dựng phát triển mạnh trong giai ựoạn hiện nay. Hoàn thiện nội dung phân tắch C- V- P là cơ sở quan trọng ựể nhà quản trị ựưa ra các quyết ựịnh kinh doanh.
3.2.4. Hoàn thiện việc tổ chức kế toán trách nhiệm
Kế toán trách nhiệm là nội dung cơ bản của KTQT. Kế toán trách nhiệm ngày càng có vai trò và vị trắ quan trọng trong quản lý ở các DN trên thế giới, ựược xem là vũ khắ của các công ty lớn, giúp phát huy tối ựa nguồn lực trong doanh nghiệp, từ ựó nâng cao năng lực cạnh tranh, nhưng còn khá mới mẻ ựối với các doanh nghiệp Việt Nam. Các DNXL Việt Nam là các công ty, tập ựoàn có quy mô lớn, hoạt ựộng lâu ựời, tốc ựộ tăng trưởng nhanh, phạm vị hoạt ựộng rộng, cơ cấu tổ chức gắn liền với trách nhiệm của nhiều ựơn vị, cá nhân, vì vậy việc nghiên cứu và tổ chức vận dụng kế toán trách nhiệm là một yêu cầu cấp thiết.
Kế toán trách nhiệm là một hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận (người) trong một tổ chức có quyền chỉ ựạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi quản lý của mình. Họ có quyền và chịu trách nhiệm xác ựịnh, ựánh giá và báo cáo lên cấp trên trong tổ chức. Thông qua ựó, các cấp quản lý cao hơn sử dụng các thông tin này ựể ựánh giá thành quả của các bộ phận trong tổ chức. Như vậy, kế toán trách nhiệm bao gồm 2 mặt: thông tin và trách nhiệm. Trong ựó, mặt thông tin có nghĩa là sự tập hợp, báo cáo, ựánh giá các thông tin mang tắnh nội bộ về hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp từ cấp quản lý thấp ựến cấp quản lý cao hơn. Mặt trách nhiệm nghĩa là việc quy trách nhiệm về những sự kiện tài chắnh xảy ra. Tuỳ thuộc vào việc sử dụng 2 mặt này mà ảnh hưởng ựến thái ựộ
của người quản lý và hiệu quả của việc phân cấp trách nhiệm trong ựơn vị.
Mục tiêu của giải pháp nhằm thiết lập một tổ chức hoạt ựộng phân cấp trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận Phòng, Ban, đội,.. gắn với cơ chế khen thưởng, xử phạt thắch ựáng sẽ tạo ựộng lực quan trọng trong quá trình tổ chức các hoạt ựộng có hiệu quả cao.
Các biện pháp cụ thể:
hợp với các ựiều kiện về tổ chức kế toán trách nhiệm, giải pháp tổ chức kế toán trách nhiệm tại DNXL bao gồm:
* Tổ chức các trung tâm trách nhiệm
Trên cơ sở phân cấp quản lý theo cơ cấu tổ chức hiện nay tại các DNXL, có thể tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm, bao gồm: Trung tâm chi phắ, trung tâm lợi nhuận và trung tâm ựầu tư. Mô hình các trung tâm trách nhiệm ựược tổ chức thành các trung tâm trách nhiệm như sau:
- Trung tâm ựầu tư: là cấp cao nhất xét trên toàn DNXL. Chịu trách nhiệm toàn diện về mọi mặt hoạt ựộng của DN là Hội ựồng quản trị và Tổng giám ựốc. Trung tâm ựầu tư có mục tiêu là ựảm bảo việc ựầu tư vào các lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh của DNXL có hiệu quả; tỷ lệ hoàn vốn ựầu tư cao, lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu cao. để ựạt ựược mục tiêu ựó, trung tâm ựầu tư có nhiệm vụ ựánh giá hiệu quả ựầu tư của từng lĩnh vực hoạt ựộng; thực hiện các biện pháp cải thiện tỷ lệ hoàn vốn ựầu tư; ựánh giá thành quả của các ựơn vị trong việc hướng ựến mục tiêu chung.
- Trung tâm lợi nhuận: là các ựơn vị xây dựng thành viên. Chịu trách nhiệm về hoạt ựộng của các ựơn vị thành viên này là các Giám ựốc ựơn vị. Bên cạnh việc thể hiện trách nhiệm của một trung tâm lợi nhuận xét trên phương diện thành viên của DNXL thì các ựơn vị này còn ựược xem như là một trung tâm ựầu tư xét trên phương diện ựộc lập, tự chủ trong hoạt ựộng sản xuất kinh doanh. Trung tâm lợi nhuận có nhiệm vụ tổng hợp ựầy ựủ, chắnh xác doanh thu, chi phắ, xác ựịnh kết quả kinh doanh; theo dõi và quản lý tình hình sử dụng tài sản, bảo toàn và phát triển vốn ựược ựầu tư, với các nhiệm vụ trên ựể thực hiện mục tiêu ựảm bảo tỷ lệ tăng lợi nhuận trên doanh thu, ựảm bảo tốc ựộ tăng của doanh thu nhanh hơn tốc ựộ tăng của vốn nhằm mục ựắch nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng lợi nhuận.
- Trung tâm chi phắ: bao gồm các bộ phận văn phòng quản lý và các ựội thi công. Các trưởng bộ phận và ựội trưởng ựội thi công chịu trách nhiệm ở các bộ phận mình quản lý. Mục tiêu của trung tâm chi phắ là tăng cường tắnh tự chịu trách
nhiệm về chi phắ. Kiểm soát ựược toàn bộ những chi phắ phát sinh tại ựội thi công, tại bộ phận văn phòng quản lý. đội trưởng ựội thi công hay trưởng các phòng ban là người trực tiếp kiểm soát chi phắ và là người chịu trách nhiệm về những chi phắ phát sinh tại trung tâm. đảm bảo lợi ắch mang lại lớn hơn các chi phắ phát sinh và tăng cường những nỗ lực cho việc kiểm soát chi phắ. Trung tâm chi phắ có nhiệm vụ lập và thực hiện thi công theo dự toán công trình nhận khoán, quản lý chất lượng (ựảm bảo thi công ựúng chất lượng, ựúng tiến ựộ); theo dõi và quản lý chặt chẽ vật tư, nhân công của ựội (cả trong và ngoài biên chế) và nhân viên văn phòng ựơn vị; tiết kiệm chi phắ, lập hồ sơ hoàn công.
* Xây dựng hệ thống các báo cáo kiểm soát ở các trung tâm trách nhiệm
Hệ thống báo cáo kiểm soát ựược xây dựng dựa theo các trung tâm trách nhiệm. Hệ thống báo cáo của các trung tâm trách nhiệm hình thành nên một hệ thống các báo cáo xuyên suốt phục vụ cho công tác quản trị từ cấp lãnh ựạo thấp nhất ựến cấp cao nhất của DN.
- Hệ thống báo cáo của trung tâm chi phắ
Các báo cáo dự toán về chi phắ xây dựng ựều phải ựược lập theo hướng dẫn của Thông tư số 04/2005/TT-BXD ngày 01 tháng 04 năm 2005 với một hệ thống ựịnh mức về lượng và ựơn giá dự toán và các văn bản ban hành bổ sung ựiều chỉnh dự toán. Với phương thức giao khoán hiện nay, các DNXL tổ chức giao khoán công trình lại cho các ựội thi công sau khi thắng thầu. để kiểm soát ựược chi phắ, nhà quản lý không chỉ dừng lại ở việc lập dự toán chi phắ tuân thủ theo thông tư số 04/2005/TT-BXD mà còn phải phân loại chi phắ theo quan ựiểm KTQT. Với ựặc thù các ựơn vị xây lắp hiện nay:
+ Giao khoán cho các ựội thi công với khối lượng và ựơn giá giao khoán theo ựịnh mức thiết kế.
+ Các ựội thi công thường thuê nhân công và máy thi công khi nhận ựược công trình.
+ Chi phắ chung ựược tắnh cố ựịnh trên chi phắ nhân công theo ựúng quy ựịnh về xây dựng cơ bản.
Do vậy, giá thành sản phẩm xây lắp (CT, HMCT) chủ yếu là biến phắ. Dựa vào ựịnh mức giao khoán các công trình, đội trưởng ựội thi công chịu trách nhiệm lập báo cáo dự toán trung tâm chi phắ. Báo cáo dự toán của trung tâm chi phắ ựược lập trên cơ sở tổng hợp tất cả các công trình mà ựội ựảm nhận thi công. Báo cáo dự toán cần phải ựược lập chi tiết theo các hao phắ tạo nên ựơn giá từng hạng mục công trình (vì khối lượng giao khoán từng hạng mục thường không thay ựổi nhiều so với thiết kế). đây chắnh là cơ sở ựể các tổ thi công hạng mục công trình tổ chức thực hiện và kiểm tra, giám sát tổ viên, vật tư xuất dùng trong quá trình thi công. Cần phải khẳng ựịnh rõ là trách nhiệm của từng cá nhân gắn chặt với công việc và nhiệm vụ ựược giao. đội trưởng ựội thi công chịu hoàn toàn trách nhiệm về các chi phắ theo dự toán giao khoán và cả các chi phắ phát sinh ngoài dự toán (Phụ lục 15).
Chỉ tiêu ựánh giá hiệu quả của trung tâm chi phắ là chênh lệch giữa các khoản mục chi phắ thực tế so với chi phắ dự toán ựã ựược lập theo ựịnh mức thiết kế. định kỳ (hàng tháng), tổ trưởng tổ thi công thuộc ựội ựánh giá sơ bộ khối lượng ựã thực hiện và ựối chiếu với kế hoạch tiến ựộ thi công, ựịnh mức thiết kế. Việc theo dõi sâu sát, thường xuyên như vậy giúp tổ trưởng tổ thi công bên cạnh việc quản lý các chi phắ phát sinh thuộc phạm vi trách nhiệm của mình còn kịp thời phát hiện, hạn chế những sai sót phát sinh ngoài dự toán; phòng ngừa ựược việc thi công không ựúng thiết kế phải phá dỡ làm lại, chậm trễ tiến ựộ thi công. Khi hạng mục thi công ựã hoàn thành, tổ trưởng tổ thi công kết hợp với các bộ phận có liên quan (bộ phận cung ứng vật tư..) tổng hợp toàn bộ các chi phắ thực tế phát sinh và gửi báo cáo về cho Trung tâm chi phắ (ựội thi công). Trung tâm chi phắ sẽ sử dụng các báo cáo này ựể lập báo cáo tình hình thực hiện chi phắ. Báo cáo này là căn cứ quan trọng ựể ựánh giá thành quả của trung tâm chi phắ.
Từ bảng tắnh ựơn giá thực tế (giá thành ựơn vị) trên, ựối chiếu với ựơn giá dự toán chi phắ ựã ựược lập trước ựây, ựội thi công (trung tâm chi phắ) lập báo cáo tình
hình thực hiện chi phắ ựể ựánh giá thành quả của trung tâm. Mẫu báo cáo ựược thiết kế như sau (Phụ lục 16).
Tổng hợp các báo cáo tình hình thực hiện chi phắ của các hạng mục công trình, ựội thi công lập báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện chi phắ cho toàn công trình. Như vậy, qua phân tắch các biến ựộng trong từng hạng mục công trình, người quản lý trung tâm chi phắ cũng như các cấp cao hơn dễ dàng ựánh giá trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân có liên quan trong quá trình thi công, thực hiện nhiệm vụ ựược giao.
- Hệ thống báo cáo trung tâm lợi nhuận
Giám ựốc các ựơn vị xây lắp chịu trách nhiệm lập báo cáo dự toán ựược thiết kế chi tiết cho từng CT, HMCT. Căn cứ vào các công trình trúng thầu, khối lượng dự kiến các CT, HMCT mà các ựội thi công, xắ nghiệp trong ựơn vị ựảm nhận, các ựơn vị xây lắp lập báo cáo dự toán lợi nhuận ựể làm cơ sở ựánh giá việc thực hiện, kết quả kinh doanh qua việc tổng hợp ựầy ựủ doanh thu, chi phắ. Do tắnh chất Ộgiao khoánỢ nên bên cạnh việc quản lý tài chắnh, ựơn vị còn phải kiểm soát các ựội thi công, các xắ nghiệp về chất lượng công trình và tiến ựộ thực hiện. Kiểm soát chất lượng công trình là việc kiểm soát các ựội thi công tuân thủ ựúng thiết kế trong quá trình thi công; kiểm soát tiến ựộ thực hiện là kiểm soát việc tuân thủ tiến ựộ theo kế hoạch. Vắ dụ mẫu báo cáo dự toán trung tâm lợi nhuận ựược thiết kế như sau (Phụ lục 17).
Cuối kỳ, từ các báo cáo của các trung tâm chi phắ trong ựơn vị gửi về, kết hợp với số công trình ựang nhận thầu, các ựơn vị xây lắp tiến hành lập các báo cáo thực hiện với tư cách là trung tâm lợi nhuận ựể ựánh giá hoạt ựộng của mình và gửi báo cáo về DNXL. Báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận ựược thiết kế cho từng công trình, hạng mục công trình. Báo cáo thể hiện sự chênh lệch giữa lợi nhuận (lỗ) thực tế với lợi nhuận (lỗ) theo dự toán của trung tâm. Mẫu báo cáo (Phụ lục 18).
- Hệ thống báo cáo trung tâm ựầu tư
Trung tâm ựầu tư là cấp cao nhất trong tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Do vậy, báo cáo dự toán trung tâm ựầu tư ựược lập làm cơ sở cho việc ựánh giá hiệu quả hoạt ựộng của các ựơn vị thành viên và hiệu quả của từng lĩnh vực hoạt ựộng mà DNXL ựã ựầu tư. Mẫu báo cáo dự toán của trung tâm ựầu tư ựược thiết kế như sau (Phụ lục 19). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
để có thể so sánh và ựánh giá hiệu quả của việc ựầu tư vào các ựơn vị thành viên một cách chắnh xác, bên cạnh dự toán của trung tâm ựầu tư, DNXL cần lập thêm bảng dự toán kết quả ựầu tư của DNXL vào từng ựơn vị thành viên. Mẫu bảng dự toán ựược thiết kế như sau (Phụ lục 20).
Báo cáo thực hiện của trung tâm ựầu tư (báo cáo hiệu quả ựầu tư) ựược lập tại DNXL ựể theo dõi, phân tắch, ựánh giá hiệu quả, chất lượng ựầu tư. đây là báo cáo tổng quát nhất trong các loại báo cáo của các trung tâm trách nhiệm. Báo cáo này giúp cho Hội ựồng quản trị và Ban giám ựốc có cái nhìn tổng thể về tình hình ựầu tư của DN; xem xét và ựánh giá ựược hiệu quả của việc ựầu tư vào từng ựơn vị thành viên (hay việc ựầu tư của ựơn vị). Báo cáo còn giúp cho Hội ựồng quản trị và Ban giám ựốc có những thông tin cần thiết cho việc ra các quyết ựịnh. Mẫu báo cáo ựược minh hoạ như sau (Phụ lục 21).
để ựánh giá hiệu quả ựầu tư, DNXL cần lập bảng ựánh giá hiệu quả ựầu tư vào từng ựơn vị thành viên. Mẫu bảng ựánh giá ựược minh hoạ như sau (Phụ lục 22).
Qua bảng ựánh giá hiệu quả ựầu tư DNXL dễ dàng thấy ựược việc ựầu tư vào ựơn vị nào là tốt hơn. Qua ựó, DNXL cần phải xem xét lại các dự án ựầu tư, tập trung vào các ựơn vị hoạt ựộng có hiệu quả, mang lại lợi nhuận cao ựể gia tăng hiệu quả ựầu tư.
3.2.5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị
Như phân tắch ở chương 2, hệ thống báo cáo KTQT hiện nay tại các DNXL chỉ mới cung cấp ựược thông tin thực hiện, chưa ựáp ứng ựầy ựủ các yêu cầu của
quản lý. Thông tin trên các báo cáo mới chỉ ựáp ứng ựược yêu cầu của KTTC, cần thiết phải xây dựng hệ thống báo cáo vừa phản ánh ựược thông tin ựịnh hướng, thông tin thực hiện, và các phân tắch ựánh giá.
Mục tiêu của giải pháp: nhằm xây dựng hệ thống báo cáo ựầy ựủ, cung cấp cho các nhà quản trị DNXL có ựược những thông tin cần thiết ựể thực hiện tốt các chức năng của mình.
Các biện pháp cụ thể:
- Xây dựng hệ thống báo cáo ựịnh hướng hoạt ựộng sản xuất doanh
* Hệ thống báo cáo ựịnh hướng hoạt ựộng:
Hệ thống báo cáo ựịnh hướng (dự toán) hoạt ựộng sản xuất kinh doanh cung cấp thông tin ựịnh hướng ựể triển khai, giám sát, là thước ựo ựể ựánh giá kết quả các hoạt ựộng sản xuất kinh doanh. Hoạt ựộng sản xuất kinh doanh của các DNXL theo nhu cầu của thị trường ựặt ựịnh hướng hoạt ựộng tạo ra giá trị theo công ựoạn kết gắn liền với từng trung tâm trách nhiệm trong mô hình tổ chức quản trị của DN như trung tâm chi phắ, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận, trung tâm ựầu tư. Quản trị quá trình tạo ra giá trị của DN gắn liền với việc hoạch ựịnh những thông tin cần thiết như giá bán, doanh thu, sản xuất, chi phắ, kết quả sản xuất kinh doanh. Do vậy, hệ thống báo cáo ựịnh hướng hoạt ựộng sản xuất kinh doanh ựược xây dựng linh hoạt phải bao quát ựược các hoạt ựộng sản xuất kinh doanh trong các DNXL bao gồm các báo cáo cơ bản sau:
- Dự toán giá bán theo phương pháp trực tiếp: cung cấp những thông tin ựịnh hướng giá bán trong mối quan hệ với chi phắ ựược phân thành ựịnh phắ, biến phắ và với lợi nhuận mục tiêu (Phụ lục 23).
- Dự toán giá bán theo phương pháp toàn bộ: cung cấp những thông tin ựịnh hướng giá bán trong mối quan hệ với các bộ phận cấu thành nên giá bán theo phương pháp toàn bộ: giá vốn, chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý doanh nghiệp, lợi nhuận mục tiêu (Phụ lục 24).
- Dự toán doanh thu, dự toán sản xuất, dự toán chi phắ và cung ứng nguyên vật liệu, dự toán nhân công, dự toán kết quả kinh doanh,... (ựã trình bày ở phần trên)
* Quy trình thu thập thông tin lập hệ thống báo cáo ựịnh hướng