2 .Giải thích thời điểm của tự động kết sổ
j. Đơn thu tiền
1. Giải thích quy trình
1).Quyền và trách nhiệm tách rời
n
Trợ lý kế toán (quản lý tiền khoản), nghiệp vụ Thu chi (quản lý tiền)
Bảng đối chiếu công nợ phải thu
Đưa cho khách hàng
Thu được tiền khoản
Thao tác thiết lập phiếu thu tiền
Chứng từ phiếu thu tiền
Hch chuẩn
Bảng chi tiết CT thu tiền
Bảng chi tiết CT thu tiền
Thu được tiền khoản
Tiền mặt
Chuyển tiền
Thao tác duy trì giao dịch tiền ngân hàng
Chi phiếu
Thao tác thiết lập chứng từ phải thu
Chứng từ phiếu thu tiền
Sửa
Y
2).Quyền và trách nhiệm không tách rời
Ghi chú: tham khảo bài “hệ thống quản lý phải thu \ thao tác thu tiền của hệ thống phải thu”.
Bảng đối chiếu công nợ phải thu
Đưa cho khách hàng
Thu được tiền khoản
Thao tác thiết lập phiếu thu tiền
Chứng từ phiếu thu tiền
Thao tác duy trì giao dịch tiền ngân hàng
Thao tác thiết lập chứng từ phải thu
Hạch chuẩn
Bảng chi tiết CT thu tiền
Khi lập đơn thu tiền trực tiếp nhập dữ liệu chứng từ phải thu
Sửa
Y
N
Chứng từ phiếu thu tiền
57
2. Giải thích ví dụ và trọng điểm
Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý cơng nợ phải thu \ xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập phiếu thu tiền
Giải thích ví dụ: ngày 5 tháng 9, trợ lý nghiệp vụ thu được chi phiếu do khách hàng “1001 Global” gửi đến, để trả tiền khoản của tháng 8 (phiếu kết sổ do quy trình 9 phát sinh), nhập dữ liệu thu tiền đến thao tác này, và đưa chi phiếu cho đơn vị thu chi.
59
Giải thích trọng điểm:
1. Đơn vị tài vụ thiết lập 1 loại chứng từ “tính chất chứng từ=63.chứng từ thu
tiền” trong “Hệ thống quản lý công nợ phải thu \ quản lý dữ liệu cơ bản \ Thao tác thiết lập tính chất chứng từ”, có thể sử dụng chứng từ này theo chỉ thị của đơn vị tài vụ, nhập 1 chứng từ theo kiểu “thêm”.
2. Nhập “Ngày CT”.
3. Nhập “Mã KH”.
4. Xác nhận “Xưởng” và “tiền tệ” của dữ liệu thu tiền sẽ nhập chính xác hay
khơng.
5. Đối với dữ liệu thứ 1 của chi tiết trong chứng từ, có thể chọn “D.Nợ” trong
“Nợ/Có”, chọn “2.phiếu” trong “loại CT”.
6. Tiếp theo nhập số tiền mặt phiếu trong “số tiền nguyên tệ”.
7. Đối với dữ liệu thứ 2 của phần thân đơn trong chứng từ, có thể chọn “C. Có”
trong “Nợ/có, chọn “4.đối ứng” trong “loại CT”.
8. Tiếp theo bấm “F2” tra trong “loại đơn nguồn”, và mang theo mã số của đơn
kiểm kê của quy trình 8.
9. Sau khi chọn mã đơn, hệ thống sẽ tự động mang ra dữ liệu tương ứng khác,
kiểm tra dữ liệu chính xác hay khơng.
10.Lưu trữ dữ liệu, đưa cho đơn vị tài vụ phê duyệt, đồng thời nộp chi phiếu cho
đơn vị tài vụ/thu chi, ngồi ra kiểm tra dữ liệu thu tiền có được cập nhật