Chương 2 : PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIấN CỨU
4.1. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI SHB
4.1.1. Cỏc thủ tục kiểm soỏt tại SHB
4.1.1.1. Cỏc thủ tục kiểm soỏt trong Ngõn hàng
Cỏc rủi ro trong Ngõn hàng đều được kiểm soỏt một cỏch chặt chẽ bằng những chớnh sỏch, những thủ tục cụ thể như sau:
* Phõn quyền, ủy quyền:
- Cỏc chứng từ phải cú đầy đủ chữ ký của người cú thẩm quyền xột duyệt. - Cú sự phõn cụng, phõn nhiệm giữa cỏc bộ phận chức năng, tỏch biệt giữa cỏc chức năng sau:
+ Chức năng xột duyệt và chức năng bảo quản tài sản. + Chức năng kế toỏn và chức năng bảo quản tài sản. + Chức năng xột duyệt và chức năng kế toỏn.
- Thực hiện xin điều chuyển vốn hoặc cỏc hoạt động quan trọng phải cú chữ ký xột duyệt của giỏm đốc hoặc những người cú thẩm quyền quyết định, nhất là đối với những khoản chi vượt hạn mức.
* Kiểm soỏt hệ thống và quỏ trỡnh xử lý thụng tin
- Kiểm tra tớnh chớnh xỏc, đầy đủ, hợp phỏp, hợp lệ của chứng từ trước khi hạch toỏn.
- Trước khi thực hiện giao dịch, giao dịch viờn phải kiểm tra, đối chiếu mẫu chữ ký, mẫu dấu của KH đảm bảo chữ ký, dấu trờn chứng từ giao dịch khớp đỳng với mẫu chữ ký đăng ký tại NH và được cập nhật đầy đủ trờn hệ thống.
- Mỗi nhõn viờn được cung cấp mật khẩu riờng sử dụng phự hợp với chức năng, trỏch nhiệm từng người. Đồng thời, mỗi nhõn viờn định kỳ phải thay đổi mật khẩu để trỏnh rủi ro cú thể xảy ra.
- Tất cả cỏc mỏy tớnh đều cú chương trỡnh diệt virus và cú quy định về việc cập nhật thường xuyờn.
- Sử dụng bộ lưu điện để trỏnh việc mất dữ liệu khi gặp sự cố về điện.
* Kiểm soỏt chứng từ, sổ sỏch kế toỏn
- Tất cả cỏc chứng từ phải được kiểm soỏt chặt chẽ trước khi thực hiện cỏc nghiệp vụ.
- Mọi nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều được lập chứng từ kế toỏn và chỉ lập một lần. Tất cả cỏc chứng từ kế toỏn (gồm cả chứng từ do NH và KH lập) phải rừ ràng, đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc theo mẫu quy định.
- Tất cả chứng từ nhận được trong giờ giao dịch phải xử lý hết trong ngày. - Thủ tục giao nhận, trỡnh tự, thời gian luõn chuyển chứng từ tại NH phải được thực hiện đầy đủ cỏc bước: tiếp nhận chứng từ của KH hoặc lập chứng từ; kiểm soỏt chứng từ; hạch toỏn; thực hiện thu/chi tiền mặt, xuất/ nhập tài sản; tổng hợp cỏc chứng từ phỏt sinh trong ngày; sắp xếp, đúng, bảo quản và lưu.
- Cuối mỗi ngày, giao dịch viờn in liệt kờ chứng từ giao dịch, kiểm tra, đối chiếu với chứng từ giao dịch, đảm bảo đầy đủ về số lượng, tớnh hợp lệ của chứng từ gốc. Sắp xếp chứng từ theo thứ tự hạch toỏn trong liệt kờ giao dịch và đỏnh số thứ tự 1,2,3,… ở gúc phớa trờn, bờn phải từng trang bằng bỳt mực từ trang đầu đến trang cuối cựng. Tại trang đầu tiờn, giao dịch viờn phải ghi rừ tổng số tờ chứng từ trong tập.
- Sau khi kiểm tra, giao dịch viờn tổng hợp lại và chuyển cho kiểm soỏt viờn kiểm tra lại toàn bộ chứng từ.
- Tất cả chứng từ được tổng hợp lại và đúng thành quyển theo ngày, theo user của giao dịch viờn và theo thứ tự của chứng từ.
- Những ấn chỉ quan trọng như: sổ tiết kiệm, chứng chỉ tiền gởi, trỏi phiếu,... được quản lý chặt chẽ. Cuối ngày, giao dịch viờn phải in ra danh sỏch mở tài khoản, và phải nộp số ấn chỉ tồn vào quỹ trung tõm.
- Bộ phận quản lý kho qũy thực hiện kiểm quỹ cuối ngày đảm bảo số liệu khớp đỳng với kế toỏn.
* Quy trỡnh nghiệp vụ: (kiểm soỏt quy trỡnh xử lý nghiệp vụ)
- Việc thu, chi tài chớnh của NH thực hiện theo quy định của Luật Ngõn sỏch nhà nước và Luật NHNN VN.
- Thực hiện hạch toỏn theo đỳng chế độ kế toỏn hiện hành; phản ỏnh đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời tỡnh hỡnh sử dụng, biến động của vốn và tài sản trong quỏ trỡnh kinh doanh, quy định rừ trỏch nhiệm của từng bộ phận, cỏ nhõn đối với từng trường hợp làm hư hỏng, mất mỏt tài sản.
- Đối với những tài sản NH đi thuờ, nhận cầm cố, nhận thế chấp, nhận đảm bảo giữ hộ của khỏch hàng, NH quản lý, bảo quản hoặc sử dụng theo thỏa thuận với khỏch hàng phự hợp với quy định của phỏp luật.
* Kiểm tra độc lập việc thực hiện:
- Hệ thống kiểm tra – giỏm sỏt hoạt động độc lập của NH được tổ chức từ Chi nhỏnh điều tới. Kiểm soỏt viờn từ Chi nhỏnh cú thể kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ bất cứ nghiệp vụ nào cũng như bất kỳ chứng từ sổ sỏch nào thấy khả nghi và cú dấu hiệu khụng trung thực của Phũng giao dịch.
- Kế toỏn viờn nội bộ cú thể kiểm tra đột xuất hoặc kiểm tra định kỳ cỏc số liệu hoặc hoạt động giao dịch trong ngày.
- Cuối ngày cú sự tổng kết đối chiếu cõn đối với ngõn hàng trung tõm về hoạt động giao dịch chuyển tiền điện tử.
4.1.1.2. Cỏc văn bản quy định về HTKSNB trong NH (đọc cỏc văn
bản này, tỡm ra ý chớnh)
Để hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong Ngõn hàng hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thỡ việc xõy dựng hệ thống văn bản chỳ trọng đến sự liờm chớnh, đạo đức nghề nghiệp cựng với những quy định rừ ràng về trỏch nhiệm, quyền hạn và quyền lợi của cỏc nhõn viờn là một điều hết sức cần thiết. Cú thể kể đến một số văn bản sau:
Bảng 6: CÁC VĂN BẢN QUY ĐỊNH VỀ HỆ THỐNG KSNB
Tờn văn bản Mục đớch của văn bản Nội dung của văn bản
09/QĐ-HĐQT ban hành ngày 15/01/2011 ban hành quy định về giao dịch KH của SHB. trỡnh chất lượng giao dịch trong SHB Xỏc định rừ trỏch nhiệm của đơn vị, cỏ nhõn khi tham gia giao dịch.
thực hiện nghiệp vụ giao dịch khỏch hàng đối với cỏc giao dịch thu- chi tiền mặt, thanh toỏn…
Quyết định số 286/QĐ-TGĐ ngày 02/03/2011 ban hành quy định về quản lý và đầu tư mua sắm tài sản của SHB.
- Xỏc định quyền hạn, trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn khi tham gia để trỏnh gian lận trong quỏ trỡnh thực hiện, nhất là trong quỏ trỡnh sửa chữa, nhượng bỏn, thanh lý. - Bảo vệ tài sản của NH.
Quy định chi tiết về trỡnh tự, thủ tục mua sắm TSCĐ, xõy dựng cơ bản , sửa chữa, nõng cấp, nhượng bỏn, thanh lý , kiểm kờ TSCĐ, CCDC. Quyết định số 337/QĐ-TGĐ ngày 03/04/2012 Ban hành quy định về quản lý và sử dụng hồ sơ tớn dụng. - Thống nhất, chuẩn húa việc quản lý và sử dụng hồ sơ tớn dụng trong SHB. - Quy định rừ trỏch nhiệm, quyền hạn của cỏc bộ phận và cỏ nhõn cú liờn quan. Cỏc quy định cụ thể về tỡnh trạng hồ sơ, quản lý, sử dụng và lưu trữ hồ sơ. Quyết định số 339/QĐ-HĐQT ngày 20/8/2012 ban hành quy chế quản lý rủi ro tớn dụng của SHB.
Quản lý một cỏch toàn diện cỏc rủi ro cú thể xảy ra trong hoạt động tớn dụng để NH phỏt triển một cỏch lành mạnh, an toàn và hiệu quả.
Quy định thực hiện đầy đủ khung quản lý rủi ro tớn dụng bao gồm chiến lược, cơ cấu tổ chức, chớnh sỏch, cỏc quy trỡnh kiểm soỏt tớn dụng đối với việc khởi tạo, giỏm sỏt và quản lý cỏc giao dịch tớn dụng.
Quyết định số
1035/ QĐ-TGĐ
ngày 24/8/2012 ban
Đảm bảo đỏnh giỏ được cỏc rủi ro trọng yếu cú thể xảy ra trong quỏ trỡnh hoạt động
Quy định trỡnh tự thực hiện việc nhận diện rủi ro, đo lường, xếp hạng
hành quy trỡnh đỏnh giỏ và bỏo cỏo rủi ro hoạt động của SHB.
của đơn vị.
Định hướng cụng tỏc quản lý rủi ro hoạt động, tập trung vào những lĩnh vực trọng yếu cú mức rủi ro cao.
rủi ro và quy trỡnh xõy dựng kế hoạch để ngăn chặn rủi ro tại SHB.
Quyết định số 386/QĐ-HĐQT ngày 27/8/2012 về việc ban hành Quy chế kiểm toỏn nội bộ SHB.
Nhằm ngăn chặn cỏc gian lận trong cỏc hoạt động cho vay, giao dịch, huy động vốn và trong cỏc hoạt động khỏc của SHB.
Xỏc định rừ trỏch nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ của cỏ nhõn, đơn vị cú liờn quan.
Quy định về mục tiờu, cỏc nguyờn tắc cơ bản, cỏc yờu cầu đảm bảo chất lượng hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, tiờu chuẩn của Bộ phận KTNB.
(Nguồn: Bộ phận Kiểm soỏt)
4.1.2. Đỏnh giỏ khỏi quỏt về sự vận hành của hệ thống kiểm soỏt nội bộ trong ngõn hàng trong ngõn hàng
Qua quỏ trỡnh thực tập và nghiờn cứu tại SHB chi nhỏnh Kiờn Giang – PGD Tõn Hiệp tụi cú thể đưa ra nhận xột sau:
- Ngõn hàng được trang bị hệ thống kiểm soỏt tương đối chặt chẽ với những dữ liệu được lưu trữ trong chương trỡnh kế toỏn trờn mỏy vi tớnh, hệ thống bỏo cỏo tài chớnh và bỏo cỏo quản trị rất đầy đủ, rừ ràng giỳp giảm rủi ro trong cỏc thao tỏc hạch toỏn kế toỏn cũng như quỏ trỡnh kiểm soỏt đảm bảo cho bỏo cỏo tài chớnh đỏng tin cậy, thụng tin cung cấp được chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời khi cấp trờn yờu cõu.
- Ban kiểm soỏt của NH được tổ chức độc lập với cỏc cấp quản lý, thuộc sự quản lý trực tiếp của GĐ chi nhỏnh; mọi cỏ nhõn trong đơn vị cú trỏch nhiệm cung cấp thụng tin, tài liệu cần thiết cho kiểm toỏn viờn nội bộ nờn kết quả kiểm soỏt của Ban kiểm soỏt mang tớnh khỏch quan và chớnh xỏc.
- Cú những chớnh sỏch khen thưởng, phụ cấp thiệt hại hợp lý cho cỏc nhõn viờn trong quỏ trỡnh tiếp xỳc với mỏy tớnh tạo thờm niềm tin, sự nhiệt tỡnh làm việc cho cỏc nhõn viờn trong suốt quỏ trỡnh làm việc trỏnh được tỡnh trạng trễ nải trong cụng việc của mỡnh.
- Ngõn hàng cú trang bị cỏc phương tiện, thiết bị tớnh toỏn hiện đại giỳp cho việc xử lý cỏc số liệu của kế toỏn trở nờn nhanh chúng, tiết kiệm được nhiều cụng sức. Hiện nay ngõn hàng cũng đó ỏp dụng việc tin học húa cụng tỏc kế toỏn nờn đó giải quyết được vấn đề xử lý thụng tin và cung cấp thụng tin được nhanh chúng, thuận lợi, tăng năng suất lao động cho bộ mỏy kế toỏn, nõng cao hiệu quả hoạt động. Đồng thời tin học húa cụng tỏc kế toỏn trong hệ thống thụng tin kế toỏn của ngõn hàng cũn giải quyết được việc thiết lập mẫu chứng từ, trỡnh tự luõn chuyển chứng từ phự hợp với thu thập và xử lý thụng tin của mỏy, thiết kế cỏc loại sổ sỏch để cú thể cài đặt và in ấn dễ dàng và nhanh chúng.
- Ngõn hàng cũn bố trớ nhõn sự phự hợp với việc sử dụng mỏy, thực hiện nối mạng hệ thống mỏy tớnh nhằm đảm bảo việc cung cấp số liệu lẫn nhau giữa cỏc khõu thực hiện cú liờn quan tạo thuận tiện cho cỏc nhõn viờn trong quỏ trỡnh giao dịch cũng như quỏ trỡnh kiểm soỏt của nhõn viờn kiểm soỏt, giảm sự phiền phức do ỏp lực cụng việc mang lại hiệu quả cho cỏc cuộc kiểm soỏt.
- Ngoài ra trong bộ mỏy tổ chức kế toỏn ngõn hàng cũn cú sự phõn cụng phõn nhiệm giữa cỏc bộ phận chức năng, trỏnh trường hợp bất kiờm nhiệm, đảm bảo tớnh phõn nhiệm trong cụng ty, giảm thiểu ỏp lực cụng việc trờn một nhõn viờn, giảm thiểu cỏc hoạt động gian lận và sai sút cú thể xảy ra trong NH.
Từ những nhận xột trờn cú thể thấy rằng Ngõn hàng cú hệ thống kiểm soỏt nội bộ hoạt động khỏ tốt và hữu hiệu. Tuy nhiờn, bờn cạnh những điều đạt được hệ thống KSNB của NH vẫn cũn hạn chế khỏch quan như việc thiếu nhõn sự dẫn đến nờn cụng tỏc kiểm soỏt của ban kiểm tra nội bộ khụng diễn ra thường xuyờn và định kỳ như kế hoạch đó đề ra.