CHƯƠNG 5 : CÁC ỨNG DỤNG GIAO TIẾP KINH DOANH
5.1. Giao tiếp kinh doanh đa văn hoá
5.1.2. Đa văn hoá và vấn đề giao tiếp kinh doanh
5.1.2.1. Đa văn hố
Đa văn hóa là sựchung sống hịa bình của các nền văn hóa khác nhautrong cùng một mơi trường. Đó là một hiện tượng xã hội liên quan trực tiếp đến tồn cầu hóa và xã hội hậu hiện đại.
Đa văn hóa cũng có thể được gọi là đa văn hóa và đa nguyên văn hóa, và đó là một khái niệm xã hội học được áp dụng cho các nghiên cứu trong khoa học xã hội. Ý tưởng về một nhóm đa văn hóa giả định rằng các nhóm văn hóa sẽ ngày càng kết nối với nhau vì sự liên hệ ngày càng tăng giữa các nền văn hóa và gần như khơng tồn tại của các nhóm bị cơ lập.
Câu hỏi thường được tranh luận giữa các nhà nhân chủng học và các nhà xã hội học về các dòng tư tưởng khác nhau. Một số học giả tin rằng quan điểm đa văn hóa này khơng tồn tại, và có một sự áp đặt của văn hóa thống trị với sự xuất hiện của người châu Âu, sẽ kết thúc với sự bá quyền của tồn cầu hóa. Tuy nhiên, các nhà tư tưởng khác nhìn thấy một số đặc điểm đa sắc tộc và bảo vệ sự tồn tại của nhiều nền văn hóa trên lục địa Mỹ và sống hịa thuận chính xác vì khả năng quan hệ tồn cầu.
Khái niệm đa văn hóa chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của thuyết tương đối văn hóa, trong đó đặt câu hỏi về ý tưởng rằng thói quen và phong tục của một nhóm có thể vượt trội so với các nhóm khác. Ý tưởng này cho rằng các nền văn hóa rất đa dạng và phải được tôn trọng trong bản chất của họ, khơng có đúng hay sai trong phong tục, là cơ sở của đa văn hóa.
5.1.2.2. Giao tiếp trong mơi trường đa văn hố
Giao tiếp và truyền đạt thông tin trong môi trường đa văn hố cũng là q trình chuyển ý tưởng từ người gửi đến người nhận. Quá trình này thể hiện trong hình 5.1.
Người gửi thông điệp xác định ý tưởng muốn truyền đạt và mã hố bức thơng điệp đó. Tiếp theo bức thơng điệp được truyền thông qua các phương tiện như điện thoại, thư hoặc trao đổi trực tiếp. Cuối cùng bức thông điệp này được người nhận giải mã và diễn giải. Nếu bức thông điệp không rõ ràng và người nhận cảm thấy cần phản ảnh lại thì quá trình lại được thực hiện theo chiều ngược lại. Người nhận lúc này lại trở thành người gửi và người gửi trở thành người nhận. Luồng thông tin ngược chiều được thực hiện gọi là thông tin phản hồi và điều này tạo ra quá trình giao tiếp và truyền đạt thông tin hai chiều. Trong thực tế, các luồng ý nghĩa qua lại như vậy được những người tham
95
gia vào q trình giao tiếp và truyền đạt thơng tin sử dụng để làm rõ và kiểm soát hành động. Tuy nhiên, quá trình giao tiếp này cũng thường bị gián đoạndo bị “nhiễu”.
Hình 5.1: Q trình giao tiếp trong mơi trường đa văn hố
Tuỳ theo tính chất của giao tiếp, có thể phân loại các hình thức giao tếp và truyền đạt thông tin thành giao tiếp đối nội và giao tiếp đối ngoại. Trong giao tiếp đối ngoại, quá trình giao tiếp thường bị ảnh hưởng do sự khác biệt về văn hoá. Cách giao tiếp của các nhà quản lý Mỹ rất khác các nhà quản lý châu Âu hay châu Á. Một nhóm nghiên cứu của trường đại học Harvard đã phát hiện ra rằng các nhà quản lý Nga sử dụng hình thức giao tiếp trực tiếp hơn các nhà quản lý Mỹ. Trong khi đó, các nhà quản lý Mỹ chủ yếu dùng văn bản viết và điện thoại.
Căn cứ vào cách thức giao tiếp, có hai loại giao tiếp trong mơi trường đa văn hoá, là giao tiếp rõ ràng và giao tiếp ẩn ý. Một số nước sử dụng thông tin rất thẳng thắn và rõ ràng, nhưng một số nước khác lại sử dụng phương pháp ẩn ý nhiều hơn.Ví dụ, ở Mỹ các nhà quản lý được đào tạo để nói chính xác những gì họ muốn, nhưng các nước khác như Nhật Bản, Mỹ La Tinh và các nước Ả Rập lại thường sử dụng phương pháp ẩn ý.
5.1.2.3. Yếu tố cản trở giao tiếp trong mơi trường đa văn hố
Trong mơi trường đa văn hố, những trở ngại giao tiếp thường gặp là: ngôn ngữ, văn hố, nhận thức, giao tiếp khơng bằng lời.
Trở ngại về ngôn ngữ: Sự hiểu biết về ngôn ngữ của nước chủ nhà (nước mà cơng ty đa quốc gia có trụ sở chính) là hết sức quan trọng đối với những người làm việc trong các công ty đa quốc gia. Nếu các nhà quản lý không hiểu ngôn ngữ mà trụ sở chính sử dụng, thì họ rất dễ mắc sai lầm. Hiện nay nhiều công ty đa quốc gia sử dụng tiếng Anh làm ngôn ngữ chung cho giao tiếp và truyền đạt thông tin nội bộ để các nhà quản lý ở các vùng địa lý khác nhau có thể troa đổi dễ dàng với nhau. Tuy vậy, sự khác biệt về ngôn ngữ vẫn là một vấn đề gây khó khăn cho doanh nghiệp.
Ý tưởng người gửi muốn truyền đạt Phương tiện Diễn giải của người nhận Thông tin phản hồi Mã hoá Giải mã
96
Trở ngại về văn hoá: Tuỳthuộc vào giá trị văn hoá ở từng nước, cách thức giao tiếp của từng cá nhân sẽ khác nhau. Sự khác nhau về văn hố có thể gây nên sự hiểu nhầm giữa những nhà quản lý tập đồn đa quốc gia ở trụ sở chính với các nhân viên làm việc trong chi nhánh của tập đoàn ở nước ngồi. Sự khác nhau về văn hố sẽ có những tác động khác nhauđến hành vi của con người trong công việc.
Trở ngại về nhận thức: Nhận thức là cách nhìn nhận của một người về thế giới thực tiễn. Cách nhìn nhận của mọi người về thế giới thực tiễn ảnh hưởng đến sự đánh giá của họ và q trình ra quyết định. Nhận thức sai lệch có thể làm giảm hiệu quả giao tiếp. Các trở ngại về nhận thức trong mơi trường quốc tế có thể được phản ảnh qua các thơng điệp quảng cáo hay cách nhìn của người khác về một vấn đềnhất định. Nhận thức có thể gây trở ngại trong giao tiếp trong trường hợp một người sử dụng những từ ngữ bị người khác hiểu sai, cũng như trong cách người này nhìn nhận người khác.
Trở ngại trong giao tiếp khơng bằng lời: Đó là sự thể hiện khơng bằng lời thơng qua cử chỉ, hành động và việc sử dụng cấc phương tiện vật chất khác. Có hai loại giao tiếp không bằng lời đặc biệt quan trọng trong giao tiếp quốc tế.
Thứ nhất, cử chỉ hành động và những biểu hiện trên khuôn mặt. Các cử chỉ hành động và những biểu hiện trên khn mặtcó thể gây ra những vấn đề rắc rối vì chúng có ý nghĩa khác nhau ở các quốc gia khác nhau.
Thứ hai, cách sử dụng phương tiện vật chất để truyền đạt thơng tin. Ví dụ khoảng cách dùng trong giao tiếp, cách bố trí văn phịng có những biểu hiện khác nhau giữa các quốc gia.
5.1.2.4. Biện pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp trong mơi trường đa văn hố
Xây dựng và hồn thiện hệ thống thơng tin phản hồi
Hệ thống thơng tin phản hồi đặc biệt quan trọng trong quan hệ giữa cơng ty mẹ và cơng ty con. Có hai loại hệ thống thơng tin: Hệ thống liên quan trực tiếp đến từng người và hệ thống không liên quan trực tiếp đến từng người. Cả hai hệ thống thông tin phản hồi này giúp các công ty con cung cấp đầy đủ thơng tin về cơng việc của mình cho công ty mẹ và ngược lại, giúp các công ty mẹ kiểm sốt được các hoạt động của cơng ty con, trên cơ sở đó đề ra các mục tiêu và kế hoạch cho thời gian tiếp theo.
Đào tạo về ngôn ngữ
Đào tạo về ngôn ngữ giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp trong môi trường đa văn hố. Đào tạo ngơn ngữ tiếng Anh cũng như ngơn ngữ của nước sở tại nơi có trụ sở chính của công ty mẹ nhằm cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng lời cũng như bằng văn bản của các nhà quản lý trong các công ty đa quốc gia.
97
Để giao tiếp một cách hiệu quả với một người từ một nền văn hố khác là hết sức khó khăn nếu hai bên khơng hiểu được về văn hoá của nhau. Đào tạo về văn hoá hết sức quan trọng đối với các cơng ty đa quốc gia có chi nhánh ở nhiều nơi trên thế giới, giúp các nhà quản lý hiểu sự khác biệt về văn hoá ở từng nước và từng khu vực.
Tăng cường tính linh hoạt và hợp tác
Tính linh hoạt và hợp tác có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu quả giao tiếp trong mơi trường đa văn hố. Để tăng cường tính linh hoạt và hợp tác với nhau, các đối tác phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và sẵn sàng cùng hợp tác. Ví dụ, hướng dẫn về cơng việc, tổ chức các cuộc gặp gỡ giữa các cá nhân có liên quan trực tiếp đến công việc...
Học cách giao tiếp không lời trong mơi trường đa văn hố
Cách ứng xử khơng lời bao gồm giao tiếp bằng mắt, biểu cảm của khuôn mặt, dáng điệu, cử chỉ, và cách sử dụng thời gian, khoảng cách, phạm vi. Những cử chỉ, dáng điệu thường được hiểu và giải thích theo những cách rất khác nhau trong các nền văn hố khác nhau. Mặc dù khó có thể hiểu đầy đủ các sắc thái, ý nghĩa của hành vi không lời trong các nền văn hố khác nhau, nhưng nếu tích cực quan sát, học hỏi sẽ giúp chúng ta hiểu biết hơn, tự tin hơn, nhạy cảm hơn với sự khác biệt của những nền văn hoá khác nhau.
Nâng cao hiệu quả giao tiếp văn bản trong môi trường đa văn hoá
Khi gửi thư và những văn bản khác tới doanh nhân ở các nền văn hoá khác, cần chú ý sửa cách viết và lời văn cho phù hợp. Khi viết một văn bản trong mơi trường đa văn hố cần chú ý
- Coi trọng cách thức của nước sở tại về định dạng văn bản, cách thức xưng hô. - Quan sát tước vị và thứ hạng: Sử dụng học tên, tước vị và những dấu hiệu khác của thứ hạng và cấp bậc. Chú ý khi gửi thông điệp đến những người có địa vị cao hơn sẽ phải diễn đạt khác với khi gửi thơng điệp đến những người có thứ bậc thấp hơn.
- Sử dụng câu và đoạn ngắn: Câu văn ít hơn 20 từ và đoạn văn với số dịng ít hơn 8 là dễ đọc nhất.