2 .Giải thích trọng điểm và ví dụ
e. Quy trình mượn (Lấy ví dụ mượn hàng của công ty khác)
1. Giải thích quy trình
Ghi chú: Tham khảo chi tiết giáo trình「Hệ thống quản lý tồn kho\ Quản lý (cho) mượn」
Thao tác thiết lập phiếu mượn/ cho mượn hàng hoá Mượn hàng từ nhà sản xuất
Chứng từ phiếu mượn/
Xét duyệt
Kho xác nhận, kiểm thu Kho chuyển ra→Giảm
Kho chuyển vào→tăng Bảng chi tiết đơn mươn mượn
Bảng tình trạng mươn mượn
Bảng tổng hợp báo cáo mươn
Ví dụ:
Kho chuyển ra →Kho tạm lưu mượn
(ảo)
Kho chuyển vào→Kho nguyên liệu Tính chất chứng từ＝ 14. Phiếu mượn tạm hàng
Chứng từ phiếu mượn/ cho mượn hàng hố
Sửa
khơng
Đúng
2. Giải thích trọng điểm và ví dụ:
Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho\Quản lý (cho) mượn\Thao tác lập phiếu mượn hàng.
Giải thích ví dụ: Mượn của cơng ty「Nhà cung ứng trong nước 1001」50 sản phẩm 「Lót chân INV1001 SL」tiến hành thử nghiệm.
27 Giải thích trọng điểm
1. 「Thêm mới」dữ liệu, tại「Loại CT biến động」nhập loại đơn ; trước đó thiết lập một loại đơn có「Tính chất chứng từ＝14. Phiếu mượn tạm hàng」 tại「Thao tác thiết lập tính chất chứng từ」.
2. Nhập 「ngày chứng từ」
3. Chọn 「đối tượng biến động」là「NCC」
4. Nhập 「mã NCC」vào cột「mã đối tượng」(trước hết phải nhập dữ liệu cơ bản của NCC này vào「thao tác lập dữ liệu NCC」)
5. Nhập 「mã nhân viên」, để quy trách nhiệm và theo dõi. 6. Nhập 「loại xưởng」nhập vào
7. Nhập 「mã sản phẩm」 của hàng hóa mượn vào
8. Nhập 「kho chuyển xuất」, ví dụ: trước hết mặc định một kho mượn hàng tạm trữ (ảo), đồng thời thiết lập kho này có tính chất「khi lưu và xác nhận, tồn kho không đủ cho phép xuất kho」
9. Nhập 「kho chuyển vào」, ví dụ: kho nguyên liệu 10.Nhập 「số lượng」 mượn
11.Nhập 「ngày trả lại dự kiến」 để tiện cho việc tra cứu sau này
12.Không cần nhập bằng tay 「chuyển lượng mua hàng」,「SL trả lại」; sau này nếu cần mua đợt hàng này từ NCC có thể copy lại phiếu mượn hàng này ở 「Hệ thống quản lý mua hàng \Xử lý biến động thường ngày \Thao tác lập đơn nhập hàng」, chứng từ này sau khi được xác nhận có thể cập nhật lại 「chuyển lượng mua hàng」; cịn nếu sau này muốn trả lại cho NCC có thể
28
nhập ở 「Hệ thống quản lý tồn kho \quản lý (cho) mượn \Thao tác thiết lập nhận lại hàng cho mượn/ trả hàng mượn」, sau khi chứng từ được xác nhận có thể cập nhật 「SL trả lại」. Khi 「chuyển lượng mua hàng」+「SL trả lại」
>=「số lượng mượn」, 「Mã kết thúc」sẽ hiển thị「tự động kết thúc」
13.Sau khi lưu chứng từ thì thực hiện quy trình xét duyệt, sau khi xét duyệt chứng từ này sẽ xuất hiện chữ 「CONFIRM」 màu đỏ
Ghi chú: 「Thao tác mượn」 mặc dù là lấy hàng từ công ty khác vào, nhưng
「kho chuyển xuất」 di chuyển đến 「kho chuyển vào」, tồn kho một tăng một giảm, tổng lượng tồn kho không thay đổi, cũng sẽ không ảnh hưởng đến giá thành.
Bài luyện tập số 5
Mượn 「NCC JIAJIA 1002」 10 chiếc 「chân đế INV1002」 , dự kiến trả lại vào cuối tháng
f. Quy trình trả hàng mượn
1. Giải thích quy trình
Ghi chú: tham khảo kỹ bài học 「HT quản lý tồn kho\quản lý (cho) mượn」 Thao tác thiết lập nhận lại hàng cho mượn
/ trả hàng mượn CT phiếu trả hàng mượn thẩm định Đúng tính chất chứng từ＝ 16. Phiếu trả hàng mượn trả lại? mua vào? trả lại quy trình mua hàng chọn mua
Thao tác thiết lập phiếu mượn/ cho mượn hàng hố
tham khảo quy trình nhập hàng
xác nhận, kiểm giao xác nhận phiếu trả hàng mượn cập nhật lại SL trả lại của
phiếu mươn hàng
Bảng chi tiết hoàn lại (cho) mươn
Bảng tình trạng mượn/cho mượn hàng hố kho chuyển ra→giảm
kho chuyển vào→tăng
CT phiếu trả hàng mượn
Không
Sửa
ví dụ:
kho chuyển xuất→kho nguyên liệu kho chuyển vào→kho tạm trữ mươn vào (ảo)
2. Giải thích trọng điểm và ví dụ
Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý tồn kho\ Quản lý (cho) mượn\Thao tác lập nhận lại hàng cho mượn/trả hàng mượn.
Giải thích ví dụ: tiếp theo quy trình trước, trả lại hàng hóa đã mượn từ NCC.
Giải thích trọng điểm:
1. 「Thêm mới」dữ liệu, tại「Loại CT biến động」nhập loại đơn ; trước đó thiết lập một loại đơn có「Tính chất chứng từ＝14. Phiếu trả lại hàng mượn」 tại 「Thao tác thiết lập tính chất chứng từ」」
2. Nhập 「Ngày chứng từ」
3. Nhập 「Đối tượng biến động」, trường hợp này lựa chọn 「2.NCC」
4. Tiếp đó nhập 「Mã đối tượng」
5. Thơng qua 「Sao chép chứng từ trước」 ở đầu đơn ấn nút mở cửa sổ lựa chọn phiếu mượn hàng đã lập ở quy trình trước.
6. Chọn 「Loại CT nguồn, mã CT nguồn」 là phiếu mượn hàng đối ứng của nhà cung cấp này, ấn nút「xác định」, hệ thống sẽ đưa ra dữ liệu liên quan. 7. Đối chiếu 「Mã sản phẩm」 xem có thống nhất với hàng hóa phải trả lại nhà
cung cấp hay khơng
8. Kiểm tra「Loại kho chuyển xuất」liệu có phải là「kho chuyển vào」 của
「phiếu mượn hàng」hay không, và「loại kho chuyển vào」 liệu có phải là kho tạm trữ ảo của 「phiếu mượn hàng」 hay không, đồng thời xác nhận 「số lượng」trả lại không xảy ra sai sót
9. Sau khi chứng từ được lưu trữ, thực hiện quy trình xét duyệt, sau khi xét duyệt chứng từ này sẽ xuất hiện chữ「CONFIRM」màu đỏ. Có thể từ「Hệ thống quản lý tồn kho \quản lý (cho) mượn \ Thao tác thiết lập phiếu
mượn/cho mượn hàng hóa」 kiểm tra「SL trả lại」của đơn mượn hàng tương ứng xem có cập nhật dữ liệu và đã kết thúc chưa.
Bài luyện tập số 6
Tiếp theo bài luyện tập số 5, trả lại 10 「chân đế INV1002」 đã mượn từ 「NCC Gia Gia 1002」
32
g. Phiếu nhập hàng
1. Sơ đồ quy trình
1). Không bao gồm quy trình nhập khẩu của hệ thống này
Ghi chú: tham khảo kỹ bài「Hệ thống quản lý mua hàng\ Thao tác nhập hàng và trả lại hàng」
HT quản lý tồn kho
HT quản lý mua hàng HT quản lý tồn kho
Thao tác lập phiếu mua
Thao tác thiết lập phiếu nhập hàng
Chứng từ phiếu nhập hàng
Quản lý đánh giá NCC
Bảng phân tích nhà cung cấp ABC Bảng thống kê nhập hàng của nhà
cung cấp
đạt tiêu chuẩn
tồn kho tăng
Thao tác nghiệm thu phiếu nhập hàng
Thao tác trả nguyên vật liệu sau khi nghiệm thu
kiểm nghiệm
không đạt tiêu chuẩn
nhà sản xuất đưa hàng
thao tác lập phiếu mượn hàng Nguồn dữ liệu trước
Chứng từ phiếu nhập hàng hóa đơn kèm theo hàng
kết tốn tháng (xem quy trình [chứng từ phải trả])
33
2). Bao gồm quy trình nhập khẩu của hệ thống này
thao tác lập phiếu mua
thao tác lập phiếu nhập hàng Thao tác lập bộ CT thanh toán và tờ khai
hải quan
thao tác phát sinh phiếu nhập hàng và chi phí nhập hàng
tự động phát sinh
hệ thống quản lý mua hàng hệ thống quản lý thao tác nhập khẩu
Phát sinh chi phí bộ CT thanh tốn và tờ khai hải quan
thao tác lập chi phí nhập khẩu
hệ thống quản lý tồn kho
Chứng từ phiếu nhập hàng
Quản lý đánh giá NCC
Bảng phân tích ABC NCC Bảng thống kê nhập hàng NCC Bảng kê những khác thường trong
nhập hàng của NCC
đạt tiêu chuẩn
tồn kho tăng
thao tác nghiệm thu phiếu nhập hàng
kiểm nghiệm
Chứng từ phiếu nhập hàng
thao tác trả lại hàng sau khi kiểm nghiệm
2. Giải thích trọng điểm và ví dụ
Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý mua hàng\ Xử lý biến động hàng ngày\ Thao tác
lập phiếu nhập hàng
Giải thích ví dụ: Nhân viên mua hàng lập phiếu mua vào ngày 13 tháng này, mua 1.000 PCS 「tấm dựa INV1010」 từ 「công ty XINXIN 1015」, NCC giao hàng đúng thời hạn theo ngày giao hàng dự kiến
Phiếu mua hàng này hiển thị như sau:
Giải thích trọng điểm
1. Mã số phiếu mua này là 「33A-0090713001」
2. Mã sản phẩm là 「tấm dựa INV1010」, số lượng mua 1.000 PCS, ngày giao hàng dự kiến là ngày 20 tháng này
35
NCC giao hàng:
Giải thích trọng điểm
1. 「Thêm mới」dữ liệu, tại「Loại đơn」nhập loại đơn ; trước đó thiết lập một
36
loại đơn có「Tính chất chứng từ＝34. Phiếu nhập hàng」 tại「Thao tác thiết lập tính chất chứng từ」, sau khi nhập hệ thống sẽ tự động đưa ra mã số phiếu 2. Nhập 「ngày chứng từ」
3. Nhập mã số 「NCC」 nhập hàng
4. Chọn 「copy chứng từ trước」ở công cụ
5. Chọn 「nguồn sao chép」 là 「phiếu mua hàng」, sau đó chọn「loại CT nguồn」và 「mã số phiếu mua hàng」, ấn nút 「xác định」, hệ thống sẽ đưa ra dữ liệu phiếu mua trước đó.
6. Hệ thống sẽ mặc định「số lượng nhập hàng」 là số lượng chưa giao của phiếu mua này là 1.000 chiếc (Nếu nhập hàng theo đợt, có thể tự mình sửa số
lượng ở cột này)
7. Sau khi nhận nguyên liệu, giao cho đơn vị kiểm nghiệm xử lý theo quy định của quy trình nghiệm thu hàng hóa nhập vào của cơng ty, vì vậy khơng phải nhập 「số lượng nghiệm thu」 và 「SL nghiệm thu trả hàng」
8. Xác định xem tiếp theo liệu có phải gửi vào trong 「kho」 này hay khơng, có thể tham khảo 「vị trí tồn kho」để lưu giữ nguyên liệu nhập vào; nếu trong 「thao tác lập dữ liệu mã sản phẩm」 thiết lập sản phẩm này phải「quản lý mã số lơ」, thì phải nhập 「mã số lơ」
9. Nếu NCC có hóa đơn kèm theo hàng hóa, thì có thể bổ sung dữ liệu liên
quan vào《trang: dữ liệu hóa đơn》
10. Cuối cùng lưu dữ liệu giao cho đơn vị nghiệm thu xử lý
Bài luyện tập số7：：：：
Phiếu mua hàng từ doanh nghiệp「SHIDAI 1016」 vào ngày 6 tháng này, nhà cung cấp sẽ giao hàng theo đúng thời gian dự kiến
37
Vị trí thao tác: hệ thống quản lý mua hàng\ xử lý biến động hàng ngày\ Thao tác
nghiệm thu phiếu nhập hàng
Giải thích ví dụ: Tiếp theo bước làm trên, nhập vào mã hàng「tấm dựa INV1010」 số lượng nghiệm thu là 990 PCS, trong đó 10 PCS khơng đạt tiêu chuẩn phải trả lại
Giải thích trọng điểm:
1. Dùng phương thức 「tìm kiếm」để tìm ra phiếu nhập hàng được nhập vào ở
bước trên, không cần phải thêm mới chứng từ khác, sau đó ấn nút 「sửa」 là có thể nhập kết quả kiểm nghiệm
2. 「số lượng nghiệm thu」 và 「số lượng tính giá」 được mặc định là「số lượng nhập hàng」
(số lượng nhập hàng=số lượng nghiệm thu +số lượng nghiệm thu trả lại) 3. Nếu ngày nhập hàng và ngày kiểm nghiệm không phải là cùng một ngày, thì
có thể sửa đổi 「ngày nghiệm thu」
4. 「Trạng thái kiểm nghiệm」 trước khi nghiệm thu là 「chờ nghiệm thu」, nếu nghiệm thu khơng có「số lượng hàng nghiệm thu trả lại」sẽ hiển thị thành
「đạt tiêu chuẩn」, nếu có thì sẽ hiển thị thành「bị lỗi」.
5. Sau khi nhập xong kết quả kiểm nghiệm, chứng từ sau khi lưu sẽ tự động
xác nhận
Ghi chú: nếu trong phiếu nhập hàng lúc đầu đã hoàn tất kiểm nghiệm thì tờ
phiếu nhập hàng này sẽ tự động xác nhận Bài luyện tập số 8：：：：
38
Tiếp theo bài luyện tập số 7, giả sử bạn là nhân viên kiểm nghiệm, lô hàng nhập vào này có 10 chiếc phải trả lại sau khi kiểm nghiệm, hãy đăng nhập kết quả kiểm nghiệm
Vị trí：hệ thống quản lý mua hàng \ xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác trả hàng sau khi kiểm nghiệm.
Giải thích ví dụ：tiếp theo bước làm trên, nhập vào「tấm dựa INV1010」,trong đó có 10 PCS qua kiểm nghiệm phải trả lại, hãy trả lại cho nhà cung cấp những hàng hóa đã qua kiểm nghiệm cần phải trả lại này
Giải thích trọng điểm
1. Dùng cách「Thêm mới」để ghi lại dữ liệu hàng bị trả lại sau khi kiểm nghiệm
(không cần lập loại đơn) 2. Nhập NCC nào cần trả lại hàng
3. Tại 「phiếu nhập hàng nguồn」ấn F2 mở cửa sổ để tìm xem phiếu nhập hàng
nào có hàng hóa qua kiểm nghiệm phải trả lại, sau khi chọn, hệ thống sẽ đưa ra 「số lượng trả lại」
4. Nhập 「ghi chú」 dữ liệu để tiện cho việc tra cứu dữ liệu, sau đó lưu lại số liệu và kiểm kê giao hàng với nhà cung cấp
Ghi chú：hàng hóa qua trả lại sau khi kiểm nghiệm không được chia lô trả lại
Bài luyện tập số 9：：：：
Tiếp theo bài luyện tập số 8, hãy trả lại hàng cho nhà cung cấp sau khi kiểm nghiệm.
39