1.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế tốn vào cơng tác kế tốn hàng hóa
1.4.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đình kèm, phải được kế tốn trường duyệt trước khi ghi sổ kế tốn hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau:
- Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng kỳ chứng từ ghi sổ; - Sổ cái;
- Các Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế tốn hàng hóa theo hình thức chứng từ ghi sổ(Sơ đồ 1.8) Chứng từ gốc ( Phiếu
nhập, phiếu xuất...)
Sổ chi tiết vật liệu,dụng cụ,sản phẩm,hàng hóa,thẻ kho
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Trường Đại học Dân lập Hải Phịng Khóa luận tốt nghiệp
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn
hàng hóa Chứng từ gốc (Phiếu
nhập, phiếu xuất...)
Sổ chi tiết vật liệu,dụng cụ,sản phẩm,hàng
hóa,thẻ kho
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế tốn hàng tồn kho theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
1.4.4. Hình thức kế tốn trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn máy: Cơng việc kế tốn được thực hiện tho một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế tốn: Hình thức kế tốn Nhật ký chung, nhật ký sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ; hoặc kết hợp các hình thức kế toán theo quy định. Phần mềm kế tốn khơng hiển
Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 156, 133, ... Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Trường Đại học Dân lập Hải Phịng Khóa luận tốt nghiệp
SỔ KẾ TỐN
-Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính
-Báo cáo kế toán quản trị Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phiếu nhập, phiếu xuất,... PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH
thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế tốn trên máy vi tính: Phần mềm kế tốn được thiết kế theo hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sổ kế tốn ghi bằng tay.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế tốn hàng tồn kho theo hình thức kế tốn
Trường Đại học Dân lập Hải Phịng Khóa luận tốt nghiệp
CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TỐN HÀNG HĨA TẠI CƠNG TY TNHH CƠ KHÍ THỦY ĐỨC THỊNH
2.1. Khái qt chung về Cơng ty TNHH Cơ khí thủy Đức Thịnh
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tên doanh nghiệp: Cơng ty TNHH cơ khí thủy Đức Thịnh
Địa chỉ trụ sở: 45/5A Phạm Phú Thức, P. Hạ Lý, Q. Hồng Bàng, Tp. Hải Phòng Mã số thuế: 0200821331 Điện thoại: (0225) 3835939 Fax: (0225) 3528503 Website: www.dtmarinetek.com Email: info@dtmarinetek.com
Công ty TNHH cơ khí thủy Đức Thịnh được thành lập theo giấy phép kinh doanh số: 0202006732, được sở KH&ĐT TP Hải Phòng cấp ngày 14 tháng 06 năm 2008. Công ty TNHH cơ khí thủy Đức Thịnh được chuyển đổi từ DNTN cơ khí thủy Đức Thịnh hoạt động từ tháng 02 năm 2004.
Nghành nghề kinh doanh: kinh doanh vật tư thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành hàng hải.
Số đăng ký kinh doanh: 0202006732 cấp ngày 14/06/2008 Vốn điều lệ: 6.000.000.000
Công ty TNHH cơ khí thủy Đức Thịnh được chuyển đổi từ DNTN cơ khí thủy Đức Thịnh hoạt động từ tháng 2 năm 2004 với quy mô cơ sở, hoạt động sản xuất nhỏ. Nhân cơng chỉ có khoảng 20 người, cơ sở vật chất trung bình. Sau đó q trình sản xuất kinh doanh ngày một hiệu quả, lượng hàng hóa lưu thơng ngồi thị trường nhiều, nhiều đối tác tín nhiệm. Doanh nghiệp mạnh dạn đầu tư văn phòng, nhà xưởng, tuyển dụng lao động có trình độ, tay nghề cao, ứng dụng các giải pháp kỹ thuật cơ khí chính xác vào quá trình sản xuất thi cơng. Trong thời gian qua Cơng ty TNHH cơ khí thủy Đức Thịnh đã tạo dựng được một hệ
Trường Đại học Dân lập Hải Phịng Khóa luận tốt nghiệp Phịng Kế tốn Phịng Vật tư Phịng Kinh doanh Phó Giám đốc Giám đốc
thống khách hàng thân thiết từ nam ra bắc trong lĩnh vực đóng, sửa chữa tàu thủy và gia công chơ khí đa ngành khác. Với sự phát triển không ngừng của ngành công nghiệp đóng tàu nói riêng, ngành cơng nghiệp nặng nói chung và yêu cầu chất lượng sản phẩm ngày càng cao địi hỏi cơng ty phải ln thay đổi cách quản lý và dây truyền công nghệ sản xuất cho phù hợp đáp ứng được yêu cầu của tất cả các khách hàng trong và ngoài nước. Với mong muốn đem lại lợi ích thiết thực cho khách hàng, phát triển, quảng bá thương hiệu Cơ khí thủy Đức Thịnh. Tất cả các cán bộ, công nhân viên trong công ty cùng bắt tay nhau làm việc và tâm niệm rằng chỉ có thể phát triển lớn mạnh bằng cách đáp ứng được yêu cầu của khách hàng một cách chuyên nghiệp và chất lượng cao.
2.1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty có vai trị quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp tạo nên sự thống nhất nhịp nhàng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Đảm bảo cho việc tăng cường công tác kiểm tra giám sát chỉ đạo và nâng cao hiệu quả kinh doanh, doanh nghiệp đã thiết lập một bộ máy quản lý gọn nhẹ nhất. Dưới đây là sơ đồ bộ máy quản lí của cơng ty:
Sơ đồ 2.1: Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty TNHH Cơ khí thủy
Trường Đại học Dân lập Hải Phịng Khóa luận tốt nghiệp
▪ Giám đốc: Là người có quyền quyết định điều hành hoạt động của Cơng ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật.
Được quyền thay thế hoặc miễn nhiệm những cán bộ hoặc người lao động khi xét thấy họ không đảm đương được nhiệm vụ được giao.
▪ Phó giám đốc:
- Thay mặt giám đốc điều hành các công việc thường ngày khi giám đốc đi vắng. Giúp giám đốc công ty trong công tác quản trị điều hành, kịp thời báo cáo phát sinh bất thường tại công ty.
- Trực tiếp phụ trách các vấn đề liên quan tới kinh doanh của công ty.
- Thực hiện công tác đối nội trong nội bộ cơng ty, các quan hệ liên quan đến chính quyền và các ban ngành tại địa phương
▪ Phòng kinh doanh: Tổ chức thực hiện các vấn đề liên quan tới mua bán các hàng hóa, máy móc, thiếtbị, thuê kho bãi thuộc cơng ty phụ trách.
▪ Phịng kế tốn: Quản lý cơng tác thu-chi dịng tiền của cơng ty. Theo dõi,
tính tốn đảm bảo tính chính xác về nguồn vốn, cơng nợ. Hạch tốn hiệu quả kinh doanh của tồn cơng ty theo thời gian.
▪ Phòng Vật tư:
- Nhập- xuất vật tư, hàng hóa. Kiểm kê hàng hóa vật tư
- Chủ trì đánh giá tài sản cố định là máy móc thiếtbị, phương tiện vận chuyển; chủ trì chuẩn bị hồ sơ, thủ tục thanh lý tài sản cố định như máy móc, thiết bị theo phân cấp quản lý.
2.1.3Tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Cơ khí thủy Đức Thịnh
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp được tổ chức theo mơ hình tổ chức bộ máy kế toán tập chung. Doanh nghiệp áp dụng hình thức này là vì: doanh nghiệp chỉ có một phịng kế tốn duy nhất, mọi cơng việc kế tốn đều được thực hiện tại đây. Phịng này ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổ chức thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn, đánh giá cơng tác hoạt động tài chính giúp cho Giám đốc chỉ đạo có hiệu quả. Đồng thời gửi báo cáo lên Giám đốc doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty như sau:
Trường Đại học Dân lập Hải Phịng Khóa luận tốt nghiệp
Sơ đồ 2.2: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn Cơng ty TNHH Cơ khí thủy Đức Thịnh
✓ Kế tốn trưởng: Là người phụ trách công tác kế tốn cho cơng ty, tham mưu cho giám đốc đề xuất các biện pháp tài chính hiệu quả. Bên cạnh đó kế toán trưởng phải theo dõi các nghĩa vụ với nhà nước và chịu trách nhiệm trước cơ quan pháp luật về số liệu kế tốn của cơng ty.
✓ Kế tốn TSCĐ và tiền lương: Phụ trách cơng việc tính lương cho cán bộ cơng nhân vên trong cơng ty, trích các khoản theo quy định đối với từng các bộ công nhân viên. Theo dõi TSCĐ của cơng ty, trích khấu hao và xác định giá trị cịn lại của từng tài sản.
✓ Kế toán tổng hợp: Bao quát tất cả các số liệu về tiền mặt, TGNH, doanh thu, chi phí để có thể cung cấp các số liệu cho kế tốn trưởng chính xác và kịp thời.
✓ Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ thu chi, giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng và lập báo cáo quỹ tiền mặt theo quy định.
✓ Kế toán bán hàng và hàng tồn kho: Chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng kế tốn về việc theo dõi, hạch toán, hàng hoá. Cuối tháng kiểm kê đối chiếu giữa sổ sách và thực tế. Khi có phát hiện thừa thiếu thì báo cáo lãnh đạo để có phương pháp giải quyết kịp thời.
2.1.3.2. Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp
• Niên độ kế tốn năm: bắt đầu từ ngày 01/01 và kế thúc vào ngày 31/12. • Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn: đồng Việt Nam.
- Khi quy đổi đồng tiền khác căn cứ vào tỷ giá ngoài tệ do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố vào thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kế toán trưởng Kế toán TSCĐ và tiền lương Kế toán bán hàng và hàng tồn kho Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
Trường Đại học Dân lập Hải Phịng Khóa luận tốt nghiệp
Sổ quỹ
Nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng cân đối SPS
Sổ cái
• Chế độ kế tốn áp dụng: theo thơng tư133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của bộ trưởng BTC.
• Phương pháp kế tốn hàng tồn kho
- Ngun tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo trị giá gốc
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: phương pháp tính giá bình qn gia quyền sau mỗi lần nhập.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
- Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp: thẻ song song • Hình thức kế tốn áp dụng: sổ Nhật ký chung:
Trình tự luân chuyển chứng từ theo hình thức Nhật ký chung tại Cơng ty TNHH Cơ khí thủy Đức Thịnh như sau:( Sơ đồ 2.3)
Ghi chú:Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại Cơng ty TNHH Cơ
khí thủy Đức Thịnh
Sổ kế tốn chi tiết Chứng từ kế tốn
Trường Đại học Dân lập Hải Phịng Khóa luận tốt nghiệp
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán chi tiết liên quan. Từ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung, kế toán ghi vào Sổ Cái các tài khoản phù hợp.
- Cuối kỳ, kế toán cộng số liệu trên Sổ Cái và kiểm tra đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế tốn chi tiết). Sau đó, căn cứ vào Sổ Cái, kế toán lập Bảng cân đối số phát sinh. Từ các sổ cái, Bảng tổng hợp chi tiết và Bảng cân đối số phát sinh, kế tốn lập Báo cáo tài chính.
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn hàng hóa tại Cơng ty TNHH Cơ khí thủy Đức Thịnh Đức Thịnh
2.2.1. Đặc điểm về hàng hóa của Cơng ty TNHH Cơ khí thủy Đức Thịnh
Cơng ty TNHH cơ khí thủy Đức Thịnh chuyênkinh doanh vật tư thiết bị cơ khí phục vụ cho ngành hàng hải. Vì vậy, hàng hóa tại cơng ty là các mặt hàng như: gạt nước ly tâm, đệm cao su boong tàu, cảo thủy lực...Là một Doanh nghiệp kinh doanh, Công ty TNHH Cơ khí thủy Đức Thịnh hiểu rất rõ tầm quan trọng trong cơng tác quản lý các loại hàng hóa ở tất cả các khâu: thu mua, dự trữ, bảo quản và tiêu thụ nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của đơn vị đạt hiệu quả cao:
- Trong khâu thu mua hàng hóa: cơng ty đã theo dõi chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT được khấu trừ, chi phí mua và thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch tiêu thụ kinh doanh của doanh nghiệp.
- Trong khâu tiêu thụ hàng hóa: Kế tốn thực hiện cơng việc ghi chép phản ánh tình hình xuất bán hàng hóa.
- Trong khâu dự trữ: Trên thực tế cơng ty khơng dự trữ q nhiều hàng hóa mà thường là mua đến đâu thì tiêu thụ đến đó để tránh bị ứ đọng vốn.
2.2.2. Tổ chức kế toán chi tiết hàng hóa tại Cơng ty TNHH Cơ khí thủy Đức Thịnh Thịnh
2.2.2.1. Thủ tục nhập - xuất hàng hóa
❖Nhập hàng hóa:
- Trước hết, căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế, lượng hàng dự trữ trong kho và đơn đặt hàng của các khách hàng, phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch mua hàng hóa. Khi đã tham khảo bảng báo giá hợp lý, phịng kinh doanh trình đưa kế hoạch mua hàng để giám đốc ký xét duyệt. Sau khi thông qua
Trường Đại học Dân lập Hải Phịng Khóa luận tốt nghiệp
quyết định mua hàng, Giám đốc sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng mua bán.
- Hàng hóa mua về phải có hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan, phiếu nhập kho hàng hóa được kế tốn lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại cuống
- Liên 2: Phịng kế tốn làm căn cứ ghi sổ.
- Liên 3: Thủ kho giữ để vào thẻ kho.
- Trường hợp hàng hóa khơng đúng quy cách phẩm chất thì phải thơng báongay cho phịng kinh doanh cùng bộ phận kế tốn lập biên bản xử lý (có xác nhận của người giao hàng). Thông thường bên bán giao ngay tại kho nên sau khi kiểm tra chỉ nhập kho số hàng hóa đúng phẩm cấp đã ký kết lúc mua, số cịn lại khơng đủ tiêu chuẩn thì trả lại cho người bán.
Giá thực tế hàng hóa nhập kho được tính như sau:
Giá thực tế hàng hóa nhập kho
=
Giá mua ghi trên hóa đơn của
người bán
+
Chi phí thu mua
thực tế
_ Các khoản CKTM, giảm giá hàng mua
Trong đó:
- Giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa có VAT
- Chi phí thu mua là những chi phí phát sinh trong quá trình mua bao gồm: Vận chuyển, xếp dỡ, hao hụt tự nhiên…
- Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng là những khoản được giảm từ khi mua hàng phát sinh sau khi đã phát hành hóa đơn.
Ví dụ 1: Ngày 03/12/2017, Cơng ty TNHH Cơ khí thủy Đức Thịnhmua 200 cáigạt nước ly tâm của Công ty Cổ phần Vật tư Tổng hợp và Trang trí Nội thất Tàu biển. Theo HĐ GTGT số 0001145 với trị giá hàng mua có thuế GTGT 10% là 70.400.000 đồng. Sau khi kiểm kê nhận hàng đủ và nhập kho theo Biên bản giao nhận, kế tốn lập Phiếu nhập kho. Cơng ty chưa thanh toán tiền hàng.
- Kế toán định khoản:
Nợ TK 156 : 64.000.000 Nợ TK 133 :6.400.000 Có TK 331 : 70.400.000
- Tính giá thực tế hàng hóa nhập kho:
Trường Đại học Dân lập Hải Phịng Khóa luận tốt nghiệp
Biểu số 2.1. Hóa đơn GTGT