CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ
2.3 Thực trạng quy trình nhập khẩu hàng hoá tại Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT:
2.3.2 Đàm phán và ký kết hợp đồng:
Bộ phận thực hiện: phòng Sale & Marketing hoặc Giám đốc (những lơ hàng có giá trị lớn).
Hiện nay, hình thức nhập khẩu chính tại Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT là nhập khẩu trực tiếp.
Nhập trực tiếp có nghĩa là cơng ty giao dịch trực tiếp với nhà xuất khẩu về các thoả thuận liên quan đến hàng hoá, giao nhận và thanh toán bằng thư từ, điện tín hoặc gặp mặt trực tiếp để ký kết hợp đồng. Khi có yêu cầu nhập khẩu từ khách hàng có yêu cầu về loại hàng nào đó , cơng ty sẽ tiến hành nhập khẩu loại hàng hố đó để phân phối cho khách hàng.
Việc đàm phán ở Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT khá đơn giản nên được thực hiện bởi nhân viên phòng Sale & Marketing. Phương thức đàm phán chủ yếu là qua điện thoại và thư thương mại. Ngồi ra, cơng ty cịn sử dụng fax hoặc email như một phương tiện để chuyển nội dung những bức thư trên một cách thường xuyên, rất ít khi đàm phán trực tiếp. Trừ những lô hàng lớn, phức tạp, có giá trị lớn thì chính Giám đốc sẽ đứng ra đàm phán trực tiếp.
Một số đối tác của Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT:
Bảng 2.7 Một số đối tác của công ty giai đoạn 2012 – 2014
Tên đối tác 2012 2013 2014
GUANGZOU YOUJA MACHINERY CO.,LTD
ECO CORPORATION CO.,LTD SEA-LION MACHINERY CO.,LTD
PEO GROUP COMPANY FOSHAN GOWORLD LAUNDRY
EQUIPMENT CO.,LTD …
Nguồn: P. Xuất nhập khẩu
Từ bảng 2.7, ta có thể nhận thấy số đối tác của Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT ngày càng được mở rộng. So sánh bảng 2.4 và bảng 2.5, năm 2013, cơng ty hồn thành vượt mức chỉ tiêu nhập khẩu nhóm sản phẩm thiết bị gia đình 159,13 triệu
đồng, chưa hoàn thành chỉ tiêu nhập khẩu nhóm sản phẩm thiết bị y tế 71,26 triệu đồng.
2.3.3 Thực hiện hợp đồng:
Bộ phận thực hiện: phòng Xuất nhập khẩu. Nhận chứng từ nhập khẩu:
Các chứng từ: Invoice, Packing List, Bill of Lading sẽ được người xuất khẩu gửi trực tiếp qua bưu điện hoặc các đường chuyển phát nhanh đến Công ty cổ phần giặt ủi y tế VT. Dựa vào các chứng từ đó và hợp đồng ngoại thương, nhân viên phòng Xuất nhập khẩu của công ty sẽ tiến hành lập bộ chứng từ và lên tờ khai Hải quan. Trong quá trình lên tờ khai, nhân viên Xuất nhập khẩu phải xem xét kỹ và chỉnh sửa cho phù hợp vì bộ chứng từ rất quan trọng để có thể nhận được hàng.
Chuẩn bị bộ chứng từ tờ khai Hải quan:
- Tờ khai hải quan: 02 bản.
- Phụ lục tờ khai hải quan: 02 bản. - Bảng kê chi tiết (packing list): 01 bản. - Hoá đơn thương mại (invoice): 01 bản. - Tờ khai trị giá tính thuế: 02 bản.
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O): 01 bản (nếu có). - Hợp đồng mua bán hàng hoá: 01 bản.
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có). - Vận tải đơn (B/L): 01 bản. - Giấy giới thiệu: 01 bản. - Lệnh giao hàng: 01 bản.
- Công văn nợ chứng từ gốc (nếu có).
Đăng ký tờ khai Hải quan:
- Tại cảng, nhân viên giao nhận ở phòng Xuất nhập khẩu của Công ty tuân thủ theo quy định của cảng để làm thủ tục Hải quan. Nhân viên giao nhận sẽ xuất trình bộ chứng từ khai Hải quan cho Công chức tiếp nhận hồ sơ, công chức Hải quan nhập mã số thuế nhập khẩu của doanh nghiệp để kiểm tra điều kiện cho phép mở tờ khai của doanh nghiệp trên hệ thống máy tính và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
• Trong trường hợp doanh nghiệp được phép mở tờ khai thì tiến hành kiểm tra sơ bộ hồ sơ Hải quan. Nếu hồ sơ hợp lệ thì cơng chức hải quan sẽ nhập thông tin tờ khai vào hệ thống mạng máy tính.
•Trong trường hợp không đủ khả năng mở tờ khai hoặc không thoả mãn các quy định về thuế ( doanh nghiệp không được ân hạn thuế hoặc chưa có bảo lãnh số tiền thuế phải nộp ) thì cơng chức hải quan sẽ thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không được phép mở tờ khai.
- Sau khi nhập thông tin mà doanh nghiệp cung cấp (trên bộ chứng từ hải quan), thông tin này được máy tính tự động xử lý và đưa ra lệnh hình thức, mức độ kiểm tra. Cơng chức hải quan tiếp nhận hồ sơ, căn cứ vào đó đưa ra đề xuất mức độ tra.
Lệnh hình thức, mức độ kiểm tra gồm một số tiêu chí cụ thể sau: có 3 mức độ khác nhau: 1, 2, 3 tương ứng với các mức xanh, vàng, đỏ.
• Mức 1: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hố (luồng xanh).
• Mức 2: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hố ( luồng vàng ). • Mức 3: Kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hoá ( luồng đỏ ).
Kiểm hố, tính thuế:
Trước bước này, trong lúc chờ phân kiểm, đối với hàng lưu kho, nhân viên giao nhận mang D/O đến giám sát kho và yêu cầu công nhân kho cảng tìm vị trí hàng.
Sau khi có số tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ theo dõi trên màn hình xem hàng của mình được miễn kiểm hay kiểm hố. Nếu kiểm hố thì xem ai là người kiểm và ai là người tính thuế. Sau khi đã biết tên cơng chức Hải quan kiểm hố, nhớ phải ghi số tờ khai, tên công chức Hải quan kiểm hoá vào D/O và đối chiếu tại Hải quan kho, Hải quan kho sẽ ghi vị trí hàng để nhân viên thuận tiện trong việc kiểm hoá. Bước này gọi là Đối chiếu lệnh. Đối chiếu là xem hàng đã Lệnh được hiểu đơn giản vào kho hay chưa.
Trong quá trình kiểm hố, cơng chức Hải quan có thể kiểm tra xác suất hoặc tồn bộ lơ hàng tuỳ theo mức ra quyết định của cấp trên. Kết quả kiểm tra sẽ được xác nhận vào tờ khai và được nhập vào máy tính nếu tính nhầm thuế.
Công chức Hải quan bộ phận tính thuế sẽ kiểm tra lại việc áp mã cùng với mức thuế đã được nhân viên phòng Xuất nhập khẩu của Cơng ty tính sẵn trên tờ khai hàng hoá nhập khẩu. Lúc này, công chức Hải quan sẽ kiểm tra lại việc áp mã và số tiền thuế xem đã đúng hay chưa. Nếu áp mã sai thì cơng chức Hải quan sẽ điều chỉnh. Nếu đã áp đúng mã số hàng hố và số tiền thì cơng chức Hải quan sẽ cập nhật thông tin vào máy. Tiếp theo, công chức Hải quan tính thuế sẽ đóng dấu , ký tên xác nhận đã kiểm tra thuế.
Sau đó, bộ tờ khai lại được luân chuyển đến chi cục phó để chi cục phó kiểm tra lại xem có đồng ý với ý kiến của đội phó hay khơng và đưa ra mức chỉnh sửa cuối cùng.
Thơng quan hàng hố:
Sau khi các thủ tục trên hoàn thành, nhân viên giao nhận đến quầy thu tiền lệ phí Hải quan, cung cấp cho công chức Hải quan tên công ty, mã số thuế và số tờ khai. Sau khi đóng phí Hải quan sẽ được cấp 2 biên lai, 1 bản màu đỏ (bản lưu người khai Hải quan) do doanh nghiệp giữ lại, 1 bản màu tím (bảo sốt) nộp cho công chức Hải quan để nhận lại tờ khai.
Nhân viên giao nhận của Cơng ty có thể chờ đọc đến tên công ty của mình rồi nhận lại hồ sơ hoặc đến rổ trả tờ khai tìm lại tờ khai của mình. Nhân viên giao nhận phải ký tên và ghi rõ tên công ty vào sổ theo dõi hàng nhập khẩu ở cảng.