- Số điện thoại liên hệ:
5. BỐ CỤC ĐỀ TÀI
2.2. BỘ MÁY TỔ CHỨC CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN VINAHOST
25
Hình 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn VinaHost
(Nguồn: Phịng Hành chính nhân sự, 2021)
2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
2.2.2.1. Hội đồng thành viên
Bao gồm tất cả các thành viên của công ty. Là cơ quan cao nhất, không hoạt động thường xuyên và chỉ tồn tại trong thời gian họp. Mỗi năm Hội đồng thành viên họp ít nhất một lần.
Hội đồng thành viên có quyền bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, ký và chấm dứt hợp đồng với Giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác theo Điều lệ công ty.
26
Xem xét và quyết định những vấn đề quan trọng và chủ yếu nhất của công ty như: Tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn; Chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý công ty: thành lập công ty con, chi nhánh, văn phịng đại diện, tổ chức lại cơng ty, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty; Mức lương, thưởng và lợi ích khác đối với Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc, Kế toán trưởng và người quản lý khác quy định tại Điều lệ công ty; Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
2.2.2.2. Chủ tịch Hội đồng thành viên
Chủ tịch Hội đồng thành viên có các quyền và nghĩa vụ: Chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên, tài liệu họp hoặc lấy ý kiến của thành viên; Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên, thay mặt Hội đồng thành viên ký các nghị quyết.
2.2.2.3. Giám đốc
Điều hành hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định chủ tịch Hội đồng thành viên là đại diện theo pháp luật của công ty.
Giám đốc sẽ bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên; Ký kết hợp đồng nhân danh công ty, trừ trường hợp thuộc thẩm quyền của Hội đồng thành viên; Ban hành quy chế quản lý nội bộ của cơng ty...
2.2.2.4. Phịng kinh doanh
Phịng kinh doanh có nhiệm vụ triển khai chào bán các chương trình sự kiện của công ty, phát triển tập khách hàng tiềm năng cho công ty. Lập các kế hoạch, chiến lược kinh doanh, báo cáo từng tuần, tháng, quý, năm. Nắm bắt xu hướng thị trường, theo dõi và chăm sóc khách hàng. Ngồi ra phịng kinh doanh cịn tham gia các hoạt động tổ chức sự kiện của công ty.
27
2.2.2.5. Phòng Marketing
Phịng Marketing cung cấp thơng tin dịch vụ của công ty đến với khách hàng và tìm kiếm khách hàng thơng qua Google Adwords (tìm kiếm khách hàng trên mạng hiển thị Google), tiếp thị qua mạng xã hội – Social marketing (quản lý fanpage trên Facebook), Facebook marketing (tìm kiếm khách hàng trên Facebook).
Chạy quảng cáo Google Adwords, quảng cáo Facebook Ads, thiết kế landing page, video, sáng tạo nội dung quảng bá sản phẩm, dịch vụ tại công ty. Đảm nhận công việc triển khai dự án được giao và hỗ trợ kỹ thuật.
Lên kế hoạch chiến dịch quảng cáo, thúc đẩy hoạt động bán hàng, hỗ trợ phòng kinh doanh tiếp cận các khách hàng lớn có hợp đồng giá trị cao.
2.2.2.6. Phịng thiết kế
Thiết kế website theo yêu cầu của khách hàng, tối ưu website chuẩn hóa quảng cáo Google. Hỗ trợ thiết kế banner, logo cho khách hàng.
Tiếp nhận và tư vấn cho ban lãnh đạo về các công tác thiết kế, hoàn thiện mỗi sản phẩm hay mỗi dự án hay mỗi sản phẩm hợp tác. Lập kế hoạch về công việc được giao bao gồm: lên ý tưởng, phác thảo, chỉnh sửa, hoàn thiện bản vẽ thiết kế và thực hiện. Thống nhất phương án thiết kế theo yêu cầu của khách hàng và cấp trên. Phối hợp với các phịng ban có liên quan dự trù kinh phí, báo cáo tài chính...
2.2.2.7. Phịng kỹ thuật
Phịng kỹ thuật là bộ phận xử lý các yêu cầu kỹ thuật trong và ngồi cơng ty. Đối với khách hàng: Đảm nhận lập trình website theo thiết kế của khách hàng; Hỗ trợ theo dõi tình hình, phát hiện và sửa lỗi, nâng cấp website theo yêu cầu; Hỗ trợ giải quyết kỹ thuật cho khách hàng miễn phí. Đối với các hoạt động trong cơng ty: Đảm bảo hệ thống hoạt động xuyên suốt; Thực hiện các hoạt động tối ưu hóa sự tự động của hệ thống; Xử lý các yêu cầu hỗ trợ từ các phòng ban.
2.2.2.8. Phịng chăm sóc khách hàng
Liên hệ khách hàng, gửi mail phản hồi, hỗ trợ giải đáp thắc mắc khách hàng. Thông báo gia hạn hợp đồng, trích xuất hóa đơn, chứng từ gửi khách hàng.
28
2.2.2.9. Phịng hành chính nhân sự
Quản lý hồ sơ, chứng từ quan trọng, sổ sách của công ty. Đảm nhận lưu trữ thông tin nguồn lực.
Tham mưu cho Giám đốc trong việc tổ chức bộ máy nhân sự của công ty. Tổng hợp kế hoạch nhân sự của từng bộ phận trong công ty. Thực hiện công việc tuyển dụng, đào tạo và duy trì nhân viên tại cơng ty. Tổ chức các hoạt động phúc lợi định kỳ hàng tháng, quý, năm.
2.2.2.10. Phịng kế tốn
Thực hiện các cơng tác kế tốn – tài chính, các nghiệp vụ kiểm tốn nội bộ, quản lý tài sản, thanh quyết hợp đồng kinh tế, kiểm sốt các chi phí trong q trình hoạt động của công ty. Quản lý vốn, tài sản. Tổ chức, chỉ đạo cơng tác kế tốn tồn cơng ty.
Nhận xét: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH VinaHost là bộ máy đúng
tiêu chuẩn của cơng ty hoạt động theo hình thức trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Nhìn chung bộ máy cơng ty vận hành đơn giản, phòng ban phân chia rõ ràng theo từng nhiệm vụ và trách nhiệm. Ngồi ra, cách bố trí các phịng ban gần nhau giúp các bộ phận dễ trao đổi và hỗ trợ nhau trong công việc.