- Nợ phải thu cần được chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán.
- Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư.
- Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay( tiền mặt, séc hoặc đã thu qua ngân hàng).
- Kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số chích lập dự phòng phải thu khó đòi.
1.3.1.2.Chứng từ kế toán
Chứng từ sử dụng để hạch toán gồm: -Phiếu thu
-Phiếu chi
- Giấy báo có ngân hàng
Các chứng từ cần đính kèm với các chứng từ gốc phát sinh như Hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán, thông báo nợ, Biên bản bù trừ công nợ, Biên bản đối chiếu công nợ,…
1.3.1.3.Sổ kế toán và quy trình ghi sổ kế toán
a. Sổ sách sử dụng
Bao gồm các sổ: nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái TK 131- Phải thu khách hàng, sổ, thẻ kế toán chi tiết.
b. Trình tự ghi sổ kế toán
- Đối với hình thức nhật ký chung
1.3.1.4.Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131” Phải thu khách hàng”
Bên Có Bên Nợ TK 131
SD đầu kỳ: số tiền còn phải thu
khách hàng vào đầu kỳ.
SPS trong kỳ:
- Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp và xác định là đã tiêu thụ. - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
SD đầu kỳ: Số tiền khách hàng ứng
trước còn ở đầu kỳ.
SPS trong kỳ:
- Số tiền khách hàng trả nợ.
- Số tiền nhận trước, trả trước của khách.
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại.
- Doanh thu của số hàng bán bị người mua trả lại.
- Số tiền chiết khấu thanh toán cho người mua.
SD cuối kỳ: Số tiền còn phải thu của
khách hàng. Chứng từ gốc NKC Sổ cái Không sử dụng NK ĐB Có sử dụng NK ĐB NK đặc biệt Sổ cái TK 131 TK … TK 131 TK …
Lưu ý: Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàngchi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
1.3.1.5. Phương pháp hạch toán các khoản phải thu
TK 131
TK 511 TK531,532,521 (1a),(1b), (2a),(3c),(3b),(,3d),(4b) (6a), (7), (8)
TK3331 TK3331 (nếu có) Tk 152,153,156,611 TK33387 (1c) (12) Tk133 TK337 TK139 (3a) (14) TK156,151 TK642 (4a) TK 111,112 TK413 (4c) (15) Tk 413 TK 3331,3332… (5) (13c) Tk 635 (9) Tk111,112… (10),(13a),(13b) Tk515 ( 11)
Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán tài khoản phải thu khách hàng
Các nghiệp vụ kinh tế làm tăng các khoản ” phải thu khách hàng”
(1a) đối với hàng hóa, sản phẩm chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp thực hiện việc nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu theo giá bán chưa có thuế.
(1b) Đối với hàng hóa, sản phẩm dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, kế toán phản ánh doanh thu theo giá bán đã bao gồm thuế
(1c) Khi cung cấp hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng theo phương pháp trả chậm , trả góp.
(2a) Khi bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế tiêu thu đặc biệt, thuế xuất khẩu.
(2b) Phản ánh số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp (2c) Doanh nghiệp nộp thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu
(3a) Trường hợp hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đấng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thutuwowng ứng với phần công việc đã hoàn thành do nhà thầu tự xác định.
(3b) Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận , kế toán đã hoàn thành được khách hàng xác nhận.
(3c) Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng
(3d) Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay các bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng
(4a) Khi trả hàng cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu
(4b) Phí ủy thác nhập khẩu và thuế GTGT tính trên phí ủy thác nhập khẩu.
(4c) Đối với các khoản chi hộ cho đơn vị ủy thác nhập khẩu liên quan đén hoạt động nhận ủy thác nhập khẩu
(5) Kế toán chênh lệch tỷ giá vào cuối niên độ kế toán
(2) Các nghiệp vụ làm giảm các khoản “phải thu khách hàng” trong đơn vị (6a) Phản ánh khoản hàng bị trả lại
(6b) nhập kho lại số hàng bị trả lại và ghi giảm giá vốn hàng bán (7) Kế toán giảm giá hàng bán
(8) khản chiết khấu thương mại cho khách hàng (9) Số tiền chiết khấu thanh toán cho khách hàng
(10) Khi khách hàng ứng trước tiền hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ
(11) Kế toán tiền do khách hàng trả nợ
(12) Khách hàng thanh toán bằng hàng( phương thức hàng đổi hàng) (13) Kế toán ở các đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu
(14) Kế toán các khoản nợ phải thu khó đòi phải xử lý xóa sổ (15) Kế toán chênh lệch tỷ gí hối đoái vào cuối niên độ kế toán
1.3.2. Kế toán Thuế GTGT
Khái niệm:Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ: là số tiền mà doanh nghiệp đã nộp
cho Nhà nước khi mua vật tư, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ để khi doanh nghiệp bán sản phẩm hàng hóa thông qua người bán sẽ được khấu trừ hoặc trả lại theo luật thuế GTGT hiện hành.
Thực chất thuế GTGT được khấu trừ là: Một khoản phải thu của doanh nghiệp đối với Ngân sách Nhà nước, nó được thanh toán bằng cách khấu trừ vào số thuế GTGT phải nộp hoặc được hoàn trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
1.3.2.1. Nguyên tắc hạch toán:
- Áp dụng đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Đối với hàng hóa, dịch vụ mua ngoài vào sử dụng đồng thời có hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT thì doanh nghiệp phải hạch toán riêng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và thuế đầu ra không được khấu trừ.
- Trường hợp doanh nghiệp mua tài sản, hàng hóa, dịch vụ sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương
pháp trực tiếp hoặc hàng hóa dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT sử dụng cho hoạt động sự nghiệp thì số thuế GTGT dầu vào không được khấu trừ .
- Căn cứ để xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là số thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT khi mua tài sản, hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT đối với tài sản, hàng hóa nhập khẩu. trường hợp tài sản hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn GTGT hoặc có hóa đơn GTGT nhưng không đúng quy định của Pháp luật thì cơ sở kinh doanh không được khấu trừ thuế.
1.3.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
Tại công ty kế toán sử dụng tài khỏan 133 để phản ánh thuế GTGT được khấu trừ. Tài khoản có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ - Tài khoản 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
1.2.2.3. Phương pháp hạch toán TK 133- Thuế GTGT khấu trừ
TK 3331 TK 133 TK 133
Thuế GTGT hàng nhập khẩu
Thuế GTGT được khấu trừ
TK 111,112,331 TK 642,142,242
Thuế GTGT được khấu trừ Thuế GTGT
của vật tư hàng hóa khôngđược khấu trừ TK 152, 153,156,221
TK 627,641,642 Mua hàng hóa, tài sản nhập kho Của TSCĐ
TK 621, 627,632
TK 111, 112
Được hoàn thuế
1.3.3. Kế toán các khoản phải thu nội bộ
Khái niệm: Là khoản phải thu trong đơn vị cấp trên (là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh độc lập không phải là cơ quan quản lý) đối với đơn vị cấp dưới trực thuộc, phụ thuộc hoặc là giữa các thành viên với nhau như các khoản đã chi hộ, thu hộ các khoản
đơn vị trực thuộc phải nộp lên hoặc các đơn vị cấp trên cấp xuống.
1.3.3.1 Nguyên tắc hạch toán:
- Ở doanh nghiệp cấp trên (doanh nghiệp độc lập, Công ty):
+ Vốn, quỹ hoặc kinh phí đã giao, đã cấp cho đơn vị cấp dưới. + Vốn kinh doanh cho cấp dưới vay không tính lãi.
+ Các khoản cấp dưới phải nộp lên cấp trên theo quy định. + Các khoản nhờ cấp dưới thu hộ.
+ Các khoản đã chi đã trả hộ cho cấp dưới.
+ Các khoản đã giao cho đơn vị trực thuộc để thực hiện khối lượng giao khoán nội bộ và nhận lại giá trị giao khoan nội bộ.
+ Các khoản phải thu vãng lai khác.
- Tài khoản này không phản ánh số vốn đầu tư mà công ty mẹ đầu tư vốn vào các
công ty con và các khoản thanh toán công ty mẹ và công ty con.
- Tài khoản 136 phải hoạch toán chi tiết cho từng đơn vị có quan hệ thanh toán và
theo dõi riêng từng khoản phải thu nội bộ.
- Cuối kỳ kế toán phải kiểm tra đối chiếu và xác nhận số phát sinh, số dư tài khoản
136”phải thu nội bộ” với các đơn vị có quan hệ theo từng nội dung thanh toán. Đồng thời hoạch toán bù trừ 2 tài khoản 136 “Phải thu nội bộ” và tài khoản 336 “ Phải trả nội bộ” (theo chi tiết cho từng đối tượng).
1.3.3.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
Tài khoản 136 để hạch toán phải thu nội bộ. Kế toán chi tiết đến tài khoản cấp 2 của tài khoản 136 để phản ánh nội dung từng khoản phải thu nội bộ.
- TK 1361: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc. - TK 1368: Phải thu nội bộ khác.
1.3.3.3. Chứng từ xử dụng
- Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn thông thường - Phiếu thu
- Phiếu chi
-Hóa đơn vận chuyển kiêm xuất kho nội bộ - Biên bản bù trừ công nợ.
1.3.3.4. Sổ kế toán
- Hình thức Chứng từ ghi sổ
a.. Sổ sách sử dụng
Bao gồm các sổ: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái TK136- Phải thu nội bộ, sổ, thẻ kế toán chi tiết.
b. Trình tự ghi sổ kế toán
1.3.3.5.Kết cấu và nội dung của tài khoản 136” Phải thu nội bộ”
TK136 – Phải thu nội bộ
SDĐK: Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ lúc đầu kỳ
+ Số vốn đã giao lại cho đơn vị cấp dưới phí thu về các khoản phải thu trong nội bộ + Số tiền đơn vị cấp trên phải thu về , các khoản đơn vị cấp dưới phải nộp
+ Số tiền cấp dưới phải thu về, các khoản cấp trên phải giao xuống
+ Số tiền thu về bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho đơn vị cấp trên, cấp dưới, giữa các đơn vị nội bộ
+ Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị thành viên + Quyết toán với đơn vị thành viên về kinh phí, sự nghiệp đã cấp, đã sử dụng + Các khoản phải chi hộ, trả hộ đơn vị cấp trên, cấp dưới
+ Số tiền đã thu về, các khoản đơn vị cấp dưới phải nộp
- Bù trừ phải thu với phải trả trong nội bộ của cùng một đối tượng của cùng một đối tượng
Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có
SDCK:Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ lúc cuối kỳ TK 136 Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK ……
1.3.3.6. Phương pháp hạch toán phải thu nội bộ TK 136 TK111, 112 TK111,112 (1a), (1d),(2a),(6) (7),(9),(10),(11) Tk 211 TK 411 (1b) (8) Tk 214 TK 161 (1c),(2f),(2g) (11) TK 411 TK 336 (12),(14) TK 451, 415, 431 (2a),(3) Tk511 (2c) Tk 512 (2d),(5) Tk3331 TK 421 (2e), (4)
(1) Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải thu nội bộ a. Đối với đơn vị cấp trên
(1a) cấp hoặc giao vốn cho đơn vị cấp dưới bằng tiền
(1b) cấp hoặc giao vônc cho đơn vị cấp dưới bằng tài sản cố định
(1c) trường hợp các đơn vị tực thuộc nhận vốn doanh trực tiếp từ ngân sách nhà nước theo sự ủy quyền của đơn vị cấp trên
(1d) cấp kinh phí sự nghiệp cho đơn vị cấp dưới
(2a) khoản phải thu của đơn vị cấp dưới phải nộp cho đơn vị cấp trên về quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng – phúc lợi
(2b)Xác định số phải thu về khoản chi trả hộ cho các đơn vị cáp dưới (2c) Phải thu đơn vị cấp dưới về quản lý phải nộp cấp trên
(2d) Xác dịnh số phải thu bán hàng cho các đơn vị cấp dưới
(2e) Xác định số phải thu về lãi các hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động khác ở đơn vị cấp dưới
(2f) Nộp lên vốn kinh doanh do mua sắm tài sản cố định bằng nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản hoặc quỹ đầu tư phát triển
(2g) Kế toán đơn vị cấp trên ghi số vốn kinh doanh được bổ sung từ lợi nhuận hoạt đông kinh doanh trong kỳcuar đơn vị trực thuộc
b. Đối với đơn vị cấp dưới
(3)Số được chia từ các quỹ doanh nghiệp
(4) Số lỗ về hoạt động sản xuất, kinh doanh đã được cấp trên chấp nhận cần bù (5) Phải thu đơn vị cấp trên và các đơn vị nội bộ khác về doanh thu bán hàng nội bộ (6) Khi chi hộ , trả hộ cho đơn vị cấp trên và các đơn vị nội bộ khác
(2).Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải thu nội bộ a.Đối với đơn vị cấp trên
(7) Khi nhận được tiền do đơn vị trực thuộc nộp lên
(8)Số vốn kinh doan đơn vị trực thuộc đã nộp vào ngân sách nhà nước theo sự ủy quyền của cấp trên
(9)Khi nhận được tiền do đơn vị cấp dưới nộp lên về tiền lãi kinh doanh, nộp về quỹ đầu tư phát triển, quỹ dự phòng tài chính, quỹ khen thưởng, phúc lợi, các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu
(10)Khi thực hiện nhận được tiền của đơn vị cấp dưới chuyển trả về các khaonr đã chi hộ trả hộ
(11)Tổng hợp và duyệt quyết toán cho cấp dưới về các khoản chi sự nghiệp
(12) Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng
(13) Khi nhận được tiền hoặc vật tư, tài sản của cấp trên hoặc đơn vị nội bộ khác thanh toán về các khoản phải thu
(14) Bù trừ các khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ của cùng một đối tượng.
1.3.4. Kế toán các khoản phải thu khác
1.3.4.1. Chứng từ kế toán
-Phiếu thu
- Phiếu chi -Giấy báo nợ -Giấy báo có
-Biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hóa -Biên bản kiểm kê quỹ
1.3.4.2. Sổ kế toán và quy trình ghi sổ kế toán
1.3.4.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 138- Phải thu khác, tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2
+Tài khoản 1381- Tài sản thiếu chờ xử lí: Chỉ hạch toán vào tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hư hongr tài sản của doanh nghiệp, phải chờ xử lý.
+Tài khoản 1385- Phải thu về côr phần hóa: phản ánh số phải thu về cổ phần hóa mà doanh nghiệp đã chỉ ra , như: chi phí cổ phần hóa, trợ cấp lao động thôi việc, hôc trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa,….
+T ài khoản sử dụng khoản 1388- Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của