2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Xăng Dầu Mỹ Đức
2.1.3. Đặc điểm kế toán của Công ty TNHH Xăng Dầu Mỹ Đức
Bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo mơ hình tập trung, tồn bộ cơng tác kế tốn được thực hiện tại Phịng kế tốn của Cơng ty với sự đứng đầu của Phịng là Kế tốn trưởng. Cụ thể:
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 29
Sơ đồ bộ máy kế tốn cơng ty TNHH xăng dầu Mỹ Đức:
Kế toán trưởng
Kế tốn doanh thu, cơng nợ và
thuế
Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán
Kế tốn là cơng cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính tốn về kinh tế và kiểm tra, bảo vệ và sử dụng tài sản vật rẻ tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh, chủ động trong tài chính của Cơng ty.
Phịng kế tốn của Cơng ty có chức năng và nhiệm vụ như một tham mưu về mặt tài chính của Cơng ty cho giám đốc cũng như báo cáo kết quả knh doanh theo từng q, từng năm của Cơng ty để từ đó có được kế hoạch, hướng đi chính xác về tài chính của Công ty cho phù hợp.
Để đảm bảo chức năng của mình, phịng kế tốn của Cơng ty TNHH xăng dầu Mỹ Đức có 3 nhân viên, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần:
- Một kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra cơng tác kế tốn của Phịng, phụ trách về nghiệp vụ chun mơn kế tốn, tài chính của Công ty và ký duyệt các tài liệu kế tốn của các bộ phận khác trong phịng kế toán theo đúng quy định và báo cáo tình hình tài chính của Cơng ty cho giám đốc Cơng ty.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 30
- Một kế tốn về doanh thu, cơng nợ và thuế chịu trách nhiệm theo dõi, đối chiếu, cập nhập số liệu doanh thu hàng ngày của Công ty, đối chiếu và xác nhận về các khoản nợ phát sinh, nợ phải thu, phải trả, thu hồi nợ lập báo cáo về các khoản nợ của Công ty. Bên cạnh lập hồ sơ, báo cáo về thuế của cơng ty.
- Một kế tốn vốn bằng tiền, thanh tốn phụ trách theo dõi dịng tiền thu vào, dòng tiền chi ra về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Cơng ty để khi có chênh lệch cần tìm nguyên nhân và điều chỉnh, kiểm sốt chứng từ để được tính chi phí hợp lý, lập báo cáo thu chi hàng ngày, báo cáo về tiền gửi ngân hàng theo yêu cầu của giám đốc và làm việc với ngân hàng về các khoản liên quan đến tiền gửi ngân hàng. Phụ trách việc thanh toán các khoản nợ , thanh toán thuế, thanh toán lương và các khoản tài chính khác của doanh nghiệp,...
2.1.3.2. Chế độ kế tốn của Cơng ty
2.1.3.2.1. Chính sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty THH Xăng Dầu Mỹ Đức Đức
Công tác kế tốn tại cơng ty được thực hiện tuân thủ theo đúng chế độ kế tốn của Bộ tài chính, các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định của Cơng ty.
Cơng ty áp dụng niên độ kế tốn bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là: Việt Nam đồng(VNĐ).
Chế độ kế tốn áp dụng cho Cơng ty là chế độ kế toán đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quy định về thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
2.1.3.2.2. Hình thức ghi sổ kế tốn tại Cơng ty TNHH Xăng Dầu Mỹ Đức Đức
Để phù hợp với quy mô và điều kiện thực tế tại Công ty, hiện nay Công ty TNHH xăng dầu Mỹ Đức đang áp dụng:
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 31
Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có,...
Nhật ký chung Sổ quỹ Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 111, TK112 - Hình thức kế tốn Nhật ký chung.
- Cơng ty đăng ký mã số thuế và áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, niên độ kế toán áp dụng từ 01/01 đến 31/12.
- Công ty cũng sử dụng phương pháp kê khai thường xun để tính trị giá xuất kho.
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ chi tiết TK
111, TK112
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 32 Chứng từ gốc Kế toán viết phiếu thu (3 liên) Xé phiếu thu (2 liên) Người nộp tiền ký vào phiếu thu Giám đốc ký duyệt xác nhận Kế toán trưởng ký duyệt xác nhận Thủ quỹ nhập quỹ
2.2.Thực trạng công tác kế tốn vốn bằng tiền tại Cơng ty TNHH Xăng Dầu Mỹ Đức
2.2.1. Thực trạng cơng tác kế tốn tiền mặt tại quỹ tại Công ty TNHH Xăng Dầu Mỹ Đức Xăng Dầu Mỹ Đức
2.2.1.1. Nguyên tắc kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Xăng Dầu Mỹ Đức Đức
- Tại Công ty TNHH Xăng Dầu Mỹ Đức chỉ có tiền mặt là tiền Việt Nam, khơng có tiền mặt là ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí, đá q. Vì vậy, tất cả đều được quy đổi thành tiền mặt Việt Nam đồng ( VNĐ).
- Tiền mặt tại quỹ của công ty phải được bảo quản trong điều kiện an toàn.
- Phải chấp hành đầy đủ các quy chế, chế độ quản lý lưu thông tiền tệ được Nhà Nước Việt Nam quy định.
-Tổ chức liên tục kiểm tra quản lý chặt chẽ các khâu thu, chi tiền mặt từ giám đốc, kế toán trưởng và đăc biệt là thủ quỹ.
- Cuối ngày thủ quỹ phải kiểm tra lại và chốt các sổ thu, chi tiền mặt và sổ tồn quỹ.
* Quy trình luân chuyển phiếu thu: Sơ đồ luân chuyển phiếu thu
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 33 Chứng từ gốc Kế toán viết phiếu chi (3 liên) Xé phiếu chi (2 liên) Kế toán trưởng ký duyệt xác nhận chi Người nhận tiền ký vào phiếu chi Thủ quỹ xuất quỹ Giám đốc ký duyệt xác nhận chi Dựa vào chứng từ gốc, phiếu thu do kế toán sẽ được lập thành 3 liên, kế toán ghi đầy đủ nội dung trên phiếu rồi ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ giữ một liên, một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu lại nơi lập phiếu để lưu hành nội bộ khi cần thiết. Sau khi thu đủ số tiền, thủ quỹ cần ghi rõ số tiền nhập vào quỹ bằng chữ vào phiếu thu và ký rõ họ tên. Sau đó thủ quỹ chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc để ký duyệt xác nhận.
* Quy trình luân chuyển phiếu chi: Sơ đồ luân chuyển phiếu chi
Phiếu chi do kế toán lập thành 3 liên và điền đầy đủ các thông tin và có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu và chữ ký của kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt xác nhận chi tiền thì thủ quỹ mới được phép xuất tiền từ quỹ ra. Sau đó, người nhận tiền nhận và kiểm tra đủ số tiền và ghi rõ số tiền bằng chữ, tiếp đó là ký chữ ký và ghi rõ họ tên người nhận tiền.
Trong q trình đó, thủ quỹ sẽ giữ lại 1 liên, 1 liên sẽ giao cho người nhận tiền và liên còn lại sẽ được lưu giữ tại nơi lập phiếu chi để phịng trường hợp cần thiết.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 34
Hai quá trình thu-chi trên cuối ngày phải chuyển toàn bộ phiếu thu và chi kèm chứng từ gốc cho kế toán để hạch toán vào sổ kế tốn của cơng ty.
2.2.1.2. Chứng từ kế tốn tại cơng ty
- Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
- Phiếu chi
2.2.1.3. Tài khoản sử dụng tại công ty
Công ty TNHH Xăng Dầu Mỹ Đức sử dụng tài khoản 111 ( TK 111) để phán ánh tình hình Thu-Chi-Tồn quỹ tiền mặt trong công ty.
2.2.1.4. Sổ sách được sử dụng tại công ty
- Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái TK 111 - Sổ quỹ tiền mặt
2.2.1.5. Trình tự hạch tốn
Sơ đồ sau đây sẽ cho thấy trình tự hạch tốn tiền mặt tại Cơng ty TNHH Xăng Dầu Mỹ Đức:
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 35
Nhật ký chung Chứng từ gốc (Phiếu thu, Phiếu chi,...)
Sổ quỹ tiền mặt
Bảng cân đối phát sinh Sổ Cái TK 111
SƠ ĐƠ HẠCH TỐN
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu kiểm tra
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 36
Hàng ngày,căn cứ vào chứng từ gốc đã qua kiểm tra xác nhận để ghi sổ kế toán. Đầu tiên, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ quỹ tiền mặt. Sau đó dựa vào sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái TK 111 và các tài khoản liên quan.
Tiếp đó, kế tốn sẽ kiểm tra đối chiếu lại các nghiệp vụ cho chính xác với Sổ Cái và sổ quỹ tiền mặt rồi lập bảng cân đối số phát sinh vào cuối năm. Cuối cùng từ sổ Cái và bảng cân đối số phát sinh, kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính của Cơng ty.
2.2.1.6. Ví dụ minh họa tiền mặt tại cơng ty
Ví dụ 1: Ngày 10/12, mua đồ dùng văn phòng bằng tiền mặt số tiền là 2.292.400
Kế toán định khoản:
Nợ TK 642 : 2.084.000 Nợ TK 133 : 208.400
Có TK 111 : 2.292.400
Từ hóa đơn GTGT số 0000102 ( Biểu số 1) và phiếu chi số 051(Biểu số 2), kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung (Biểu số 9). Sau đó, từ sổ Nhật ký chung vào sổ Cái TK 111 ( Biểu số 10), TK 141.
Thủ quỹ tiến hành vào sổ quỹ tiền mặt(Biểu số 11).
Từ sổ Cái TK 111 và các tài khoản khác có liên quan, kế toán sẽ vào bảng cân đối tài khoản để cuối năm lập báo cáo tài chính.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 37
Biểu số 1: Hóa đơn GTGT số 0000102
HĨA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên : Nội bộ
Ngày 10 tháng 12 năm 2019
Mẫu số : 01 GTKT3/001
Ký hiệu : AA/19P
Số : 0000102 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Huyền Anh
Địa chỉ : Lương Khánh Thiện- Hải Phòng Số tài khoản : 0200 0426 2498
Điện thoại : 02253.657859 MST : 0201859088
Họ và tên người mua hàng :
Tên đơn vị : Công ty TNHH xăng dầu Mỹ Đức
Địa chỉ: Số 2, Hồ Đá,Sở Dầu,Hồng Bàng,Hải Phịng Số tài khoản:
Điện thoại: 02253872986
Hình thức thanh tốn : TM MST: 0201279697
Người mua hàng Người bán hàng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
(0) 1 2 3 4 5=3 x 4 1 Giấy A4 gam 30 52.000 1.560.000 2 Bút bi (20 cái/ hộp) hộp 2 27.000 54.000 3 Cặp File cái 40 8.000 320.000 4 Phong bì cái 50 3.000 150.000 Cộng tiền hàng 2.084.000
Thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 208.400
Tổng cộng tiền thanh toán 2.292.400
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 38
Biểu số 2: Phiếu chi số 051
CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU MỸ ĐỨC Mẫu số : 02-TT
Số2, Hồ Đá,Sở Dầu,Hồng Bàng,Hải Phịng (Ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của BTC)
PHIẾU CHI Quyển số:
Ngày 10 tháng 02 năm 2019 Số: PC051 Nợ: 642
Nợ: 133
Có: 111
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Trường Nghĩa Địa chỉ: Phòng kinh doanh
Lý do nộp: Chi tiền mặt mua đồ dùng văn phòng
Số tiền: 2.292.400 ( Viết bằng chữ : Hai triệu hai trăm chín mươi hai nghìn bốn trăm đồng) Kèm theo: 01 Chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận Người lập Thủ quỹ
tiền phiếu
( Ký,họ tên,đóng dấu) ( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký ,họ tên)
Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Hai triệu hai trăm chín mươi hai nghìn bốn trăm đồng -Tỉ giá ngoại tệ(vàng bạc đá quý):.................................................................................... -Số tiền quy đổi: ................................................................................................................
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 39
HÓA ĐƠN GTGT ( TIỀN ĐIỆN )
Mẫu số: 01GTKT0/001
Ký hiệu: UQ/19E
Số: 0593742
ID HĐ: 720250767
Ví du 2: Ngày 15/12, thanh toán tiền điện tháng 11 căn cứ vào hóa đơn GTGT là 2.856.352, thuế GTGT 10%, trả bằng tiền mặt.
Kế toán định khoản: Nợ TK 642 : 2.596.684 Nợ TK 133 : 259.668
Có TK 111 : 2.856.352
Biểu số 3: Hóa đơn GTGT tiền điện
CN Cơng ty TNHH MTV Điện lực Hải Phòng - Điện lực Hồng Bàng
Địa chỉ: Số 45 Lê Đại Hành, P.Hoàng Văn Thụ, Q.Hồng Bàng, Tp.Hải Phòng, Việt Nam Điện thoại: 3210608 MST: 0200340211-001 ĐT sửa chữa: 0225.078.336
Tên khách hàng: Cty TNHH Xăng Dầu Mỹ Đức
Địa chỉ: Số 2 Hồ Đá, P.Sở Dầu, Q.Hồng Bàng, TP.Hải Phịng
Điện thoại: MST: 0201279697 Số cơng tơ: 1632045555 Số hộ:0
Mã KH: PH13000015100 Mã T.toán: PH13000015100 Mã NN:3101 Mã tổ:02 Mã trạm: Cấp ĐA: 1 Số GCS: HA399 P GCS: 09 Mã giá KT: 100%*2666-KDDV-A BỘ CS CHỈ SỐ MỚI CHỈ SỐ CŨ HS NHÂN ĐN TIÊU THỤ ĐN TIÊU THỤ TRỰC TIẾP ĐN TRỪ PHỤ ĐN THỰC TẾ ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN
Điểm đo: PH13000015100001 - Số 2 Hồ Đá Phường Sở Dầu. Số công tơ: 1632045555
KT 57.970 56.996 1 974 0 0 974
974 2.666 2.596.684
Cộng 974 2.596.684
Thuế GTGT 10% Thuế GTGT 259.668
Tổng tiềm thanh toán 2.856.352
Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu tám trăm năm mươi sáu nghìn ba trăm năm mươi hai đồng
Ngày ký:15/12/2019
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 40
Biểu số 4: Phiếu chi số 022
CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU MỸ ĐỨC Mẫu số : 02-TT
Số2, Hồ Đá,Sở Dầu,Hồng Bàng,Hải Phịng (Ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của BTC)
PHIẾU CHI Quyển số:
Ngày 15 tháng 12 năm 2019 Số: PC052 Nợ: 642
Nợ: 133 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Tuyến
Địa chỉ: Bộ phận QLDN
Lý do nộp: Thanh toán tiền điện tháng 11
Số tiền: 2.596.684 (Viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm chín mưới sáu nghìn sáu trăm tám mươi tư đồng)
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận Người lập Thủ quỹ
tiền phiếu
( Ký,họ tên,đóng dấu) ( Ký,họ tên) ( Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký ,họ tên)
Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Hai triệu năm trăm chín mưới sáu nghìn sáu trăm tám mươi tư đồng
-Tỉ giá ngoại tệ(vàng bạc đá quý):.................................................................................... -Số tiền quy đổi: ................................................................................................................
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 41
Ví dụ 3: Ngày 20/12, rút 100.000.000 đồng từ ngân hàng Vietinbank về
nhập quỹ tiền mặt. Kế toán định khoản:
Nợ TK 111 : 100.000.000 Có TK 112: 100.000.000
Dựa vào giấy báo nợ sô 51( biểu số 5) và phiếu thu số 053 (biểu số 6) , kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung ( Biểu số 9). Sau đó, từ sổ Nhật ký chung tiến hành vào sổ Cái TK 111(Biểu số 10), TK 112.
Thủ quỹ tiến hành vào sổ quỹ tiền mặt(Biểu số 11).
Từ sổ Cái TK 111 và các tài khoản khác có liên quan, kế tốn sẽ vào bảng cân đối tài khoản để cuối năm lập báo cáo tài chính.
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 42
Biếu số 5: Giấy báo Nợ số 51
Ngân hàng: Vietinbank Mã GD: VBNH Chi nhánh : Hải Phòng Mã KH: 104102 Số : GIẤY BÁO NỢ Ngày 20 tháng 12 năm 2019 Số: 51
Tên tài khoản: Công ty TNHH Xăng Dầu Mỹ Đức
Số tài khoản ghi: 117000109740 Số tiền bằng số: 100.000.000
Số tiền bằng chữ : Một trăm triệu đồng Nội dung: Rút tiền nhập quỹ
Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Quản lý và Cơng nghệ Hải Phịng
SV: Tơ Đức Anh - QT2002K 43
Biểu số 6: Phiếu thu số 053
CÔNG TY TNHH XĂNG DẦU MỸ ĐỨC Mẫu số : 01-TT
Số2, Hồ Đá,Sở Dầu,Hồng Bàng,Hải Phịng (Ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC