7.1. Lập chứng từ
7.1.1. Lập phiếu nhập kho
a. Mục đớch: Nhằm xỏc nhận số lượng vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toỏn tiền hàng, xỏc định trỏch nhiệm với người cú liờn quan và ghi sổ kế toỏn.
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc trờn bờn trỏi của Phiếu nhập kho phải ghi rừ tờn của đơn vị (hoặc đúng dấu đơn vị), bộ phận nhập kho. Phiếu nhập kho ỏp dụng trong cỏc trường hợp nhập kho vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ mua ngoài, tự sản xuất, thuờ ngoài gia cụng chế biến, nhận gúp vốn, hoặc thừa phỏt hiện trong kiểm kờ.
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rừ số phiếu nhập và ngày, thỏng, năm lập phiếu, họ tờn người giao vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ, số hoỏ đơn hoặc lệnh nhập kho, tờn kho, địa điểm kho nhập.
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tờn, nhón hiệu, qui cỏch, phẩm chất, mó số và đơn vị tớnh của vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ.
Cột 1: Ghi số lượng theo chứng từ (hoỏ đơn hoặc lệnh nhập). Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho.
Cột 3, 4: Do kế toỏn ghi đơn giỏ (giỏ hạch toỏn hoặc giỏ hoỏ đơn,... tuỳ theo qui định của từng đơn vị) và tớnh ra số tiền của từng thứ vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ thực nhập.
Dũng cộng: Ghi tổng số tiền của cỏc loại vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ nhập cựng một phiếu nhập kho.
Dũng số tiền viết bằng chữ: Ghi tổng số tiền trờn Phiếu nhập kho bằng chữ.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liờn (đối với vật tư, hàng hoỏ mua ngoài) hoặc 3 liờn (đối với vật tư tự sản xuất) (đặt giấy
22
than viết 1 lần), và người lập phiếu ký (ghi rừ họ tờn), người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ.
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, thỏng, năm nhập kho và cựng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liờn 2 để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho phũng kế toỏn để ghi sổ kế toỏn và liờn 1 lưu ở nơi lập phiếu, liờn 3 (nếu cú) người giao hàng giữ.
Đơn vị:................... Mẫu số 01 - VT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày....thỏng....năm ....... Nợ .................. Số: ................................. Cú ....................
- Họ và tờn người giao: ............................................................................... - Theo .................. số ........... ngày ..... thỏng ..... năm ..... của .................... Nhập tại kho: ...........................................địa điểm......................................
S Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, Đơn Số lượng
T phẩm chất vật tư, dụng cụ Mó vị Theo Thực Đơn Thành T sản phẩm, hàng hoỏ số tớnh chứng từ nhập giỏ tiền A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x - Tổng số tiền (viết bằng chữ):........................................................................ - Số chứng từ gốc kốm theo:........................................................................... Ngày ... thỏng... năm... Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng
23
7.1.2. Lập phiếu xuất kho
a. Mục đớch: Theo dừi chặt chẽ số lượng vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ xuất kho cho cỏc bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toỏn chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiờu hao vật tư.
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc bờn trỏi của Phiếu xuất kho phải ghi rừ tờn của đơn vị (hoặc đúng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ cựng một kho dựng cho một đối tượng hạch toỏn chi phớ hoặc cựng một mục đớch sử dụng.
Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rừ: Họ tờn người nhận hàng, tờn, đơn vị (bộ phận): số và ngày, thỏng, năm lập phiếu; lý do xuất kho và kho xuất vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ.
- Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tờn, nhón hiệu, qui cỏch, phẩm chất, mó số và đơn vị tớnh của vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ.
- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ theo yờu cầu xuất kho của người (bộ phận) sử dụng.
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho chỉ cú thể bằng hoặc ớt hơn số lượng yờu cầu).
- Cột 3, 4: Kế toỏn ghi đơn giỏ (tuỳ theo qui định hạch toỏn của doanh nghiệp) và tớnh thành tiền của từng loại vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ xuất kho (cột 4 = cột 2 x cột 3).
Dũng Cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ thực tế đó xuất kho.
Dũng "Tổng số tiền viết bằng chữ": Ghi tổng số tiền viết bằng chữ trờn Phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho do cỏc bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho lập (tuỳ theo tổ chức quản lý và qui định của từng doanh nghiệp) thành 3 liờn (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và kế toỏn trưởng ký xong chuyển cho giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt (ghi rừ họ tờn) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ, ghi ngày, thỏng, năm xuất kho và cựng người nhận hàng ký tờn vào phiếu xuất (ghi rừ họ tờn).
24
Liờn 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đú chuyển cho kế toỏn để kế toỏn ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toỏn.
Liờn 3: Người nhận vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng húa giữ để theo dừi ở bộ phận sử dụng.
Đơn vị:................... Mẫu số 02 - VT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày.....thỏng.....năm ...... Nợ ......................... Số: .......... Cú .........................
- Họ và tờn người nhận hàng: ........................... Địa chỉ (bộ phận).............. - Lý do xuất kho: ..................................................................................... - Xuất tại kho (ngăn lụ): ................................Địa điểm ................................
STT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch,phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ Đơn Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Mó số vị tớnh Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x - Tổng số tiền (viết bằng chữ):................................................................... - Số chứng từ gốc kốm theo:...................................................................... Ngày .... thỏng ....năm... Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
25
7.1.3. Lập biờn bản kiểm nghiệm vật tư, cụng cụ sản phẩm, hàng hoỏ
a. Mục đớch: Xỏc định số lượng, qui cỏch, chất lượng vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ trước khi nhập kho, làm căn cứ để qui trỏch nhiệm trong thanh toỏn và bảo quản
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc bờn trỏi của Biờn bản kiểm nghiệm ghi rừ tờn đơn vị (hoặc đúng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.
Biờn bản này ỏp dụng cho cỏc loại vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ cần phải kiểm nghiệm trước khi nhập kho trong cỏc trường hợp:
- Nhập kho với số lượng lớn;
- Cỏc loại vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ cú tớnh chất lý, hoỏ phức tạp; - Cỏc loại vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ quý hiếm;
Những vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ khụng cần kiểm nghiệm trước khi nhập kho, nhưng trong quỏ trỡnh nhập kho nếu phỏt hiện cú sự khỏc biệt lớn về số lượng và chất lượng giữa hoỏ đơn và thực nhập thỡ vẫn phải lập biờn bản kiểm nghiệm.
- Cột A, B, C: Ghi số thứ tự, tờn nhón hiệu, quy cỏch và mó số của vật tư, cụng cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng húa kiểm nghiệm.
- Cột D: “Phương thức kiểm nghiệm” ghi phương phỏp kiểm nghiệm toàn diện hay xỏc suất.
- Cột E: Ghi rừ đơn vị tớnh của từng loại
- Cột 1: Ghi số lượng theo hoỏ đơn hoặc phiếu giao hàng. - Cột 2 và 3: Ghi kết quả thực tế kiểm nghiệm.
í kiến của Ban kiểm nghiệm: ghi rừ ý kiến về số lượng, chất lượng, nguyờn nhõn đối với vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng húa khụng đỳng số lượng, quy cỏch, phẩm chất và cỏch xử lý.
Biờn bản kiểm nghiệm lập 2 bản:
- 1 bản giao cho phũng, ban cung tiờu/hoặc người giao hàng. - 1 bản giao cho phũng, ban kế toỏn.
Trường hợp vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng húa khụng đỳng số lượng, quy cỏch, phẩm chất so với chứng từ húa đơn, thỡ lập thờm một liờn, kốm theo chứng từ liờn quan gửi cho đơn vị bỏn vật tư, dụng cụ, cụng cụ, sản phẩm, hàng húa để giải quyết
26
Đơn vị:................... Mẫu số 03 - VT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh) BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ Ngày…thỏng…năm….
Số:...................... - Căn cứ………số…..ngày…..thỏng…..năm…..của……………....……… Ban kiểm nghiệm gồm:
+ ễng/Bà…………………Chức vụ…………Đại diện……....Trưởng ban + ễng/Bà…………………Chức vụ…………Đại diện……......... Uỷ viờn + ễng/Bà…………………Chức vụ…………Đại diện……......... Uỷ viờn Đó kiểm nghiệm cỏc loại:
Số TT Tờn nhón hiệu, quy cỏch vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ Mó số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tớnh Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Số lượng đỳng quy cỏch, phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất Ghi chỳ A B C D E 1 2 3 F
27
í kiến của Ban kiểm nghiệm:……………………………………………. ……………………………………………………................................
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
7.1.4. Phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ (Mẫu số 04 - VT)
a. Mục đớch: Theo dừi số lượng vật tư cũn lại cuối kỳ hạch toỏn ở đơn vị sử dụng, làm căn cứ tớnh giỏ thành sản phẩm và kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện định mức sử dụng vật tư.
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc bờn trỏi của Phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ ghi rừ tờn đơn vị (hoặc đúng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng.
Số lượng vật tư cũn lại cuối kỳ ở đơn vị sử dụng được phõn thành hai loại:
- Nếu vật tư khụng cần sử dụng nữa thỡ lập Phiếu nhập kho (Mẫu số 02 - VT) và nộp lại kho.
- Nếu vật tư cũn sử dụng tiếp thỡ bộ phận sử dụng lập Phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ thành 2 bản.
Phụ trỏch bộ phận sử dụng ký tờn: - 1 bản giao cho phũng vật tư (nếu cú); - 1 bản giao cho phũng kế toỏn.
Đơn vị :.................. Mẫu số 04 - VT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh)
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CềN LẠI CUỐI KỲ Ngày ... thỏng ... năm ...
Số:………..…..…
28 Số TT Tờn, nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật tư Mó số Đơn vị tớnh Số lượng Lý do: cũn sử dụng hay trả lại A B C D 1 E Phụ trỏch bộ phận sử dụng (Ký, họ tờn)
7.1.5. Biờn bản kiểm kờ vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng húa
a. Mục đớch: Biờn bản kiểm kờ vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ nhằm xỏc định số lượng, chất lượng và giỏ trị vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ cú ở kho tại thời điểm kiểm kờ làm căn cứ xỏc định trỏch nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ thừa, thiếu và ghi sổ kế toỏn.
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc trờn bờn trỏi của Biờn bản kiểm kờ vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ ghi rừ tờn đơn vị (hoặc đúng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng. Biờn bản kiểm kờ vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ phải ghi rừ giờ, ngày, thỏng, năm thực hiện kiểm kờ. Ban kiểm kờ gồm Trưởng ban và cỏc uỷ viờn.
Mỗi kho được kiểm kờ lập 1 biờn bản riờng.
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tờn, nhón hiệu, quy cỏch, đơn vị tớnh của từng loại vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ được kiờm kờ tại kho.
Cột 1: Ghi đơn giỏ của từng thứ vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ (tuỳ theo quy định của đơn vị để ghi đơn giỏ cho phự hợp).
Cột 2, 3: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ theo sổ kế toỏn.
29
Cột 4, 5: Ghi số lượng, số tiền của từng thứ vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ theo kết quả kiểm kờ.
Nếu thừa so với sổ kế toỏn (cột 2, 3) ghi vào cột 6, 7, nếu thiếu ghi vào cột 8, 9. Số lượng vật tư, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ thực tế kiểm kờ sẽ được phõn loại theo phẩm chất:
- Tốt 100% ghi vào cột 10. - Kộm phẩm chất ghi vào cột 11. - Mất phẩm chất ghi vào cột 12.
Nếu cú chờnh lệch phải trỡnh giỏm đốc doanh nghiệp ghi rừ ý kiến giải quyết số chờnh lệch này.
Biờn bản được lập thành 2 bản: - 1 bản phũng kế toỏn lưu. - 1 bản thủ kho lưu.
Sau khi lập xong biờn bản, trưởng ban kiểm kờ và thủ kho, kế toỏn trưởng cựng ký vào biờn bản (ghi rừ họ tờn).
30
Đơn vị:................... Mẫu số 05 - VT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chớnh)
BIấN BẢN KIỂM Kấ VẬT TƯ, CễNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ
- Thời điểm kiểm kờ .....giờ ...ngày ...thỏng ...năm...... - Ban kiểm kờ gồm :
ễng/ Bà:...............................................Chức vụ.............................................Đại diện:.....................................Trưởng ban ễng/ Bà:...............................................Chức vụ.............................................Đại diện:...........................................Uỷ viờn ễng/ Bà: ..............................................Chức vụ.............................................Đại diện:...........................................Uỷ viờn - Đó kiểm kờ kho cú những mặt hàng dưới đõy:
Tờn, nhón hiệu, Đơn Theo sổ kế toỏn Theo kiểm kờ Chờnh lệch Phẩm chất STT quy cỏch vật tư,
Mó vị Đơn Thừa Thiếu Cũn Kộm Mất
dụng cụ, ... số tớnh giỏ Số Thành Số Thành Số Thành Số Thành tốt phẩm phẩm lượng tiền lượng tiền lượng tiền lượng tiền 100% chất chất
31
Cộng x x x x x x x x x x
Ngày ... thỏng ... năm ...
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kờ
32
7.1.6. Bảng kờ mua hàng (Mẫu số 06 -VT)
a. Mục đớch: Là chứng từ kờ khai mua vật tư, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ, dịch vụ lặt vặt trờn thị trường tự do trong trường hợp người bỏn thuộc diện khụng phải lập hoỏ đơn khi bỏn hàng hoỏ, cung cấp dịch vụ theo quy định làm căn cứ lập phiếu nhập kho, thanh toỏn và hạch toỏn chi phớ vật tư, hàng hoỏ,... lập trong Bảng kờ khai này khụng được khấu trừ thuế GTGT. (Trường hợp mua vật tư, hàng hoỏ,... của người bỏn khụng cú hoỏ đơn với khối lượng lớn để được tớnh vào chi phớ hợp lý, hợp lệ thỡ phải lập “Bảng kờ mua hàng hoỏ mua vào khụng cú hoỏ đơn” (Mẫu số 04/GTGT) theo quy định của Luật thuế)
b. Phương phỏp và trỏch nhiệm ghi
Gúc bờn trỏi của Bảng kờ mua hàng ghi rừ tờn đơn vị (hoặc đúng dấu đơn vị), bộ phận sử dụng Bảng kờ mua hàng. Bảng kờ mua hàng phải đúng thành quyển và ghi số từng quyển dựng trong 1 năm. Mỗi quyển “Bảng kờ mua hàng” phải được ghi số liờn tục từ đầu quyển đến cuối quyển.
Ghi rừ họ tờn, địa chỉ hoặc nơi làm việc của người trực tiếp mua hàng.
Cột A, B, C, D: Ghi số thứ tự, tờn, quy cỏch, phẩm chất, địa chỉ mua hàng và đơn vị tớnh của từng thứ vật tư, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ.
Cột 1: Ghi số lượng của mỗi loại vật tư, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ đó mua. Cột 2: Ghi đơn giỏ mua của từng thứ vật tư, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ đó mua. Cột 3: Ghi số tiền của từng thứ vật tư, cụng cụ, dụng cụ, hàng hoỏ đó mua (Cột 3 = Cột 1 x Cột 2).
Dũng cộng ghi tổng số tiền đó mua cỏc loại vật tư, cụng cụ, hàng húa ghi trong Bảng.
Cỏc cột B, C, 1, 2, 3 nếu cũn thừa thỡ được gạch 1 đường chộo từ trờn xuống. Bảng kờ mua hàng do người mua lập 2 liờn (đặt giấy than viết 1 lần).
Sau khi lập xong, người mua ký và chuyển cho kế toỏn trưởng soỏt xột, ký vào Bảng kờ mua hàng. Người đi mua phải chuyển “Bảng kờ mua hàng” cho giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt và làm thủ tục nhập kho (nếu cú) hoặc giao hàng cho người quản lý sử dụng.
33
Đơn vị:................... Mẫu số 06 - VT
Bộ phận:................ (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-BTC