Chương 4
TÍNH BẢO MẬT VÀ TÍNH RIÊNG TƯ CỦA PHẦN MỀM KIOTVIET
4.1. Khả năng phân quyền của phần mềm:
Khả năng phân quyền: quyền hạn của nhân viên sẽ được giới hạn trong 4 thiết lập là nhân viên thu ngân, quản trị chi nhánh, nhân viên kho và không được phân quyền. Tùy vào mỗi chức vụ mà quyền tiếp cận với thông tin sẽ khác nhau. Tuy nhiên, ta có thể tự thiết lập phân quyền cho các nhân viên theo ý muốn.
4.2. Quyền hạn của từng loại nhân viên:
4.2.1. Nhân viên bán hàng:
- Được phép lập hóa đơn bán hàng, đặt hàng, quản lý thông tin khách hàng, công nợ khách hàng, nhận trả hàng, lập phiếu trả,…Đó là những quyền hạn của nhân viên bán hàng, ngồi ra nhân viên khơng được tiếp cận thông tin về kho cũng như thiết lập giá, giá vốn, báo cáo kết quả kinh doang cuối ngày. Ví dụ: Nhân viên bán hàng khi truy cập vào hệ thống chỉ có thể thực hiện thao tác thanh tốn, xuất hóa đơn cho khách hàng và ghi nhận những sản phẩm bị trả lại và có thể xem được danh mục sản phẩm để biết được số lượng hàng hóa.
4.2.2. Nhân viên kho:
- Được quyền kiểm soát xuất nhập tồn, quản lý công nợ, quản lý danh mục hàng hóa, nhập hàng, trả hàng, chuyển hàng giữa các chi nhánh...Ngồi việc quản lý lưu lượng hàng hóa xuất – nhập trong kho và nhập hàng từ các đối tác, thanh tốn cơng nợ, nhân viên kho không được phép tiếp cận quyền bán hàng, xuất hóa đơn cũng như biết được báo cáo kết quả kinh doanh cuối ngày. Ví dụ: Nhân viên kho khi truy cập vào hệ thống chỉ được ghi nhận số lượng hàng tồn kho, lượng hàng nhập vào – xuất ra, kiểm kê giá đầu vào và xử lí các vấn đề như trả hàng, chuyển hàng và thanh toán nợ cho đối tác, ngồi ra khơng được phép thực hiện bất kì giao dịch khác.
Hình 27: Thiết lập quyền hạn của nhân viên kho
các nhân viên còn lại, chi nhánh đang làm việc, tổng quan của chi nhánh đó, kiểm sốt giá cả và số lượng hàng hóa, các giao dịch như đặt – trả hàng, tiếp cận những đối tác để thanh tốn cơng nợ, nhập hàng và trên hết được xem báo cáo kết quả kinh doanh trong ngày.
Hình 28: Thiết lập quyền hạn của quản lý chi nhanh
4.3. Mục đích cho việc phân quyền nhân viên:
- Để giới hạn tiếp cận thông tin cho nhân viên, giúp nhân viên nhận biết được quyền hạn của mình được phép và khơng được phép làm. Qua đó hỗ trợ nhân viên tập trung vào cơng việc được giao và chủ không phải lo lắng về những vấn đề như vượt quyền hay nhân viên có ý định thay đổi thơng tin khơng được phép. Điều nay đem lại sự tin tưởng nhau giữa hai bên và năng suất làm việc được đảm bảo.
trung thực, kê khai sai số lượng hàng hóa sẽ dẫn đến thất thốt trong doanh thu, ảnh hưởng đến các nhân viên khác khi trong q trình kiểm kho, các khoản chi mua hàng hóa nhập kho sẽ bị gian lận để đem lại lợi ích cá nhân. Vì thế nên để đảm bảo tính bảo mật thông tin cho cửa hàng, hệ thống cho phép thiết lập quyền truy cập các tính năng khác nhau cho các tài khoản người dùng khác nhau nhằm tránh tổn thất hàng hóa, doanh thu, thu hẹp khoảng cách giữa chủ và nhân viên để giảm bớt sự lo lắng, đảm bảo các khoản chi mua cũng như giao dịch khác được minh bạch, trung thực.
4.4. Giới hạn thời gian sử dụng trong ngày của mỗi tài khoản:
- KiotViet cho phép giới hạn các khoảng thời gian sử dụng trong ngày của mỗi tài khoản người dùng, giúp chủ cửa hàng kiểm soát tốt hơn hoạt động của các tài khoản người dùng trên phần mềm hệ thống. Điều này sẽ tránh việc nhân viên tự ý truy cập vào tài khoản ngoài giờ làm việc, thay đổi các thông tin không được phép thay đổi, chỉnh sửa số lượng hàng hóa, doanh thu,… Tính năng giới hạn thời gian sử dụng khi áp dụng vào tài khoản nhân viên sẽ cho phép nhân viên được truy cập tài khoản đúng mốc thời gian ấy, giúp chủ quản lý được thời gian nhân viên vào ca, tan ca, bảo vệ cửa hàng ngồi giờ làm việc.
4.5. Tính năng xác thực 2 lớp cho tài khoản nhân viên và chủ cửa hàng
- Tính năng này cho phép nhân viên cũng như chủ cửa hàng bảo mật tài khoản tốt hơn, tránh việc mất cắp tài khoản vào tay người khác. Cách thức hoạt động: Khi sử dụng xác thực 2 lớp, nhân viên đăng nhập vào tài khoản trên 1 thiết bị mới sẽ phải nhập mã xác thực OTP được gửi qua ứng dụng quản lý của tài khoản chủ cửa hàng. Nếu sử dụng tài khoản của chủ mã OTP sẽ được gửi về điện thoại của chủ cửa hàng qua hình thức SMS
Chương 5
ỨNG DỤNG SOCIAL COMPUTING CỦA PHẦN MỀM
5.1. Tính năng quản lý kênh bán hàng trên mạng xã hội
Cho phép bạn quản lý hoặc phân loại các giao dịch Hóa đơn – Đặt hàng – Trả hàng theo từng kênh bán hàng của cửa hàng như: Bán trực tiếp, Facebook, Lazada, Haravan,…
Các chức năng chính khi kết nối bán hàng:
Quản lý tin nhắn, bình luận tập trung tại 1 nơi:
Tiếp nhận và trả lời tất cả tin nhắn, bình luận của fanpage, online website. Hỗ trợ tạo tin nhắn mẫu để trả lời nhanh chóng các câu hỏi quen thuộc. Tính năng ẩn comment có chứa số điện thoại hoặc email.
Quản lý khách hàng:
Lưu trữ thông tin khách hàng từ các trang liên kết. Thêm mới, cập nhật nhanh thông tin khách hàng. Quản lý đơn hàng, giao hàng:
Tạo đơn hàng từ tin nhắn hoặc bình luận của khách hàng. Quản lý trạng thái đơn hàng.
Chương 6
ỨNG DỤNG QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG (CRM) CỦA PHẦN MỀM KIOTVIET
6.1. Thiết lập dữ liệu khách hàng:
Tại sao ta các hệ thống doanh nghiệp cần phải có thơng tin của khách hàng?
Với thông tin phù hợp, bạn sẽ có thể tạo khách hàng tiềm năng , xây dựng mối quan hệ khách hàng tốt hơn và chốt giao dịch. Thông qua kho dữ liệu về thông tin khách hàng, doanh nghiệp có thể đưa ra các phân tích và phương hướng chiến lược bán hàng phù hợp. Từ đó giúp tăng hiệu quả bán hàng, giúp doanh nghiệp trở nên khác biệt so với các
đối thủ cùng ngành, tăng khả năng cạnh tranh và mở rộng thị trường.
Vậy, cách mà các doanh nghiệp thu thập dữ liệu thông tin khách hàng là như thế nào?
Việc xây dựng hệ thống quản lý thông tin khách hàng là vô cùng quan trọng, tuy nhiên không phải càng nhiều thông tin là càng tốt. Đơi khi việc có q nhiều thơng tin khiến doanh nghiệp khơng thể quản lý và phân tích kịp thời trong một thời điểm. Điều này khiến giá trị của thông tin giảm xuống, cũng như ảnh hưởng đến hiệu quả của các chiến lược marketing của doanh nghiệp. Các thông tin khách hàng mà doanh nghiệp nên thu thập bao gồm:
6.1.1. Thông tin liên hệ:
Tên khách hàng
Thông tin liên hệ (email, địa chỉ, số điện thoại) Phương thức ưu tiên liên hệ
Hình 30: Thơng tin liên hệ khách hàng6.1.2. Dữ liệu mua hàng 6.1.2. Dữ liệu mua hàng Ngày mua Tần suất mua Mức độ chiết khấu Các mặt hàng đã mua
Giá trị của lần mua hàng trước Thời điểm mua hàng Phương thức thanh toán
6.1.3. Thơng tin nhân khẩu học
Giới tính khách hàng Sinh nhật, tuổi tác
Khu vực sinh sống Sở thích
Mức thu nhập và học vấn/ công việc
6.1.4. Phản hồi
Kết quả khảo sát
Khiếu nại, câu hỏi hoặc thắc mắc mà khách hàng phản hồi Tương tác cuối cùng và kết quả
Điểm khách hàng cảm thấy hài lịng
Điểm khách hàng cảm thấy khơng hài lịng
Thơng báo và gửi tin nhắn hàng loạt đến khách hàng để thơng báo ngày sinh nhật và các chương trình khuyến mãi:
6.2. Khả năng tổng hợp và tích lũy điểm thưởng khách hàng:
Hình 31: Tích lũy điểm thưởng cho khách hàng
Tích điểm khách hàng ln là một trong tính năng vượt trội của phần mềm quản lý bán hàng KiotViet được người dùng quan tâm. Theo đó, giá trị mua hàng của khách hàng sẽ được tự động lũy kế và quy đổi ra điểm tương ứng, giúp bạn dễ dàng quản lý và triển khai chính sách ưu đãi cho các khách hàng thân thiết. Để hỗ trợ tối đa cho các chủ shop trong việc quản lý thông tin khách hàng, app tích điểm khách hàng ra đời được các chủ shop sử dụng nhiệt tình và đánh giá cao. Giúp quy đổi điểm thưởng linh hoạt, chính xác
Phần mềm quản lý bán hàng KiotViet phát triển app tích điểm khách hàng giúp bạn theo dõi và quy đổi điểm thưởng một cách linh hoạt và chính xác nhất, căn cứ trên số liệu mua hàng của khách hàng. Phương pháp quy đổi điểm thưởng đơn giản và phổ biến nhất đó là quy đổi giá trị mua hàng tương ứng với điểm thưởng, ví dụ
Dựa trên tính năng này, các cửa hàng có thể đưa ra các chương trình khuyến mãi như: Đua tích điểm (thúc đẩy khách hàng mua nhiều trong một khoảng thời gian ngắn), Tặng thẻ VIP (khi khách đạt ngưỡng điểm yêu cầu), hoặc các chương trình tri ân khác.
6.3. Hỗ trợ kiểm sốt cơng nợ khách hàng:
tình trạng nợ xấu, nợ dai không thể lấy lại. Đồng thời bạn cũng biết đâu là những khách hàng tiềm năng thực sự để có những chính sách đãi ngộ hợp lý nhằm gia tăng doanh thu cho cửa hàng.
Với phần mềm quản lý công nợ khách hàng, chủ shop dễ dàng theo dõi thuận tiện, tìm kiếm nhanh chóng mọi thơng tin khi cần. Bởi lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, ngày tháng, sản phẩm,… của từng người đều đã được lưu trữ đầy đủ theo mã khách hàng và đưa ra bảng theo dõi nhanh khi nhân viên tạo hóa đơn bán hàng giúp họ có thể đưa ra lời nhắc nhằm thu hồi công nợ ngay lập tức.
KẾT LUẬN Những gì đã làm được:
Có cái nhìn sơ bộ về phần mềm quản lý của siêu thị Kiti Tiếp cận được thực tế và nên phát triển phần mềm quản lý.
Hiểu biết thêm về kiến thức nghiệp vụ của một siêu thị mini. Nâng cao kỹ năng phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu. Có kỹ năng làm việc nhóm.
Có cái nhìn sơ bộ về cách thiết kế một phần mềm quản lý. Hiểu được cách quản lý hàng hóa ở một cửa hàng.
Ưu, nhược điểm của hệ thống:
Ưu điểm:
Khơng tốn kém thiết bị lưu trữ. Vì dữ liệu được lưu trên nền tảng đám mây (cloud) của nhà cung cấp phần mềm .
Hệ thống hoạt động nhanh, các tính năng tối ưu cho việc bán lẻ.
Do có thể phân quyền người truy cập nên các chức năng rõ ràng hơn, tránh trường hợp nhân viên sử dụng các chức năng vượt quyền hạn hoặc nguy hiểm hơn nhân viên có thể tuồn thơng tin của siêu thị ra ngồi.
Hệ thống đáp ứng được hầu hết các tình huống nghiệp vụ có thể xảy ra.
Có rất nhiều loại báo cáo như: báo cáo doanh thu, báo cáo khách hàng, báo cáo đối tác giúp cho người quản lý có thể hoạch định các chiến lược.
Nhược điểm:
Quá nhiều tính năng nên mới đầu làm quen dễ bị rối.
Trang Bán hàng và Trang quản lý bán hàng nên được tích hợp trong 1 giao diện, hiện tại là đang bị chia 2 trang nên không được tiện lợi.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
https://www.kiotviet.vn/