CÔNG TY.
3.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng
1. Bảng chấm công ( mẫu số 01a- LĐTL)
2. Bảng chấm công làm thêm giờ ( mẫu số 01b- LĐTL) 3. Bảng thanh toán tiền lương ( mẫu số 02- LĐTL) 4. Bảng thanh toán tiền thưởng ( mẫu số 03- LĐTL) 5. Giấy đi đường ( mẫu số 04- LĐTL)
6. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành ( mẫu số 05-LĐTL) 7. Bảng kê trích nộp các khoản theo lương ( mẫu số 10- LĐTL)
8. Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội ( mẫu số 11- LĐTL)
Mô tả quy trình luân chuyển chứng từ:
Bước 1: Bộ phận chấm công thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên,
cuối tháng chuyển cho Kế toán tiền lương.
Bước 2: Kế toán tiền lương tập hợp Bảng chấm công và các chứng từ liên quan.
Bước 3: Căn cứ vào Bảng chấm công, Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền
lương, thưởng và các khoản phải nộp và chuyển cho Kế toán trưởng.
Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra Bảng lương:
+ Nếu đồng ý: chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký (bước 5). + Nếu không đồng ý: chuyển trả lại cho Kế toán tiền lương.
Bước 5: Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào Bảng lương sau đó chuyển lại cho Kế
toán trưởng.
Bước 6: Kế toán trưởng nhận Bảng lương từ Giám đốc và chuyển lại cho Kế toán
tiền lương.
Bước 7: Căn cứ vào Bảng lương đã được ký duyệt, Kế toán tiền lương trả lương cho
nhân viên.
3.2.2. Quy trình kế toán hạch toán lương và các khoản trích theo lương tại Công ty.
Bảng chấm công và các chứng từ liên quan
Bảng thanh toán lương cho từng phòng ban Bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương Sổ nhật kí chung Sổ cái TK 334,338
+ Sơ đồ hạch toán tiền lương
Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập cuả CNV
Lương và các khoản trích theo lương phải trả cho CNV
111, 112
512
335 Ứng và thanh toán tiền
lương và các khoản khác Trích trước tiền lương nghỉ phép cho CNV 353 Khi trả lương thưởng
cho cnv bằng sản phẩm, hàng hóa
333.1
Thuế VAT đầu ra (nếu có)
Tiền thưởng phải trả cho CNV từ quỹ khen thưởng phúc lợi 338.3 BHXH phải trả CNV 334 622, 627,641, 642 141, 138, 333, 338
+ Sơ đồ hạch toán các khoản trích theo lương:
111,112
Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị Nhận được tiền cấp bù số KPCĐ chi vượt 338 334 111, 112 622,627,641,642 334 111,112 Chi tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Trừ vào lương BHXH phải trả cho CNV
+ Tài khoản kế toán sử dụng
Tk 334: ”Phải trả người lao động” : Dùng để theo dõi các khoản phải trả công nhân viên của công ty về tiền lương, phụ cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
• Bên nợ:
4. Các khoản đã trả công nhân viên.
5. Các khoản khấu trừ vào lương.
6. Các khoản tiền lương và thu nhập của người lao động chưa lĩnh chuyển sang các khoản thanh toán khác.
• Bên có:
- Các khoản tiền lương tiền công và tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác còn phải trả công nhân viên.
• Dư có:
- Là các khoản tiền lương còn phải trả công nhân viên.
• Dư nợ:(nếu có)
- Là số tiền trả thừa cho công nhân viên.
• Tài khoản này được mở chi tiết cho 2 tài khoản cấp 2 TK 334.1: Phải trả công nhân viên
TK 334.8: Phải trả người lao động khác.
Tk 338: “Phải trả phải nộp khác” : Tài khoản này phản ánh các khoản phải trả,
phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đoàn thể xã hội ,cho cấp trên về BHXH, BHYT, PCĐ,BHTN.
• Bên nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ. - Các khoản đã chi về KPCĐ tại đơn vị.
- Xử lý giá trị tài sản thừa.
• Bên có:
- Các khoản phải trả, phải nộp, thu hộ.
• Dư nợ:
- Số trả thừa vượt chi chưa được thanh toán.
• Dư có:
- Số tiền còn phải trả phải nộp ,Giá trị tài sản thừa.
• Tài khoản 338 có 4 tài khoản liên quan trực tiếp đến công nhân viên: Tk 338.2: Kinh phí công đoàn
TK 338.3: Bảo hiểm xã hội TK 338.4: Bảo hiểm y tế
TK 338.9: Bảo hiểm thất nghiệp
• Phương pháp hạch toán:
Hàng tháng trên cơ sở tính toán tiền lương, tiền công phải trả cho công nhân viên, kế toán ghi sổ:
Nợ Tk 622, 627,,641, 642, 241 Có TK 334
Hàng tháng trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tính vào chi phí, kế toán ghi sổ: Nợ Tk 622, 627, 641,241
Có Tk 338 (3382,3383,3384,3389)
Phản ánh các khoản BHXH phải trả trực tiếp cho công nhân viên khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động.
Nợ Tk 338(3383) Có TK 334
Cuối kỳ tính trả số tiền thưởng phải trả cho công nhân từ quỹ khen thưởng, phúc lợi. Nợ Tk 353
Có Tk 334
Tính BHXH,BHYT trừ vào lương của người lao động. Nợ TK 334
Có Tk 338(3381,3382)
Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên. Nợ Tk 334
Có Tk 333(3383), 141, 138
Thanh toán lương và các khoản trích theo lương cho công nhân viên Nợ Tk 334
Có Tk 111, 112 Nếu thanh toán bằng vật tư hàng hóa Nợ Tk 632
Có Tk 152 ,156, 153, 155… Ghi nhận giá thanh toán
Nợ Tk 334 Có 512 Có 3331
Trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân viên. Nợ Tk 335
Có Tk 334
Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho cơ quan quản lý quỹ. Nợ Tk 338(3382, 3383, 3384, 3389)
Có Tk 111, 112 Chi tiêu KPCĐ, BHXH tại doanh nghiệp. Nợ TK 338(3382, 3383) Có Tk 111, 112
Phản ánh BHXH, KPCĐ chi vượt được cấp bù. Nợ Tk 111, 112
Có Tk 338(3382, 3383) Số chi không hết phải nộp cho cơ quan quản lý quỹ. Nợ TK 338(3382, 3383)
Có Tk 111, 112
Cuối kỳ kết chuyển số tiền công nhân viên đi vắng chưa lĩnh. Nợ Tk 334
+ Hình thức ghi sổ kế toán: Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Sổ Nhật kí chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết nên đồng thời với việc ghi Sổ Nhật kí chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập bảng cân đố số phát sinh. Sau khi dã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ cái và bảng tổng hơp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.
CHỨNG TỪ GỐC Sổ nhật ký chung Sổ cái Sổ nhật ký đặc biệt Bảng cân đối số phát sinh Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
Về nguyên tắc: tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của Bảng cân đối số phát sinh phải bằng với tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của sổ Nhật ký chung.
3.3. VÍ DỤ CÁC NGHIỆP VỤ CỤ THỂ TẠI CÔNG TY. Một số nghiệp vụ phát sinh trong tháng 12/2013 như sau:
1) Ngày 14/12/2013 tính lương tạm ứng phải trả cho phòng tổ chức hành chính là 34 triệu đồng, bộ phận phân xưởng sản xuất PX01- N07 là 150 triệu đồng:
Nî TK 622 : 50.000.000
NỢ TK 642 : 34.000.000
Cã TK 334 : 84.000.000
2) Ngày 15/12/2013, xuất quỹ tiền mặt trả lương tạm ứng cho cán bộ, công nhân: NỢ TK 334: 84.000.000
CÓ TK 111: 84.000.000
3) Ngày 31/12/2013, tính lương còn phải trả cho bộ phận tổ chức hành chính là 21.867.639 đồng, cho bộ phận phân xưởng sản xuất PX01- N07 là 44.398.403 đồng:
Nî TK 622 : 44.398.403
NỢ TK 642 : 21.867.639
Cã TK 334 : 66.266.042
4) Ngày 31/12/2013, hạch toán các khoản trích theo lương của cán bộ, công nhân:
Nî TK 334 : 152.260.000 x 9,5% = 14.464.700
NỢ TK 622 : 48.035.500 x 23% = 11.048.165 NỢ TK 642 : 104.224.500 x 23% = 23.971.635
Cã TK 338 : 152.260.000 x 32,5% = 49.484.500
5) Ngày 31/12/2013, xuất quỹ tiền mặt chi trả tiền lương còn được lĩnh cho bộ phận tổ chức hành chính và bộ phận sx PX01- N07 sau khi đã khấu trừ các khoản trích theo lương :
NỢ TK 334: 66.266.042
6) Cuối tháng kế toán nộp các khoản trích theo lương lên cơ quan quản lý lương bằng tiền mặt:
NỢ TK 338: 49.484.500
KẾT LUẬN
Hiện nay vấn đề đặt ra cho công ty là cần phải khắc phục những tồn tại nằm ở khâu quản lý, đặc biệt là quản lý các loại tài sản ngắn hạn. Việc sử dụng chưa hiệu quả các tài sản ngắn hạn, cơ cấu phân bổ tài sản và nguồn vốn chưa hợp lý là nguyên nhân chủ yếu dẫn đến chi phí sản xuất còn rất cao.
Để giải quyết được những vấn đề tồn tại đó thì trước tiên cần phải có những giải pháp làm nâng cao công tác quản lý nội bộ bằng các quy chế và quy định cụ thể hơn, xây dựng thêm các định mức kinh tế kỹ thuật phù hợp với thực tế sản xuất, đồng thời đào tạo cán bộ quản lý, nâng cao trình độ nghiệp vụ là cơ sở để xác định các chính sách cho mọi hoạt động tài chính của Công ty. Cụ thể:
- Giải pháp tăng cường huy động vốn dài hạn.
Mục tiêu chính sách kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn là khác nhau nhưng đều tập trung vào một mục tiêu duy nhất là tối đa hóa lợi ích vốn chủ sở hữu tức là tối đa hóa tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu trong phạm vi mức độ rủi ro cho phép. Do đó việc xây dựng một cơ cấu tài chính tối ưu sẽ đảm bảo cho mức độ rủi ro tài chính của công ty là nhỏ và tránh được nguy cơ phá sản.
Với cơ cấu tài sản của công ty như đã phân tích ở chương 2 là rất bất hợp lý, tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng nhỏ hơn tài sản cố định nhưng tốc độ tăng rất nhanh và trong tương lai nếu vẫn giữ tình trạng này thì tài sản ngắn hạn sẽ chiếm tỷ trọng lớn hơn rất nhiều. Do đó cần phải cân đối lại, đồng thời trang thiết bị máy móc của công ty cần phải được đổi mới trong thời gian tới, không nên sử dụng quá nhiều máy móc đã hết thời gian khấu hao như hiện nay. Để làm được điều đó thì công ty cần huy động một lượng lớn hơn vốn trung và dài hạn.
- Giải pháp nâng cao dự trữ và quay vòng vốn.
Do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới, giá cả mọi mặt hàng tăng lên rất nhanh đòi hỏi công ty cần phải quan tâm đến công tác dự trữ để tiết kiệm chi phí. Trong khi đó lượng dự trữ hàng tồn kho của công ty lại giảm đi đáng kể là điều rất bất lợi. Vì vậy vấn đề đặt ra cho Công ty là phải có giải pháp quản lý hoạt động dự trữ sao cho có hiệu quả nhất. Như vậy hiệu quả sử dụng vốn lưu động sẽ tăng lên hay
số vòng quay vốn nhiều hơn. Căn cứ vào hoạt động và tính chất thị trường cung ứng công ty sẽ có kế hoạch dự trữ đối với từng nhóm, từng mặt hàng và sử dụng vốn lưu động để từ đó đưa ra các chính sách cụ thể.
- Giải pháp tăng doanh thu thông qua chính sách bán chịu.
Công ty Cơ khí Duyên Hải hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh các mặt hàng máy móc, sắt thép phục vụ cho ngành công nghiệp nặng, khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm dịch vụ hàng hóa của công ty thường sử dụng vốn ngân sách Nhà nước cấp hoặc vốn của các tổ chức tín dụng tài trợ. Mà những nguồn này thường có tốc độ giải ngân rất chậm và phải qua nhiều cấp mới đến được tay người sử dụng. Do đó, việc Công ty bán chịu hoặc thanh toán chậm thường xuyên xảy ra. Mặt khác, kinh doanh trong cơ chế thị trường, việc bán chịu hàng hóa trở thành một thứ công cụ khuyến mại của người bán nhằm thu hút khách hàng và tăng doanh thu. Giải pháp để khắc phục vấn đề này công ty cần:
+ Xác định rõ mục tiêu bán chịu là tăng doanh thu, giải tỏa hàng tồn kho, tạo uy tín về năng lực tài chính của Công ty và thu hút được khách hàng.
+ Xác định điều kiện bán chịu là mức giá bán chịu phải cao hơn mức giá thông thường, lãi suất mợ vay thấp và thời hạn bán chịu không quá dài, xem xét khả năng thanh toán nợ của khách hàng trong tương lai.
+ Tính toán hiệu quả của chính sách tín dụng
+ Công ty cần có phương pháp xử lý cụ thể đối với từng khoản bán chịu sao cho giảm được các chi phí phát sinh đồng thời đảm bảo bù đắp được mọi rủi ro công ty có thể gặp phải từ việc bán chịu.
- Giải pháp thu hẹp chính sách tín dụng.
+ Trước hết Công ty phải quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, nhanh chóng thu hồi nợ.
+ Thực hiện giảm giá, chiết khấu hợp lý với những khách hàng mua nhiều hàng hóa và thanh toán đúng hạn.
+ Thực hiện chính sách thu tiền linh hoạt, mềm dẻo để không làm mất thị trường mà vẫn thu hồi được các khoản nợ dây dưa khó đòi, vì nếu áp dụng các chính
sách quá cứng rắn thì chắc chắn công ty sẽ thu hồi được nợ nhưng sẽ khiến khách hàng khó chịu dẫn đến cắt đứt mối quan hệ làm ăn với công ty.
+ Đối với các khoản nợ bị khách hàng chiếm dụng quá lâu, công ty cần phải dứt điểm, theo dõi chặt chẽ và tuân thủ nguyên tắc: các khoản nợ cũ phải dứt điểm trước khi phát sinh các khoản nợ mới.
Bên cạnh đó Công ty có thể áp dụng chính sách đáo nợ thay cho chính sách tín dụng mà thực chất là công ty giảm thiểu các khoản phải thu, phải trả trong cân đối tài chính để tạo ra một bức tranh tài chính thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. Khi đó người nhận đáo hạn sẽ làm trung gian thanh toán các khoản nợ này với tỷ lệ chiết khấu thỏa thuận.
Kiến nghị nhằm cải thiện tình hình tài chính của công ty.
Qua việc phân tích tình hình tài chính của Công ty Cơ khí Duyên Hải trong 2 năm 2012-2013 em đã thấy được những hạn chế và những thành tựu mà công ty đã đạt được, nhưng đó mới chỉ là những cái nhìn hết sưc khái quát về những nét cơ bản về tình hình tài chính của công ty. Do đó, những kiến nghị dưới đây cũng chỉ mang tính đề xuất trong một giới hạn nhất định.
- Công tác phân tích tài chính cần phải được quan tâm hơn nữa, cần phải có thêm các nhà phân tích có chuyên môn cao, có thể sử dụng các phương pháp phân tích tài chính một cách chính xác để có những thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm, từ đó có thể vạch ra những phương hướng phát triển đúng đắn. Hiện nay, công tác quản lý và việc phân tích tài chính chưa của công ty chưa đầy đủ và chi tiết nên rất hạn chế trong việc theo dõi tình hình biến động các khoản phải thu, phải trả, khả năng thanh toán, tình hình huy động vốn, kế hoạch giảm chi phí. Do đó công ty cần tiến hành phân tích báo cáo tài chính dựa trên các phương pháp, đặc biệt là phương pháp so sánh và phương pháp chi tiết hóa chỉ tiêu phân tích để có cái nhìn chi tiết hơn về tình hình tài chính của công ty.
- Công ty cần nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ lao động sản xuất, cán bộ kỹ thuật và đặc biệt là đội ngũ quản lý là cơ sở để tiến hành phân tích tài chính của Công