Chương 2 : PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIấN CỨU
4.2. PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THễNG TIN KẾ TOÁN
4.2.3. Phõn tớch chu trỡnh doanh thu tại NH TMCP SHB chi nhỏnh Kiờn
Giang – PGD Tõn Hiệp.
4.2.3.1. Cỏc hoạt động kinh tế trong chu trỡnh doanh thu tại Ngõn hàng.
a). Hoạt động tớn dụng
Trong hoạt động của Ngõn hàng thỡ hoạt động cho vay là hoạt động cơ bản nhất. Ngõn hàng phõn phối nguồn vốn huy động được để đỏp ứng yờu cầu vốn cho tồn xó hội. Cho vay cú vay trũ quan trọng trong sự phỏt triển của Ngõn hàng, trong tổng nguồn thu của Ngõn hàng. Hoạt động cho vay trong Ngõn hàng rất đa dạng với cỏc hỡnh thức khỏc nhau như là vay thế chấp, vay tớn chấp,…
Quy trỡnh tớn dụng gồm 6 bước:
Cỏc chứng từ cần thiết trong hoạt động tớn dụng:
+ Hồ sơ do khỏch hàng lập và cung cấp: Giấy đề nghị vay vốn, phương ỏn kinh doanh và sử dụng vốn vay, giấy CMNN, cỏc giấy tờ cú giỏ (Sổ đỏ, sổ tiết kiệm,..) và cỏc chứng từ cần thiết khỏc.
+ Hồ sơ do ngõn hàng lập: Bỏo cỏo thẩm định, tỏi thẩm định, cỏc loại thụng bỏo: thụng bỏo từ chối cho vay, thụng bỏo cho vay, thụng bỏo gia hạn, thụng bỏo nợ đến hạn, thụng bỏo nợ quỏ hạn; cỏc bỏo cỏo sử dụng vốn vay, sổ theo dừi cho vay; phiếu chi;…
+ Hồ sơ do ngõn hàng và khỏch hàng cựng lập: Hợp đồng tớn dụng và sổ vay vốn, hợp đồng đảm bảo tiền vay.
b). Nghiệp vụ thanh toỏn
Theo quyết định của thống đốc NHNN về mức thu phớ cỏc dịch vụ thanh toỏn qua NH, ban hành kốm Quyết định số 50/2007/QĐ-NHNN ngày 20/12/2007, làm nguồn thu từ hoạt động này tăng lờn đỏng kể và doanh thu của NH ngày càng cao. NH được thu phớ dịch vụ khi cung ứng cỏc phương tiện thanh toỏn cho KH như sộc, thẻ ngõn hàng, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi…
Cỏc chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ thanh toỏn:
- Do Khỏch hàng lập: Giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, giấy lĩnh tiền,…
- Do Ngõn hàng lập: Chứng từ giao dịch, Lệnh thanh toỏn (lệnh Cú), phiếu nhập tiền nội bộ, bảng kờ cỏc loại tiền giao dịch,…
4.2.3.2. Tổ chức kế toỏn xử lý và kiểm soỏt nghiệp vụ trong chu trỡnh doanh thu
a). Nghiệp vụ tớn dụng
Nghiệp vụ cho vay
Quy trỡnh nghiệp vụ
Khi KH đến NH đề nghị được vay vốn, NV tớn dụng kiểm tra CMNN cựng GTCG của KH, nếu hợp lệ và đủ kiều kiện vay, NV tớn dụng sẽ hướng dẫn KH lập Hợp đồng tớn dụng (HĐTD), Giấy đề nghị vay vốn (GĐNVV). Sau đú NV tớn dụng tiến hành thẩm định, xột duyệt và lập bỏo cỏo thẩm định, tỏi thẩm định sổ vay vốn rồi nhập tất cả thụng tin vào mỏy tớnh.
Sau khi nhập thụng tin xong, NV tớn dụng chuyển tất cả hồ sơ cho Trưởng phũng xem xột hồ sơ và ký duyệt. Ký duyệt xong, Trưởng phũng chuyển hồ sơ
cho kế toỏn cập nhật thụng tin trờn hệ thống. Cập nhật xong, Kế toỏn tiến hành lưu hồ sơ KH gồm GĐNVV, HĐTD, BCTĐ, TTĐ, SVV. Đồng thời Kế toỏn in Phiếu chi và Phiếu nhập ngoại bảng, đối chiếu với GTCG của KH rồi tiến hành kiểm soỏt, đúng dấu lờn Phiếu chi, Phiếu nhập ngoại bảng rồi chuyển cho NV ngõn quỹ.
NV Ngõn quỹ sau khi nhận được hồ sơ do NV Kế toỏn chuyển tới thỡ tiến hành kiểm tra rồi chi tiền cho KH, đúng dấu “ Đó chi tiền” lờn Phiếu chi, Phiếu nhập ngoại bảng rồi chuyển trả về cho NV Kế toỏn lưu.
** Cỏc thụng tin bổ sung.
- Hạn mức cho vay trờn tờ trỡnh đề xuất cho vay luụn nhỏ hơn giỏ trị tài sản đảm bảo và luụn được kiểm tra lại trước khi GĐ duyệt cho vay.
- Hàng ngày, nhõn viờn Thẩm định phải nhập thụng tin về hồ sơ nhận được từ cỏc PGD do Trưởng PTĐ giao vào file theo dừi chung của phũng.
- Trong suốt quỏ trỡnh luõn chuyển hồ sơ qua cỏc cấp phờ duyệt, CBTĐ cập nhật ngay lập tức tiến độ luõn chuyển hồ sơ vào Sổ theo dừi và file theo dừi.
- Sau khi hoàn tất việc nhập kho quỹ tài sản bảo đảm, CBTD sắp xếp lại toàn bộ giấy tờ, chứng từ liờn quan đến hồ sơ tài sản bảo đảm, kốm theo 1 bảng kờ tài sản bảo đảm nhập kho cú đầy đủ chữ ký của cỏc bộ phận liờn quan và 1 phiếu nhập tài sản bảo đảm in ra từ hệ thống để lưu hồ sơ tớn dụng. Hồ sơ TSBĐ lưu tại bộ phận Tớn dụng được lưu cựng cỏc loại hồ sơ tớn dụng khỏc.
- Hàng thỏng CBTD phối hợp với cỏn bộ Ngõn quỹ thực hiện kiểm kờ kho quỹ để đối chiếu số liệu giỏ trị TSBĐ lưu kho với sao kờ TSBĐ (kiểm kờ ngoài bỡ TSBĐ). Việc kiểm kờ phải được lập thành biờn bản, cú đầy đủ chữ ký của cỏc bờn tham gia
- Định kỳ 06 thỏng/lần Phũng TD phối hợp với Phũng Ngõn quỹ, Phũng kế toỏn tài chớnh, Phũng kiểm toỏn tại đơn vị kinh doanh thực hiện búc bỡ hồ sơ, kiểm tra tớnh đầy đủ, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ TSĐB, đối chiếu số liệu giỏ trị TSBĐ lưu kho với sao kờ TSBĐ và bảng cõn đối kế toỏn. Việc kiểm kờ phải được lập thành biờn bản, cú đầy đủ chữ ký của cỏc bờn tham gia.
Cỏc hoạt động kiểm soỏt hoạt động cho vay
Bảng 10: CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG CHO VAY
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soỏt
Chấp nhận cho khỏch hàng vay khi khỏch hàng khụng cú khả năng trả nợ. Khụng thu hồi được nợ.
Đến đơn vị thăm dũ thực tế kết hợp việc kiểm tra BCTC để xỏc định tỡnh hỡnh kinh doanh của KH.
Khỏch hàng khụng sử dụng khoản vay đỳng như mục đớch đó cam kết. Sai mục tiờu Ngõn hàng đề ra. Cú khả năng khú thu hồi nợ.
Thẩm định trước khi vay. Mở sổ theo dừi
Kiểm tra lại việc sử dụng vốn vay của KH.
Giải ngõn khi chưa cú xột duyệt của Giỏm đốc.
Mất tài sản. Kiểm soỏt nhập liệu: Kiểm tra tớnh hợp lý tờn KH phải khớp với mó KH, kiểm tra tớnh đầy đủ thụng tin
Kiểm soỏt, phờ duyệt trực tiếp trờn màn hỡnh giao dịch trước khi chuyển khoản. CBTD lấy nợ mới nuụi
nợ cũ, che giấu nợ xấu
Khụng thu hồi được nợ.
Tổ chức bỏo cỏo định kỳ tỡnh hỡnh thu nợ, kiểm tra độc lập đối với sổ sỏch của CBTD.
Kế toỏn viờn ghi nhận nghiệp vụ thu lói khụng cú thật vào sổ chi tiết.
Mất tài sản
của Ngõn
hàng.
Trước khi kế toỏn trưởng tổng hợp, thực hiện chọn mẫu nghiệp vụ cú phỏt sinh trờn sổ đối chiếu với chứng từ.
Mất mỏt, hư hỏng tài sản, giấy tờ thế chấp của KH Mất lũng tin của KH Mất tài sản Kiểm soỏt thõm nhập về mặt vật lý để đảm bảo tài sản, giấy tờ của KH được an toàn
Định kỳ kiểm tra lại tài sản. GDV thụng đồng với KH ghi chộp việc trả nợ trễ hạn thành trả trả nợ đỳng hạn. Mất tiền của Ngõn hàng.
Kiểm tra độc lập việc thực hiện; ủy quyền và phờ chuẩn; phõn tớch rà soỏt.
Doanh thu từ việc thu lói cho vay kỳ sau được ghi nhận trong kỳ này.
Ghi nhận doanh thu khụng cú thật
Kiểm tra cỏc nghiệp vụ thu lói phỏt sinh trước và sau niờn độ.
CBTD lập HĐTD và HSVV cú những điều khoản khụng hợp lý. Dữ liệu lưu trữ sai. Mất lũng tin KH.
Trưởng phũng TD kiểm tra hồ sơ trước khi chuyển cho ban Giỏm đốc xột duyệt
Mất hợp đồng tớn dụng, hồ sơ vay vốn của KH.
Khụng cú tài liệu để kiểm tra, đối chiếu.
Bộ phận hậu kiểm tập hợp, kiểm tra, đối chiếu số lượng chứng từ thực tế và số lượng trờn hệ thống trước khi lưu trữ.
Nhận xột quy trỡnh
- Ưu điểm:
+ Cỏc chứng từ được luõn chuyển theo quy định của ngõn hàng. + Cú sự phõn chia trỏch nhiệm và phõn quyền phờ duyệt.
+ Phiếu chi chỉ được lập căn cứ trờn hồ sơ vay hoàn chỉnh.
+ Việc chi tiền chỉ được thực hiện khi cú đầy đủ chứng từ, hồ sơ đó cú đủ chữ ký xột duyệt.
+ Chứng từ được đúng thành tập theo KH, được đỏnh số kiểm soỏt và lưu. + TSBĐ của KH được bảo quản, quản lý, kiểm kờ khỏ chặt chẽ.
- Nhược điểm:
+ Đối tượng cho vay chủ yếu là nụng dõn, vay số lượng nhỏ nhưng số lượng người đi vay nhiều. Thủ tục cấp tớn dụng trong ngõn hàng tương đối phức tạp, kộo dài ngày gõy ỏp lực cho cả người đi vay và nhõn viờn trong ngõn hàng.
+ Quỏ trỡnh thẩm định kộo dài, qua nhiều khõu gõy lóng phớ và chậm trễ việc ký kết hợp đồng.
+ Việc chi quỹ khụng được kiểm tra độc lập.
Nghiệp vụ thu nợ
Quy trỡnh thu nợ
Tới thời hạn trả nợ, KH mang Sổ vay vốn đến NH, Giao dịch viờn sau khi kiểm tra Sổ vay vốn sẽ tiến hành nhập vào hệ thống mỏy tớnh để xử lý số liệu và tớnh lói. Sau khi tớnh lói, Giao dịch viờn lưu thụng tin KH và in Phiếu thu (3 liờn) và Phiếu xuất ngoại bảng. Sau khi ký lờn Phiếu thu và Phiếu xuất ngoại bảng,
Giao dịch viờn chuyển hồ sơ (gồm Phiếu thu, Phiếu xuất ngoại bảng và Sổ vay vốn) cho Kiểm soỏt viờn.
Kiểm soỏt viờn kiểm tra hồ sơ với tập tin lưu trờn hệ thống mỏy tớnh. Nếu khớp đỳng Kiểm soỏt viờn đúng dấu kiểm soỏt lờn Phiếu thu và Phiếu xuất ngoại bảng.
Sau khi lưu liờn 1 và 2 của Phiếu thu, Kiểm soỏt viờn chuyển, Phiếu xuất ngoại bảng, Sổ vay vốn, liờn 3 của Phiếu thu cho Thủ quỹ.
Thủ quỹ xem xột hồ sơ một lần nữa rồi tiến hành thu tiền, đúng dấu “ Đó thu tiền” lờn Phiếu thu, chuyển Phiếu thu, Phiếu xuất ngoại bảng, Sổ vay vốn cho
KH và lưu tiền.
Cỏc hoạt động kiểm soỏt hoạt động thu nợ
Bảng 11: CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG THU NỢ
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soỏt
Khụng ghi nhận hoặc ghi nhận nhiều lần nghiệp vụ thu nợ KH.
Đỏnh giỏ sai dư nợ phải thu
Ảnh hưởng đến KH.
Đối chiếu sổ lưu của ngõn hàng với sổ lưu của khỏch hàng và dữ liệu được lưu trong mỏy.
Kiểm soỏt nhập liệu.
Định kỳ cú sự kiểm tra độc lập của kế toỏn viờn.
Ghi nhận thu nợ khụng khớp đỳng với phiếu thu: tờn KH và số tiền.
Đỏnh giỏ sai tài khoản tiền, số dư nợ phải thu của KH.
Tỏch biệt chức năng thu nợ với chức năng lập phiếu thu.
Kiểm soỏt quỏ trỡnh nhập liệu.
Đối chiếu sổ lưu của khỏch hàng, phiếu thu với dữ liệu lưu trữ trong mỏy.
Tớnh toỏn sai, ghi sai ngày, lói suất.
Sai lệch nợ phải thu. Gõy thiệt hại cho KH, làm ảnh hưởng đến uy tớn của ngõn hàng.
Tỏch biệt chức năng kiểm soỏt với chức năng lập phiếu thu.
Kiểm soỏt nhập liệu.
Đối chiếu sổ lưu của khỏch hàng với dữ liệu được lưu trữ trong mỏy.
Tham ụ, gian lận.
Mất tài sản.
Đỏnh giỏ sai nợ phải thu của KH.
Tỏch biệt chức năng thủ quỹ, xột duyệt và thu tiền.Kiểm tra đối chiếu số tiền thực tế với cỏc dữ liệu lưu trữ trong mỏy.
Nhận xột quy trỡnh
- Ưu điểm:
+ Cú sự phõn chia trỏch nhiệm và phõn quyền phờ duyệt.
+ Lói suất căn cứ vào HĐTD chứ khụng căn cứ vào lói suất hiện hành. + Số tiền trờn phiếu tớnh lói được đối chiếu lại với bảng theo dừi cho vay và thu nợ trờn hệ thống Intellect của ngõn hàng.
- Nhược điểm:
+ Phiếu thu chỉ cần lập hai liờn. Một liờn giao KH, một liờn lưu tại bộ phận tớn dụng là đủ.
b).Kiểm soỏt nghiệp vụ chuyển tiền đi Quy trỡnh chuyển tiền đi
Khi KH đến NH để yờu cầu NH chi hộ, Giao dịch viờn hướng dẫn KH lập Ủy nhiệm chi (3 liờn). Sau khi lập xong, Giao dịch viờn nhập thụng tin vào tập tin của hệ thống rồi tiến hành in Phiếu thu (2 liờn). In xong, Giao dịch viờn chuyển tất cả Ủy nhiệm chi và Phiếu thu cho Kiểm soỏt viờn.
Kiểm soỏt viờn kiểm tra, đối chiếu chứng từ vơi tập tin trờn hệ thống, nếu khớp đỳng, Kiểm soỏt viờn đúng dấu kiểm soỏt lờn Phiếu thu và Ủy nhiệm chi. Sau khi lưu tạm thời liờn 3 của Ủy nhiệm chi, Kiểm soỏt viờn chuyển Phiếu thu, 2 liờn của Ủy nhiệm chi cho NV Ngõn quỹ.
NV Ngõn quỹ kiểm tra chứng từ, thu tiền của KH rồi đúng dấu “ Đó thu
tiền” lờn Phiếu thu và Ủy nhiệm chi. Sau khi lưu liờn 1 của Phiếu thu, NV Ngõn
quỹ chuyển liờn 2 của Phiếu thu và liờn 2 của Ủy nhiệm chi cho Giao dịch viờn lưu, chuyển liờn 1 của Ủy nhiệm chi cho Kế toỏn chuyển tiền điện tử.
Kế toỏn chuyển tiền điện tử dựa vào Ủy nhiệm chi đó nhận được tiến hành nhập “Lệnh chuyển đi” vào tập tin của hệ thống để chuyển tiền, rồi lưu Ủy nhiệm chi liờn 1. Cựng lỳc đú, Kiểm soỏt viờn cập nhật hệ thống, duyệt để chuyển tiền đi dựa vào liờn 3 của Ủy nhiệm chi rồi lưu lại liờn 3 của Ủy nhiệm chi.
Cỏc hoạt động kiểm soỏt hoạt động chuyển tiền đi
Bảng 12: CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NGHIỆP VỤ CHUYỂN TIỀN ĐI
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soỏt
Ghi sai tờn người nhận hoặc sai chứng minh nhõn dõn của người nhận. Người nhận khụng nhận được tiền.
Kiểm soỏt nhập liệu: Kiểm tra tớnh đầy đủ, tớnh hợp lý những thụng tin của người thụ hưởng cú TK tại NH, chon mó KH từ trong danh sỏch được khai bỏo trước.
Kiểm tra, yờu cầu KH ghi đỳng tờn người nhận.
Thực hiện tra soỏt khi KH cú yờu cầu. Khụng hạch toỏn
phỏt lệnh chuyển tiền đi hoặc hạch toỏn chậm trễ.
Mất lũng tin của KH.
Mất uy tớn của NH.
Kiểm soỏt nhập liệu.
Tỏch biệt chức năng phỏt lệnh với chức năng hạch toỏn.
Chuyển tiền đi sai người nhận hoặc khụng trựng khớp với cỏc chứng từ đó lập.
Mất tài sản. Tỏch biệt chức năng xột duyệt và chức năng hạch toỏn. Nhập thụng tin sai so với chứng từ KH lập. Người nhận khụng nhận được tiền. Ảnh hưởng cụng việc của KH và uy tớn của NH.
Kiểm soỏt nhập liệu: kiểm tra đối chiếu đầy đủ thụng tin trờn chứng từ và thụng tinh đó nhập trước khi hạch toỏn.
Tỏch biệt chức năng hạch toỏn với chức năng phỏt lệnh.
Hủy lệnh thanh toỏn khi phỏt hiện sai sút KSV kiểm soỏt tất cả cỏc lệnh chuyển đi.
Nhận xột quy trỡnh
- Ưu điểm: Cú sự tỏch biệt giữa chức năng kiểm soỏt với chức năng hạch toỏn, giữa hoạt động thu tiền và hạch toỏn đều qua cỏc khõu kiểm soỏt trung gian,
trỏnh được sụ sai sút trong quỏ trỡnh hạch toỏn cũng như tu tiền trước rồi mới cú nghiệp vụ hạch toỏn chuyển tiền đi, đảm bảo được hoạt động thu tiền, trỏnh được tỡnh trạng mất tài sản của NH khi đó hạch toỏn rồi nhưng KH khụng nộp tiền hoặc tài khoản khụng đủ số dư để chuyển đi.
- Nhược điểm:
Hoạt động chuyển tiền cũn thực hiện thủ cụng, do đú cú thể xảy ra cỏc sai sút như trỡnh tự luõn chuyển chứng từ cũn phức tạp, cú thể mất chứng từ làm ảnh hưởng đến việc hỏch toỏn chuyển tiền đi.
c). Kiểm soỏt quy trỡnh chuyển tiền điện tử (chuyển tiền đến) Quy trỡnh chuyển tiền điện tử
Hằng ngày, Kiểm soỏt viờn đăng nhập vào hệ thống để kiểm tra lệnh chuyển tiền đến và xử lý lệnh. Sau khi lưu vào tập tin, Kiểm soỏt viờn tiến hành in Lệnh chuyển cú điện tử (3 liờn), liờn 1 lưu tại bộ phận, liờn 2 chuyển cho kế toỏn liờn hàng, liờn 3 gửi cho Giao dịch viờn.
Giao dịch viờn khi nhận được Lệnh chuyển cú điện tử thỡ tiến hành nhập liệu và hạch toỏn trờn hệ thống (trường hợp KH khụng rỳt tiền) rồi chuyển cho Khỏch hàng.
Khỏch hàng căn cứ vào Lệnh chuyển cú điện tử để lập Sec lĩnh tiền mặt, Giấy lĩnh tiền mặt. Sau khi lập xong, KH giữ lại Lệnh chuyển cú điện tử, chuyển