l .Quy trình nhập hàng ủy thác
m. Quy trình trả lại hàng ủy thác
1. Giải thích quy trình
Ghi chú: chi tiết xem ở bài học「Hệ thống quản lý lệnh sản xuất/uỷ thác \phần nhập kho và trả lại hàng」
hệ thống quản lý phải trả
Thao tác thiết lập phiếu trả hàng uỷ thác
Chứng từ phiếu trả hàng ủy thác
kiểm tra đối chiếu
BP kho chuẩn bị hàng
Kiểm kê nhập kho sản phẩm gia cơng ủy thác
có nhu cầu trả lại hàng
hệ thống quản lý tồn kho
giảm tồn kho bảng dữ liệu liên quan tồn kho
Đúng
Thao tác thiết lập chứng từ phải trả
Thao tác thiết lập phiếu chi Quy trình trả tiền khoản phải trả↓ Chứng từ phiếu trả hàng ủy thác lưu giữ khơng Sửa
64
2. Giải thích trọng điểm và ví dụ
Vị trí thao tác: Hệ thống quản lý lệnh sản xuất/uỷ thác \xử lý biến động thường nhật\ Thao tác thiết lập phiếu trả hàng uỷ thác
Giải thích ví dụ: sản phẩm gia công ủy thác đã nhập hàng vào kho, trước khi vào dây chuyền phát hiện thấy mã sản phẩm 「INV3003」 có 5 sản phẩm khơng đạt u cầu, sau khi thương lượng với nhà sản xuất có thể trả lại hàng và khấu trừ tiền.
Giải thích trọng điểm:
1. Nhập vào 「loại đơn nhập hàng ủy thác」 bằng phương thức 「thêm mới」, cần thiết lập trước loại đơn tại 「Thao tác thiết lập tính chất chứng từ」「tính chất
chứng từ = 5A.trả lại hàng ủy thác」 vào 2. Nhập 「Ngày CT」
65
3. Nhập vào phải trả lại hàng cho 「nhà cung cấp」 gia công nào và xác nhận ở 「loại xưởng」 nào
4. Nếu 「đơn nhập hàng ủy thác」 cần trả lại hàng đã có nhập 「dữ liệu hố đơn」
thì có thể nhập hàng cần phải trả có dữ liệu hố đơn nào.
5. Có thể nhấn F3 ở cột mục 「mã sản phẩm」 mở cửa sổ tìm kiếm mã lệnh sản
xuất tương ứng của hàng cần phải trả, hệ thống sẽ đưa ra dữ liệu liên quan đến mã sản phẩm, tên sản phẩm.
6. Hệ thống sẽ mặc định 「số lượng trả lại hàng」 là số lượng đã nhập hàng ban đầu, có thể sửa lại số lượng trả lại hàng thực tế tại cột này, như ví dụ này là trả
lại 5 chiếc
7. Xác nhận 「loại kho」 đã chính xác chưa
8. Xác nhận 「mã lơ」chính xác hay chưa, có thể tra tìm ra vị trí cất giữ hàng hố này tại cột「vị trí tồn kho」.
9. Sau khi lưu lại chứng từ sẽ tiến hành quy trình kiểm tra đối chiếu, sau khi quản lý kho kiểm kê xuất kho sẽ xác nhận chứng từ
Giải thích bổ sung:
Phân biệt trả lại hàng và nghiệm thu trả lại:
Trả lại hàng: nếu áp dụng phương thức kiểm nghiệm là trích kiểm và hàng hố có thể
trả lại sau khi được hai bên thoả thuận thì trường hợp này được gọi là 「trả lại
hàng」. Hàng hoá nhất thiết phải là sau khi đã nhập kho mới trả lại cho nhà sản xuất. Khi xác nhận 「đơn trả hàng ủy thác」, tồn kho và công nợ phải trả sẽ
giảm đi.
Nghiệm thu trả lại: là trong quá trình kiểm nghiệm phát hiện thấy hàng hố khơng đạt
yêu cầu và cũng chưa nhập kho, đồng thời không ảnh hưởng đến tồn kho, vì thế coi như hàng hố chưa nhập vào, và cũng không phải trả tiền cho nhà sản xuất, hàng hố nghiệm thu trả lại có thể xử lý thông qua 「Thao tác trả lại hàng ủy thác nghiệm thu bị trả lại」
Bài tập 17:
Tiếp theo bài luyện tập 15 “Quy trình nhập hàng ủy thác”, dây chuyền sản xuất ngày 14 trong tháng phát hiện thấy mã sản phẩm 「đệm ngồi polyme độ chính xác cao
INV3005」 đã nhập kho không đủ tiêu chuẩn, sau khi thương lượng với nhà sản xuất, đồng ý trả lại và chiết khấu tiền hàng, hãy ghi nhận 5 sản phẩm không đủ tiêu chuẩn
66 n. Đơn bán hàng
1. Giải thích quy trình
1). Khơng bao gồm quy trình xuất khẩu của hệ thống này
Ghi chú: xem chi tiết ở bài học 「HT quản lý ĐĐH \phần thao tác bán hàng và trả
hàng
hệ thống quản lý tồn kho hệ thống quản lý đơn đặt hàng
hệ thống quản lý tồn kho
Thao tác thiết lập ĐĐH KH
Thao tác thiết lập đơn bán hàng
Chứng từ đơn bán hàng
kiểm tra đối chiếu
hoá đơn kèm theo hàng
Kết sổ cuối tháng
(chi tiết xem quy trình「đơn kết sổ」)
quản lý thành tích bán hàng thực tế
Báo biểu kỳ hàng hóa được bán Bảng ghi chép lịch sử giao dịch
Bảng chi tiết bán hàng cho khách hàng… 1. chuyển hàng cho khách
3. quản lý thành tích thực tế 2. ảnh hưởng liên quan đến tồn kho
giảm tồn kho
Thao tác thiết lập bảng báo giá Thao tác lập đơn cho mượn dữ liệu nguồn
Chứng từ đơn bán hàng
Đúng
không
67
2. Bao gồm quy trình xuất khẩu của hệ thống này
hệ thống quản lý tồn kho
Thao tác thiết lập ĐĐH KH
Thao tác thiết lập đơn bán hàng
Chứng từ đơn bán hàng
kiểm tra đối chiếu
quản lý thành tích bán hàng thực tế
Báo biểu kỳ hàng hóa được bán Bảng ghi chép lịch sử giao dịch
Bảng chi tiết bán hàng cho khách hàng … 1. chuyển hàng cho khách
3. ảnh hưởng tồn kho giảm tồn kho Thao tác thiết lập thông báo xuất hàng
Packing List
Invoice Thao tác lập Packing List
Phát sinh tự động
hệ thống quản lý đơn đặt hàng hệ thống quản lý thao tác xuất khẩu
Chứng từ đơn bán hàng 2. lưu giữ Sửa Đúng không 4. quản lý thành tích thực tế Thao tác cập nhật thơng báo xuất hàng
68
2. Giải thích trọng điểm và ví dụ
Vị trí thao tác: hệ thống quản lý đơn đặt hàng\xử lý biến động thường ngày\ Thao tác thiết lập đơn bán hàng
Giải thích ví dụ: ngày 10 trong tháng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng là
「công ty HUANQIU1001」, dự kiến giao hàng vào cuối tháng đó, đã đến ngày giao hàng theo dự kiến, chuẩn bị xuất hàng
Đơn đặt hàng của khách hàng này được thể hiện như sau:
Giải thích trọng điểm:
1. Mã đơn của đơn đặt hàng này là 「220-090710001」
2. Mã sản phẩm là 「INV4001 ghế văn phòng SL」, số lượng đặt hàng là 30 chiếc, dự kiến ngày giao hàng vào cuối tháng
69
Đã đến ngày giao hàng theo dự kiến, chuẩn bị hàng giao cho khách:
70
Giải thích trọng điểm:
1. 「Thêm mới」 「loại đơn bán hàng」, cần thiết lập trước loại đơn tại 「thao tác
cài đặt tính chất hố đơn」「tính chất hố đơn = 23. đơn bán hàng」.
2. Nhập 「ngày chứng từ」
3. Nhập 「mã khách hàng」
4. Nhấn nút 「sao chép chứng từ trước」trên thanh công cụ.
5. Lựa chọn 「Nguồn sao chép= đơn đặt hàng」, sau đó lựa chọn mã đơn đặt hàng khách hàng.
6. Nhấn「xác định」, hệ thống sẽ đưa ra những dữ liệu có liên quan đến đơn đặt hàng của khách hàng trước. Kiểm tra dữ liệu xuất hàng xem có chính xác hay khơng, ví dụ: số lượng, loại kho xuất, mã sản phẩm đó có phải quản lý theo lô hay không, đơn đặt hàng xuất hàng…
7. Nếu là hố đơn kèm theo hàng thì có thể bổ sung thêm dữ liệu liên quan vào
《 trang: dữ liệu hoá đơn》
8. Lưu lại chứng từ, khi quản lý kho kiểm kê giao hàng sẽ xác nhận chứng từ; sau khi xác nhận chứng từ, số lượng tồn kho sẽ giảm, ngồi ra có thể kiểm tra
ở 「thao tác lập đơn đặt hàng khách hàng」 xem 「số lượng bán hàng」 có cập nhật đến 「số lượng đã giao」 của đơn đặt hàng khách hàng, đồng thời kiểm tra
đơn đặt hàng có phải là 「Y. tự động kết thúc」 hay không
Bài tập 18:
Bộ phận nghiệp vụ ngày1 trong tháng nhận được đơn đặt hàng của khách hàng là
「doanh nghiệp ZHENXING1006」, mã sản phẩm là 「INV4007 ghế văn phòng GP」, số lượng 12 chiếc, dự kiến ngày giao hàng là cuối tháng đó. Hãy nhập dữ liệu xuất hàng vào 「thao tác lập đơn bán hàng」
71
o. Đơn trả bán hàng
1. Giải thích quy trình
Ghi chú: chi tiết xem ở bài học 「hệ thống quản lý đơn đặt hàng\phần thao tác bán
hàng và trả hàng」
Thao tác thiết lập đơn bán hàng Công ty
khách hàng
chuyển hàng cho khách
Yêu cầu trả hàng/chiết khấu
Thao tác thiết lập phiếu trả hàng bán Có thể coi đơn bán hàng là chứng từ nguồn
hệ thống quản lý tồn kho
Tăng tồn kho nếu là trả hàng
kiểm tra đối chiếu
Chứng từ phiếu trả hàng bán Chứng từ chiết khấu trả hàng
Chứng từ phiếu trả hàng bán Chứng từ chiết khấu trả hàng
Đúng
không
Sửa Trả hàng:
nhập số lượng, đơn giá, số tiền Chiết khấu:
72
2. Giải thích trọng điểm và ví dụ
Vị trí thao tác: hệ thống quản lý đơn đặt hàng\xử lý biến động hàng ngày \ Thao tác thiết lập phiếu trả hàng bán
Giải thích ví dụ: tiếp theo quy trình trên, vào ngày 5 tháng tiếp theo khách hàng nói hàng hố giao nhận không đạt chất lượng, yêu cầu trả hàng, số lượng là 2 chiếc
73
Giải thích trọng điểm:
1. 「thêm mới」「loại đơn trả hàng」, cần thiết lập trước loại đơn có 「tính chất hố đơn = 24. đơn trả hàng」 ở 「thao tác thiết lập tính chất chứng từ」
2. Nhập 「ngày chứng từ」
3. Nhập 「mã khách hàng」
4. Nhấn nút「sao chép chứng từ trước」trên thanh công cụ 5. Lựa chọn mã đơn bán hàng của hàng đã xuất bán.
6. Nhấn nút 「xác nhận」, hệ thống sẽ đưa ra dữ liệu có liên quan đến đơn bán hàng cũ
7. Trên nút 「kiểu」 của chứng từ lựa chọn「1:trả hàng」. (nếu là chiết khấu
hàng bán thì có thể lựa chọn 「kiểu」 là 「2:chiết khấu」.
8. Hệ thống sẽ mặc định「số lượng」 trả hàng là số lượng hàng đã xuất bán, tự sửa số lượng là「2」, hệ thống sẽ từ 「số lượng」 và 「đơn giá」 nhập vào
để tính ra 「số tiền」. (nếu là chiết khấu hàng bán thì khơng cần thiết phải
nhập 「số lượng」, trực tiếp nhập 「số tiền」 vào là được)
9. Xác nhận 「loại kho」 nhập chính xác hay chưa; lưu giữ hàng căn cứ vào 「vị trí tồn kho」nếu mã hàng này có quản lý theo mã lơ thì cũng có thể nhập vào cột「số lô」
10.Lưu giữ dữ liệu, quản lý kho xác nhận hoá đơn khi kiểm kê hàng nhận trả lại của khách; sau khi xác nhận chứng từ số lượng tồn kho sẽ tăng lên; cũng có thể thơng qua 「thao tác lập đơn đặt hàng của khách」để kiểm tra 「số lượng
trả hàng」 có cập nhật đến 「số lượng đã giao」 của đơn đặt hàng của khách hàng
Bài tập 19:
Tiếp theo bài luyện tập 18 “Quy trình trả hàng”, khách hàng phát hiện thấy hàng hố có khiếm khuyết, yêu cầu trả lại 3 chiếc 「INV4007 ghế văn phòng GP」, bạn hãy
kiểm thu và nhập dữ liệu trả hàng vào 「thao tác lập đơn trả hàng」