Doanh nghiệp cần phải biết lên kế hoạch dự trữ thế nào cho vừa, phù hợp với từng
thời điểm nhằm tránh tình trạng tồn đọng vốn. Quản trị dự trữ trong logistics địi hỏi phải có kiến thức sâu rộng về chi phí dự trữ logistics, nhất là kiến thức về tổng chi phí
logistics để có thể đưa ra những quyết định về thiết kế hệ thống logistics, các dịch vụ
khách hàng, số lượng và vị trí các kênh phân phối, mức dự trữ, hình thức dự trữ, cách thức vận tải…
Tóm lại, hoạt động dự trữ có tác động trực tiếp tới nhiều hoạt động của chuỗi logistics. Nên cần có sự cân đối giữa chi phí dự trữ và các khoản chi phí logistics khác. Hoạt động dự trữ là khâu quan trọng trong toàn bộ hệ thống logistics. Cần sử dụng tốt và phối hợp chặt chẽ các kỹ thuật; phân tích dự báo, mơ hình dự trữ, hệ thống giải quyết đơn hàng.
kho hàng:
d, Hoạt động
Nghiệp vực kho hàng là hệ thống các mặt công tác được thực hiện đối với hàng hóa trong quá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình vận động và mua, bán hàng hóa qua kho với chi phí thấp nhất.
Quản trị nghiệp vụ kho có vai trị to lớn trong hệ thống hậu cầ kinh doanh
thương mại:
- Nghiệp vụ kho đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho q trình bán hàng, quá trình hậu
cần trực tiếp. Cơ cấu số lượng và chất lượng lô hàng cung ứng cho khách hàng là kết quả của quá trình nghiệp vụ kho; thời gian cung ứng hàng hóa chịu ảnh hưởng của công tác chuẩn bị hàng trong công đoạn phát hàng ở kho. Và như vậy, trình độ dịch vụ khách hàng cũng chịu ảnh hưởng khá lớn của nghiệp vụ kho.
- Nghiệp vụ kho tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các quyết định của quản trị cung
ứng hàng hóa; nghiệp vụ kho đáp ứng những điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật để Dự trữ sản phẩm trong lưu thông Dự nguyên liệu trữ vật Dự trữ bán thành phẩm Dự trữ sản phẩm trong khâu sản xuất
26
đảm bảo qui mô và cơ cấu dự trữ hàng hóa tối ưu, kiểm tra và cung cấp thơng tin tình hình biến động dự trữ hàng hóa để quản trị có hiệu quả dự trữ hàng hóa trong kho; nghiệp vụ kho trực tiếp kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trong q trình mua hàng, ngăn chặn hàng hóa khơng đảm bảo chất lượng lọt vào kênh hậu cần, đồng thời nâng cao hiệu lực của quá trình mua hàng.
-Quá trình nghiệp vụ kho sử dụng các phương pháp công nghệ tiên tiến hợp lý, một
mặt, nâng cao chất lượng dịch vụ của q trình, mặt khác giảm chi phí nghiệp vụ kho do đó giảm chi phí của tồn bộ q trình hậu cần.
u:
Quản trị nghiệp vụ kho bao gồm những nội dung sa
- Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho: Lựa chọn vị trí xây dựng kho; xác định phối
thức hàng hóa dự trữ bảo quản; Xác định hệ thống bảo quản; Thiết kế các quá trình nghiệp vụ kho hợp lý; xây dựng phương án cung cấp các loại thiết bị kho; Xác định khả năng mở rộng qui mô kho trong tương lai; Tiến hành qui hoạch kho; xác định chính xác diện tích và dung tích kho; Thiết kế kho; và xây dựng phương án tổ chức lao động nghiệp vụ kho.
- Triển khai thực hiện q trình nghiệp vụ kho với 3 cơng đoạn nghiệp vụ cơ bản:
Tiếp nhận hàng, bảo quản hàng và phát hàng.
- Kiểm sốt q trình nghiệp vụ kho nhằm đảm bảo cho tồn bộ q trình nghiệp vụ
kho diễn ra phù hợp với mục tiêu đã định.
e, Hoạt động vận tải:
Quản lý vận tải và phân phối hàng là khâu trọng yếu nhất của hoạt động logistics, nhằm quản lý công tác vận chuyển và phân phát hàng hố đúng thời hạn, an tồn, đảm bảo đủ khối lượng và chất lượng.
Các công việc liên quan đến quản lý vận tải trong logistics gồm có: chọn người vận chuyển (tự vận chuyển hay thuê); chọn tuyến đường, phương thức vận tải, phương tiện vận tải; kiểm sốt q trình vận chuyển; cơng việc giao nhận và bốc xếp; xử lý trường hợp hư hỏng, mất mát hàng.
Người kinh doanh dịch vụ logistics phải giải quyết các vấn đề liên quan đến mất mát, hư hỏng xảy ra đối với hàng hố, xảy ra trong tồn bộ q trình vận chuyển bằng
27
những phương pháp và kinh nghiệm cần thiết. Khi lựa chọn phương thức vận tải
thường sử dụng kết hợp một số tiêu chí quan trọng:
- Chi phí vận tải; - Tốc độ vận chuyển; - Tính linhhoạt;
- Khối lượng/trọng lượng giới hạn; - Khả năng tiếp cận.
Tất cả dịch vụ logistics đều nhằm mục đích thoả mãn cao nhất cho nhu cầu của khách hàng (người sản xuất và người tiêu dùng). Trong dây chuyền cung ứng gồm rất nhiều khâu, giữa mắt xích của các khâu có các dịch vụ: giao nhận, xếp dỡ, lưu
kho…Nếu để hàng hoá phải tồn kho nhiều hoặc lưu kho quá lâu sẽ gây thiệt hại cho hãng sản xuất, do đó cần phải giải quyết khâu này bằng nhiều những biện pháp khác
nhau:
- Xác lập kênh phân phối, chọn thị trường tiêu thụ; - Chọn vị trí kho hàng;
- Thiết lập các trung tâm phân phối, trung tâm logistics; - Quản lý quá trình vận chuyển…
Có một số hãng đã đạt được quy trình sản xuất “không lưu kho” đối với mặt hàng nhất định, và có được lợi nhuận cao. Cùng với những hoạt động logistics khác, vận tải cũng đóng góp một phần giá trị gia tăng cho sản phẩm và dịch vụ. Nó đảm bảo cho yêu cầu đúng nơi, đúng lúc (JIT – Just In Time).
Người kinh doanh dịch vụ logistics phải chịu trách nhiệm đối với hàng hoá trong thời gian hàng hoá được lưu kho nằm trong sự quản lý của mình theo các quy định của pháp luật.
Các hoạt động làm tăng giá trị của hàng hoá là các hoạt động về dán nhãn, dán mác, kẻ ký mã hiệu, tái đóng gói, kiểm sốt chất lượng, quản lý đơn đặt hàng, thực hiện việc quản lý trả lại hàng cho nhà phân phối…
28
Một cơng việc có vai trị đặc biệt quan trọng trong hoạt động kho hàng là quản lý hệ thống thông tin. Phải thường xuyên cập nhật thông tin về mức độ dự trữ, lượng hàng nhập kho, xuất kho, thực có trong kho, vị trí, tình trạng hàng hố, các yêu cầu của khách hàng…
f, Xử lý đơn đặt hàng:
phân hàng quan
Tronghoạt động phối việc quảnlý đơn làrất trọng, để quảnlýđơn
hàng hiệu quả phải đảm bảo thơng tin xun suốt, kịp thời, nhanh chóng, chính xác giữa
cácthành viên trongchuỗicung ứng.
Trong chuỗi cung ứng, quản lý đơn hàng là q trình duyệt thơng tin của khách
hàng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối nhằm mục đích phục vụ cho nhà cung cấp và nhà sản xuất. Quá trình này cũng đồng thời duyệt thông tin về ngày giao hàng, sản phẩm thay thế và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng. Q trình này dựa vào điện thọai và các chứng từ có liên quan như đơn hàng, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá, hóa đơn bán hàng.
Chuỗi cung ứng ngày càng trở nên quan trọng và phức tạp hơn. Các công ty bây giờ
luôn giải quyết các vấn đề chọn lựa, xếp hạng cùng lúc nhiều nhà cung cấp, thuê các nhà cung cấp bên ngồi và những đối tác phân phối. Tính phức tạp này cũng làm thay đổi cách phản ứng với những sản phẩm được bán ra, gia tăng kỳ vọng phục vụ khách hàng
và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng nhu cầu ở thị trường mới.
Quá trình quản lý đơn hàng theo truyền thống tốn nhiều thời gian và hoạt động chồng
chéo. Đó là do sự di chuyển dòng dữ liệu trong chuỗi cung ứng diễn ra chậm. Sự di chuyển chậm này có thể đảm bảo tốt cho chuỗi cung ứng đơn giản, nhưng với chuỗi cung ứng phức tạp thì cần phải yêu cầu mục tiêu hiệu quả và nhanh chóng. Quản lý đơn hàng hiện đại tập trung vào những kỹ thuật có thể giúp dịng dữ liệu liên quan đến đơn hàng diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn.
1.2.3 Vai trò của logistics đối với hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp: nghiệp:
29
xuất, lƣu thông phân phối; mở rộng thị trƣờng cho các hoạt động kinhtế.
Khi thị trường toàn cầu phát triển với các tiến bộ công nghệ, đặc biệt là việc mở cửa
thị trường ở các nước đang và chậm phát triển, logistics được các nhà quản lý coi là công cụ, một phương tiện liên kết các lĩnh vực khác nhau của chiến lược doanh nghiệp.
Logistics tạo ra sự hữu dụng về thời gian và địa điểm cho các hoạt động của doanh
nghiệp. Thế giới ngày nay được nhìn nhận như các nền kinh tế liên kết, trong đó các doanh nghiệp mở rộng biên giới quốc gia và khái niệm quốc gia chỉ là thứ 2 so với các hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ như thị trường tam giác bao gồm ba khu vực địa lý: châu Á Thái Bình Dương, Tây Âu và Bắc Mỹ. Trong thị trường tam giác này, các công ty trở nên quan trọng hơn quốc gia vì quyền lực của họ đã vượt quá biên giới quốc gia,
quốc tịch của công ty bắt đầu mờ đi. Cụ thể như hoạt động của Sam Sung hiện nay,
mặc dù Sam Sung là của người Hàn Quốc nhưng lại có nhà máy tại nhiều quốc gia
trong đó có Việt Nam. Như vậy quốc tịch của Sam Sung đã bị mờ đi, nhưng đối với thị
trường Việt Nam thì lại rõ ràng – Sam Sung là nhà sản xuất một số điện thoại chất
lượng cao.
b. Logistics có vai trị quan trọng trong việc tối ƣu hố chu trình lƣu chuyển của sản xuất kinh doanh từ khâu đầu vào nguyên vật liệu, phụ kiện…tới sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng sửdụng.
Kể từ thập kỷ 70 của thế kỷ XX, liên tiếp các cuộc khủng hoảng năng lượng buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới chi phí, đặc biệt là chi phí vận chuyển. Các giai đoạn lãi suất ngân hàng cao hơn cũng khiến các doanh nghiệp nhận thức sâu sắc hơn về vốn, vì vốn bị đọng lại do việc duy trì hàng tồn kho. Vì vậy muốn tối ưu hố q trình sản xuất phải cắt giảm tất cả những chi phí khơng chỉ trong hoạt động sản xuất mà cả trong những lĩnh vực khác như vận tải, lưu kho phân phối hàng hoá. Làm thế nào để cắt giảm được những chi phí này trong chu trình lưu chuyển của sản xuất kinh doanh. Tất cả những hoạt động này chỉ có thể kiểm sốt bằng hệ thống logistics tiên tiến có sử dụng cơng nghệ thơng tin hiện đại.
c. Logistics đóng vai trị hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
30
muốn phải đưa ra được phương án sản xuất kinh doanh tối ưu. Nhưng trong quá trình thực hiện, người sản xuất kinh doanh còn phải đối mặt với nhiều yếu tố khách quan cũng như chủ quan, để giải quyết được phải có cơ sở để đưa ra những quyết định chính xác. Nguồn nguyên liệu cung ứng ở đâu, thời gian nào, phương tiện vận tải nào sẽ được lựa chọn để vận chuyển, địa điểm kho chứa nguyên liệu, hàng hoá... tất cả những vấn đề này muốn giải quyết có hiệu quả khơng thể thiếu được vai trò của logistics. Logistics cho phép người quản lý kiểm sốt và ra quyết định chính xác những vấn đề như vật liệu cung ứng, lưu trữ trong kho, thời gian địa điểm cung ứng, phương thức vận chuyển... để giảm tối đa chi phí phát sinh đảm bảo hiệu quả trong sản xuất kinh
doanh.
d. Logistics đóng vai trị quan trọng trong việc thay đổi và hồn thiện dịch vụ vận tải giao nhận, đảm bảo yếu tố đúng thời gian địa điểm - (Just in time - JIT).
Q trình tồn cầu hoá kinh tế đã làm cho hàng hoá và sự vận động của chúng phong phú và phức tạp hơn, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầu mới đối với dịch vụ vận tải giao nhận. Đồng thời để tránh đọng vốn, các doanh nghiệp tìm cách duy trì một lượng hàng trong kho nhỏ nhất. Kết quả là hoạt động vận tải giao nhận nói riêng và lưu thơng phân phối nói chung, một mặt phải đảm bảo yêu cầu giao hàng kịp thời đúng lúc (JIT), mặt khác phải tăng cường vận chuyển thực hiện mục tiêu không để hàng tồn kho. Để đáp ứng yêu cầu này, giao nhận vận tải phải nhanh, thơng tin kịp thời chính xác và có sự ăn khớp giữa các q trình trong vận chuyển giao nhận. Mặt khác, sự phát triển mạnh mẽ của tin học, cho phép kết hợp chặt chẽ các quá trình cung ứng, sản xuất, lưu kho hàng hoá, tiêu thụ với hoạt động vận tải giao nhận có hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn và đồng thời phức tạp hơn. Nó cho phép người giao nhận vận tải
nâng cao chất lượng dịch vụ đối với khách hàng. Phát triển các dịch vụ truyền thống
càng cao bao nhiêu, người vận tải giao nhận càng có khả năng đáp ứng yêu cầu thị trường và mở rộng thị trường bấy nhiêu.
e. Logistics cho phép các nhà kinh doanh vận tải giao nhận cung cấp các dịch vụ đa dạng, phong phú hơn ngoài dịch vụ giao nhận vận tải đơnthuần.
Logistics là sự phối hợp, gắn kết các hoạt động, các khâu trong dịng lưu chuyển của hàng hố qua các giai đoạn cung ứng sản xuất lưu thơng phân phối. Vì vậy lúc - - -
31
này người kinh doanh dịch vụ vận tải giao nhận không chỉ đơn thuần là người giao
nhận vận chuyển nữa, mà thực tế họ đã tham gia cùng với người sản xuất đảm nhận
thêm các khâu liên quan đến quá trình sản xuất và lưu thơng hàng hố như: lắp ráp, đóng gói, gom hàng, xếp hàng, cung cấp kho hàng, lưu trữ hàng, xử lý thông tin... Thậm chí cả những hoạt động khác trong quá trình sản xuất như cung cấp thơng tin hay tạo ra những sản phẩm phù hợp cho các thị trường cụ thể hay các quốc gia...
1.3 Các tiêu chí đánh giá:
Để kiểm sốt Logistics, cần phải đo lường các kết quả logistics. Các chỉ tiêu đo lường logistics bao gồm: Đo lường kết quả bên trong, đo lường kết quả bên ngoài, đo lường toàn diện chuỗi cung ứng.
a)Đo lƣờng kết quả bên trong:
Đo lường kết quả bên trong tập trung vào các hoạt động và quá trình so sánh đối với các hoạt động và mục đích đặt ra trước đây.
Nói chung, có thể phân loại các chỉ tiêu đo lường kết quả Logistics thành: (1) chi phí, (2) dịch vụ khách hàng, (3) năng suất, (4) quản trị tài sản, và (5) chất lượng.
- Chi phí: Chi phí để thực hiện các mục tiêu hoạt động xác định là chỉ tiêu phản
ánh trực tiếp nhất kết quả logistics. Kết quả chi phí logistics chủ yếu được đo bằng tổng số tiền, tỷ lệ phần trăm trên doanh số, hoặc chi phí trên một đơn vị qui mơ.
- Dịch vụ khách hàng: Loại chỉ tiêu đo lường kết quả logistics thứ hai là dịch vụ khách hàng. Các chỉ tiêu dịch vụ khách hàng: % giao hàng đúng hạn, % hàng chất lượng, % giao hàng nhầm. Đây là vấn đề không mong muốn của các doanh nghiệp nhưng vẫn luôn mắc phải. Doanh nghiệp ln cố gắng tìm ra giải pháp khắc phục để tăng độ hài lòng của khách hàng.
- Năng suất: Năng suất là chỉ tiêu khác để đo lường kết quả của tổ chức. Năng suất
là mối quan hệ (thường là tỷ lệ hoặc chỉ số) giữa đầu ra (hàng hoá hoặc dịch vụ ) được tạo ra và số lượng đầu vào (các nguồn lực) được hệ thống sử dụng để tạo nên đầu ra này. Do vậy, năng suất là khái niệm rất đơn giản. Nếu hệ thống có các đầu ra có thể đo lường rõ ràng và các đầu vào có thể đo lường và xác định được phù hợp với đầu ra, thì chỉ tiêu đo lường năng suất là bình thường. Tuy nhiên nó có thể khó khăn và khơng sử
32