II. Kết quả hoạt động của văn phòng
2. Công tác văn thư lưu trữ
- Trong văn phịng cơng ty, công tác văn thư là nội dung quan trọng chiếm một phần rất
lớn trong nội dung hoạt động của văn phịng, cơng tác văn thư gắn liền với hoạt động của
công ty, là một công việc khơng thể thiếu, một mắt xích khơng thể thiếu được trong guồng
máy hoạt động của bộ máy Công ty.
- Công tác văn thư lưu trữ luôn luôn được Văn phịng cơng ty quan tâm và coi trọng. Văn phịng Cơng ty đã bố trí đủ số cán bộ làm cơng
tác văn thư lưu trữ có trình độ Đại học, thường xun cử cán bộ đi học các lớp huấn
công tác này và cũng đã trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại để phục vụ cho cơng tác lưu
trữ như: dàn máy vi tính được nối mạng internet và mạng nội bộ(mạng LAN), máy fax, máy in, điện thoại.
- Công tác văn thư lưu trữ đã làm tốt nhiệm vụ của mình trong việc giải quyết cơng
việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác,
chất lượng, đúng đường lối, chính sách, chế độ, đồng thời giúp việc quản lý công việc trong công ty được chặt chẽ.
- Đặc biệt hình thức lưu trữ của cơng ty
tương đối khoa học với những bước khởi đầu tiến tới một văn phịng khơng giấy, tất cả các
công văn, văn bản, tài liệu mật đều lưu trữ trong máy tính được nối mạng với máy của lãnh đạo cơ quan kiểm soát được tất cả các văn bản và tài liệu mà không cần phải sử dụng nhiều giấy tờ cồng kềnh.
- Tuy nhiên việc sử dụng máy tính của cơng ty cịn nhiều hạn chế. Đa số mới chỉ biết sử
dụng máy vi tính trong việc soạn thảo văn bản, nhiều cán bộ đã và đang được đào tạo hay
tự đào tạo về chun mơn nên chưa có điều kiện trang bị kiến thức, kỹ năng về tin học,
công chức được đào tạo về tin học khơng có nhiều, vì vậy khả năng khai thác các ứng dụng
của máy còn phần nào hạn chế. Do vậy công ty
cho các cán bộ nhân viên trong văn phịng theo
các trình độ khác nhau và từng lĩnh vực cụ thể.