- Báo cáo có sắp xếp và phân nhóm (Hình VI.2)
3. Tạo và sử dụng report từ cửa sổ Design Mục tiêu:
Mục tiêu:
- Biết cách tạo ra các report khơng phân nhóm và report có phân nhóm từ cửa sổ design.
3.1. Tạo mới báo cáo.
B1: Chọn tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Design. Xuất hiện cửa sổ thiết kế report và cửa sổ Property Sheet. (Hình VI.9)
Thơng thường, report trắng xuất hiện chỉ có phần Detail, muốn xuất hiện phần Report Header/Footer và Page Header/ Footer thì click chuột vào góc trái trên của Report ngang với phần Detail để xuất hiện các lựa chọn này.
Màn hình thiết kế báo cáo hiện ra với 4 chế độ song song tồn tại, đó là: - Report View: Xem hình ảnh báo cáo vừa tạo.
- Design View: Mở báo cáo ở chế độ tự thiết kế báo cáo.
- Print Preview: Xem hình ảnh của báo cáo với kích thước thật và dữ liệu
thật để in ra.
- Layout Preview: Chỉ xem hình ảnh của báo cáo, cịn dữ liệu chưa chắc
chính xác, vì Access có thể bỏ qua các điều kiện chọn, kết nối, …
Trên màn hình thiết kế báo cáo cũng luôn để 2 công cụ là Toolbox và Fieldlist giống như trong cửa sổ thiết kế biểu mẫu. Các thành phần trong cửa sổ thiết kế báo cáo gồm:
- Detail: Lặp lại theo từng bộ dữ liệu (từng bản ghi trong bảng hoặc truy vấn nguồn).
- Page Header/Page Footer: Lập lại mỗi trang một lần. Phần này thường chứa số trang, ngày tháng lập báo cáo, …
- Report Header/Report Footer: Mỗi báo cáo lặp một lần. Phần này chứa tiêu đề chung của toàn báo cáo và các dạng tổng cộng.
- Ngoài ra các báo cáo có phân nhóm cịn chứa Group Header/Footer dùng làm tiêu đề và các dịng tổng cộng cho từng nhóm trong báo cáo.
B2: Chỉ định Table hoặc query làm nguồn dữ liệu cho Report tại thuộc tính
Record Source ở cửa sổ Property Sheet.
B3: Nhấn vào biểu tượng Add Existing Fields để xuất hiện ra cửa sổ Field
List, lần lượt dùng chuột kéo các field trong Field List hoặc các control trong nhóm lệnh Controls trên thanh Ribbon thả vào report.
Hình VI.10
Hướng dẫn: Báo cáo được thiết kế như sau: (Hình VI.11)
Hình VI.11 3.2. Thiết kế các một số dạng báo cáo.