I. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT &
1. Về mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Ưu điểm :
Là một doanh nghiệp nhà nước, Công ty xây dựng số 4 chịu sự chỉ đạo của nhà nước và Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội, nhưng công ty đã chủ động xây dựng một mô hình quản lý, hạch toán khoa học hợp lý, phù hợp với nền kinh tế thị trường. Với bộ máy quản lý phù hợp, các phòng ban chức năng của công ty cũng như các tổ đội đã phối hợp chặt chẽ với nhau phục vụ có hiệu quả cho lãnh đạo công ty trong việc giám sát quá trình thi công, quản lý kinh tế.
Bộ máy kế toán được tổ chức tương đối chặt chẽ, hoàn chỉnh tạo thành một sự thống nhất với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nỗ lực trong công việc, được bố trí phù hợp với khả năng của mỗi người. Nhờ vậy,
mọi chi phí phát sinh đều được tính toán, phân tích, phục vụ cho công tác tính giá thành kịp thời và cung cấp thông tin cho quản lý.
Tồn tại :
Với cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, chỉ gồm 5 nhân viên kế toán văn phòng, mỗi kế toán viên kiêm nhiệm quá nhiều công việc, dẫn đến công việc cuối tháng chưa giải quyết xong dễ bị tồn lại, mặt khác, việc một kế
toán viên phụ trách nhiều công việc như vậy sẽ dẫn đến sai sót số liệu, có thể
có cả gian lận. Dưới các xí nghiệp chỉ có một kế toán xí nghiệp làm việc, không có kế toán đi theo bám sát từng công trình, vì vậy, việc gian lận của các kế toán xí nghiệp rất dễ xảy ra, đồng thời việc bố trí như vậy cũng ảnh hưởng đến quá trình luân chuyển chứng từ của công ty.
Hiện nay, phòng kế toán của Công ty xây dựng số 4 được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, nhưng trên thực tế, công ty lại hạch toán sổ sách theo mô hình tập trung nửa phân tán, toàn bộ chứng từ ban đầu đều được các kế
toán xí nghiệp tập trung phân loại, tổng hợp số liệu, định khoản các nghiệp vụ phát sinh, định kỳ kế toán xí nghiệp mới chuyển chứng từ và các bảng tổng hợp số liệu liên quan về phòng kế toán, phòng kế toán chỉ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từđó rồi tiến hành lên sổ Nhật ký chung, sổ
cái và sổ chi tiết các tài khoản. Như vậy, việc hạch toán theo mô hình kế
toán tập trung là không nhất quán và thống nhất. 2.Về hình thức sổ công ty áp dụng
Ưu điểm:
Hình thức sổ kế toán Công ty xây dựng số 4 sử dụng hiện nay tương đối đầy
đủ theo quy định của chếđộ kế toán nhà nước hiện hành. Việc lựa chọn hình thức sổ “ Nhật ký chung” trong tổ chức hạch toán kế toán là phù hợp với quy mô hoạt động và đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty. Mặt khác, việc sử dụng hình thức sổ kế toán này còn giúp cho đội ngũ nhân viên kế toán làm việc đơn giản, không mất nhiều thời gian, đồng thời khi có sai sót xảy ra, các kế toán viên dễ phát hiện, kiểm tra và lọc chứng từ được nhanh chóng.
Do các công trình thi công thường ở xa, nên việc chuyển chứng từ thường chậm và không chuyển hàng ngày được, mà phải chuyển chứng từ theo định kỳ. Do vậy, bản chất ghi sổ của Nhật ký chung, phòng kế toán của công ty
đã tiến hành sai nguyên tắc. Định kỳ, Nhật ký chung mới được mở và vào sổ, dẫn đến việc cộng sổ bị dồn lại, khó kiểm tra được những sai sót xảy ra. 3.Về đối tượng và phương pháp hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Ưu điểm:
Một trong những ưu điểm nổi bật trong việc tính giá thành sản phẩm của công ty là việc xác định đối tượng hạch toán chi phí và đối tượng tính giá thành là từng đơn đặt hàng, từng công trình hay HMCT. Sự phù hợp giữa
đối tượng hạch toán chi phí và đối tượng tính giá thành là cơ sở giúp cho việc tính giá thành được đơn giản mà vẫn bảo đảm tính chính xác cao.
Sử dụng phương pháp này rất phù hợp với đặc điểm xây lắp của công ty. Nhìn chung việc hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đã
đáp ứng được yêu cầu quản lý mà công ty đặt ra, đảm bảo sự thống nhất về
phạm vi, phương pháp tính toán và các bộ phận liên quan. Công ty đã áp dụng hình thức giao khoán xuống các đội xây lắp, đây là hình thức tổ chức phù hợp với đặc điểm và tình hình sản xuất của công ty.
Trong kinh doanh xây dựng cơ bản, hình thức trả lương theo thời gian không còn phù hợp nữa. Do đó, công ty đã áp dụng hình thức khoán sản pbẩm. Đây là hình thức quản lý tạo điều kiện đẩy nhanh tiến độ thi công công trình, tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư tiền vốn, có tác động tích cực đến việc hạ giá thành sản phẩm và giảm chi phí sản xuất.
Tồn tại:
Hiện nay, ở Công ty xây dựng số 4, việc xác định chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm dựa trên chi phí phát sinh của các tài khoản 621, 622, 623, 627 nhưng tài khoản 623- chi phí sử dụng máy thi công ở công ty là đi thuê, thuê trọn gói toàn bộ chi phí máy và chi phí công nhân điều khiển. Việc đi thuê máy thi công như vậy sẽ rất tốn kém, vì mỗi một công trình thường tiến hành thi công trong thời gian dài, có khi có công trình đến vài ba năm, do
đó, công ty nên khắc phục tồn tại này nhằm tiết kiệm tối đa chi phí cho công ty.
4. Về việc sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách
Ưu điểm :
Nói chung, hệ thống chứng từ sổ sách của công ty tương đối đầy đủ, phù hợp với chế độ, đa dạng, nhất là các chứng từ về vật tư, do đặc điểm của ngành xây dựng liên quan đến quá trình mua bán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
… để phục vụ cho các công trình. Ngoài ra, công ty còn tự thiết kế mẫu chứng từ, sổ áp dụng cho công ty mình để phù hợp với cơ cấu ngành.
Tồn tại :
Công ty xây dựng số 4 không có bảng phân bổ vật tư mà chỉ có Bảng kê tổng hợp vật tư xuất dùng. Bảng kê này tuy rằng tổng hợp được số liệu cuối tháng nhưng không thể hiện được nội dung kinh tế của bảng phân bổ. Vì ở
bảng kê tổng hợp, những số liệu đó chỉ phản ánh quá trình tổng hợp chi phí về vật tư phát sinh trong kỳ mà không phản ánh được quá trình phân bổ vật tư cho các đối tượng tập hợp chi phí có liên quan trong trường hợp vật tưđó xuất dùng cho nhiều đối tượng và không thể tập hợp trực tiếp.
5.Về việc hạch toán lương và các khoản trích theo lương.
Ưu điểm :
Đối với công nhân trực tiếp sản xuất, công ty áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm, người nào làm nhiều thì lương cao tính tỷ lệ với sản phẩm đã làm ra, đối với lao động gián tiếp sản xuất, công ty trả lương khoán cho công việc của từng người. Hình thức trả lương này hoàn toàn phù hợp với cơ chế
hiện nay, ngoài ra, ở công ty còn có chế độ lương thưởng, phụ cấp nhằm khuyến khích công nhân làm việc tăng năng suất lao động. Đối với việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ, công ty đã tiến hành trích tỷ lệ % theo đúng quy
định. Tồn tại :
Theo chế độ tài chính hiện hành, quy định việc hạch toán các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính trên tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất xây lắp không được hạch toán vào tài khoản 622, mà phải hạch toán vào TK 627
đối với các doanh nghiệp xây lắp. Tuy nhiên ở Công ty xây dựng số 4, để
công việc định khoản tiến hành đơn giản đồng thời việc trả lương cho công nhân không phức tạp, dễ hiểu, tránh nhầm lẫn , công ty đã hạch toán các khoản trên khác với chế độ. Điều này, một mặt tạo điều kiện thuận lợi cho công ty ở nhiều khía cạnh, nhưng mặt khác, nó cũng làm ảnh hưởng đến quan hệ kinh tế của công ty, ví dụ với các cơ quan thuế, các cơ quan kiểm toán và các cơ quan chức năng khác…
6. Về việc phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp
Ưu điểm :
Đối với những công trình thi công khối lượng nhỏ, cần ít nhân công trực tiếp thì công ty nên áp dụng việc phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức này nhằm giảm bớt chi phí công trình, tuy nhiên đối với những công trình cần nhiều nhân công thì việc phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp sẽ gặp khó khăn trong việc giảm chi phí, mà phần lớn các công trình thi công của công ty thường là các công trình lớn, số lượng nhân công nhiều mới đáp ứng đủ nhu cầu phục vụ công trình.
Tồn tại :
Phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp & chi phí nhân công trực tiếp tại Công ty xây dựng số 4 hiện nay là hợp lý. Tuy nhiên, việc phân bổ chi phí sản xuất chung còn có những điểm không đúng đắn. Chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí nên không thể tập hợp trực tiếp được mà phải phân bổ cho từng đối tượng theo một tiêu thức nhất định. Trong kế toán doanh nghiệp xây lắp thường sử dụng tiêu thức phân bổ là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Việc xác định đúng tiêu thức phân bổ có vai trò vô cùng quan trọng trong việc tính đúng đắn và
đầy đủ giá thành sản phẩm. Hiện nay, Công ty xây dựng số 4 tiến hành phân bổ chi phí sản xuất chung theo chi phí nhân công trực tiếp. Việc phân bổ
theo tiêu thức này sẽ gây ra tình trạng chi phí chung phân bổ cho từng công trình không được phản ánh chính xác dẫn đến sự sai lệch trong giá thành sản phẩm. Vì có những công trình mặc dù khối lượng nhỏ nhưng đòi hỏi tiến độ
thi công nhanh nên công ty phải huy động lực lượng nhân công lớn. Do đó, việc phân bổ theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp không đảm bảo được tính đúng đắn của chế độ, đồng thời ảnh hưởng khá lớn đến việc tính giá thành sản phẩm.
7.Về bút toán kết chuyển giá vốn công trình hoàn thành bàn giao
Ưu điểm:
Khi kết chuyển giá vốn công trình hoàn thành bàn giao, kế toán ghi : Nợ TK 911 1.759.288.120
Có TK 154 1.759.288.120
Bước làm tắt này có ưu điểm là làm cho công việc của kế toán tiến hành nhanh gọn hơn, đồng thời xác định ngay được kết quả kinh doanh mà không cần kết chuyển từ tài khoản 632- giá vốn hàng bán.
Tồn tại :
Trong quá trình tổng hợp chi phí & tính giá thành sản phẩm, chi phí sản xuất của công ty được tổng hợp sang Nợ TK 154, sau đó từ tài khoản 154, toàn bộ chi phí đó được kết chuyển thẳng sang Nợ TK 911 để xác định kết quả
kinh doanh. Đây là một bước làm tắt nhưng không hợp lý vì khi kết chuyển từ TK 154 sang ngay TK911 sẽ gây khó khăn cho kế toán chi phí giá thành trong việc kiểm soát giá vốn hàng bán, do đó việc hạch toán ngay vào TK 911 mà không qua TK 632 không những sai chế độ mà còn ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.
8.Về vấn đề luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ là căn cứ để kế toán lập và quản lý chi phí nên việc luân chuyển chứng từ kịp thời là rất cần thiết. Song do nhiều lý do khách quan và chủ
quan mà ở Công ty xây dựng số 4, việc luân chuyển chứng từ không tập hợp kịp thời. Nguyên nhân chủ yếu là do công ty có nhiều công trình ở xa, bên cạnh đó có một số chủ công trình chưa thực sự quan tâm đến sự cần thiết của vấn đề này. Hơn nữa, việc công ty tạm ứng trước tiền mua nguyên vật liệu thường dẫn đến việc tập hợp chứng từ lên phòng kế toán chậm. Điều này dẫn
đến thiếu chứng từ để đáp ứng việc hạch toán kịp thời, chính xác, gây khó khăn cho các kế toán viên.
II. HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 4
1. Hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty chỉ gồm 5 người kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau, một người có thể kiêm nhiệm đến 3, 4 phần hành, điều này vừa sai nguyên tắc,vừa dễ dẫn đến gian lận và sai sót trong cộng sổ. Để
công việc kế toán của công ty được tiến hành tốt hơn, ở văn phòng, công ty nên tuyển thêm kế toán phù hợp với các phần hành khác nhau, phân chia công việc cho mỗi người nhằm đảm bảo tính đúng đắn theo quy định, đồng thời quá trình vào sổ, tổng cộng số liệu lên các báo cáo kế toán được tiến hành nhanh gọn hơn, đảm bảo tính kịp thời.
Song song với việc tuyển thêm nhân viên kế toán văn phòng, dưới các công trình , công ty cũng nên bố trí thêm 2,3 kế toán nam công trình để theo dõi
đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh, định kỳ, tập hợp chứng từ chuyển về phòng kế toán, việc làm này vừa có tác dụng kiểm tra được tính nghiêm túc của các kế toán xí nghiệp, vừa ảnh hưởng tích cực đến quá trình luân chuyển chứng từ.
Đối với mô hình tổ chức bộ máy kế toán :
Hiện nay,việc tổ chức mô hình kế toán theo mô hình kế toán tập trung không còn phù hợp nữa đối với các doanh nghiệp xây lắp. Công ty xây dựng số 4 áp dụng mô hình kế toán tập trung nhưng trong quá trình hạch toán, công ty lại sử dụng mô hình tập trung nửa phân tán. Điều này ảnh hưởng đến việc cập nhật số liệu vào sổ sách. Do công ty thường tiến hành thi công những công trình ở xa nên đểđảm bảo tính chính xác cho việc cộng sổ, công ty nên thay đổi mô hình kế toán áp dụng, công ty nên tổ chức bộ máy kế toán theo
mô hình kế toán phân tán, giao việc cộng sổ, vào sổ sách Nhật ký chung, sổ
Cái…. cho tất cả các kế toán dưới các xí nghiệp, định kỳ, các kế toán xí nghiệp chuyển toàn bộ chứng từ, sổ sách liên quan về phòng kế toán. Công việc còn lại phòng kế toán sẽ làm là kiểm tra tính đúng đắn, chính xác tất cả
chứng từ, sổ sách đó rồi tiến hành lập các báo cáo kế toán. 2. Hoàn thiện hạch toán chi phí sử dụng máy thi công
Hiện nay Công ty xây dựng số 4 không có một máy thi công nào mà tất cả đều thuê, cả bộ phận điều khiển máy cũng thuê trọn gói. Việc thuê toàn bộ
chi phí máy thi công như vậy cũng có mặt trái của nó, chi phí thuê máy sẽ
rất tốn kém, ảnh hưởng đến tổng chi phí của toàn bộ công trình. Vì vậy, để
tiết kiệm chi phí sử dụng máy, ở mỗi xí nghiệp nên tiến hành mua, lắp đặt một số máy thi công thường xuyên sử dụng, đồng thời tiến hành tuyển thêm nhân công trực tiếp điều khiển các loại máy đó, việc giảm chi phí được bao nhiêu sẽ có tác dụng tốt bấy nhiêu, đây là vấn đề thiết thực của toàn công ty. 3. Lập bảng phân bổ vật tư
Để giúp kế toán thuận lợi trong quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, Công ty nên lập Bảng phân bổ vật tưđịnh kỳ.
Số liệu để phản ánh vào Bảng phân bổ vật tưđược tổng hợp từ các chứng từ
vật liệu xuất kho và các Bảng kê chi tiết vật tư xuất dùng. Sau đó, số liệu ở
bảng phân bổđược dùng làm căn cứ ghi sổ chi tiết TK 621 cho từng đơn đặt hàng, vào Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.