7. Kết cấu luận văn
1.3. Nội dung tổ chứckế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế tốn là việc bố trí người làm cơng tác kế toán nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của cơng tác hạch tốn kế tốn trong một
đơn vị hạch toán. Bộ máy này cần được xây dựng trên cơ sở bao qt, định
hình khối lượng cơng tác kế tốn phù hợp với quy mơ hoạt động, mơ hình tổ chức của đơn vị, đảm bảo tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn đạt chất lượng.
*Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán
Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán trong các ĐVSNCL phải tuân
thủ theo nguyên tắc tổ chức bộ máy kế tốn nói chung, cụ thể:
-Các đơn vị kế tốn phải bố trí cán bộ đúng chức danh, tiêu chuẩn quy định, cán bộ kế toán phải được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ quy định trong chế độ kế toán, phù hợp với khả năng chuyên môn và khối lượng cơng việc kế tốn của mình.
- Người làm kế tốn thực hiện cơng việc theo sự phân cơng và chịu trách nhiệm về chuyên môn nghiệp vụ của mình. Khi thay đổi người làm kế tốn phải thực hiện việc bàn giao kế toán, kế toán mới chịu trách nhiệm về cơng việc của mình kể từ ngày nhận bàn giao cơng việc, cán bộ kế tốn cũ phải chịu trách nhiệm về cơng việc trong thời gian mình phụ trách.
- Tất cả các bộ phận và mọi người trong đơn vị có liên quan đến kế tốn đều phải nghiêm chỉnh chấp hành các nguyên tắc, chế độ kế tốn, có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng từ và tài liệu cần thiết cho
công tác kế tốn và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của
các chứng từ và tài liệu do mình cung cấp.
- Đảm bảo thực hiện công việc một cách đồng thời, giảm thời gian chờ đợi công việc để tăng năng suất lao động.
* Căn cứ để lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
Các căn cứ để lựa chọn hình thức tổ chức kế tốn làm cơ sở để xây dựng bộ máy kế toán là:
- Đặc điểm hoạt động, tổ chức hoạt động của ĐVSNCL.
- Quy mô, địa bàn hoạt động của ĐVSNCL.
- Đặc điểm về phân cấp quản lý tại ĐVSNCL.
- Biên chế và năng lực trình độ của đội ngũ kế tốn của đơn vị.
- Trình độ, trang thiết bị phương tiện kỹ thuật phục vụ cho cơng tác kế tốn trong ĐVSNCL.
Các nhân tố và điều kiện này chi phối tác động lẫn nhau vì vậy phải phối hợp trong một thực tế cụ thể để xác định được mơt hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa khoa học vừa hợp lý.
Việc xây dựng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phụ thuộc vào việc đơn vị lựa chọn hình thức tổ chức kế tốn. Hình thức tổ chức kế tốn là hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của cơng tác kế tốn. Thực tế, tại ĐVSNCL có thể lựa chọn, áp dụng một trong các hình thức sau:
-Mơ hình tổ chức kế tốn tập trung.
-Mơ hình tổ chức kế tốn phân tán
-Mơ hình tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung
Theo mơ hình này, đơn vị chỉ tổ chức 01 phịng kế tốn trung tâm làm
đơn vị kế tốn cơ sở, tồn bộ cơng việc kế tốn đều được thực hiện tập trung tại phịng kế tốn. (Sơ đồ tổ chức kế tốn theo hình thức tập trung: Phụ lục 1.1)
Ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thực hiện ban đầu, thu thập, kiểm tra chúng từ, định kỳ gửi về phịng kế tốn của đơn vị, khơng có tổ chức kế tốn riêng.
Mơ hình tổ chức kế tốn tập trung có ưu điểm:
- Kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung,
thống nhất của kế toán trưởng cũng như các nhà quản lý đối với hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị.
- Thuận tiện trong phân cơng, chun mơn hóa cơng việc đối với cán bộ kế tốn và trang bị các phương tiện kỹ thuật tính tốn, xử lý và cơ
giới hóa cơng tác kế tốn.
- Tổ chức bộ máy kế tốn gọn, tiết kiệm chi phí kế tốn.
Tuy nhiên, nếu địa bàn hoạt động của đơn vị rộng, phân tán, trình độ
chưa cao thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị đối với cơng tác kế tốn cũng như hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí ở các đơn vị trực thuộc sẽ bị hạn chế.
Mơ hình tổ chức kế tốn tập trung chỉ thích hợp với các đơn vị có quy mơ vừa hoặc nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
Theo mơ hình này, các đơn vị, bộ phận trực thuộc của đơn vị có tổ chức bộ phận, tổ kế toán riêng làm nhiệm vụ kiểm tra, thu thập, xử lý các chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, tổng hợp các hoạt động kinh tế ở đơn vị trực thuộc theo sự phân cấp quản lý kinh tế, tổ chức định kỳ lập báo cáo gửi về cho phòng kế toán đơn vị (Sơ đồ tổ chức kế tốn theo hình thức tập trung: Phụ lục 1.2)
Mơ hình tổ chức kế tốn phân tán có ưu điểm:
- Cơng tác kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kinh tế ở các đơn vị, bộ phận trực thuộc được nhanh chóng kịp thời.
- Thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân cấp quản lý kinh tế tài chính, hạch tốn kinh tế nội bộ.
Nhược điểm cơ bản của mơ hình này là việc tập hợp số liệu cung cấp thơng tin lập báo cáo tồn đơn vị thường bị chậm, tổ chức bộ máy kế tốn cồng kềnh phức tạp, khơng thuận tiện cho việc cơ giới hóa cơng tác kế tốn, việc kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ của kế tốn trưởng khơng tập trung.
Mơ hình tổ chức kế tốn phân tán thích hợp với đơn vị có qui mơ lớn, địa bàn hoạt động phân tán, các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập.
Mơ hình tổ chức kế tốn vừa tập trung vừa phân tán
Đây là một mơ hình kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên. Theo mơ hình này đơn vị chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm. Nhưng những người quản lý ở các đơn vị trực thuộc thì ngồi việc ghi chép ban đầu còn được giao thêm một số phần việc mang tính chất kế tốn. Mức độ phân tán này phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình độ hạch tốn kinh tế của
đơn vị. (Sơ đồ tổ chức kế tốn theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán:
Phụ lục 1.3)
Theo mơ hình này, đơn vị tổ chức phịng kế tốn tập trung, ngoài ra
ở các đơn vị trực thuộc lớn, xa văn phịng có tổ chức các phịng bộ phận kế tốn của đơn vị trực thuộc.
Phịng kế tốn ở đơn vị trực thuộc có thể được cơ cấu thành các bộ phận phù hợp để thực hiện việc ghi chép kế tốn, hồn chỉnh các hoạt động của đơn vị theo phân cấp quản lý của phòng kế tốn trung tâm.
Phịng kế tốn trung tâm thực hiện tổng hợp tài liệu từ các phịng (các bộ phận) kế tốn đơn vị trực thuộc gửi lên tiến hành kế tốn các hoạt động chung của tồn đơn vị, sau đó tổng hợp lập báo cáo cung cấp thơng tin về tồn bộ hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị.
Mơ hình này phù hợp với các đơn vị lớn có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung, vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính, trình độ quản lý khác nhau.
Sau khi xác định, lựa chọn được mơ hình tổ chức thích hợp, các ĐVSNCL có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy. Việc phân cơng cán bộ kế tốn phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thơng tin diễn ra nhanh chóng đồng thời xác định rõ số lượng nhân viên tương ứng với khối lượng cơng việc nhằm tối ưu hóa bộ máy kế tốn. Người thực hiện cơng việc kế tốn mỗi phần hành được phân cơng thường có tính độc lập tương đối với các phần hành kế toán khác.
Từ ý nghĩa và vai trị của tổ chức bộ máy kế tốn trong các đơn vị, chúng
tôi cho rằng tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, khoa học là yếu tố quyết định tới
chất lượng cơng tác hạch tốn kế tốn của một đơn vị. Bởi vậy ngoài việc đảm bảo các ngun tắc trong tổ chức kế tốn thì việc nắm rõ năng lực của từng nhân viên kế toán là điều hết sức quan trọng. Trên cơ sở đó, bộ máy kế tốn được xây dựng phải đáp ứng yêu cầu gọn nhẹ, hợp lý, có hiệu quả,
phân cơng cơng việc đúng chun mơn, năng lực.
1.3.2. Tổ chức thu nhận, hệ thống hố và xử lý thơng tin
Tổ chức thu nhận thông tin kế tốn là giai đoạn khởi đầu của tồn bộ quy trình kế tốn, thơng tin kế tốn được thu nhận thơng qua các chứng từ kế toán để phản ánh các giao dịch bên trong và bên ngoài đơn vị. Tổ chức hệ thống hoá và xử lý thơng tin kế tốn được thực hiện thơng qua hệ thống tài khoản kế tốn, hệ thống sổ sách kế tốn. Cơng việc này được thực hiện dựa trên các dữ liệu chung được tạo ra từ hệ thống thu nhận và cung cấp cho từng mục tiêu nhất định và từng đối tượng nhận thông tin.
(1) . Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán được hiểu là xác định chủng loại, số lượng, nội dung, kết cấu và quy chế quản lý, sử dụng chứng từ kế toán cho đối tượng kế tốn. Đó là sự thiết lập khối lượng cơng tác hạch tốn ban đầu trên hệ thống các bảng chứng từ hợp lý, hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định.
Chứng từ kế toán là những giây tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi số kế tốn. Chế độ chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SNCL được nhà nước quy định thống nhất. Theo chế độ kế toán ĐVSNCL hiện hành, chứng từ kế toán bao gồm chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn.
Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ ghi số kế toán nên phải được lập, ký, luân chuyển, kiểm tra đúng theo quy định của nhà nước.
Những cơng việc chính khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị SNCL bao gồm:
+ Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị
Hiện nay, các đơn vị SNCL căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán do
10/10/2017. Mỗi đơn vị SNCL lựa chọn loại chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm vận động của các đối tượng kế toán, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể của đơn vị.
Đơn vị SNCL sẽ căn cứ vào quy mô, tỉnh chất hoạt động của đơn vị, trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn do
Nhà nước ban hành, kể toán sẽ xác định những chứng từ cần thiết mà đơn vị phải sử dụng. Từ đó hướng dẫn các cá nhân và bộ phận có liên quan nắm được cách thức lập (hoặc tiếp nhận), kiểm tra và luân chuyển chứng từ. Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cần thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền
+ Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán
- Các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị và mọi người trong đơn vị đều liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ. Vì vậy, để thu nhận được thơng tin về nghiệp vụ phát sinh, nội dung của tổ chức hạch toán ban đầu, lập chứng từ bao gồm:
+ Quy định việc sử dụng mẫu chứng từ ban đầu thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi nhận đầy đủ thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu, hướng dẫn cách ghi nhận.
- Chứng từ kế toán phải lập rõ ràng, phải đầy đủ, kịp thời, chính xác. Các nội dung phản ánh trên chứng từ không được viết tắt, khơng được tẩy xóa, sửa chữa, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, phần trống phải gạch chéo. Phải được lập đủ số liên quy định.
-Chứng từ kế tốn phải có đủ chữ ký và phải ký bằng bút mực, chữ ký trên chứng từ của một người phải thống nhất. Khơng được ký chứng từ khi chưa có đủ nội dung.
- Chứng từ kế tốn có thể lập dưới dạng điện tử. Chứng từ điện tử phải có đủ nội dung theo quy định được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa và khơng bị thay đổi trong q trình truyền mạng máy tính.
+ Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán trước khi sử dụng để ghi sổ, cần phải được kiểm tra. Nội dung kiểm tra bao gồm:
- Kiểm tra tính đúng đắn của nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh ở
ĐVSNCL
-Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo tuân thủ các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính, hạn chế hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản của đơn vị.
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh
trong chứng từ.
-Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
- Kiểm tra việc tính tốn các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ nhằm bảo đảm tính chính xác của số liệu kế tốn.
-Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ.
+ Thứ tư, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế tốn sau khi được kiểm tra và hồn chỉnh cần xây dựng quy
trình luân chuyển chứng từ cho từng loại
nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các
bộ phận quản lý, các bộ phận kế tốn có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế tốn, đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị. Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp cần xác định chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vị nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế tốn khơng cần thiết và tiết kiệm thời gian.
Chứng từ kế toán chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế tài chính
đã phát sinh và thực sự hồn thành, đảm bảo tính pháp lý của số liệu kế tốn. Chứng từ kế toán sau khi sử dụng cần phải được bảo quản, lưu trữ theo quy định hiện hành.
-Chứng từ kế tốn đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng loại hồ sơ riêng, theo thứ tự thời gian, theo kỳ kế tốn năm. Chứng từ phải là bản chính theo quy định pháp luật.
- Theo Luật Kế toán, tài liệu kế toán được lưu trữ tối thiểu 5 năm đơn vị tài liệu dùng để quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị,