2.3. Tập hợp hàng hóa
2.3.1. Thông tin đơn hàng
Kiểm tra thông tin về đơn đặt hàng gồm: số lượng, chất lượng và dự trữ hiện có trong kho. 2.3.2. Nhặt hàng Thủ kho Xác nhận Thủ kho Trả lại danh sách
Nhặt hàng là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho.
Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này bạn sẽ giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả quản lý kho, hạn chế nhầm lẫn hàng hoá, giúp tăng trải nghiệm của khách hàng.
Nếu như bước lưu kho trong quy trình quản lý kho ở trên được thực hiện tốt thì việc nhặt hàng khơng có gì khó khăn cả.
Hiện nay, có thể chia làm 2 cách nhặt hàng đó là nhặt theo đơn hàng và nhặt theo cụm.
Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày.
Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó, sau khi hồn thành mới chia ra các đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các shop có nhiều đơn hàng giúp bạn có thể hồn thành được nhiều đơn hàng cùng lúc.
Các phương pháp nhặt hàng
2 phương pháp nhặt hàng:
Nhặt đơn lẻ: 1 nhân viên nhật hàng đi dọc các kệ hàng để chọn hàng cần thiết cho từng đơn hàng cụ thể; hàng được đặt vào thùng, hộp, xe đẩy, ... để đưa về nơi tập kết.
Nhặt theo lô: Thường dùng cho các đơn hàng nhỏ
Một đơn hàng chia thành các phần do vài nhân viên nhặt hàng phụ trách. Mỗi nhân viên phụ trách 1 khu vực nhất định trong khu nhặt hàng
Nhân viên nhặt hàng căn cứ:
Bản kê hàng cần nhặt để lấy hàng cho cả lô đơn hàng.
Cần thêm tác nghiệp phân loại hàng đã nhặt theo từng đơn hàng.
Lượng hàng nhặt từng loại nhiều hơn, cho phép cơ giới hóa cơng tác nhặt hàng.
Chuỗi tác nghiệp dài hơn.
Số lượt tác nghiệp giảm đi.
2.3.3. Ghép hàng theo đơn
Tổng hợp lô hàng theo địa chỉ khách hàng
Ghép hàng theo khối lượng
Hàng hóa sẽ được kiểm tra, tính cước theo khối hoặc trọng lượng trước khi vận chuyển. Với hình thức này thì hàng hóa lẻ sẽ được đi chung với những mặt hàng có cùng chủng loại. Ví dụ hàng thực phẩm sẽ được ghép với hàng thực phẩm. Ngoài ra phương tiện vận chuyển cũng phải phù hợp với mặt hàng đó.
Ghép hàng theo trọng lượng
Các mặt hàng có trọng lượng nặng như thùng, kiện gọn thì sẽ được xếp vào một góc riêng trên xe và được hãng chuyển chèn lót, gia cố kỹ càng để đảm bảo an toàn trước khi xe lăn bánh. Việc ghép hàng theo trọng lượng không yêu cầu những mặt hàng trên xe phải cùng chủng loại.
Ghép hàng theo phần xe, đoạn xe
Hình thức ghép hàng này được tính dựa theo diện tích hàng hóa/diện tích sàn xe. Việc ghép theo phần xe, đoạn xe này rất an tồn với các mặt hàng có tính chất dễ vỡ,
hỏng hóc như đồ y tế, nội thất, hàng quảng cáo. Nhưng hình thức này lại có cước phí vận chuyển sẽ cao hơn so với 2 hình thức trên.
Ghép hàng theo hình thức phân sàn xe
Đối với các xe có 2 tầng sàn thì khách hàng có thể lựa chọn sàn để vận chuyển hàng hóa của mình. Hình thức xe có 2 tầng sàn này rất tiện lợi với giá cả rất ưu đãi. Hàng hóa sẽ được tách riêng như thuê 2 xe khác nhau, không sợ việc va chạm làm hỏng hàng hóa.
2.4. Chuẩn bị vận chuyển
Sau khi đã tập hợp các đơn hàng theo đúng yêu cầu của khách, tác nghiệp tiếp theo là chuẩn bị sẵn sàng cho việc vận chuyển, bao gồm các thao như: Đóng gói; Dán nhãn; Xếp theo thứ tự vào cửa phát hàng.
2.4.1. Đóng gói hàng hóa
Việc thực hiện đúng cách đóng gói hàng hóa sẽ giúp bảo quản và bảo vệ hàng hóa.
Các nhãn mác trên bao bì hỗ trợ việc vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa dễ dàng. Tạo thuận lợi trong việc giới thiệu và quảng cáo hàng hóa, nâng cao sức tiêu thụ.
a. Cách phân loại
Có nhiều cách phân loại bao bì đóng gói hàng hóa Theo cơng dụng của bao bì:
Bao bì trong (gồm bao bì kiểu treo, bao bì kiểu mang xách, bao bì dễ mở, bao bì phun, bao bì đồng bộ, bao bì tăng phẩm)
Bao bì ngồi.
Theo số lần sử dụng bao bì: Bao bì sử dụng một lần Bao bì sử dụng nhiều lần.
Theo đặc tính chịu nén của bao bì Bao bì cứng
Bao bì nửa cứng Bao bì mềm.
Theo vật liệu chế tạo: Bao bì gỗ, bao bì kim loại, bao bì hàng dệt, bao bì giấy, carton, bao bì bằng các loại vật liệu nhân tạo, tổng hợp, bao bì thủy tinh, bao bì bằng tre nứa.
b. u cầu về bao bì đóng gói hàng hóa
Mỗi bao bì trước khi dùng để đóng gói hàng hóa, cần đảm bảo các tiêu chí phù hợp với hàng hóa:
Phù hợp với phương thức vận chuyển (tàu, máy bay, xe tải, hàng rời, hàng container…)
Phù hợp với kích thước hàng hóa thuận tiện cho lưu kho bãi, trên pallet hoặc đặt hàng trong container.
Đảm bảo độ bền, sức dai để tránh được va chạm, lực kéo đẩy khi lưu trữ, bốc xếp hàng, và vận chuyển.
Đáp ứng được điều kiện thời tiết, khí hậu.
Bao bì phù hợp với sản phẩm, khơng ảnh hưởng đến chất lượng bên trong sản phẩm như mùi, ẩm mốc, hư hỏng.
Trên bao bì có các ký hiệu, thuật ngữ lưu ý trong quá trình bốc xếp hàng, vận chuyển
Các kiểu đóng gói hàng hóa (Packaging)
Hàng hóa khi đóng gói vào trong bao bì cũng có nhiều cách thực hiện khác nhau: Đóng gói đơn vị: cách đóng gói hàng hóa này tương ứng với các đơn vị mua của người tiêu dùng cuối cùng. Bao bì đóng gói phải phù hợp với hàng hóa, được sử dụng trong 1 thời gian dài và có mã vạch đi kèm phục vụ cho việc thanh tốn.
Đóng gói theo nhóm: (bulking packaging) tương ứng với đơn vị mua bởi 1 nhà bán lẻ hoặc nhà phân phối. Hàng hóa thường được đóng gói vào thùng giấy, carton rồi tập hợp trên pallet.
Đóng gói theo nhóm: (group packaging) tồn bộ kiện hàng trên pallet sẽ được gắn thẻ SSCC (Serial Shipping Container Code – số seri hàng hóa vận chuyển bằng container) để xác định số lượng thùng/hộp carton của tồn bộ lơ hàng, hạn sử dụng và số của lơ hàng.
Đóng gói hàng trong kho (Warehouse packaging): Các sản phẩm được lưu trữ trên hệ thống kệ/giá đỡ. Kích thước bao bì phải phù hợp với kích thước của từng vị trí. Bao bì sản phẩm q khổ sẽ được đặt ở dưới cùng hoặc trên cùng của giá đỡ. Kho đóng gói phải được mở hoặc đóng cửa thường xun; tránh độ ẩm mốc, cơn trùng và các yếu tố ơ nhiễm từ bên ngồi.
Đóng gói bao bì vận chuyển: được xác định dựa trên tuyến đường vận chuyển. thời gian vận tải, các phương tiện xếp dỡ, nâng hạ hàng hóa, khí hậu và mơi trường của khu vực có liên quan. Việc đóng gói bao bì vận chuyển tn theo các chỉ tiêu bao bì quốc tế – đặc biệt là ISO, Uỷ ban kĩ thuật 122 và WPO (World Packaging Organization – Tổ chức bao bì thế giới)
d. Cách đóng gói một số mặt hàng Hàng điện tử
Máy tính xách tay, máy in, điện thoại, màn hình … sử dụng chất liệu đệm là mút, xốp, bọt mềm. Đó là những tấm lót đặc biệt như polyetylen (PE), polyuretan (PU), và polypropylen (PP). Những miếng bọt này bảo vệ các mặt hàng dễ vỡ khỏi va chạm và ảnh hưởng trong các điều kiện xử lý gói hàng bình thường và duy trì mức độ bảo vệ này trong tồn bộ q trình phân phối. Những bọt này được thiết kế đặc biệt và được sản xuất trước phù hợp với các kích thước và trọng lượng của sản phẩm
Chất liệu dùng để đóng gói hàng hóa dễ vỡ là tấm bọt khí cuộn kín sản phẩm. Các bọt khí này có chức năng đàn hồi chống va đập. Khi đóng gói nên dùng loại giấy chuyên dùng cho đóng gói. Điều này sẽ giúp cho các sản phẩm khơng bị hư hỏng do va chạm vào nhau và bảo vệ sản phẩm không bị rung do lực truyền vào từ ngoài thùng. Sử dụng đủ tấm bọt để bảo đảm không di chuyển mặt hàng bên trong thùng khi lắc thùng.
Chai lọ chứa chất lỏng
Các bình, chai lọ chứa chất lỏng phải được bịt kín khơng cho chất lỏng chảy ra ngoài dù bị dốc ngược. Nếu co nhiều chai lọ trong một thùng, chúng phải được ngăn cách bởi vách ngăn hoặc dùng các vật liệu có độ đàn hồi chèn kín giữa các khoảng trống để khơng cho xê dịch sản phẩm. Các vật liệu chèn như: tấm bọt khí, mút, xốp, hạt nở.
Các vật phẩm cuộn trịn
Tranh vẽ, bản đồ… được cuộn tròn và cho vào ống nước bằng nhựa hoặc bọc bởi giấy có độ dai rồi cho vào hộp giấy.
Bao bì thực phẩm
Bao bì là vật chứa đựng, bao bọc thực phẩm thành đơn vị lẻ để bán. Bao bì có thể bao gồm nhiều lớp bao bọc, có thể phủ kín hồn tồn hay chỉ bao bọc một phần sản phẩm. Khi sử dụng máy đóng gói chất lượng, bao bì được đóng gói ở hai dạng:
Bao bì kín – chứa đựng sản phẩm làm nhiệm vụ ngăn cách mơi trường bên ngồi khơng thể xâm nhập vào môi trường bên trong chứa thực phẩm nhằm đảm bảo chất lượng thực phẩm không bị biến đổi trong suốt thời hạn bảo quản.
Bao bì hở – bao gói trực tiếp các loại rau quả hoặc hàng hóa tươi sống, các loại thực phẩm khơng bảo quản lâu, chế biến ăn ngay.
Bao bì bọc bên ngồi – lớp bao bì chứa đựng trực tiếp thực phẩm, tạo sự xếp khối sản phẩm để thuận tiện, a toàn trong vận chuyển hoặc lưu kho.
Tùy mặt hàng mà Thủ kho sẽ qui định dán nhãn trên bao bì cho thống nhất để khi trưng bày trên quầy tủ kệ tại cửa hàng hay siêu thị vừa trông đẹp mắt lại vừa chuyên nghiệp, sao cho phù hợp với chí đạo của co quan là "dán trên bề mặt rộng nhất của bao bì - ở góc trái, bên dưới của bao bì - cùng một khu vực của bao bì".
Có các trường hợp xảy ra:
Nếu bao bì q nhỏ thì phân các barcode đó vào chỗ trống trên bao bì, tránh dán vào chỗ ghi hướng dẩn sứ dụng. Một khi đã thông nhất dán cho chủng loại đó rồi thì các bao bì của chủng loại đó phải dán giống nhau.
Nêu dán "ở góc trái, bên dưới của bao bì" trùng với tên hàng hay miếng nhựa trong của bao bì thì "dán nhãn ở góc đơi diện hay góc phải bên dưới bao bì". Một khi đã thống nhất dán cho chủng loại đó rồi thì các bao bì của chủng loại đó phải dán giống nhau.
Kỹ năng dán nhãn
Trước khi chuyển qua kho lẻ để xuất bán thì tại kho chẵn - sản phẩm được dán nhãn lại cho phù hợp thị trường, qua các giai đoạn như sau:
1. Đổ sản phẩm từ thùng carton ra trên bàn 2. Dán nhãn lên sản phẩm
3. Xếp sản phẩm vào thùng 4. Dán thùng lại
2.4.3. Sắp xếp hàng hóa theo thứ tự
Hàng hóa qua kiểm tra được vận chuyển, sắp xếp vào những nơi quy định theo set đồ bố trí và được đánh dấu, ký hiệu theo quy định của kho.
Hàng hoá được sắp xếp đảm bảo yêu cầu: Đúng vị trí trong mặt bằng tổ chức thi cơng đã được duyệt (Hàng được xếp ở vị trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất, nhập) và bảo quản. Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh được nhằm lẫn: Các hàng hoá
đặc biệt: Các vật tư vật liệu dễ cháy nổ được sắp xếp ở các kho có trang thiết bị phòng chống cháy nổ và ở xa các cơng trình, kho tàng khác theo quy định hiện hành của Nhà nước và Cơng ty. Hàng hố trong kho được theo dõi bằng thẻ kho (theo mẫu của Bộ Tài chính).
Lưu kho Trong trường hợp vật tư, vật liệu mua về phục vụ thu cơng xây lắp có dư thừa lớn do thay đổi thiết kế, đơn vị thu cũng phải báo cáo các phòng chức năng để xin ý kiến Tổng Giám đốc điều động cho cơng trình khác. Trong khi chở vận chuyển phải tiến hành bảo quản hàng hóa.
Bộ phận khi phải thực hiện các hoạt động để bảo quản hàng hoá trong khỏi Kiểm tra, theo dõi thường xun về điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hố trong kho. điều kiện an tồn, a ninh của hàng hóa và kho tàng. Duy trì và bổ sung các điều kiện vật chất (che chắn) nhằm hạn chế thấp nhất sự hư hỏng, suy giảm chất lượng, sự mất mát hàng hoá do tác động tiêu cực gây ra (mưa, gió, trộm cắp...) và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất, nhập hàng. Chủ động, kịp thời xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình bảo quản, bảo vệ kho tàng, hàng hố trong phạm vi, quyền hạn của kho và kịp thời bão phụ trách đơn vị giải quyết nếu vấn đề vượt ra ngồi tầm kiểm sốt của mình
Hồ sơ lưu kho bảo quản hàng hoá gồm: phiếu giao nhận hàng, thẻ kho, phiếu nhập
xuất kho ... và các hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của khoa.
2.5. Những qui tắc trong kho hàng
Mỗi kho khi thành lập đều có những qui tắc riêng do tính cách đặc thù của doanh nghiệp, những qui tắc sau đây chỉ có tính gợi ý để tham khảo.
CÁC QUI TẮC KHI ĐƯA HÀNG VÀO VÀ RA KHỎI KHO HÀNG
Căn cứ vào Giấy giới thiệu người nhận hàng so với chứng minh nhân dân của người nhận hàng để giao cho đúng người.
Kiểm đếm cẩn thận về số lượng - chất lượng qui cách theo Bảng kê chi tiết đóng gói (packing list) đính kèm hoặc Phiếu Xuất kho, Lệnh giao hàng...
Nếu là container hàng nhập khẩu thì xem con số niêm có đúng với con số trên vận tải đơn (Bill of Lading) khơng? Xem con niêm (seal) có cịn ngun hay bị gãy hay đã mất niêm phong?
QUI TẮC KHI HOÀN THÀNH VIỆC ĐƯA HÀNG VÀO HAY RA KHỎI KHO
Cập nhật vào thẻ kho và sổ sách ngay sau khi làm thủ tục xuất – nhập hoặc được nhập số liệu vào máy vi tính.
Những thơng tin nhận hàng nên được ghi lại vào số bởi cùng một cá nhân đã ký vào Lệnh giao hàng.
Sắp xếp lại các kệ quầy cho trật tự ngăn nắp - vệ sinh
Cuối ngày đối chiếu với các bộ phận liên quan để kết số thống nhất số liệu xuất - nhập trong ngày.
Kho hàng có Sổ Nhật ký kho để ghi tình hình
Nhân viên giao hàng/khách hàng
Số xe hàng vận chuyển
Các mặt hàng
Ngày tháng xuất hàng . . .
CÁC QUI TẮC TRONG QUẢN TRỊ CẤT TRỮ
Kệ hàng đúng tiêu chuẩn
Sử dụng pa-lét kích cỡ thích hợp với bao bì của hàng hóa
Đủ ánh sáng trong kho
Sàn nhà bằng phẳng
Khơng khóa của thốt hiểm từ bên trong nếu cịn người làm việc
Diệt các loại côn trùng như môi, một
Bảo quản hàng hóa.
Với các loại hàng hóa có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
Đối với các loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng. Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phủ hợp.
CÁC QUI TẮC TRONG BỐC XẾP, XẾP DỠ
Việc bố trí xe chở hàng – thiết bị bốc dỡ - kho bãi như thế nào để việc xếp dỡ hàng hóa an tồn.