Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, với quy mô này phòng kế toán đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trưởng và sự chỉ đạo của Giám đốc. Bộ máy kế toán của Công ty có nhiệm vụ quản lý và thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán thống kê trong toàn Công ty nhằm thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho Ban Giám đốc và các cơ quan chức năng. Số nhân sự trong phòng kế toán gồm 6 người: Kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán vật tư, kế toán công nợ, kế toán thanh toán và thủ quỹ. Chức năng và nhiệm vụ của từng người như sau:
Kế toán trưởng: có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty trong việc quản lý, điều hành, tổ chức và chỉ đạo công tác kế toán toàn Công ty, thực hiện tốt trách nhiệm được giao. Ngoài ra kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm các kết quả kế toán của Công ty, lập sổ báo cáo với cơ quan thuế.…
Kế toán tổng hợp: thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, tổng hợp số liệu của đơn vị kế
toán cấp dưới và từ các cửa hàng cung cấp để lập thành các báo cáo tài chính cung cấp cho kế toán trưởng và Giám đốc duyệt. Thay mặt kế toán trưởng giải quyết công việc
Kế toán vật tư: có nhiệm vụ mở sổ sách theo dõi và hạch toán tình hình nhập,
xuất vật tư, nguyên vật liệu trong kỳ.
Kế toán công nợ: có nhiệm vụ mở sổ sách theo dõi, quản lý, hạch toán tình
hình thanh toán giữa nội bộ Công ty, giữa Công ty với các đối tác kinh doanh và Nhà nước.
Kế toán thanh toán: theo dõi và thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền, lập
sổ, thẻ chi tiết về tài sản bằng tiền của Công ty.
Thủ quỹ: làm nhiệm vụ chuyển tiền, kiểm tiền, xuất tiền khi có chứng từ, hóa
đơn hợp lệ và lập báo cáo kết quả tăng, giảm lượng tiền trong kỳ cho kế toán trưởng.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán như sau:
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. 3.3.2. Hệ thống tài khoản, chứng từ sổ sách sử dụng tại Công ty.
Là một công ty TNHH Nhà nước hạch toán độc lập nên việc sử dụng hệ thống tài khoản trong công tác kế toán theo đúng quy định của Bộ tài chính (về mặt nội dung, kết cấu…). Nhưng về số lượng tài khoản sử dụng theo yêu cầu quản lý Công ty do Công ty có quy mô lớn, sản xuất kinh doanh nhiều mặt hàng nên cần phải mở thêm các tài khoản chi tiết để theo dõi các đối tượng liên quan.
Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng bao gồm: phiếu xuất – nhập kho (3 liên), phiếu thu (3 liên), phiếu chi (2 liên), ủy nhiệm chi – thu (4 liên), hóa đơn GTGT (3 liên), biên bản sản xuất, biên bản thanh lý, hợp đồng mua bán (4 liên), hợp đồng xây dựng, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán bảo hiểm….
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam. - Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: theo nguyên giá và giá trị còn lại. - Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp đánh giá hàng tồn kho: phương pháp bình quân gia quyền.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ. Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán công nợ Kế toán vật tư
3.3.3. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
Sơ đồ 3.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ.
Chứng từ kế toán
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ kế toán các loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra.
3.4. Tình hình nhân sự
Bảng 3.1: phân tích tình hình nhân sự tại Công ty.
Nguồn: Phòng tổ chức – Hành chánh.
Tổng số lao động năm 2007 cao hơn so với năm 2006, số lao động có trình độ cao đẳng, đại học tăng. Lao động quản lý là 5 người trong đó có trình độ đại học là 4 người, cao đẳng 1 người; lao động chuyên môn phục vụ là 26 người trong đó lao động có trình
độ cao đẳng, đại học là 13; số lao động trực tiếp sản xuất kinh doanh có trình độ cao
đẳng, đại học là 4. Nhìn chung cơ cấu nhân sự tại Công ty năm 2007 có phần hợp lý hơn so với năm 2006.
3.5. Thị trường tiêu thụ và phương phướng hoạt động trong thời gian tới
Phần lớn các sản phẩm của Công ty tiêu thụ tại địa bàn trong tỉnh; các công trình xây lắp điện với quy mô nhỏ tỉnh sẽ chỉ định thầu, các công trình lớn như trung hạ thế, hay trạm biến áp sẽ tiến hành đấu thầu; trụ điện, cọc cừ, trụ viễn thông cấp cho các đơn vị sử dụng Điện lực, Bưu điện trong tỉnh và các tỉnh như Bạc Liêu, Cà mau, Sóc Trăng, Đồng Tháp, Bến Tre...
Phương hướng hoạt động trong thời gian sắp tới:
+ Trong lĩnh vực bê tông sản xuất thêm cọc cừ bê tông.
+ Trong lĩnh vực cơ khí: mở rộng sản xuất máy gặt đập liên hợp. + Mở rộng mạng lưới kinh doanh ôtô ở Phú Quốc.
3.6. Những thuận lợi và khó khăn
Thuận lợi:
- Có vị trí đặc địa giáp đường bộ và giáp bờ sông.
- Là Công ty con của Công ty Đầu tư xây dựng và phát triển nhà Kiên Giang nên được hỗ trợ vốn hoàn toàn.
- Không có đối thủ cạnh tranh trong tỉnh do sản xuất mặt hàng lớn, cấu tạo sản
phẩm mang tính chất chiến lược mà các doanh nghiệp tư nhân không thể làm.
- Đội ngũ nhân công lành nghề, có kinh nghiệm, cán bộ kỹ thuật trẻ, có năng lực, nhiệt tình, quyết tâm gắn bó với đơn vị.
Trình độ Năm 2006 Năm 2007
chuyên môn Số lao động tỷ trọng Số lao động tỷ trọng
Tổng số lao động 115 100% 137 100%
Đại học trở lên 11 10% 15 11%
Cao đẳng 1 1% 7 5%
Trung học chuyên nghiệp 8 7% 9 7%
Sơ cấp 9 8% 9 7%
Công nhân kỹ thuật 35 30% 40 29%
Khó khăn:
- Máy móc thiết bị qua thời gian sử dụng đã hư hỏng phải sửa chữa thường xuyên, nên chi phí sửa chữa tăng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm.
- Giá cả vật tư đầu vào tăng cao như sắt, thép, đá, xăng dầu, tiền lương nên giá thành sản phẩm tăng cao, nhưng giá bán sản phẩm không thể tăng thêm, ảnh hưởng đến lợi nhuận hoạt động sản xuất.
3.7. Tình hình hoạt động của Công ty TNHH Cơ khí Kiên Giang trong 3 Năm 2005, 2006, 2007. 2005, 2006, 2007.
Bảng 3.2: Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2005 - 2007. Đơn vị tính: triệu đồng. Chênh lệch Năm 2006 / 2005 Năm 2007 / 2006 Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Giá trị % Giá trị % Tổng doanh thu 31.821 27.854 57.619 -3.967 -12% 29.765 107%
+ Doanh thu kinh doanh
thép, ô tô 12.780 20.286 28.271 7.506 59% 7.985 39%
Các khoản giảm trừ: 0 -68 0 -68 68
+ Hàng bán bị trả lại -68 -68 68
1. Doanh thu thuần 31.821 27.786 57.619 -4.035 -13% 29.833 107% 2. Giá vốn hàng bán 29.433 26.220 52.587 -3.213 -11% 26.367 101% 3. Lợi nhuận gộp 2.388 1.566 5.032 -822 -34% 3.466 221% 4. Lợi nhuận HĐTC -148 -397 -1.224 -249 168% -827 208% - Thu nhập HĐTC 393 263 308 -130 -33% 45 17% - Chi phí HĐTC 541 660 1.532 119 22% 872 132% 5. Chi phí bán hàng 541 319 1.140 -222 -41% 821 257% 6. Chi phí QLDN 1.255 1.141 2.169 -114 -9% 1.028 90% 7. Lợi nhuận từ HĐKD 444 -291 499 -735 -166% 790 271% 8. Lợi nhuận khác 56 94 35 38 68% -59 -63% - Thu nhập khác 83 223 403 140 169% 180 81% - Chi phí khác 27 129 368 102 378% 239 185%
9. Lợi nhuận trước thuế 500 -197 534 -697 -139% 731 371%
10. Thuế TNDN 140 94 -140 94
11. Lợi nhuận sau thuế 360 -197 440 -557 -155% 637 323% Nguồn: Phòng kế toán.
Qua bảng trên ta thấy, tổng doanh thu của năm 2006 bị giảm so với năm 2005 là 3.967 triệu đồng vì trong năm 2006 phần doanh thu kinh doanh thép gia tăng không bù đắp được phần doanh thu bị giảm sút do phải ngưng sản xuất ở bộ phận phân xưởng Bê tông. Khoản giảm trừ doanh thu cũng phát sinh trong năm 2006 chủ yếu là do hàng bán bị trả lại phải nhập lại kho với tổng giá trị là 68 triệu đồng nên doanh thu thuần trong năm 2006 chỉ đạt 27.785 triệu đồng tức giảm 13% so với năm 2005. Sang đến năm 2007, do đơn vị đã hoạt động bình thường trở lại nên tổng doanh thu đạt 57.619 triệu đồng tăng so với năm 2006 và 2005. Doanh thu dịch vụ, kinh doanh thép có tăng nhưng tốc độ giảm.
Tỷ trọng giá vốn hàng bán so với doanh thu thuần năm 2006 (94,6%) tăng 2,1% so với năm 2005 (92,5%) đều này là do trong năm giá cả của sắt, thép biến động bất thường đơn vị chưa chủ động được trong việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu. Tình hình vật giá leo thang tiếp tục diễn ra đến năm 2007 nhưng tỷ trọng có giảm (91,27%) kết quả là lãi gộp tăng lên.
Nhìn chung tình hình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty trong 3 năm biến động mạnh, tốc độ tăng của 2 khoản chi phí này cao hơn nhiều so với mức độ tăng của doanh thu. Sự gia tăng này sẽ phần nào làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó Công ty cần quản lý chặt 2 khoản chi phí này, tránh việc chi cho những khoản không cần thiết trong kinh doanh.
Hoạt động tài chính của Công ty trong 3 năm liền đều bị lỗ và ngày càng nhiều hơn. Phần thu nhập từ các khoản tiền gửi và cho vay không đủ bù đắp chi phí lãi vay (chiếm hơn 80% chi phí lãi vay). Bên cạnh đó, các khoản thu bất thường của đơn vị cũng giảm. Năm 2006 hoạt động kinh doanh bị lỗ là do tổng thu nhập thuần không đủ bù đắp phần lỗ do hoạt động tài chính gây nên. Năm 2007, Công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả, tổng lợi nhuận trước thuế là 533 triệu đồng ngoài bù khoản lỗ năm 2006 và nộp thuế TNDN tổng lợi nhuận sau thuế của Công ty là 438 triệu đồng, tăng 78 triệu đồng so với năm 2005 tương đương tăng 21,75%. Đây là tính hiệu đáng mừng vì Công ty đã thoát khỏi tình trạng lỗ và ngày càng có lợi nhuận cao hơn. Với chiều hướng này chúng ta có thể hy vọng Công ty làm ăn hiệu quả tốt hơn nữa trong những năm tới.
CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH KẾT
QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH
CƠ KHÍ KIÊN GIANG 4.1. Kế toán doanh thu
4.1.1. Doanh thu hoạt động chính
4.1.1.1. Hình thức tiêu thụ và thanh toán tại Công ty
Hình thức tiêu thụ tại Công ty là bán hàng trực tiếp cho khách hàng: đối với khách hàng mua hàng với số lượng nhỏ chỉ cần ký biên nhận và xuất hàng, đối với khách hàng mua với số lượng lớn thì tiến hành ký kết hợp đồng mua bán, hoặc có thể
thông qua đơn đặt hàng của khách hàng mà tiến hành xuất bán hàng, đối với các công
trình xây dựng sau khi trúng thầu công ty tiến hành khoán cho các đội thi công theo giá trị hợp đồng.
Hình thức thanh toán tại Công ty là trả ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
hay cho khách hàng nợ.
+ Nếu Công ty bán với số lượng không quá lớn thì thanh toán ngay sau khi nhận hàng, hoặc sau khi viết hóa đơn bán hàng.
+ Nếu Công ty bán cho các công trình xây dựng, đơn vị thầu khác thì giao hàng tại chân công trình và thanh toán trong vòng 20 ngày kể từ khi giao hàng. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng phương thức thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng.
4.1.1.2. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu tại doanh nghiệp
Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được. Trong hầu hết các trường hợp doanh thu được ghi nhận khi chuyển giao cho người mua phần lớn rủi ro và lợi ích kinh tế gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa.
Phương pháp xác định phần công việc đã hoàn thành của hợp đồng xây dựng là căn cứ vào việc đánh giá phần công việc đã hoàn thành.
4.1.1.3. Tài khoản và chứng từ sử dụng
+ Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 511 để hạch toán doanh thu.
Đồng thời, để theo dõi chi tiết từng khoản mục doanh thu Công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2 như:
TK 5111: doanh thu bán hàng hóa (thép, ô tô).
TK 5112: doanh thu thành phẩm, sản phẩm xây lắp hoàn thành. TK 5113: doanh thu cung cấp dịch vụ.
+ Chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán doanh thu:
- Phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có.
4.1.1.4. Quy trình hạch toán doanh thu và ghi sổ kế toán
Sơ đồ 4.1: Sơ đồ hạch toán doanh thu và ghi sổ kế toán
(1) Khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ đến phòng kinh doanh của công ty để giao dịch. Sau khi thỏa thuận xong giá cả, hai bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán, hoặc biên nhận hay chấp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Đối với khách hàng mua với số lượng nhỏ, hoặc không thường xuyên thì phòng kinh doanh sẽ viết Phiếu Xuất Kho. Đối với khách hàng mua số lượng lớn công ty sẽ viết phiếu xuất kho khi khách hàng có nhu cầu lấy hàng.
(2) Chuyển hợp đồng + Phiếu xuất kho xuống phòng kế toán. Kế toán thanh toán
căn cứ vào đó để lập phiếu thu tiền (nếu khách hàng thanh toán luôn) và Hóa đơn : Quan hệ đối chiếu
Chứng từ ghi sổ : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng Giải thích: Khách hàng Ngân hàng bên mua P. kế toán Tài vụ - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - HĐ GTGT Các SCT có liên quan Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái (4b) (2) (4a) (3) Giấy báo có (5) (1) P. Kinh doanh - Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, biên nhận.
- Phiếu xuất kho Thủ kho
GTGT. Thủ quỹ tiến hành thu và kiểm đếm tiền. Liên 2 của hóa đơn GTGT được giao cho khách hàng, liên 1 và liên 3 lưu nội bộ.
(3) Căn cứ vào hóa đơn, Phiếu xuất kho kèm phiếu thu thủ kho xuất hàng giao
cho khách hàng.
(4) Đối với hợp đồng mua bán đến thời hạn 20 ngày kể từ khi giao hàng, khách hàng - bên mua có thể chuyển khoản sang tài khoản của công ty ở ngân hàng, ngân hàng sẽ gửi giấy báo có đến công ty, hoặc khách hàng mang tiền đến tận công ty thanh toán khi đó kế toán sẽ viết phiếu thu và gửi liên 2 của Hóa đơn GTGT cho khách hàng.
(5) Căn cứ vào hóa đơn, Phiếu xuất kho, phiếu thu, kế toán viên sẽ nhập dữ liệu
vào máy tính để vào các sổ có liên quan.
Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan:
Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán hạch toán như sau:
- Ngày 31/12/2007 xuất bán thép theo HĐ số 0123411 với tổng số tiền chưa thu là 21.031.524 đồng, thuế suất là 5%.
Nợ TK 1311 22.083.100 đồng. Có TK 5111 21.031.524 đồng Có TK 3331 1.051.576 đồng.
- Ngày 31/12/2007 thu tiền xây lắp trạm bơm công trình Vĩnh Hòa Hưng Nam