CHƯƠNG 3 : CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KỸ NĂNG GIAO TIẾP
2. Các yếu tố chủ quan
2.4. Kỹ năng giao tiếp hành chính
a. Khái niệm
Giao tiếp là một q trình trong đó các bên tham gia tạo ra hoặc chia sẻ thông tin, cảm xúc với nhau nhằm đạt được mục đích giao tiếp.
Theo khái niệm này, giao tiếp không đơn thuần là một hành vi đơn lẻ mà nó nằm trong một chuỗi các tư duy hay hành vi mang tính hệ thống trong bản thân các bên tham gia giao tiếp hoặc giữa họ với nhau.
Như vậy, giao tiếp có thể được hiểu là các biểu hiện mang tính hướng ngoại và bề mặt khi con người thể hiện các tiếp xúc tương tác với các cá nhân khác trong cộng đồng. Cái gốc của các biểu hiện bề mặt là cách tiếp cận của các cá nhân ứng với từng vấn đề như vụ việc, con người, công việc hoặc cuộc sống nói chung.
b. Bản chất của giao tiếp
Thứ nhất, Giao tiếp thực chất là quá trình tạo lập nên mối quan hệ xã
hội giữa con người với con người, nhằm thỏa mãn các nhu cầu cá nhân và nhu cầu xã hội thông qua sự trao đổi thông tin cho nhau. Thông tin là phương tiện liên hệ giữa các chủ thể theo nghĩa là toàn bộ hệ thống tín hiệu mang tính trực tiếp hoặc gián tiếp. Ví dụ: ngơn ngữ nói trực tiếp, hay
53
gián tiếp qua điện thoại, qua ngôn ngữ viết như thư tay, công văn giấy tờ…và các ngôn ngữ cơ thể: ánh mắt, nụ cười, cử chỉ… Thông tin là những ký hiệu, qua đó, con người “gửi gắm” các nội dung, ý tưởng… nhằm thỏa mãn nguyện vọng, nhu cầu nào đó mà con người đã đặt ra. Do đó, thơng tin chính là những “thơng điệp” chứa đựng những ý tưởng, nội
dung với những mục đích nhất định mà chủ thể giao tiếp muốn đạt được.
Quá trình trao đổi thơng tin của giao tiếp có quan hệ chặt chẽ với quá trình tri giác, nhận thức và sự ảnh hưởng, tác động giữa các chủ thể giao tiếp.
Thứ hai, Giao tiếp là một hoạt động tri giác và nhận biết giữa các chủ thể với nhau được thực hiện qua hai quá trình: xuất tâm và nhập tâm.
Xuất tâm là quá trình chủ thể giao tiếp chủ động tác động đến khách thể và hiện thực khách quan bằng những phán đoán, suy lý thông qua tri giác.
Nhập tâm là quá trình chủ thể lĩnh hội tri thức từ sự tác động của khách thể và hiện thực khách quan. Trong q trình đó, chủ thể “phát hiện” ra quy luật của sự tác động khách quan nhờ “óc” phán đốn và tư duy phân tích từ các dữ liệu tác động của khách thể. Trên cơ sở đó, chủ thể có được “hình ảnh bản chất” của khách thể trong thực hiện quá trình giao tiếp.
Thứ ba, Giao tiếp là quá trình tác động và ảnh hưởng lẫn nhau. Để thỏa mãn nhu cầu của giao tiếp, con người phải thực hiện hoạt động giao
tiếp. Mục đích của hoạt động này là có được sự truyền thơng về mặt tâm
lý (tư tưởng, kiến thức, kinh nghiệm, cảm xúc, tình cảm…) từ bản thân chủ thể sang người khác (khách thể giao tiếp) và ngược lại, hoặc để cùng nhau thực hiện một hoạt động khác, sau khi đã giao tiếp, hoặc đồng thời khi giao tiếp đang diễn ra. Để có được truyền thơng tâm lý đó, phải có được sự tác động qua lại bằng ngơn ngữ (lời nói hoặc chữ viết) và bằng các giác quan, ánh mắt, bộ mặt, cử chỉ, các hành vi tâm lý khác và cự ly, khoảng cách cho phép để chủ thể tiếp cận được một cách tốt nhất… Đó là q trình, giữa chủ thể và khách thể có sự tác động và ảnh hưởng lẫn nhau. Nhờ vậy, mà con người học tập lẫn nhau và tích lũy được tri thức hiểu biết ngày càng phong phú hơn.
c. Các hình thức giao tiếp
- Theo tiêu chí về tính chất tiếp xúc: Có giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp (thông qua văn bản, điện thoại và các phương tiện lưu giữ và truyền tin khác).
- Theo tiêu chí về đặc điểm các chủ thể của q trình giao tiếp: Có giao tiếp cơng vụ, giao tiếp doanh nghiệp, giao tiếp gia đình..
- Theo tiêu chí về thế trong giao tiếp: có giao tiếp ở thế mạnh, thế yếu và thế cân bằng.
- Theo tiêu chí về kênh (hình thức) có giao tiếp bằng ngơn từ và phi ngôn từ.
54
- Theo tiêu chí mục tiêu giao tiếp: có giao tiếp để biết, giao tiếp để hiểu, giao tiếp hướng tới hành động và giao tiếp để hướng tới sự cộng
tác.
- Theo tiêu chí về phạm vi của giao tiếp có giao tiếp nội bộ và giao tiếp với bên ngoài.