Mối liên hệ gia các phòng, ba nữ

2. Mơ hình tổ chức của khách sạn

2.5. Mối liên hệ gia các phòng, ba nữ

2.5.1. B ph n l ộ ậ ễtân

 Mối liên hệ gi a b ph n l tân và bu ng phòng ữ ộ ậ ễ ồ

Lễ tân và bu ng là hai b ph n thu c khồ ộ ậ ộ ối lưu trú của khách sạn. Để hoạt động mua bán lưu trú đạt hiệu quả cao, hai bộ phận này cần phải kết hợp chặt chẽ để sẵn sàng đảm bảo cung c p k p th i bu ng phòng cho khách hàng và x lý các yêu c u, phàn nàn vấ ị ờ ồ ử ầ ề buồng phòng.

Mỗi ngày, nhân viên l tân s báo cho b ph n bu ng phòng biễ ẽ ộ ậ ồ ết số lượng phòng và s ố lượng khách dự kiến đến trong ngày, các yêu c u cầ ủa khách để ộ b ph n này s p x p nhân ậ ắ ế sự s dử ụng xe đẩy làm v ệsinh, lên k ho ch d n phịng, trang trí phịng theo th t ế ạ ọ ứ ự ưu tiên. Khi khách đến làm thủ tục check-in, nhân viên lễ tân sẽ báo để nhân viên buồng kiểm tra phòng, sau khi ki m tra xong, nhân viên bu ng s ph n h i cho l tân bi t, n u phòng ể ồ ẽ ả ồ ễ ế ế sẵn sàng thì nhân viên l tân sễ ẽ đưa khách lên phòng; còn trường hợp phòng g p s cặ ự ố, chưa sẵn sàng đón khách thì lễ tân sẽ đổi phịng thích hợp cho khách.

Khi khách làm th t c check-out, nhân viên bu ng phòng s ủ ụ ồ ẽthực hi n vi c ki m tra xem ệ ệ ể khách có s d ng d ch v gì khơng, có trang thi t b ử ụ ị ụ ế ị nào hư hỏng hay khách có b ỏ quên đồ gì và báo lại cho nhân viên lễ tân bi ết.

26

 Mối liên hệ gi a b ph n l tân và k ữ ộ ậ ễ ỹthuật

Sự hỗ trợ l n nhau cẫ ủa hai b ph n này nh m mang l i chộ ậ ằ ạ ất lượng cơ sở ạ ầ h t ng, trang thiết b m b o thị đả ả ời gian lưu trú của khách không bị gián đoạn. Lễ tân có nhi m v thơng ệ ụ báo v i b ph n K thuớ ộ ậ ỹ ật – ảo dưỡ B ng v tình tr ng trang thi t bề ạ ế ị để có cách gi i quyả ết (sửa ch a ho c thay th ) k p th i. Bên cữ ặ ế ị ờ ạnh đó, bộ ph n Kậ ỹ thuật cũng cần thông báo với Lễ tân về mức độ hư hỏng của thiết bị để tiến hành chuy n phòng cho khách. ể

 Mối liên h gi a b ph n l tân và an ninh ệ ữ ộ ậ ễ

Lễ tân thường xuyên tiếp xúc với khách nhất, vì vậy khi an ninh của khách xảy ra vấn đề ộ, b phận Lễ tân sẽ liên hệ v i bộ phận aớ n ninh để kịp thời đưa ra hướng giải quyết hiệu quả nhất, đảm bảo khách ln an tồn trong khn viên khách s n. ạ

 Mối liên hệ gi a b ph n l tân và k ữ ộ ậ ễ ếtoán

Các khoản thanh tốn và hóa đơn từ Lễ tân sau khi ki m kê s ể ẽ được giao v cho b phề ộ ận Kế toán. T các lo i gi y t này, K toán l p báo cáo doanh thu, báo cáo công n cho khách ừ ạ ấ ờ ế ậ ợ sạn. Đây là mối quan h không th ệ ểthiếu ở bất k khách s n nào, s ỳ ạ ựphối h p này giúp hoợ ạt động kinh doanh được minh bạch, rõ ràng, từ đó có kế hoạch mới thúc đẩy doanh thu của khách s n. ạ

 Mối liên hệ gi a b ph n l tân và Sale & Marketing ữ ộ ậ ễ

Lễ tân c n k t h p v i b ph n Saầ ế ợ ớ ộ ậ les & marketing để ả c i ti n thông tin, mô tế ả – quảng cáo và bán các hàng hóa d ch v hay khai tri n th c hiị ụ ể ự ện các chương trình discount của khách s n trong suạ ốt tiến trình khách đặt phịng và lưu trú tại khách s n. ạ

 Mối liên hệ gi a b ph n l tân và dữ ộ ậ ễ ịch vụ ổ sung b

Các b ph n d ch v b sung trong khách sộ ậ ị ụ ổ ạn như là khu Spa, phòng tập Gym, phòng Karaoke, phòng đánh Bia, sân golf – tennis,… nhân sự ễ tân cầ l n ph i nắm thông tin cơ ả bản về các dịch vụ bổ sung và liên tục cải tiến các dịch vụ mới để mô tả đến khách. Lễ tân chuyển các yêu c u d ch v ầ ị ụ đến các b ph n liên quan chu n b ộ ậ ẩ ị giúp cho khách. Ngược lại, các bộ phận d ch v b sung s chuyị ụ ổ ẽ ển giao các hóa đơn, chứng t phát sinh trong quá ừ trình sử d ng dụ ịch vụ ủa khách để ả ến vào h c c i ti ồ sơ thanh toán.

2.5.2. B ph n bu ng phòng ộ ậ ồ

 Mối liên hệ gi a bu ng phòng vữ ồ ớ ộ ph n k thu t i b ậ ỹ ậ

Khi phát hi n các trang thi t bệ ế ị như: máy nước nóng, điều hịa, t lủ ạnh… trong phịng khách ho c d ng c làm vi c bặ ụ ụ ệ ị hư hỏng, trưởng ca ph c v bu ng s liên h b ph n k ụ ụ ồ ẽ ệ ộ ậ ỹ thuật cử người đến ki m tra, sể ửa chữa,…

Nhân viên k thu t c a khách s n có trách nhiỹ ậ ủ ạ ệm hướng d n nhân viên bu ng s d ng các ẫ ồ ử ụ máy móc, xe đẩy phục vụ buồng trang thiết bị theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.

 Mối liên hệ gi a bu ng phòng vữ ồ ớ ộ ph n an ninh i b ậ

Bộ ph n bu ng có nhi m v theo dõi tình hình an ninh trong khu vậ ồ ệ ụ ực khách lưu trú. Nếu phát hi n m t mát hay các vệ ấ ấn đề có nguy cơ gây mất an tồn trong khách sạn như: khách

27

đánh nhau, khách tổ chức sử dụng thuốc lắc trong phịng,... nhân viên buồng phải nhanh chóng báo cho bộ phận an ninh biết để x lý k p th ử ị ời.

 Mối liên hệ gi a bu ng phòng vữ ồ ớ ộ ph n k toán i b ậ ế

Hàng ngày, t bu ng phòng c a khách s n s nổ ồ ủ ạ ẽ ộp các hóa đơn mua bán hàng hóa cho minibar, trang thi t bế ị đồ dùng ph c v công viụ ụ ệc… cho bộ ph n kậ ế toán để ộ b ph n này ậ thực hiện việc đối chiếu ch ng tứ ừ, cân đối chi tiêu cho phù h p. ợ

2.5.3. B ph n F&B ộ ậ

 Mối liên hệ gi a b ph n F&B và phòng kinh doanh ữ ộ ậ

Nếu khách yêu c u s d ng các d ch v F&B t i khách s n, b ph n Kinh doanh có trách ầ ử ụ ị ụ ạ ạ ộ ậ nhiệm tiếp nhận thông tin và gửi yêu c u cho b ph n F&B liên quan. Hàng ngày, F&B s ầ ộ ậ ẽ sắp x p, chu n bế ẩ ị tiếp đón khách theo đúng yêu cầu nhận được, đồng thời chuyển các hóa đơn, chứng từ hoặc khoản tiền thu được từ khách hàng về cho phịng Kế tốn và chuyển giấy tờ liên quan đến nhận xét của khách cho bộ phận Kinh doanh.

 Mối liên hệ gi a b ph n F&B và bu ng phòng ữ ộ ậ ồ

Khi khách yêu c u ph c v Room service v i b ph n bu ng thì nhân viên bu ng phịng ầ ụ ụ ớ ộ ậ ồ ồ sẽ thông báo với bộ ph n F&B biậ ế ểt đ phục vụ khách.

Sau khi khách dùng b a xong t i phòng, nữ ạ ếu đến gi d n phòng, nhân viên bu ng s báo ờ ọ ồ ẽ cho nhân viên nhà hàng đến thu dọn.

Bộ ph n bu ng phòng ph i h p v i nhân viên nhà hàng th c hi n viậ ồ ố ợ ớ ự ệ ệc sát trùng định kỳ, diệt chu t ộ – sâu bọ… trong bộ phận F&B.

  

Nhận xét v mề ối liên hệ ữ gi a các b ph n ộ ậ

Việc thi t l p các mế ậ ối quan h gi a các b ph n là vơ cùng quan trệ ữ ộ ậ ọng, vì đặc điểm kinh doanh của khách sạn r t cấ ần đến s ự đồng bộ trong quá trình ph c v , c n s phụ ụ ầ ự ối hợp nhịp nhàng gi a các b phữ ộ ận để mang lại môi trường làm vi c hi u quệ ệ ả cũng như mang đến nhiều lợi ích. Chính vì v y mà khách sậ ạn Intercontinental đã thiế ật l p nh ng mữ ối quan h ệ giữa các phòng, ban m t cách r t ch t ch . Tộ ấ ặ ẽ ừ đó có thể đảm b o t t chả ố ất lượng phục v ụ của nhà hàng, giúp cho các b phộ ận hoàn thành t t nhi m v , nâng cao hiố ệ ụ ệu qu viả ệc s ử dụng các y u tế ố chung hay gi m thi u sai sót trong q trình làm vi c ti t kiả ể ệ ế ệm được thời gian, công sức.