- Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ của cùng một đối tượng
2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty:
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng thời căn cứ vào đặc trưng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu, cũng như trình độ quản lý của Công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty, được phân công lao động một cách khoa học. Bộ máy kế toán mà Công ty đang áp dụng hiện nay là mô hình kế toán tập trung. Mô hình tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)
Các bộ phận kế toán được phân công cụ thể như sau:
Kế toán trưởng:
Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế độ Nhà nước quy định. Ngoài ra, kế toán trưởng còn giúp ban Giám đốc tập hợp các số liệu về kinh tế, tổ chức phân tíh các hoạt động kinh tế tìm ra những biện pháp quản lý nhằm bảo đảm mọi hoạt động đạt kết quả cao.
Kế toán tổng hợp:
Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị trực thuộc các đội xây dựng công trình đều phải qua kế toán tổng hợp duyệt. Đồng thời còn tập hợp các sổ sách phục vụ cho kiểm kê. Kế toán vật liệu theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị.
Ngoài ra kế toán tổng hợp còn nhận số liệu từ bộ phận kế toán tiền lương đồng thời sau khi đã tập hợp chi phí vật liệu, máy thi công, chi phí khác... thì bộ phận này tiến hành kết chuyển các khoản chi phí trên vào TK154- chi phí sản phẩm dở dang. Khi công trình hoàn thành bàn giao thì chi phí đó được kết chuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của sản
KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán công nợ ngân hàng Kế toán chi phí giá thành Kế toán TSCĐ,vật liệu,BHXH Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Kế toán các đơn vị trực thuộc phòng hành ccchính
phẩm xây lắp. Sau đó kế toán tổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác định kết quả kinh doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần. Kế toán tổng hợp theo dõi các TK sau:
TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp. TK 627- Chi phí sản xuất chung TK 152 – Nguyên vật liệu
TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 511 – Doanh thu bán hàng.
TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp NSNN
Kế toán công nợ ngân hàng:
Theo dõi các khoản tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau: TK 112 – TGNH.
TK 311 – Vay ngắn hạn ngân hàng TK 414 – Quỹ đầu tư và phát triển TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh
Kế toán tài sản cố định ,vật liệu và bảo hiểm xã hội (KTTSCĐ,VL và BH): Kế toán tài sản cố định: Phản ánh ghi chép số liệu phát sinh về giá trị TSCĐ hiện có tại công ty, tính khấu hao TSCĐ, lập kế hoạch sữa chữa TSCĐ cho toàn công ty.Kế toán TSCĐ cũng kiêm luôn kế toán vật liệu: Theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật tư và tình hình phân bổ vật tư của công ty và bảo hiểm xã hội có trách nhiệm tính lương cho cán bộ công nhân viên theo chế độ quy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương hàng quý kế toán tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành.
Kế toán TSCĐ, vật liệu, BHXH theo dừi cỏc TK sau: TK 152 : Nguyên liệu vật liệu
TK 211 : Tài sản cố định hữu hình TK 214 : Hao mòn TSCĐ
TK 3382, TK3383, TK 3384, TK3389: BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
Tập hợp tất cả các chi phí phát sinh để tính giá thành sản phẩm. Kế toán tính giá thành theo dõi những tài khoản sau:
TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 621: Chi phí NLV
TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung
Thủ quỹ:
Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu thu phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ. Cuối ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt và chuyển toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt
Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán. Nhiệm vụ của kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê chứng từ phát sinh và định
kỳ chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp của công ty.
2.1.5.Tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã:
2.1.5.1. Chế độ kế toán áp dụng:
Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành, hệ thống chứng từ kế toán mà Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã lựa chọn là những chứng từ kế toán cần và vận dụng phù hợp với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đều lập chứng từ kế toán và lập một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo quy định của quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán bắt buộc phải mua hoặc thiết kế dùng mẫu quy định cuả Bộ tài chính.
2.1.5.2. Hình thức kế toán tại Công ty đang áp dụng:
Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, các bảng biểu theo chế độ kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành theo quyết định 15/2006/ QĐ-BTC ngày20/03/2006. Sử dụng hình thức ghi sổ thống nhất trong toàn Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã là hình thức chứng từ - ghi sổ. Theo đó thì các phiếu nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, chứng từ sẽ được phân loại
và hạch toán vào các sổ chi tiết như sổ chi tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 1362…... và các sổ tổng hợp: sổ cái TK, sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ ...
Niên độ kế toán Công ty áp dụng theo năm dương lịch (Từ 01/01 đến 31/12) Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh tổ chức bộ máy kinh doanh cũng như bộ máy kế toán, đáp ứng nhu cầu theo dõi và sử lý thông tin kế toán, tài chính, Công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại Sông Mã lựa chọn hình thức sổ chứng - từ ghi sổ để ghi chép với các quy định cụ thể sau :
Niên độ kế toán : Bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N Đơn vị tiền tệ : Việt Nam đồng
2.1.5.3. Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng tại công ty:
Hệ thống sổ sách kế toán mà Công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sổ chi tiết bao gồm một số TK loại sau: + Sổ chi tiết TK 1362.
+ Sổ chi tiết TK 152.
+ Sổ chi tiết TK 331, 1331,..
Sổ tổng hợp được ghi theo hình thức chứng từ – ghi sổ gồm:
+ Sổ đăng ký chứng từ – ghi sổ: được kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các bảng kê chứng từ gốc.
+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS. + Sổ cái: cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
Do địa bàn hoạt động của Công ty rộng, không tập trung các công trình được thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo của Công ty đối với hoạt động của các đội, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở mỗi đội có một kế toán riêng nhưng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từ về phòng kế toán Công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình hạch toán như sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
(Nguồn phòng kế toán)
Ghi chú: Quy trình ghi sổ: Ghi trong ngày
Ghi cuối kỳ
Ghi đối chiếu
Trình tự ghi sổ của Công ty có thể được mô tả như sau:
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo hợp lệ hợp pháp, kế toán ghi tập hợp trực tiếp vào sổ theo trình thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản
- Chứng từ ghi sổ được tập hợp sau đó đưa vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ làm căn cứ để kiểm tra khi cần.
- Những chứng từ gốc phản ánh hoạt động kinh tế tài chính cần quản lý chi tiết, hàng ngày vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái các chứng từ phát sinh trong ngày kịp thời.
- Cuối tháng căn cứ vào số liệu ở sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ Sổ tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Chứng từ - ghi sổ Sổ quỹ
số phát sinh và các dòng số liệu của từng tài khoản trên bảng đối chiếu số phát sinh. Kiểm tra đối chiếu số liệu trên chứng từ thu, chi, số liệu tài khoản, tiền mặt trên bảnglng cân đối số phát sinh với số liệu ở sổ quỹ của thủ quỹ.
- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh với sổ cái của từng tài khoản tương ứng giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh và các dòng số liệu của từng tài khoản trên bảng đối chiếu số phát sinh. Kiểm tra đối chiếu số liệu trên các chứng từ, số liệu tài khoản tiền mặt trên bảng đối chiếu số phát sinh với số liệu ở sổ quỹ và thủ quỹ chi tiết số phát sinh và bảng đối chiếu số phát sinh, lập báo cáo kế toán.
2.2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI SÔNG MÃ
2.2.1:Kế toán phải thu khách hàng
2.1.1.1. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT - Phiếu thu, phiếu chi
2.1.1.2.Tài khoản sử dụng
Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng
2.2.1.3. Phương pháp hạch toán
Nghiệp vụ1: Căn cứ vào Hóa Đơn GTGT số 012451 của Bộ Tài Chính ngày 05/10/2013 Công ty đã hòan thành bàn giao giai đoạn 2 công trình cầu Thanh Hóa cho UBND Tỉnh Thanh Hóa theo hợp đồng kinh tế số 010549 với tổng giá trị theo hóa đơn là: 4.257.550.000 đ, UBND Tỉnh Thanh Hóa chưa thanh toán.
Nợ TK 131: 4.257.550.000
Có TK 5117: 3.870.500.000 Có TK 3331: 387.050.000
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT số 012451
Nghiệp vụ 2: Sau khi nghiệm thu công trình giữa 2 bên. Ngày 16/10/2013 UBND Tỉnh Thanh Hóa chuyển tài khoản cho Công ty TNHH Công nghệ và Thương Mại Sông Mã với giá trị nghiệm thu của gđ 2 là 4.257.550.000đ.
Nợ TK 112: 4.257.550.000
Có TK 131: 4.257.550.000
Nghiệp vụ 3: Theo phiếu thu số 01, ngày 20/10/2013 công ty Vạn Cường thanh toán số tiền của (Hđ: 012447) là 19.500.000đ.
Nợ TK 111: 19.500.000
Có TK 131: 19.500.000
Chứng từ: Phiếu thu số 01
Nghiệp vụ 4: Căn cứ vào Hóa Đơn GTGT số 012451 của Bộ Nghiệp vụ 04: Tài Chính ngày 19/12/2013 công ty đã hòan thành bàn giao giai đoạn 1 công trình chung cư An Phước Mỹ cho Công ty TNHH Thăng Long theo hợp đồng kinh tế số 010549 với tổng giá trị theo hóa đơn là: 4.190.450.000 đ, Công ty Thăng Long chưa thanh toán. Kế toán chi phí và doanh thu hạch toán:
Nợ TK 632 2.809.500.000 Có TK 217 2.809.500.000 Đồng thời ghi: Nợ TK 131 (Thăng Long) 4.190.450.000 Có TK 5117 3.809.500.000 Có TK 3331 380.950.000 Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 012452
Nghiệp vụ5: Theo Phiếu thu số 25, lập ngày 27/12/2013và giấy báo có ngân hàng ACB, công ty đã thu đủ số nợ phải thu công ty TNHH Thăng Long nói trên là 4.257.550.000 đ. Kế toán thanh toán hạch toán:
Nợ TK 112 4.190.450.000
Có TK 131 (Thăng Long) 4.190.450.000
Chứng từ: Giấy báo có số 01
Căn cứ vào thực trạng như trên kế toán của Công ty đã thực hiện quá trình lập chứng từ cho từng nghiệp vụ như sau:
Công ty TNHH Công nghệ và Thương mại Sông Mã
Cộng hòa xá hội chủ nghĩa Vịêt Nam Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
BIÊN BẢN SỐ : 01/ĐĐ
NGHIỆM THU CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG CẦU THANH HÓA
Công trình: Xây dựng cầu Thanh Hóa Tỉnh Thanh Hóa Gói thầu số 03: Xây dựng cầu Thanh Hóa Tỉnh Thanh Hóa 1. Đối tượng nghiệm thu:
Công tác nghiệm thu phần chân cầu. 2. Thành phần trực tiếp nghiệm thu:
Ông: Nguyễn Đình Huy Chức vụ: Trưởng ban CH công trình Ông: Lê Đăng Các Chức vụ: Phó ban – Kỹ thuật trưởng Ông: Nguyễn Duy Khanh Chức vụ: Chủ nhiệm KCS
Ông: Nguyễn Minh Tuấn Chức vụ: Tổ trưởng tổ công nhân 3. Thời gian và địa điểm nghiệm thu:
- Thời gian:
Bắt đầu : 15h30’ ngày 05 tháng 10 năm 2013 Kết thúc: 17h00’ ngày 05 tháng 10 năm 2013
- Địa điểm: Xã Trường Minh – Nông Cống- Tỉnh Thanh Hóa 4. Căn cứ nghiệm thu:
- Căn cứ Quyết định số: 3347/QĐ-UBND ngày 01/10/2013 của Chủ tịch UBND Thanh Hóa về việc phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật xây dụng công tŕnh : Xây dựng cầu Thanh Hóa .
- Căn cứ Nghị định 209/2004/NĐ-CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng công trình xây dựng, Nghị định 49/2008 NĐ-CP ngày 18/04/2004 sửa đổi bổ sung một số điều của NĐ số 209/2004/NĐ-CP.
- Bản vẽ TKKT-TC được phê duyệt.
- Quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng áp dụng thi công và nghiệm thu: TCVN4447-1987
- Hồ sơ yêu cầu, hồ sơ đề xuất và hợp đồng xây dựng.
- Các kết quả kiểm tra, thí nghiệm chất lượng vật liệu,thiết bị được thực hiện trong quá trình xây dựng.
- Chấp nhận nghiệm thu để triển khai các công việc tiếp theo.
- Yêu cầu và thời hạn phải sửa chữa xong những khiếm khuyết mới triển khai các công việc tiếp theo.
Các bên tham gia nghiệm thu ký tên :
- Đại diện chủ đầu tư (hoặc tư vấn giám sát thi công xây lắp) : Nguyễn Duy Khanh
- Đại diện nhà thầu xây lắp : Lê Đăng Các
Người lập Đại diện đầu tư Đại diện nhà thầu ( Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
(Nguồn phòng kế toán)
Căn cứ vào giá trị nghiệm thu, kế toán lập hóa đơn GTGT:
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG HL/2008B0065699 Liên 3- Nội bộ
Ngày 05 tháng 10 năm 2013
Đơn vị bán hàng:. Công ty TNHH Công Nghệ và Thương Mại Sông Mã. Điạ chỉ: Phan Bội Châu - TP Thanh Hóa.
Số tài khoản:…… 5011 000 00 00162 ………
Điện thoại: 0373.917.373 ... MST: 2800763895…...……… Họ tên người mua hàng: Ủy ban nhân dân Tỉnh Thanh Hóa……… Địa chỉ: …Xã Trường Minh – Nông Cống– Thanh Hóa……… Số tài khoản: ……5011 000 00 00 384 ……… Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán MST: 3006873289
Tên hàng hoá ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
B C 1 2 3 1 Nghiệm thu gđ 1