Để đảm bảo tổ chức thi hành án kịp thời, ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ thi hành án treo thì Ủy ban nhân dân phường phải phân cơng người trực tiếp giám sát, giáo dục. Việc phân công người trực tiếp giám sát, giáo dục phải phù hợp với tình hình thực tế ở địa phương để việc giám sát, giáo dục đạt hiệu quả cao nhất.
Thời điểm bắt đầu tính thời gian thử thách của án treo đến khi Ủy ban nhân dân phường nhận hồ sơ để giám sát, giáo dục người chấp hành án là một khoảng thời gian dài.
Tuy nhiên, người được hưởng án treo sinh sống, cư trú tại địa phương nên Ủy ban nhân dân phường vẫn thường xuyên theo dõi, giám sát đối với người được hưởng án treo, do đó, để đảm bảo người chấp hành án treo chịu sự giám sát, giáo dục liên tục trong quá trình chấp hành án, thì Ủy ban nhân dân phường kết hợp với Công an phường trong việc tổ chức cho người được hưởng án treo tự nhận xét việc chấp hành pháp luật cả quá trình chấp hành án (từ khi bản án có hiệu lực pháp luật đến khi nhận hồ sơ), đồng thời có ý kiến nhận xét của Cảnh sát khu vực phụ trách địa bàn và nhận xét của Công an phường vào bản tự nhận xét của người chấp hành án.
Trên cơ cở đó, Ủy ban nhân dân phường có bản nhận xét q trình chấp hành án đối với người chấp hành án treo. Khoảng thời gian tiếp sau khi nhận hồ sơ, tổ chức thực hiện nhận xét định kỳ 01 tháng 01 lần theo quy định.
Trường hợp khi Cơ quan thi hành án hình sự tiếp nhận quyết định thi hành án treo mà người được hưởng án treo khơng có ở nơi cư trú, không xác định được họ ở đâu, không triệu tập được họ để ấn định thời gian có mặt tại Ủy ban nhân dân phường để thi hành án, thì Cơ quan thi hành án hình sự tiến hành lập biên bản việc người được hưởng án treo khơng có mặt tại địa phương và tiến hành lưu hồ sơ của người được hưởng án treo theo Quy chế phối hợp liên ngành số 01/QCLN-TATP-CATP-VKSTP ngày 15/5/2014 của Tịa án, Viện kiểm sát và Cơng an Thành phố hồ Chí Minh.
Khi người được hưởng án treo chết, phạm tội mới, vi phạm pháp luật, vi phạm nghĩa vụ thi hành án hoặc bỏ đi khỏi nơi cư trú, Ủy ban nhân dân phường phải có thơng báo bằng văn bản lưu hồ sơ và gửi Cơ quan thi hành án hình sự, Tịa án nơi ra quyết định thi hành và Viện kiểm sát biết (kèm theo tài liệu liên quan đến nội dung thông báo).
Tăng cường sự phối hợp chặt chẽ giữa các cơ quan có thẩm quyền trong thi hành án treo và các cơ quan, tổ chức được giao quản lý, giám sát người chấp hành án treo.
Để đưa công tác quản lý, giám sát, giáo dục người được hưởng án treo, quản chế ở UBND các phường trên địa bàn Quận 11 đi vào nề nếp, đúng quy định của pháp luật, từng bước nâng cao hiệu quả, chất lượng và khắc phục những tồn tại, thiếu sót nêu trên, tác giả có một số kiến nghị như sau: