Biểu đồ 2.1 Biểu đồ xuất khẩu của doanh nghiệp qua các thị trường Nhận xét:
Thông qua bảng và biểu đồ trên ta nhận thấy rằng Đài Loan là khách hàng đầy tiềm năng của Cơng ty. Hằng năm, cơng ty có được nhiều lợi nhuận từ phía khách hàng này. Điều này chứng tỏ rằng, khách hàng trong tương lai của Công ty là Đài Loan. Bên cạnh đó Cơng ty cũng nên phát triển các thị trường như Trung Quốc, Indonexia,...và không nổ lực tìm kiếm nhiều khách hàng mới khác khiến lợi nhuận Công ty tiếp tục phát triển.
2.5 Phân tích quy trìnhtại cơng ty TNHH MTV Trương Phú Vinh
Lô hàng mà doanh nghiệp thực hiện thạch dừa nguyên liệu loại I được ký với PURESUN TRADING CO., LTD ký ngày 10/01/2017, số Hợp đồng TPV 01/EX, giá CFR, thanh toán theo L/C.
0 10 20 30 40 50 60 70
ĐÀI LOAN TRUNG QUỐC INDONEXIA THỊ TRƯỜNG
KHÁC
2014 2015 2016
2.5.1 Quy trình xuất khẩu thạch dừa nguyên container tại công ty TNHH MTV Trương Phú Vinh TNHH MTV Trương Phú Vinh
Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất khẩu thạch dừa nguyên container tại công ty TNHH MTV Trương Phú Vinh
(Nguồn: Thực hiện theo 138/2015/TT-BTC)
2.5.2 Phân tích các bước trong quy trình
2.5.2.1 Đàm phán, ký kết hợp đồng
- Tiến hành đàm phán theo phương án gián tiếp là sử dụng email,fax, điện thoại… thường dùng cho những hợp đồng có giá trị tương đối và những khách hàng quen lâu năm và có uy tín cao. Ưu điểm là chi phí thấp, nhưng có độ rủi ro cao và hạn chế khả năng thấu hiểu đối tác.
- Sau khi ban giám đốc đàm phán với đối tác Puresun phía Đài Loan và kèm theo bảng chào giá (Offer) trong đó ghi về tên hàng, giá và một số điều kiện kèm theo. Qua quá trình thương lượng với đối tác sau đó tiến tới thỏa thuận xác lập hợp đồng giữa hai bên một hợp đồng xuất khẩu:
Số hợp đồng: TPV 01/EX Đàm phán, kí kết hợp đồng Nhận và kiểm tra L/C Lập chứng từ (commercial invoice, packing list) Thuê phương tiện vận tải Đổi lệnh lấy container Đóng hàng Khai Hải Quan điện tử ( Ecus5 Vnaccs) Mở tờ khai thông quan Thanh lý HQGS và vô sổ tàu Làm và lấy vận đơn (B/L) Xin giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ Photo và gửi bộ chứng từ cho nhà nhập khẩu Tập hợp bộ chứng
Ngày, tháng, năm: JAN, 10th 2017
Bên bán: TRƯƠNG PHÚ VINH ONE MEMBER CO.,LTD Địa chỉ- số điện thoại- số fax- email
Bên mua: PURESUN TRADING CO.,LTD Địa chỉ- số điện thoại- số fax- email
Mặt hàng: thạch dừa nguyên liệu loại 1
Đơn giá: USD 0.6/KGS CFR Any Port, TAIWAN
Phương thức thanh toán: L/C
Thời gian hết hạn hợp đồng: 15/03/2017 (Phụ lục 1)
- Hợp đồng tương đối hồn chỉnh. Vì đây là khách hàng truyền thống lâu năm,có uy tín cao và chưa có xảy ra tranh chấp cho nên những quy định trong hợp đồng cũng đơn giản hơn.
2.5.2.2 Nhận và kiểm tra L/C
- Kiểm tra L/C là khâu cực kỳ quan trọng, sự phù hợp các điều kiện giữa L/C với hợp đồng là cần thiết. Công ty chỉ chấp nhận L/C khi được Ngân hàng thơng báo, vì L/C được ngân hàng thơng báo có thể kiểm tra tính chân thực của L/C.
- Ngồi ra, các điều khoản khơng thể thực hiện thì cần phải thơng báo cho bên phía đối tác để điều chỉnh ngay.
- Sau khi nhận được L/C từ Ngân hàng thông báo Vietin Bank chi nhánh Bến Tre, người bán tiến hành kiểm tra kĩ các nội dung của L/C xem có đúng với những điều kiện đã ghi trong hợp đồng đã được ký kết hoặc những yêu cầu ghi trong L/C có phù hợp với khả năng thực hiện của doanh nghiệp hay không, kiểm tra các nội dung trên L/C gồm:
Loại L/C: không hủy ngang.
Số L/C: 17UV200001MF691.
Ngày mở L/C: 03/01/2017.
Ngày và nơi hết hạn hiệu lực: 03/04/2017 IN THE BENEFICIARY’S COUNTRY
Tên và địa chỉ người mở: PURESUN TRADING CO., LTD NO.5-4,ALLEY 10, LANE 30, TUNG AN ROAD, TAINAN, TAIWAN
Tên và địa chỉ người thụ hưởng: TRUONG PHU VINH ONE MEMBER CO., LTD
348D NGUYEN DINH CHIEU ST, PHU HUNG VILLAGE, BEN TRE PROVINCE
Số tiền và loại tiền: USD 38232
Chứng từ khi thanh toán:
SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN 3 COPIES INDICATING THIS CREDIT NUMBER.
FULL SET OF CLEAN ON BOARD MARINE BILLS OF LADING MADE OUT TO THE ORDER OF TAIWAN BUSINESS BANK NOTIFY APPLICANT, MARKED.
‘FREIGHT PREPAID’ AND INDICATING THIS CREDIT NUMBER AND SHIPMENT.
SIGNED PACKING LIST IN 3 COPIES.
Giao hàng từng phần: ALLOWED
Chuyển tải: ALLOWED
Cảng đi: ANY PORT OF HOCHIMINH, VIETNAM
Cảng đến: ANY PORT, TAIWAN
Thời hạn cuối cùng giao hàng: 13/03/2017
Các điều kiện khác…
- Sau khi kiểm tra người bán khơng thấy sai sót và có khả năng thực hiện L/C. Người bán sẽ chấp nhận L/C, chuẩn bị hàng hóa và chứng từ giao cho người mua.Dựa trên L/C (Phụ lục 2) người bán phải chuẩn bị các chứng từ xuất trình cho ngân hàng :
Bill of Exchange( 2 bản)
Commercial invoice đã ký ( 3 bản)
B/L 3 bản gốc và 3 bản sao
- Nếu người bán xuất trình đầy đủ bộ chứng từ Ngân hàng u cầu thì sau đó Ngân hàng sẽ đưa lại cho nhà xuất khẩu phiếu xuất trình chứng từ L/C xuất khẩu ( Phụ lục 3).
Lưu ý: tất cả các Bộ chứng từ gốc đều phải copy và gửi mail cho đối tác.
2.5.2.3 Lậpchứng từ (Commercial invoice, packing list)
Sau khi bên xuất kiểm tra L/C và chắc rằng có đủ số lượng hàng cũng như khả năng thực hiện các u cầu trong L/C, thì theo đó tiến hành lập bộ chứng từ: commercial invoice, packing list.
Hóa đơn thương mại bao gồm một số nội dung cơ bản sau đây: - Số hóa đơn: TPV01-3/EX
- Ngày, tháng lập hóa đơn: 17/02/2017
- Người nhận hàng: TO THE ORDER OF TAIWAN BUSINESS BANK - Số L/C: 17UV200001MF691
- Tên tàu, số chuyến: AMALIA C 021B - Cảng đi: CATLAT PORT, VIET NAM - Cảng đến: TAICHUNG PORT, TAIWAN
- Tên hàng:COCONUT SAP AND EXTRACT ( CLASS A) - Số lượng: 15930 KG
- Đơn giá: USD 0.60/KG
- Tổng giá trị hợp đồng: USD 9558 - Điều kiện giao hàng: CFR
- Đồng tiền thanh toán: USD (Phụ lục 4)
Ngày, tháng lập hóa đơn thương mại theo thơng lệ kinh doanh quốc tế thì ngày lập hóa đơn xuất khẩu phải trước hoặc bằng ngày xuất khẩu thì mới phù hợp với bộ chứng từ hải quan và khi thanh toán theo L/C ngày Invoice phải:
- Trùng hoặc sau ngày phát hành L/C ( 03/01/2017) - Trước ngày hết hạn hiệu lực (03/04/2017)
Do đó vào ngày đóng hàng 17/02/2017 người bán lập Comercial Invoice.
Trường điện 45A L/C có quy định rõ ràng điều kiện giao hàng: CFR ANY PORT TAIWAN thì khi lập Invoice có thể hiện điều kiện giao hàng là CFR và một cảng ở TAIWAN.
Trường 46A L/C quy định: “SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN 3 COPIES INDICATING THIS CREDIT NUMBER” điều này chỉ ra rằng người bán phải lập Invoice thành 3 bản ký đóng dấu và có thể hiện số L/C: 17UV200001MF691
Commercial Invoice phải thể hiện mơ tả hàng hóa một cách chính xác theo L/C quy định (Trường 45A trong L/C) và là mặt hàng thực tế xuất khẩu: “ COCONUT SAP AND EXTRACT (CLASS A)”
Trên Commercial Invoice thể hiện đơn giá và trị giá hàng hóa thực giao. Đồng tiền thể hiện trên Commercial Invoice phải là đồng tiền thể hiện trong L/C.
Trường 32B: Currency Code, Amount: USD 38232 thì Commercial Invoice cũng phải ghi đồng tiền tính giá là USD, giá trị hàng hóa thực giao ở đây là : USD 9558
Notify applicant lấy thông tin từ trường 50 của L/C
Consignee phải ghi “to the order of”: tên ngân hàng bên mua: “TAIWAN BUSINESS BANK”
Cũng theo trường 46A, người bán phải lập packing list thành 3 bản ký đóng dấu thể hiện một số nội dung sau:
Số và ngày, consignee, notify applicant, số L/C, số vận đơn, số container, số seal, cảng đi, cảng đến, tên hàng hóa, trọng lượng hàng hóa,…(Phụ lục 5)
Packing list được lập khi đóng gói hàng hóa, là một trong những chứng từ cần thiết chỉ ra cách thực đóng gói hàng hóa, kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một container.
Packing list được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hóa ở đây kiện hàng được chia ra làm 118 phi, mỗi phi chứa 135kg với tổng trọng lượng tịnh là 15930 kg.
Trên Commercial Invoice và Packing list tuy giống nhau ở một số nội dung nhưng có chức năng hồn tồn khác nhau:
- Commercial Invoice được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: Commercial Invoice được xuất trình cho ngân hàng, làm bảo hiểm cho lơ hàng, xuất trình cho hải quan để tính tiền thuế và thơng quan hàng hóa.
- Packing list là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng (container) được chức năng chính là chỉ ra cách thức đóng gói hàng hóa. Ngồi ra, Packing list cịn dùng để làm Bill of Lading
2.5.2.4 Thuê phương tiện vận tải
Do hợp đồng ký kết theo điều kiện CFR Incoterms 2010 thì trách nhiệm thuê tàu là do bên bán chịu. Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ liên hệ với bộ phận sale hãng tàu để book tàu, chọn ngày tàu chạy và thỏa thuận giá cước vận chuyển.
Với lô hàng này DN chọn hãng tàu Yang Ming line (địa chỉ: tầng 19, Ree Tower, quận 4). Sale hãng tàu dựa trên những nội dung do doanh nghiệp cung cấp làm thành Booking note (kèm mẫu Container Packing List) rồi gửi qua mail.
Một số thông tin cần lưu ý trên Booking: - Số Booking: YMLUI490309334
- Tên tàu: AMALIA C 021B - Ngày tàu chạy: 21/02/2017 - Cảng đi: CAT LAI
- Cảng chuyển tải (nếu có) - Cảng đến: TAICHUNG
- Closing time: trước 15h ngày 20/2/2017 (hết sức quan trọng vì nếu khơng chú ý đến giờ cắt máng hàng sẽ bị rớt tàu và hãng tàu không chịu trách nhiệm).
Nhân viên xuất nhập khẩu kiểm tra các thông tin trên mail được gửi về xem có đúng theo yêu cầu không (nếu không liên hệ hãng tàu để chỉnh sửa).
2.5.2.5 Đổi lệnh lấy container
Nhân viên phòng XNK in booking ra 02 bản Booking note (Phụ lục 6) + 01 bản Container Packing List (Phụ lục 7) để lên hãng tàu duyệt Book và nhận Seal.
Trước khi duyệt Booking nhân viên xuất phải ghi các thông tin vào Container Packing List như:
- Tên đơn vị xuất: TRUONG PHU VINH ONE MEMBER CO., LTD - Số container: YMLU 3634975
- Số seal: YMLL 829777
- Tên tàu, số chuyến: AMALIA C 021B - Ngày tàu chạy: 21/02/2017
- Cảng đến: TAICHUNG
- Cảng chuyển tải: TAICHUNG - Số vận đơn: YMLUI 490309334
- Tên hàng: COCONUT SAP AND EXTRACT ( CLASS A) - Số lượng: 118 DRUMS
- Trọng lượng: 19234 KGS
2.5.2.6 Đóng hàng(đóng tại bãi)=> khai E-port để vào cảng
Đến ngày đóng hàng, mang theo booking đã được hãng tàu duyệt và Container Packing List đã điền đầy đủ thơng tin đến phịng điều độ Cảng hàng xuất để đăng kí nhận Container và đóng tiền tại bộ phận thương vụ. Sau khi nhận được số container và vị trí, xuống bãi và kiểm tra tình trạng vỏ container, xem xét container sạch hay khơng, có trầy xước, thủng hay khơng, chụp hình lại tình trạng container lúc đó. Nếu kiểm tra và thấy container không đạt tiêu chuẩn thì trở lại phịng điều độ và xin đổi container, nếu container tốt thì tiến hành đóng hàng, đến điều độ để in
Phiếu cấp rỗng (Phụ lục 8). Sau đó, đưa phiếu cấp rỗng cho xe kéo container về kho để đóng hàng.
Trong lúc đóng hàng, nhân viên xuất nhập khẩu tiến hành khai VGM và Packing List hạ cho cảng qua mạng E-PORT, khai VGM cho hãng tàu thông qua website của hãng tàu.
Thứ nhất, quy định quan trọng đối với các nhà xuất khẩu là phải khai VGM cho hàng hóa trước khi vào cảng bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày 01/07/2016. Theo đó, nhân viên điều độ cổng sẽ từ chối container vào cảng nếu VGM không được cung cấp. VGM là tổng trọng lượng của hàng hóa bao gồm trọng lượng hàng hóa, các vật liệu giằng buộc hàng và pallet. Chủ hàng có thể tự cân các pallet chứa hàng hoặc các đơn vị khác(Carton, Bag,…) thông qua các thiết bị cân tiêu chuẩn hoặc dùng phương thức tính tốn, tuy nhiên phương thức này cần phải được xác nhận và thông qua bởi một tổ chức có thẩm quyền của nhà nước. Vì thế, để tiết kiệm và làm chủ được thời gian, Công ty TNHH MTV Trương Phú Vinh tiến hành tự cân hàng hóa theo quy định tại kho riêng, với VGM của container là 21584 KGS (vỏ container 2360 kg và tổng trọng lượng hàng là 19234 kg), vì lơ hàng lần này được đóng tại kho và vận chuyển đến cảng bằng đường bộ nên nhân viên xuất nhập khẩu của Công ty sẽ cung cấp VGM cho nhân viên cảng thông qua khai báo trực tiếp trên trang E-Port của cảng để container được tiếp nhận vào cảng. Hàng hóa khơng có VGM hoặc có khối lượng tồn bộ vượt quá khối lượng toàn bộ ghi trên vỏ container (Max Gross Weight) sẽ không được tiếp nhận vào cảng.
Thứ hai, quy định mới áp dụng từ ngày 1/1/2017 container hạ bãi tại cảng Cát Lái phải khai Packing list qua mạng E-Port thì container mới được vào cảng và hạ bãi chờ xuất (Phụ lục 9).
2.5.2.7 Khai hải quan điện tử (ECUS5 – VNACCS)
Hình 2.4 Giao diện khai hải quan điện tử
- Để khai hải quan điện tử:
Tham khảo địa chỉ www.customs.gov.vn.
Các thủ tục đăng ký tham gia hệ thống VNACCS với cơ quan Hải quan gồm một giấy giới thiệu, giấy đăng ký kinh doanh, mẫu đăng ký và nộp tại cơ quan Hải quan (tại Chi cục hoặc Tổng cục).
Có chữ ký số và tài khoản khai báo VNACCS.
Phần mềm đăng ký (được cấp thẩm quyền chỉ định).
Nhân viên khai báo hải quan của Cơng ty cần phải có các chứng từ sau: Commercial Invoice, Packing List, Booking Note, Hợp đồng.
Quy trình khai báo hải quan điện tử
A. Đăng ký thông tin doanh nghiệp
- Công ty mở phần mềm ECUS5 >> vào mục hệ thống >> thông tin doanh nghiệp(do lần đầu chạy chương trình sẽ yêu cầu bạn đăng ký thông tin doanh nghiệp, bạn hãy nhập đầy đủ, chính xác các thơng tin).
Hình 2.5Giao diện đăng ký thơng tin doanh nghiệp
- Các thông tin cần nhập:
Mã XNK: 1300277043.
Tên DN: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Trương Phú Vinh. Đăng ký thông tin doanh nghiệp Nhập liệu tờ khai xuất Truyền tờ khai Khai chính thức Lấy kết quả phân luồng và thông quan
Địa chỉ: 348D Nguyễn Đình Chiểu, Phú Hưng, Bến Tre.
Điện thoại / Fax: 075-3829530.
Người liên hệ: Trung.
Điện thoại liên hệ: 0983766643
Email: ngothotrung@yahoo.com
Hình 2.6 Đăng ký thơng tin doanh nghiệp
sau đó nhấn nút “Đồng ý” để hồn tất.
B. Nhập liệu tờ khai xuất
- Đăng nhập vào hệ thống >> chọn mục tờ khai xuất nhập khẩu >> chọn đăng kí mới tờ khai xuất khẩu (EDA) >> tờ khai điện tử hải quan xuất hiện.
Hình 2.7 Giao diện đăng ký tờ khai xuất khẩu
Đối với tờ khai hàng xuất theo VNACCS gồm có 95 tiêu chí: Các ơ “* đỏ” bắt buộc phải điền, các ô xám không cần nhập hệ thống tự động cập nhật. Trong quá trình khai báo, nếu phần nào khơng rõ, nhân viên khai báo có thể tham khảo “Hướng dẫn nhập liệu” ở góc trái màn hình.
Cụ thể theo như hợp đồng TPV 01/EX ta được dữ liệu như sau:
1. Ở thẻ Tab1 “Thơng tin chung”
a. Nhóm loại hình
- Mã loại hình: B11- Hàng xuất kinh doanh.
Khi không xác định loại hình chính xác nhập mã loại hình cũ nhấn tab chương trình sẽ tự động chuyển mã hoặc hiện ra những loại hình để chọn. Ngồi ra có thể nhấn vào ơ có dấu … hoặc F3 để tìm hiểu trong danh mục.
- Cơ quan Hải quan: 02CI – Cơ quan Hải quan là chi cục Hải quan Cửa