Cơ sở giải pháp
Một chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng tốt, làm cho khách hàng hài lòng sẽ
đem lại sự tin tưởng của khách hàng sự an tâm rằng hàng hóa của mình sẽ đến tay người nhận một cách an tồn, nhanh chóng, từ đó tạo được uy tín và đem lại rất
nhiều mặt thuận lợi cho công ty. Từ khi bước sang kinh tế thị trường thì sự cạnh
tranh trên thị trường rất gay gắt, khách hàng đã bắt đầu lựa chọn đối tác mang lại
hiệu quả cho mình. Vì vậy, nếu muốn tồn tại và phát triển, phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa cơ cấu dịch vụ để phục vụ khách hàng một
cách tốt nhất. Mặc khác công ty cũng mong muốn mang lại dịch vụ tốt nhất để đem
đến sự hài lòng cho khách hàng.
3.2.1.2 Điều kiện thực hiện giải pháp
Là một công ty dịch vụ nên hàng giao nhận của công ty cũng khá đa dạng về chủng loại. Trong q trình kinh doanh, cơng ty ln đảm bảo được phương châm “Uy tín, tận tâm, giá cả cạnh tranh”. Cơng ty cũng đã có được một lượng khách hàng quen
và làm ăn lâu dài với công ty. Công ty luôn quan tâm đến các yêu cầu của khách
hàng và giữ mối quan hệ song phương, thường xuyên liên lạc với khách hàng để
nắm bắt được các thông tin phản hồi từ khách hàng nhằm đề ra những chính sách hợp lý hơn. Bên cạnh đó, cơng ty ln xúc tiến tìm kiếm các khách hàng mới, nâng cao chất lượng quá trình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng giao nhận vận tải. Trong vấn đề thanh tốn cơng ty ln được các ngân hàng cũng như các hãng tàu tín nhiệm vì tính chính xác và đúng hạn trong thanh tốn. Ngồi ra, nhờ đội ngũ nhân
viên có trình độ nghiệp vụ trong cơng tác giao nhận hàng hóa, sự năng nổ, nhiệt tình của tập thể nhân viên đã giúp cho việc giao nhận hàng hóa của công ty diễn ra
nhanh chóng. Chính những yếu tố trên, sẽ góp phần cho công ty thực hiện một số biện pháp dưới đây để cơng ty có thể nâng cao chất lượng dịch vụ hơn nữa, giúp giữ
lượng khách hàng cũ và thu hút khách hàng mới:
- Khi nhận được những thông tin các công ty mới thành lập có nhu cầu xuất hàng thì cơng ty cần có kế hoạch tiếp cận với khách hàng tạo mối quan hệ gây ấn tượng
ban đầu, thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài. Sau đó đưa chính sách giá cạnh tranh nhưng hợp lý để có thể ký hợp đồng ngay.
- Trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận với khách hàng, nhân viên giao nhận cần phải thực hiện đúng tiến độ cũng như kiểm tra chất lượng hàng hóa phải đảm bảo.
- Mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng thì đội tư vấn của cơng ty phải phúc đáp và giải quyết thỏa đáng. Thái độ lịch sự, nhã nhặn của nhân viên đối với khách hàng là yều cầu cần thiết phải thực hiện vì khách hàng là thượng đế.
- Có chính sách ưu đãi đối với khách hàng, ln khơng ngừng tìm kiếm khách
hàng mới, nên tổ chức hội thảo giữa công ty với khách hàng nhằm quảng bá thương hiệu, dịch vụ mới tới khách hàng , lắng nghe ý kiến của khách hàng.
- Cung cấp cho khách hàng những thông tin về đối tác xuất nhập khẩu, các điều
khoản trong hợp đồng ngoại thương, giải thích cho khách hàng rõ những vấn đề phát sinh tránh rắc rối về sau.
- Chăm sóc khách hàng hậu bán hàng: Tư vấn, giúp đỡ các khách hàng khi khách
hàng gặp khó khăn. Tạo quan hệ thân thiết với khách hàng thông qua việc: thăm
hỏi, quan tâm chia sẻ khi khách hàng gặp khó khăn hay có niềm vui... Đây chính là cách quảng cáo hiệu quả nhất và tốn ít chi phí vì có thể duy trì khách hàng cũ và có thêm khách hàng mới thơng qua các mối quan hệ và phương thức “truyền miệng”.
- Quảng cáo trên mạng Internet: Công ty cần nâng cấp và làm phong phú thêm Website của cơng ty mình để tạo thu hút khách tham quan và hợp tác. Đồng thời thúc đẩy thêm hình thức hợp tác, liên lạc qua mạng vừa hiệu quả lại tiết kiệm được
thời gian và công sức. Chẳng hạn, tạo tài khoản cho những khách hàng thường xuyên và lớn để đưa các thông tin như: ngày hàng đến, khoản nợ...và các yêu cầu
của khách hàng để khách hàng và công ty tiện thống kê theo dõi...
Bên cạnh đó, cũng cần đẩy mạnh cung cấp các gói dịch vụ cho những
khách hàng khó tính sẵn sàng chấp nhận giá cao nhưng hiệu quả. Nhân viên công ty cần phải:
- Biết kết hợp nhiều phương thức vận tải khác nhau. Thí dụ kết hợp đường biển -
đường hàng không: kiểu này kết hợp được cái” kinh tế” của vận chuyển đường
- Biết tận dụng tối đa thể tích và trọng tải của phương tiện vận tải bằng nghiệp vụ
gom hàng. Đồng thời phải có kinh nghiệm trong việc giải quyết vấn đề vướng mắc
một cách nhanh nhất, tốt nhất nhằm giảm những chi phí khơng cần thiết.
- Nghiên cứu, cập nhật, áp dụng ngay các chính sách chuyển đổi của nhà nước, Hải quan trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu, kịp thời đáp ứng cho khách hàng mọi thông tin kinh tế.
- Công ty nên xác định rõ thời gian hợp lý để hồn thành cơng việc, theo dõi kết
quả dịch vụ, đánh giá của khách hàng.
- Ứng dụng triệt để các phương tiện khoa học kỹ thuật vào quy trình thực hiện dịch
vụ để tiến hành cơng việc một cách nhanh chóng với tác phong chuyên nghiệp.
- Chăm chú cho dịch vụ door to door, thuyết phục khách hàng sử dụng các dịch vụ như khai báo thuế, làm thủ tục hải quan, dịch vụ trọn gói door to door… nhằm giúp
cho trình độ nghiệp vụ của nhân viên ngày càng nâng cao, tiếp xúc thực tế được
nhiều hơn.
Ngồi ra, để duy trì và củng cố mối quan hệ với khách hàng, nâng cao vị
thế cạnh tranh của mình cơng ty nên có những hoạt động như:
- Tư vấn cho khách hàng về tình hình cạnh tranh trên thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương.
- Cung cấp những thông tin về đối tác xuất khẩu của khách hàng.
- Đưa ra những lời khuyên về những điều khoản trong việc đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại.
- Tư vấn việc sử dụng hãng tàu có uy tín, về tuyến đường vận chuyển, những thủ
tục liên quan đến việc thông quan cho hàng hóa.
Qua đó sẽ làm cho mối quan hệ giữa công ty và khách hàng ngày càng thắt chặt hơn, giúp công ty luôn giữ vững được lượng khách hàng của mình và mở rộng lượng khách hàng mới.
3.2.1.3 Dự kiến kết quả mang lại
Mang lại sự thỏa mãn của khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty, mang lại niềm tin cho khách hàng, giữ vững được khách hàng cũ và mở rộng khách hàng mới, khách hàng tiềm năng.
Nhờ thu hút khách hàng tiềm năng hơn nên tạo đà cho việc tăng doanh thu trong
3.2.2 Giải pháp 2: Về thị trường giao nhận hàng hóa xuất khẩu Thâm nhập và mở rộng thị trường
3.2.2.1 Cơ sở giải pháp
Khách hàng của công ty hiện nay chủ yếu là khách hàng nhỏ lẻ ở thành phố, những khách hàng lớn trong các khu vực kinh tế trọng yếu, trong những thị trường có tiềm
năng phát triển lớn như: châu Âu, Asean… hầu như công ty khơng có khách hàng,
một số nhỏ thị trường thì có nhưng rất ít đơn hàng. Vì vậy, cơng ty cần tăng cường công tác nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng ở những thị trường mới như các nước EU, hiệp hội các nước Đông Nam Á (Asean)… để mở rộng thị trường.
3.2.2.2 Điều kiện thực hiện giải pháp
Thâm nhập thị trường
Ln đặt chất lượng dịch vụ, uy tín lên hàng đầu, với phương châm kinh doanh là
“uy tín, tận tâm, giá cả cạnh tranh”, công ty đã tạo được lòng tin rất lớn ở khách hàng. Công ty luôn tạo cho nhân viên môi trường làm việc tốt nhất cùng với đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình, sáng tạo, ham học hỏi sẽ giúp công ty thâm nhập thị trường một cách nhanh chóng.
Mỗi thị trường có những đặc điểm về kinh tế xã hội, luật pháp, văn hóa, phong tục tập quán khác nhau, điều này tác động rất lớn đến môi trường kinh doanh, tới tâm lý tiêu dùng xã hội, từ đó ảnh hưởng rất nhiều tới việc thâm nhập, mở rộng thị trường của doanh nghiệp. Vì vậy, muốn thâm nhập thị trường cơng ty cần tiến hành một số công việc như:
- Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường. Mỗi doanh nghiệp muốn thành cơng
thì phải hiểu rõ mơi trường mà mình định thâm nhập, cho dù với thị trường quen
thuộc nếu không thường xuyên cập nhật những quy định mới thì cũng khơng thể duy trì hoạt động.
- Tìm hiểu nhu cầu và lượng cầu về dịch vụ của công ty trên các thị trường này đang ở mức nào, khả năng phát triển ra sao bởi có thể một thị trường đang ở dạng
tiềm năng nhưng trong tương lai hứa hẹn sẽ rất phát triển
- Một vấn đề nữa đó là nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Ở các thị trường lớn như
Mỹ, Châu Âu… kinh tế phát triển nên đối thủ cảnh tranh cũng là vấn đề cần chú tâm, cần tìm hiểu mức độ cạnh tranh trên thị trường đó ra sao, điểm mạnh và yếu
đó, cơng ty mới có thể phát huy điểm mạnh của mình và hạn chế những mặt còn
thiếu sót.
- Các cán bộ, nhân viên của công ty thường xuyên gặp gỡ khách hàng, thuyết phục họ sử dụng dịch vụ của mình. Các ban lãnh đạo thường xuyên tham gia các cuộc
họp, hội thảo, qua đó tìm kiếm đối tác để thuyết phục họ ký hợp đồng với ta.
- Ngồi ra, cơng ty có thể tiến hành liên doanh liên kết với các cơng ty nước ngồi
để tận dụng nguồn vốn cũng như không phải mất công sức nghiên cứu thị trường
mà lại có thể tăng thị phần đồng thời hạn chế được rủi ro.
Mở rộng thị trường
Cơng ty có nhiều khách hàng lớn, tiềm năng và ngày càng có nhiều khách hàng ký hợp đồng. Bên cạnh đó, biết tận dụng sự phát triển của công nghệ thông tin, luôn triển khai phát triển, đưa dịch vụ của công ty đến khách hàng bằng cách quảng cáo chất lượng, phong cách, hình thức phục vụ của cơng ty mình đến với khách hàng
bằng cách quảng cáo trên các phương tiện thơng tin đại chúng với chi phí thấp như:
sách báo, đài, tạp chí… và nhằm thu hút hơn nữa sự chú ý của khách hàng đi kèm
với việc quảng cáo công ty sẽ đưa ra các chương trình khuyến mãi ưu đãi đặc biệt
cho các dịch vụ của khách hàng nếu khách hàng sử dụng dịch vụ của cơng ty. Trong q trình hoạt động cơng ty đã ngày càng vươn ra nhiều thị trường mới và với tình trạng cạnh tranh gay gắt trên thị trường giao nhận hiện nay, muốn gia nhập, tồn tại và phát triển đồng thời mở rộng thị trường, nâng cao thị phần thì cơng ty cần phải có biện pháp để tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường. Có mở rộng thị trường mới đảm bảo được lợi ích lâu dài của công ty cũng như cán bộ công nhân viên, mới
nâng cao được triển vọng phát triển công ty.
- Trước hết công ty nên tìm hiểu kỹ về phong tục tập quán ở thị trường đó như thế
nào, những điểm khác biệt của thị trường cần đến với thị trường hiện tại sẽ gây rất nhiều trở ngại cho công ty. Chẳng hạn tại thị trường Nhật Bản cơng ty có chiến lược mở rộng trong những năm tới, đây là một thị trường rất khó tính cả về chất lượng
cũng như các quy định chặt chẽ về luật pháp, vì vậy đòi hỏi người giao nhận phải rất cẩn thận từ khâu lập chứng từ, kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng để tránh những rắc rối có thể phát sinh.
- Với những thị trường truyền thống như: Đài Loan, Hàn Quốc... công ty cần phải nắm bắt được nhu cầu hiện tại và khả năng phát triển trong những năm tới. Hiện
cơng ty có thể đáp ứng được ở mức độ nào và khả năng đáp ứng những nhu cầu đó
trong tương lai. Những thị trường này hàng năm đều mang lại nguồn doanh thu khá
lớn, vì vậy cơng ty cần phải tiếp tục đẩy mạnh việc mở rộng hơn nữa.
- Mở thêm nhiều hệ thống đại lý ở nước ngồi để cắt giảm các chi phí khi khách hàng có nhu cầu về dịch vụ cũng như giao nhận hàng hóa được nhanh chóng và an
tồn hơn.
- Cơng ty thực hiện việc đa dạng hóa các loại hình dịch vụ, kết hợp vận tải đa
phương thức để thỏa mãn nhu cầu của mọi đối tượng khách hàng, làm cho khách
hàng bị thu hút ngay với chất lượng và loại hình dịch vụ của mình
3.2.2.3 Dự kiến kết quả mang lại
Mở rộng thị trường sang các thị trường tiềm năng, thu hút lượng lớn khách hàng,
chinh phục những thị trường khó tính, cũng như tăng lợi nhuận nhờ tìm kiếm thị
trường mới nhiều tiềm năng hơn.
Nâng cao thị phần công ty, mở rộng mạng lưới dịch vụ của công ty đến cho mọi khách hàng nhằm khuyến khích, tạo niềm tin của khách hàng.
3.2.3 Giải pháp 3: Về quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu
Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực chuyên nghiệp liên quan đến hoạt động
giao nhận. Bên cạnh đó, nâng cao cơ sở hạ tầng kho bãi, đầu tư thêm phương tiện vận chuyển.
3.2.3.1 Cơ sở giải pháp
Về nguồn nhân lực
Như ta đã biết, con người là trung tâm của mọi hoạt động, một tổ chức muốn lớn
mạnh thì cần phải có những con người tài năng. Nên đầu tư về nhân sự là chiến lược mang tính lâu dài, giúp công ty tồn tại và phát triển mạnh hơn nữa. Trình độ của
nhân viên ngoài sự phục vụ tốt cho khách hàng còn tạo được sự an tâm tin tưởng của khách hàng đối với công ty.
Về cơ sở hạ tầng, phương tiện vận tải
Lượng hàng lẻ của công ty ngày càng nhiều nên cần nhiều xe, vì vậy cần quan tâm
đến phương tiện vận chuyển, đặc biệt là các loại xe tải nhỏ để phục vụ tốt nhất nhu
cầu khách hàng. Ngoài ra, vào những mùa cao điểm, khối lượng hàng hóa xuất khẩu lớn… doanh nghiệp nên đầu tư hơn nữa cho cơ sở hạ tầng, hệ thống phương tiện vận tải kho bãi để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
3.2.3.2 Điều kiện thực hiện giải pháp
Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực chuyên nghiệp liên quan đến hoạt động
giao nhận.
Cơng ty có đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, sáng tạo và ham học hỏi, tiếp thu kiến
thức chuyên môn tốt nên thực hiện cơng việc khá trơi chảy và hồn thành tốt cơng việc được giao. Cơng ty đã có những ưu đãi đối với những nhân viên có ý thức trau dồi kiến thức chuyên môn nghiệp cao, đặc biệt là vấn đề nâng cao trình độ ngoại ngữ như: tăng lương cho những người có trình độ ngoại ngữ ngày càng cao, cho
tham gia các lớp học về về nghiệp vụ giao nhận miễn phí tại các trung tâm… Ngồi ra, ban lãnh đạo công ty luôn theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và
quy trình giao nhận của lô hàng để giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng, khiến nhân viên ln hài lịng và vững tin làm việc.
Trong kinh doanh lợi nhuận luôn là yếu tố sống cịn của mỗi cơng ty, ai cũng muốn bỏ ra ít nhất nhưng thu vào nhiều nhất, tức là mang lại hiệu quả cao nhất. Và con