Là một phần của sự liên kết với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý khác, một điều khoản chung về "thông tin dạng văn bản" đã được thơng qua mà khơng có thay đổi
đáng kể hoặc bổ sung (xem 5.7.5). Khi thích hợp, văn bản ở vị trí khác trong tiêu chuẩn này đã được liên kết với các yêu cầu của nó. Do đó, "thơng tin dạng văn bản" được sử dụng cho tất cả các yêu cầu về tài liệu.
Trường hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 được sử dụng thuật ngữ cụ thể như "tài liệu" hay "thủ tục dạng văn bản", "sổ tay chất lượng " hay "kế hoạch chất lượng", ấn bản này của tiêu chuẩn định nghĩa các yêu cầu để "duy trì thơng tin dạng văn bản".
Trường hợp tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 sử dụng thuật ngữ "hồ sơ" để biểu thị các tài liệu cần thiết để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu, điều này bây giờ được thể hiện là một yêu cầu để "lưu giữ thông tin dạng văn bản". Tổ chức có trách nhiệm xác định những thơng tin dạng văn bản nào cần phải được lưu giữ, khoảng thời gian mà nó được lưu giữ và các phương tiện được sử dụng để duy trì nó.
Một u cầu "duy trì" các thơng tin dạng văn bản không loại trừ khả năng tổ chức cũng có thể cần phải "lưu giữ" các thơng tin tài liệu tương tự cho một mục đích cụ thể, ví dụ như để giữ lại các phiên bản trước của nó.
Trường hợp tiêu chuẩn này đề cập đến "thơng tin" hơn là "thơng tin dạng văn bản" (ví dụ như trong 5.4.1: "Tổ chức phải theo dõi và xem xét các thơng tin về những vấn đề bên ngồi và nội bộ"), khơng có u cầu rằng thơng tin này sẽ được ghi chép lại. Trong tình huống như vậy, tổ chức có thể quyết định có hay khơng nó là cần thiết hoặc thích hợp để duy trì thơng tin dạng văn bản.