II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN
4. Kế toỏn tổng tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Chứng từ sử dụng và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ
* Chứng từ sử dụng ở xớ nghiệp - Bảng chấm cụng
- Hợp đồng lao động - Bảng thanh toỏn lương
- Bảng thanh toỏn bảo hiểm xó hội
- Cỏc phiếu chi, cỏc chứng từ tài liệu khỏc về cỏc khoản tạm ứng, khấu trừ, trớch nộp,… liờn quan.
* Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ
Cỏc đơn vị lập bảng chấm cụng, gửi về phũng tổ chức lao động để theo dừi hạch toỏn lao động, sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để lập bảng thanh
toỏn lương, bảng thanh toỏn bảo hiểm xó hội, trỡnh kế toỏn trưởng, Giỏm đốc xớ nghiệp ký duyệt. Sau đú kế toỏn thanh toỏn viết phiếu chi lương, lập bảng tổng hợp phõn bổ "Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội".
* Tài khoản sử dụng:
- TK 334 Phải trả cụng nhõn viờn - TK 338 Phải trả phải nộp khỏc - TK 3382 Kinh phớ cụng đoàn - TK 3383 Bảo hiểm xó hội - TK 3384 Bảo hiểm y tế
Ngoài ra kế toỏn cũn sử dụng một số TK khỏc: - TK 141 Tạm ứng
- TK 622 Chi phớ nhõn cụng trực tiếp - TK 627 Chi phớ sản xuất chung
- TK 642 Chi phớ quản lý doanh nghiệp - TK 335 Chi phớ phải trả.
Hàng thỏng trờn cơ sở cỏc chứng từ về lao động và tiền lương liờn quan đến kế toỏn tiến hành phõn loại, tổng hợp tiền lương phải trả cho từng đối tượng sử dụng, trong đú phõn biệt lương cơ bản và cỏc khoản khỏc để ghi vào cỏc cột tương ứng thuộc TK 334 (Phải trả cụng nhõn viờn) vào từng dũng thớch hợp trờn bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội.
Căn cứ vào tiền lương phải trả thực tế (lương chớnh, phụ cấp) và tỷ lệ qui định về cỏc khoản: BHXH, BHYT, KPCĐ để tớnh trớch và ghi vào cột TK 338 (TK 3382, TK 3383, TK 3384).
TK 622 (chi phớ nhõn cụng trực tiếp) gồm lương khoỏn của cỏc đơn vị. TK 627 (chi phớ sản xuất chung) gồm: chi phớ quản lý xưởng, bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, kinh phớ cụng đoàn của cụng nhõn phõn xưởng.
TK 642 (chi phớ quản lý doanh nghiệp) gồm: Lương, bảo hiểm xó hội, bảo hiểm y tế, kinh phớ cụng đoàn của khối phũng ban (trờn bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội).
Biểu số 5:
Đơn vị: Cụng ty thoỏt nước Hà Nội XN thoỏt nước số 3
BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH
Thỏng 12 năm 2004
TK 334 - phải trả CNV TK 338 - Phải trả, phải nộp khỏc TT Ghi Cú TK Ghi Nợ TK Lương Cỏc khoản khỏc Cộng KPCĐ (3382) (2%) BHXH (3383) (15%) BHYT (3384) (2%) Tổng cộng 1 TK 622 - 53.897.000 53.897.000 1.078.000 6.141.000 1.078.000 62.194.000 - Duy trỡ cống - 9.386.000 9.386.000 188.000 1.338.000 188.000 - Duy trỡ mương - 44.511.000 44.511.000 890.000 4.803.000 890.000 2 TK 627 9.584.000 72.937.000 82.521.000 1.650.000 8.679.000 1.650.000 94.500.000 - Văn phũng 3.308.000 18.354.000 21.662.000 433.000 3.246.000 433.000 - Bơm Tõn Mai 2.775.000 2.775.000 56.000 396.000 56.000 - XN khảo sỏt thiết kế 3.501.000 54.583.000 58.084.000 1.160.000 5.037.000 1.160.000 3 TK 642 35.329.000 35.329.000 707.000 4.695.000 707.000 41.438.000 Cộng 44.913.000 126.834.000 171.747.000 3.435.000 19.515.000 3.435.000 198.132.00 0
* Hàng thỏng căn cứ vào "Bảng phõn bổ tiền lương và BHXH", kế toỏn vào bảng kờ số 4, số 5 và nhật ký chứng từ số 7 (xem trang sau)
Cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh cú liờn quan đến tiền lương được kế toỏn định khoản như sau:
Nợ TK 622 53.897.000 - Duy trỡ Cống 9.386.000 - Duy trỡ Mương 44.511.000 Nợ TK 627 83.121.000 - Văn phũng 21.662.000 - Bơm Tõn Mai 2.775.000 - XN KSTK 58.684.000 Nợ TK 642 35.329.000 Cú TK334 171.747.000
* Khi trớch BHXH, BHYT, KPCĐ kế toỏn định khoản như sau: Nợ TK 622 8.296.000 Nợ TK 627 11.980.000 Nợ TK 642 6.109.000 Cú TK 338 26.385.000 TK 3382-KPCĐ 3.435.000 TK 3383-BHXH 19.515.000 TK 3384-BHYT 3.435.000
* Từ ngày 12 đến ngày 15 hàng thỏng kế toỏn chi tiền lương kỳ I cho toàn bộ cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Nợ TK 334 25.000.000
Biểu số 6
Đơn vị: Cụng ty thoỏt nước Hà Nội Xớ nghiệp thoỏt nước số 3
BẢNG Kấ SỐ 4
CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
Thỏng 12 năm 2004 STT Cỏc TK ghi Cú Cỏc TK ghi Nợ … TK334 TK338 … TK621 TK622 TK627 Cộng 1 TK 631 255.127.000 62.193.000 500.558.788 817.878.788 2 TK621 255.127.000 3 TK622 58.897.000 8.296.000 62.193.000 4 TK627 83.121.000 11.980.000 500.558.788 Cộng 137.018.000 20.278.000 1.635.757.576
Biểu số 7
Đơn vị: Cụng ty thoỏt nước Hà Nội Xớ nghiệp thoỏt nước số 3
NHẬT Kí CHỨNG TỪ SỐ 7
TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TOÀN DOANH NGHIỆP
Thỏng 12 năm 2004 Cỏc TK ghi Cú Cỏc TK ghi Nợ TK131 TK141 TK334 TK335 TK338 … TK622 Cộng TK 621 255.127.000 255.127.000 TK622 53.897.000 8.296.000 62.193.000 TK627 124.045.777 83.121.000 154.200.088 11.980.000 500.558.778 TK631 35.329.000 62.193.000 817.878.788 TK642 6.109.000 131.011.289 TK335 154.200.088 208.197.088 Cộng A 623.372.865 0 171.747.000 154.200.088 26.385.000 62.193.000 1.974.965.943 TK111 7.455.300 500.000 19.230.000 220.426.000 TK112 58.972.530 125.955.183 TK133 26.201.494 29.390.313 … TK334 102.581.000 100.000 26.587.000 171.747.000 … Cộng B 195.210.324 600.000 20.672.000 26.487.000 1.943.413.263 Cộng A+B 818.583.189 600.000 171.747.000 174.872.088 52.872.000 62.193.000 3.918.379.206
* Cỏn bộ cụng nhõn viờn tạm ứng tiền, hàng thỏng trừ qua lương. Kế toỏn ghi:
Nợ TK 334 100.000
Cú TK 141 100.000
* Tớnh ra số BHXH phải trả trực tiếp cho CNV. Kế toỏn ghi Nợ TK 1388 602.200
Cú TK 338 602.200
* Thanh toỏn BHXH cho CNV bằng tiền mặt. Kế toỏn ghi Nợ TK 338 602.200
Cú TK 111 602.200
Số tiền mà BHXH phải trả cho cỏn bộ cụng nhõn viờn ốm là do BHXH thanh toỏn, nhưng theo chế độ hiện hành thỡ doanh nghiệp được quyền tớnh toỏn và trả trước cho người lao động. Sau đú BHXH căn cứ vào những chứng từ hợp lệ mà doanh nghiệp tập hợp gửi lờn, BHXH sẽ thanh toỏn trở lại số tiền mà doanh nghiệp đó trực tiếp chi trả cho người lao động.
Khi BHXH hoàn trả lại số tiền đó chi kế toỏn ghi: Nợ TK 112 602.200
Cú TK 1388 602.200
* Khi doanh nghiệp chuyển tiền nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, kế toỏn ghi sổ: Nợ TK 338 24.717.500 TK 3382 1.717.500 TK 3383 17.847.500 TK 3384 5.512.500 Cú TK 112 24.717.500
Cuối thỏng căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 8 kế toỏn vào sổ cỏi trang TK 334- Phải trả cụng nhõn viờn và TK 3382, TK 3383, TK 3384.
Biểu số 8: SỔ CÁI TK 334 Số dư đầu kỳ Nợ Cú 44.155.465 Ghi Cú cỏc TK đối ứng Nợ với TK này Thỏng 1 Thỏng 2 … Thỏng 12 111 42.597.000 141 100.000 131 102.581.000 3383 26.487.000 Cộng số phỏt sinh Nợ 171.747.000 Tổng số phỏt sinh Cú 171.747.000 Nợ Số dư cuối thỏng Cú 44.155.465
Biểu số 9: SỔ CÁI TK 3382 Số dư đầu kỳ Nợ Cú 4.338.034 Ghi Cú cỏc TK đối ứng Nợ với TK này Thỏng 1 Thỏng 2 … Thỏng 12 112 1.717.500 Cộng số phỏt sinh Nợ 171.747.000 Tổng số phỏt sinh Cú 3.435.000 Nợ Số dư cuối thỏng Cú 6.055.534
SỔ CÁI TK 3383 Số dư đầu kỳ Nợ Cú 3.015.000 Ghi Cú cỏc TK đối ứng Nợ với TK này Thỏng 1 Thỏng 2 … Thỏng 12 111 602.200 112 17.847.500 Cộng số phỏt sinh Nợ 18.449.700 Tổng số phỏt sinh Cú 19.515.000 Nợ Số dư cuối thỏng Cú 4.080.300
SỔ CÁI TK 3384 Số dư đầu kỳ Nợ Cú 5.934.600 Ghi Cú cỏc TK đối ứng Nợ với TK này Thỏng 1 Thỏng 2 … Thỏng 12 112 5.152.500 Cộng số phỏt sinh Nợ 5.152.500 Tổng số phỏt sinh Cú 3.435.000 Nợ Số dư cuối thỏng Cú 4.217.100
PHẦN THỨ BA
NHẬN XẫT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ í KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CễNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH
THEO LƯƠNG CỦA XÍ NGHIỆP THOÁT NƯỚC SỐ 3 THUỘC CễNG TY THOÁT NƯỚC HÀ NỘI
Cụng ty thoỏt nước Hà Nội là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ đụ thị trực thuộc sở Giao thụng cụng chớnh Hà Nội. Trải qua hơn 30 năm phỏt triển, tuy đó gặp nhiều khú khăn nhưng cụng ty vẫn khụng ngừng mở rộng và phỏt triển. Cụng ty luụn hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, nõng cao đời sống của anh em cụng nhõn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước.
Trong đú cú phần đúng gúp khụng nhỏ là của Phũng Tài vụ Xớ nghiệp thoỏt nước số 3. Cụng tỏc kế toỏn của Xớ nghiệp cũng đó khụng ngừng nõng cao chất lượng, đảm bảo yờu cầu cung cấp thụng tin tương đối đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời. Đội ngũ cỏn bộ, nhõn viờn trong phũng kế toỏn đều là những người đó qua đào tạo chuyờn ngành kế toỏn ở cỏc trường đại học (như Học viện Tài chớnh, Đại học Kinh tế quốc dõn) và phải luụn cập nhật thụng tin để khi cú sự thay đổi về chớnh sỏch, chế độ, chuẩn mực kế toỏn thỡ kế toỏn viờn cú thể cập nhật được và kịp thời cú kế hoạch thay đổi cho phự hợp. Tuy bộ mỏy của Cụng ty hoạt động rất tốt nhưng vẫn cú một số nhược điểm cần khắc phục và hoàn thiện.
1. Một số nhận xột về cụng tỏc kế toỏn và cỏc khoản trớch theo lương
a) Ưu điểm
Xớ nghiệp ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn tập trung. Đõy là tổ chức phự hợp với tỡnh hỡnh thực tế của Xớ nghiệp. Cụng việc kế toỏn ở cỏc tổ, đội, xớ nghiệp trực thuộc chủ yếu là hạch toỏn vật tư, tiền lương, BHXH, khấu hao TSCĐ, tập hợp chi phớ sản xuất vào cỏc bảng biểu như: Bảng phõn bổ vật liệu, khấu hao, phõn bổ tiền lương, kết chuyển chi phớ để bỏo gửi về phũng tài vụ cụng
ty. Kế toỏn của cụng ty sẽ hạch toỏn tổng hợp số liệu chung toàn cụng ty và lập bỏo cỏo kế toỏn định kỳ. Việc ỏp dụng hỡnh thức này cú tỏc dụng tạo điều kiện thuận lợi để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lónh đạo tập trung thống nhất của kế toỏn trưởng.
* Về sản xuất kinh doanh
Xớ nghiệp cú gần 260 cỏn bộ cụng nhõn ngành nghề kinh doanh đa dạng, vỡ vậy quản lý chất lượng lao động và tớnh đỳng, tớnh đỳng trong giỏ thành sản phẩm là vấn đề hết sức khú khăn đang được Cụng ty quan tõm, giải quyết.
Mặc dự vậy, xớ nghiệp đó khụng ngừng mở rộng quy mụ sản xuất cả bề rộng lẫn bề sõu. Để đạt được trỡnh độ quản lý như hiện nay và những kết quả sản xuất kinh doanh vừa qua, đú là cả một quỏ trỡnh phấn đấu liờn tục của Ban lónh đạo, tập thể cỏn bộ cụng nhõn viờn toàn xớ nghiệp. Nú trở thành đũn bảy mạnh mẽ, thỳc đẩy quỏ trỡnh phỏt triển của xớ nghiệp. Việc vận dụng nhanh nhạy, sỏng tạo cỏc qui luật kinh tế thị trường, đồng thời thực hiện chủ trương cải tiến quản lý kinh tế và cỏc chớnh sỏch kinh tế của Nhà nước, xớ nghiệp đó đạt được những thành tựu tương đối khả quan, hoàn thành nghĩa vụ đúng gúp đối với ngõn sỏch Nhà nước và đơn vị chủ quản khụng ngừng nõng cao điều kiện làm việc cũng như đời sống cho cỏn bộ cụng nhõn viờn, biểu hiện ở chỗ cụng nhõn viờn khụng những cú cụng việc ổn định mà hàng thỏng cũn được trả lương đỳng hạn. Thu nhập bỡnh quõn đầu người năm sau cao hơn năm trước. Năm 2004 thu nhập bỡnh quõn đầu người ở xớ nghiệp là 860.000đ/thỏng.
* Về quản lý lao động
Xớ nghiệp hiện cú lực lượng lao động cú kiến thức cũng như chuyờn mụn nghiệp vụ cao. Đội ngũ cụng nhõn trải qua nhiều năm lao động, đỳc rỳt được nhiều kinh nghiệm và cú khả năng đỏp ứng đầy đủ cỏc nhu cầu của xớ nghiệp.
Bờn cạnh đú đội ngũ cỏn bộ quản lý khụng ngừng được nõng cao về kiến thức cũng như chuyờn mụn nghiệp vụ, cụ thể: Trong những năm gần đõy xớ nghiệp đó thu hỳt được một lực lượng lao động đụng đảo cỏc cỏn bộ kỹ thuật trẻ, cú năng lực cũng như trỡnh độ cao. Chớnh nhờ vào sự đầu tư chất xỏm đú, cựng với sự nỗ lực của đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn toàn Xớ nghiệp đó tạo nờn một xớ nghiệp đứng vững trờn thị trường trước những biến động của thời mở cửa.
Trong những năm qua, Xớ nghiệp luụn quan tõm đến đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn: quản lý thời gian lao động, quản lý chất lượng lao động, và bố trớ sử dụng lao động, quản lý chất lượng lao động, và bố trớ sử dụng lao động ở cỏc xớ nghiệp rất tốt, đưa vào phõn tớch chất lượng lao động thụng qua việc theo dừi chất lượng lao động, lónh đạo xớ nghiệp đó bố trớ lao động hợp lý trong sản xuất, qua đú đó điều chỉnh hợp lý đơn giỏ tiền lương sản phẩm.
* Về cơ sở và phương phỏp xõy dựng đơn giỏ lao động - tiền lương tại xớ nghiệp
Cơ sở tớnh tiền lương thời gian của xớ nghiệp là ngày làm việc thực tế tại Xớ nghiệp, bậc lương của cỏn bộ cụng nhõn viờn và hiệu quả sản xuất chung của xớ nghiệp. Đảm bảo được quyền lợi của người lao động theo qui định của Luật lao động.
* Về qui mụ quản lý và hạch toỏn
Xớ nghiệp đó xõy dựng được mụ hỡnh quản lý và hạch toỏn khoa học, hợp lý, cú sự liờn kết giữa cỏc phũng ban nhưng đều dưới sự chỉ đạo của ban giỏm đốc xớ nghiệp, điều đú rất phự hợp với yờu cầu của nền kinh tế. Từ cụng việc hạch toỏn bỏn đầu đến việc kiểm tra hợp lý, hợp lệ cỏc chứng từ được tiến hành cẩn thận, đảm bảo số liệu hạch toỏn cú căn cứ phỏp lý, trỏnh được sự sai lệch nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh. Việc lập và luõn chuyển chứng từ theo đỳng qui định hiện hành, cung cấp kịp thời số liệu cho cỏc đối tượng quan tõm như: Giỏm đốc, phú giỏm đốc…
Với bộ mỏy quản lý gọn nhẹ, việc phõn chia từng xớ nghiệp đó làm giảm đỏng kể khối lượng cụng việc cho từng tổ sản xuất tức là: Cú sự chuyờn mụn húa rừ ràng, cụ thể. Chớnh điều này đó gúp phần khụng nhỏ vào sự thành cụng của xớ nghiệp. Đội ngũ nhõn viờn phũng tài chớnh kế toỏn trờn văn phũng xớ nghiệp đều cú trỡnh độ chuyờn mụn cao, nhiệt tỡnh, trung thực và năng động trong cụng việc.
* Về tổ chức hạch toỏn lao động và tớnh tiền lương phải trả cụng nhõn viờn
Xớ nghiệp vận dụng hỡnh thức trả lương rất hợp với quỏ trỡnh sản xuất của mỡnh, đú là: Trả lương khoỏn khối lượng. Chớnh vỡ hỡnh thức trả lương này đó gúp phần kớch thớch và động viờn toàn thể cụng nhõn viờn toàn Cụng ty lao động, làm việc hăng say.
Khụng những vậy, xớ nghiệp vẫn đang tiếp tục xõy dựng, rà soỏt lại mức khoỏn cho cỏc đơn vị thành viờn cho sỏt với thực tế. Chớnh nhờ sự vận dụng đỳng đắn mà thu nhập của người lao động luụn được nõng cao. Đú là kết quả chứng tỏ cỏch trả lương của xớ nghiệp tương đối phự hợp, cú tỏc dụng kớch thớch người lao động trong việc nõng cao năng suất lao động.
* Về kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương
Qui trỡnh kế toỏn tiền lương chặt chẽ, hầu như khụng sai sút, nhầm lẫn được cụng nhõn yờn tõm, tin tưởng.
b) Nhược điểm
Là một doanh nghiệp Nhà nước nờn Xớ nghiệp vẫn cũn tồn đọng của cơ chế bao cấp như: Lóng phớ về lao động ở khối phũng ban, khụng giao việc cụ thể.
Việc phõn loại lao động hưởng theo lương thời gian vẫn cũn được sử dụng theo lương cấp bậc để tớnh.
2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương ở Xớ nghiệp thoỏt nước số 3 khoản trớch theo lương ở Xớ nghiệp thoỏt nước số 3
Trờn cơ sở khảo sỏt thực tế và phõn tớch về tiền lương ở Xớ nghiệp thoỏt nước số 3 tụi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương ở xớ nghiệp như sau:
- Cần điều chuyển bố trớ lại lao động ở khối phũng ban cho hợp lý, theo yờu cầu thiết thực của sản xuất. Giao việc cụ thể phự hợp với năng lực cụng tỏc của cỏn bộ cụng nhõn viờn, trỏnh lóng phớ lao động về tiền lương.
- Xớ nghiệp nờn thường xuyờn phõn tớch lao động tiền lương, chỉ đạo thống nhất việc xõy dựng đơn vị tiền lương khối lượng sản phẩm ở xớ nghiệp cho sỏt thực tế. Nhằm phỏt huy hết khả năng của cụng nhõn, khuyến khớch người lao động làm việc.
Trờn đõy là một số ý kiến đỏnh giỏ và phương hướng hoàn thiện cụng