GIAO NHẬN HÀNG HÓA VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG HÀNG

KHƠNG VÀ ĐƯỜNG BIỂN

IX.1. Giao nhận hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không

IX.1.1. Giao hàng xuất khẩu

Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng khơng - theo điều kiện DDU

Dưới đây là các bước công việc cụ thể để người xuất khẩu có thể hình dung và thực hiện:

IX.1.1.1. Ký kết hợp đồng ngoại thương

Tất nhiên bước đầu tiên để bắt đầu cho việc nhập khẩu là người xuất khẩu đàm phán ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài. Đây là thỏa thuận giữa hai bên về việc mua bán lô hàng, và cần bao gồm những nội dung cần thiết, chẳng hạn như:

 Thông tin hàng hóa  Giá cả, thanh tốn  Giao hàng

 Đóng gói  Bảo hành

 Khiếu nại .v.v...

Nội dung chi tiết tất nhiên được 2 bên đàm phán và thống nhất cho phù hợp với nhu cầu thực tế.

IX.1.1.2. Ký hợp đồng dịch vụ cho với người chuyên chở

Khi người xuất khẩu xuất khẩu theo điều kiện D thì sẽ chịu trách nhiệm về khâu vận chuyển hàng hóa. Người xuất khẩu sẽ cần thuê một công ty dịch vụ vận chuyển để họ làm các bước cần thiết trong quá trình chuyển hàng door-to-door.

Cơng ty vận chuyển (carrier) thường là công ty giao nhận (forwarder) hoặc đại lý hàng không (GSA). Forwarder này phải được hãng hàng khơng chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa cho hãng. Hiện, nhiều forwarder tại Việt Nam có đại lý đầu nước ngoài thực hiện các thủ tục cần thiết tại nước nhập khẩu (cũng giống như với hàng đường biển).

Việc cần làm là ký thỏa thuận với người vận chuyển.

IX.1.1.3. Giao hàng xuất khẩu cho người chuyên chở

Theo lịch trình đã thỏa thuận, người xuất khẩu giao hàng cho người chuyên chở, kèm theo chỉ dẫn cần thiết để họ giao cho hãng hàng không.

Forwarder cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã nhận hàng (FCR- forwarder’s Certificate of Receipt), xác nhận về việc họ đã thực sự nhận được lô hàng để vận chuyển.

Trường hợp hàng được lưu kho của người giao nhận trước khi gửi cho hãng hàng không, người giao nhận sẽ cấp thêm Biên lai kho hàng (FWR-forwarder’s warehouse receipt).

Trường hợp người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến kho người nhập khẩu tại cảng đích, người giao nhận cấp thêm Giấy chứng nhận vận chuyển của người giao nhận (FTC-forwarder’s certifficate of transport)

IX.1.1.4. Forwarder chuyển hàng tới sân bay và làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Trên cơ sở hợp đồng ủy thác của chủ hàng, người giao nhận chuẩn bị bộ chứng từ để giao hàng cho hãng hàng không và làm thủ tục xuất khẩu. Chứng từ thường gồm:

 Giấy phép xuất nhập khẩu, nếu hàng thuộc diện phải xin phép (Export Permit)  Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

 Bản kê chi tiết hàng hóa, nhiều khi có thể dùng Phiếu đóng gói - Packing List  Bản lược khai hàng hóa (Manifest), do người giao nhận lập khi họ gom nhiều

lô hàng lẻ gửi chung cùng một vận đơn chủ (MAWB)  Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)

Cùng với bộ chứng từ này, người giao nhận cũng tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng xuất khẩu.

Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, hãng hàng không, người giao nhận sẽ phát hành Vận đơn hàng khơng (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ cần thiết có liên quan, theo yêu cẩu của người mua - quy định trong hợp đồng mua bán. Bản gốc AWB số 3 giao lại cho người gửi hàng, cùng thơng báo cước + phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh tốn.

Người xuất khẩu nhận được AWB thì báo cho người mua hàng về việc đã chuyển hàng, kèm theo file mềm AWB để họ chuẩn bị hồ sơ đầu nhập khẩu.

Đến bước này, là coi như đã xong những công việc mà người xuất khẩu với vai trò người xuất khẩu phải trực tiếp tham gia. Những bước tiếp theo do người chuyên chở thực hiện, người xuất khẩu chỉ hiểu và phối hợp theo dõi mà thôi.

Xếp hàng vào trong máy bay

IX.1.1.5. Hãng hàng không chuyển hàng

Đây là khâu dịch vụ của hãng hàng không. Họ sẽ dùng máy bay để chở hàng từ Việt Nam đến sân bay đích, trong nhiều trường hợp có thể cần chuyển tải hàng tại sân bay chung chuyển.

Hàng có thể được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng, hoặc chở trong khoang hàng (nằm ở phần bụng) của máy bay chở khách, cùng khoang với hàng ký gửi.

Khi nhận hàng lên máy bay, hãng hàng khơng sẽ báo dự kiến thời gian đến sân bay đích, để người giao nhận biết và thông báo cho người nhận hàng chuẩn bị làm thủ tục cần thiết.

IX.1.1.6. Làm thủ tục hải quan và giao hàng tại nước nhập khẩu

Tại cảng hàng không nước nhập khẩu, đại lý của người chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các thủ tục liên quan đến hãng hàng không, sân bay, hải quan, thuế… mục đích là để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng.

Sau khi xong thủ tục, forwarder bố trí phương tiện để giao hàng cho người mua hàng tại kho của họ.

IX.1.2. Nhận hàng nhập khẩu

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng khơng - theo điều kiện ExWork

Đây là các bước công việc cụ thể để nhà nhập khẩu có thể hình dung và thực hiện:

IX.1.2.1. Ký kết hợp đồng ngoại thương

Tất nhiên bước đầu tiên để bắt đầu cho việc nhập khẩu là người nhập khẩu đàm

phán ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài. Đây là thỏa thuận giữa hai bên về việc mua bán lô hàng, và cần bao gồm những nội dung cần thiết.

Nội dung chi tiết tất nhiên được 2 bên đàm phán và thống nhất cho phù hợp với

nhu cầu thực tế.

IX.1.2.2. Ký hợp đồng dịch vụ cho với công ty vận chuyển

Khi nhà nhập khẩu nhập theo điều kiện ExWork thì sẽ chịu trách nhiệm về khâu

vận chuyển hàng hóa. Cơng ty vận chuyển (carrier) thường là các cơng ty giao nhận (forwarder) hoặc đại lý hàng không (GSA). Forwarder này phải được hãng hàng không chỉ định và cho phép khai thác hàng hóa cho hãng.

Cơng ty nhà nhập khẩu ở Việt Nam thì thường sẽ phải th cơng ty dịch vụ vận

thể thuê các forwarder tại Việt Nam, vì họ thường có đại lý đầu nước ngoài để thực hiện các thủ tục cần thiết tại nước xuất khẩu (cũng giống như với hàng đường biển).

IX.1.2.3. Forwarder nhận hàng, làm thủ tục xuất khẩu tại nước ngoài

Tại nước xuất khẩu, người giao nhận (forwarder) làm các thủ tục và nghiệp vụ

cần thiết như:

 Nhận hàng tại kho người xuất khẩu,

 Vận chuyển đến sân bay giao cho hãng hàng không

 Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

 Cấp cho người xuất khẩu các giấy tờ cần thiết: giấy chứng nhận đã nhận hàng,

lưu kho, vận chuyển...

Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, hãng hàng không, người giao nhận

sẽ phát hành Vận đơn hàng không (HAWB) và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từ liên quan. Bản gốc AWB số 3 giao lại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước + phí có liên quan (nếu có) để người gửi hàng thanh tốn.

IX.1.2.4. Hãng hàng không chuyển hàng về Việt Nam

Đây là khâu dịch vụ của hãng hàng không. Họ sẽ dùng máy bay để chở hàng từ

sân bay khởi hành đến sân bay đích, trong nhiều trường hợp có thể chuyển tải hàng tại sân bay chung chuyển.

Hàng có thể được vận chuyển bằng máy bay chở hàng chuyên dụng, hoặc chở

trong khoang hàng của máy bay chở khách. Nếu để ý, khi nhà nhập khẩu đi máy bay chẳng hạn của Vietnam Airline, ln có phần khoang hàng nằm phía dưới khoang chỗ ngồi của hành khách.

Sau khi hàng lên máy bay và trước khi hàng về, hãng hàng không báo dự kiến

thời gian đến sân bay đích, để người giao nhận biết và có thơng báo cho người nhận hàng chuẩn bị làm thủ tục cần thiết.

Tại Việt Nam (nước nhập khẩu), người giao nhận theo ủy quyền của chủ hàng,

làm thủ tục hải quan nhập khẩu, với các bước cần thiết như sau:

 Nhận giấy báo hàng từ hãng hàng khơng, thơng báo cho người nhập khẩu lịch

trình lơ hàng

 Đến hãng hàng không hoặc đại lý của họ để nộp các khoản phí như: phí lệnh

giao hàng (DO), phí làm hàng (handling), phí lao vụ (labor fee)... và nhận bộ chứng gửi kèm theo hàng hóa (nêu trong bước 4)

 Thu lại vận đơn gốc (HAWB bản số 2)

 Làm thủ tục nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh toán mọi khoản cước thu

sau, làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng khơng

 Chuẩn bị hồ sơ và làm thủ tục hải quan cho hàng Air nhập khẩu

 Làm thủ tục đăng ký lấy hàng tại kho hàng không

IX.1.2.6. Đưa hàng về kho của nhà nhập khẩu (nhà nhập khẩu)

Sau khi hoàn tất các thủ tục cần thiết, nhân viên công ty giao nhận sẽ để lại thông

tin liên lạc để cán bộ hải quan thông báo khi hàng về đến kho của sân bay.

Khi hàng đã về kho hàng không, người giao nhận đến làm nốt thủ tục nhận hàng,

thanh lý tờ khai, và bố trí phương tiện lấy hàng khỏi sân bay rồi giao đến kho của công ty người nhập khẩu chỉ định.

IX.2. Giao nhận hàng hóa vận chuyển bằng đường biển

IX.2.1. Giao hàng xuất khẩu

Trình tự giao nhận hàng hố XNK tại các cảng biển

IX.2.1.1. Đàm phán ký kết hợp đồng mua bán

Hai bên thương thảo để đi đến thống nhất nội dung hợp đồng ngoại thương, trong đó có những điều khoản về hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), trách nhiệm của mỗi bên…

Dựa vào quy định trong hợp đồng đã ký kết, người bán Việt Nam biết được mình có trách nhiệm như thế nào trong các bước tiếp theo.

IX.2.1.2. Xin giấy phép xuất khẩu (nếu hàng thuộc diện này)

Nếu hàng hóa thuộc diện phải xin giấy phép xuất khẩu thì phải làm bước này với cơ quan hữu quan tương ứng. Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: thuốc tân dược, hạt giống, vật liệu nổ, gỗ, cổ vật... thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý.

Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, tra cứu trong Nghị định 187 và các quy định liên quan khác.

Việc xin giấy phép quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng.

Sau khi có giấy phép, hoặc với mặt hàng khơng cần giấy phép xuất khẩu, người xuất khẩu có thể chuyển sang bước kế tiếp.

IX.2.1.3. Thu xếp chỗ với hãng vận tải

Tùy theo điều kiện thương mại ký trong hợp đồng ngoại thương, mà việc thu xếp chỗ với cơng ty vận tải và chi phí vận quốc tế sẽ thuộc trách nhiệm của người mua hay người bán..

Nếu xuất CIF

Nếu công ty người xuất khẩu xuất khẩu theo điều kiện CIF hay CNF (hay điều kiện nhóm C hay D nói chung), thì sẽ chịu trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí vận chuyển đường biển. Nghĩa là người xuất khẩu phải chủ động liên hệ với công ty vận chuyển: thường là hãng tàu (Shipping lines) hoặc công ty giao nhận vận chuyển (Freight forwarder), để ký thỏa thuận lưu khoang (Booking note) cho lô hàng xuất khẩu.

Nếu xuất FOB

Với điều kiện FOB, người xuất khẩu chỉ cần làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu và chuyển hàng về cảng. Phía người mua hàng nước ngồi sẽ thu xếp chặng vận chuyển quốc tế. Nói cách khác, người mua sẽ thu xếp Booking Note với hãng tàu. Để phối hợp, người mua sẽ thông báo cho người xuất khẩu thông tin người vận chuyển đường biển (hoặc đại diện) của họ tại Việt Nam. Bên vận chuyển sẽ phối hợp, sắp xếp và thống nhất với người xuất khẩu lịch trình tàu phù hợp.

Theo kế hoạch đã thỏa thuận, người vận chuyển sẽ gửi Booking để người xuất khẩu làm thủ tục kéo vỏ container đóng hàng.

IX.2.1.4. Chuẩn bị hàng hóa, chứng từ

Sau khi có lịch trình dự kiến về ngày tàu chạy, việc của người xuất khẩu là phải khẩn trương chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng. Đồng thời cũng phải sắp xếp chuẩn bị những chứng từ cần thiết liên quan đến lô hàng xuất khẩu.

Người xuất khẩu làm các bước công việc cụ thể dưới đây, hoặc cũng có thể th cơng ty dịch vụ logistics làm:

- Dùng Booking của hãng tàu để lấy vỏ container rỗng. Tùy theo hãng tàu mà có sự khác nhau về cách làm. Có hãng yêu cầu phải đem Booking lên văn phòng của họ để đổi ra lệnh cấp vỏ. Một số hãng cho phép chủ hàng in Booking ra rồi xuống thẳng bãi lấy vỏ (không cần đổi ra lệnh cấp vỏ). Hãng khác thì phải thêm bước gửi file Booking cho hãng tàu xác nhận lệnh cấp vỏ qua email, sau đó mới tới bãi chỉ định để nhận vỏ container.

- Kéo vỏ container từ bãi cấp rỗng về kho để đóng hàng

- Đóng hàng và niêm phong kẹp chì (seal). Với hàng phải làm kiểm tra chuyên ngành tại cảng (chẳng hạn kiểm dịch), thì nên kẹp trước chì tạm để hạ container về cảng. Khi lấy mẫu kiểm tra xong, lúc đó mới kẹp chì hãng tàu. Như vậy sẽ tránh phải xin lại chì mới (mất phí).

- Hạ hàng về cảng, hoặc bãi theo chỉ định của hãng tàu. Lưu ý chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM). Hàng cần hạ trước giờ cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục)

Nếu hàng phải kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, hun trùng…) thì cũng sẽ thực hiện lấy mẫu trong bước này.

IX.2.1.6. Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu, bao gồm:  Hợp đồng ngoại thương

 Hóa đơn thương mại  Phiếu đóng gói

 Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 5 nêu trên)

Sau khi thông quan, người xuất khẩu nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát. Sau khi xuất tàu họ sẽ hoàn trả tờ khai thơng quan có xác nhận đã thực xuất.

Với điều kiện FOB, thì đến bước thơng quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hồn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp cơng ty người xuất khẩu xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần làm tiếp những bước dưới đây.

Gửi SI cho hãng tàu, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, người xuất khẩu gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI - Shipping Instruction) cho hãng tàu trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.

Dựa trên thông tin SI, bên vận chuyển sẽ gửi bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading). Người xuất khẩu nên kiểm tra kỹ, có gì cần bổ sung chỉnh sửa thì phối hợp với hãng tàu thực hiện sớm.

IX.2.1.7. Các bước cơng việc khác của Quy trình làm hàng xuất: mua bảo hiểm, làm CO…

Khi đã có vận đơn, thì người xuất khẩu nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho người mua về việc hàng đã xếp lên tàu.

Đồng thời, người xuất khẩu tiến hành làm nốt thủ tục để có được những chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như:

 Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy)  Chứng nhận xuất xứ (CO)

 Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật.

Để đảm bảo tính chính xác, người xuất khẩu nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.

IX.2.1.8. Gửi chứng từ cho người mua hàng nước ngoài

Khi đã có bộ chứng từ, người xuất khẩu gửi cho người bán bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi cho họ file scan qua email để họ chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quá trình nhập khẩu. Như vậy là kết thúc quy trình làm hàng xuất khẩu, về mặt chuyển giao hàng hóa. Song song với q trình này, người xuất khẩu cũng lưu ý vấn đề thanh toán của khách hàng, cũng theo quy định của hợp đồng.

IX.2.2. Nhận hàng nhập khẩu

Ðây là hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ khơng qua các kho của cảng.