Bố trí cán bộ tiếp nhận hồ sơ của Cơ quan Thi hành án hình sự quận; Chủ tịch UBND 16 phường chỉ đạo cập nhật vào sổ theo dõi ghi đầy đủ cột mục và nội dung (theo mẫu SPK1, SPK2, SPK3); phân công cán bộ phù hợp trực tiếp quản lý, giám sát, giáo dục.
Yêu cầu người chấp hành án viết bản cam kết thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của người chấp hành án.
Thực hiện việc ra quyết định phân công người trực tiếp giám sát, giáo dục người được hưởng án treo theo đúng quy định của Điều 86 Luật Thi hành án hình sự và đúng biểu mẫu theo Hướng dẫn số 9492/HD-C81-C83 ngày16/11/2011 của Tổng cục VIII Bộ Công an.
Chủ tịch UBND các phường cần quan tâm đúng mức đến công tác quản lý, giám sát, giáo dục người được hưởng án treo; chỉ đạo cán bộ phụ trách công tác này tăng cường công tác giám sát, giáo dục đối với người thi hành án, kịp thời lập hồ sơ đề nghị xét rút ngắn thời gian thử thách cho người chấp hành tốt.
Ủy ban nhân dân các phường hiện có hồ sơ thất lạc, cần tổ chức rà soát, kiểm điểm, chấn chỉnh rút kinh nghiệm về việc quản lý, giao nhận hồ sơ thi hành án hình sự tại đơn vị; chủ động liên hệ với Cơ quan thi hành án hình sự Quận 11 để có biện pháp khắc phục hồ sơ đã thất lạc.
Thực hiện đầy đủ thống kê số liệu người chấp hành án theo Hướng dẫn số 9492/HD-C81- C83 ngày 16/11/2011 của Tổng cục VIII-Bộ Công an thực hiện Thông tư 63/2011/TT-BCA của Bộ Công an quy định các loại biểu mẫu, sổ sách về công tác thi hành án hình sự: báo cáo thống kê số liệu định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm gửi Cơ quan thi hành án hình sự theo quy định tại điểm k khoản 1 Điều 86.
Chủ tịch UBND phường cần có biện pháp quản lý chặt chẽ việc giao nhận hồ sơ thi hành án treo giữa UBND phường và Cơ quan thi hành án hình sự Quận 11; Chỉ đạo cán bộ được phân công trực tiếp giám sát, giáo dục người được hưởng án treo, quản chế lập hồ sơ theo dõi việc thử thách của họ đúng theo quy định tại Khoản 6, Điều 87 Luật Thi hành án hình sự 2019. Định kỳ kiểm tra việc thực hiện công tác giám sát, giáo dục người được hưởng án treo, quản chế của Cán bộ được phân công.